Benutzerhandbuch

Geschäftsprofil einrichten

Füllen Sie das Profil aus, das auf jeder Rechnung gedruckt wird, legen Sie ein zweites Profil für ein weiteres Geschäft an und duplizieren Sie Profile, statt Logos und Bedingungen neu einzugeben.

Aktualisiert: 2026-09-09

Ihr Geschäftsprofil ist die Absenderseite jedes Dokuments, das Invoice Flow erzeugt. Name, Firma, Adresse, Kontaktdaten, Steuernummer, Logo und Unterschrift, die Sie hier eingeben, sind das, was Ihr Kunde in Kopf- und Fußzeile jeder Rechnung, jedes Angebots und jedes Lieferscheins sieht. Dasselbe Profil trägt auch die Arbeitsvorgaben für neue Dokumente: welche Währung vorausgewählt ist, wie Rechnungen nummeriert werden, welche Zahlungsbedingungen unter der Summe erscheinen und was passiert, wenn eine Rechnung überfällig wird.

Sie begegnen diesem Formular zweimal. Das erste Mal beim allerersten Start, direkt nach der Willkommensseite, wo die App Sie bittet, Ihr Geschäft einzurichten, bevor sie das Dashboard öffnet. Danach liegt dasselbe Formular unter Einstellungen, und Sie kehren dorthin zurück, wenn sich eine Telefonnummer ändert, Sie ein neues Logo bekommen oder sich für die Umsatzsteuer registrieren. Wenn Sie mehr als ein Geschäft betreiben oder unter zwei Handelsnamen abrechnen, können Sie mehrere Profile nebeneinander führen und pro Rechnung eines auswählen.

Diese Anleitung folgt Elena Marsh, einer Fotografin aus Bristol. Ihr Hauptprofil ist Marsh Light Photography, das in Pfund abrechnet und ihre Studioadresse, zwei E-Mail-Adressen und eine Umsatzsteuernummer auf jeder Rechnung druckt. Ihr zweites Profil, Marsh Print Studio, verkauft gerahmte Drucke aus einer Werkstatt am anderen Ende der Stadt und hat eine eigene Nummerierung.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Öffnen Sie den Tab Einstellungen (Settings) in der unteren Navigation. Die erste Kachel zeigt das aktive Profil: sein quadratisches Logo (oder Initialen), den Profilnamen und den Firmennamen. Ein Tipp darauf öffnet Geschäftsprofil bearbeiten (Edit Business Profile) für das Standardprofil. Darunter öffnet die Kachel Geschäftsprofile (Business Profiles) mit dem Untertitel Geschäftsprofile verwalten (Manage your business profiles) die Liste aller Profile; dort fügen Sie hinzu, duplizieren, löschen und wechseln den Standard.

Der Editor ist ein langes, scrollbares Formular. Von oben nach unten:

• Die Logozeile: ein quadratischer Slot links und ein breiter Slot rechts, jeweils mit einem kleinen Dropdown darüber und einer Schaltfläche Hinzufügen (Add) oder Ändern (Change) darunter. Das quadratische Zeichen dient als Profil-Avatar in der App; das breite ist das, was die meisten PDF-Vorlagen in der Kopfzeile drucken.
• Unterschrift (Signature), ein weißes Feld, das beim Antippen ein Zeichenfeld öffnet.
• Ihr Name * (Your Name *) und Firmenname (Company Name). Der Name ist das einzige Pflichtfeld des gesamten Formulars.
• E-Mails, Telefone, Adressen, Steuer-IDs (Tax IDs) und Website & Social Media (Website & socials). Jedes ist eine Liste: eine Schaltfläche … hinzufügen rechts und eine Karte pro Eintrag mit einem Ziehgriff links und einer Schließen-Schaltfläche rechts. Adress- und Steuer-ID-Karten tragen außerdem einen Stern Hauptadresse (Primary address) und den Hinweis Primär — auf neuen Rechnungen vorausgewählt.
• Erlaubte Währungen (Allowed currencies) mit Chips und einer Schaltfläche Währung hinzufügen (Add currency).
• Rechnungsnummernkreise (Invoice Series) mit aufklappbaren Karten für die Nummerierung von Rechnungen und Angeboten.
• Zahlungsbedingungen (Payment Terms) mit Aus Vorlage (From preset) und Eigene hinzufügen (Add custom).
• Verzugsgebühr-Richtlinie (Late-fee policy) und Early-payment discount (Skonto; in der App englisch beschriftet).
• Änderungen speichern (Save Changes) und Zurück (Back) am Ende. Beim ersten Start lauten die Schaltflächen stattdessen Weiter (Continue) und Vorerst überspringen (Skip for now).

So füllen Sie das Profil aus, das auf Ihren Rechnungen gedruckt wird

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie oben auf die Profilkachel, oder gehen Sie zu Geschäftsprofile und tippen Sie auf das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
2. Geben Sie Ihr Name * ein. Geben Sie Firmenname ein, wenn Sie unter einem Firmennamen auftreten; Vorlagen drucken die Firma, wenn sie gesetzt ist, und greifen auf Ihren Namen zurück, wenn sie leer ist.
3. Tippen Sie auf E-Mail hinzufügen (Add email). Geben Sie eine kurze Bezeichnung (Label) wie Bookings oder Accounts und die E-Mail-Adresse (Email address) ein. Fügen Sie eine zweite Zeile hinzu, wenn Sie auf der Rechnung ein separates Buchhaltungspostfach wünschen.
4. Tippen Sie auf Telefon hinzufügen (Add phone) und füllen Sie Bezeichnung und Telefonnummer (Phone number) auf dieselbe Weise aus.
5. Tippen Sie auf Adresse hinzufügen (Add address). Geben Sie ihr eine Bezeichnung (Studio, Büro, Lager), wählen Sie das Land (Country) aus der durchsuchbaren Liste und füllen Sie dann Straße (Street) sowie die Felder für Stadt, Region und Postleitzahl aus. Feldnamen und Beispielhinweise ändern sich mit dem gewählten Land, sodass eine britische Adresse Town/City, County und Postcode zeigt.
6. Tippen Sie unter Steuer-IDs auf Hinzufügen (Add Tax ID), wählen Sie den Typ aus der durchsuchbaren Liste (VAT für das Vereinigte Königreich, EIN, ABN und so weiter) und geben Sie die Nummer (Number) ein. Wählen Sie OTHER, wenn Ihre Registrierung nicht aufgeführt ist, und geben Sie ihr eine Eigene Bezeichnung (Custom label), die unverändert gedruckt wird.
7. Tippen Sie auf Link hinzufügen (Add link), wählen Sie einen Typ (Type) (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp und andere) und fügen Sie die Adresse oder das Handle ein.
8. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Änderungen speichern. Eine kurze Meldung „Profil gespeichert" bestätigt das Schreiben, und der Editor schließt sich.

Die Reihenfolge der Zeilen ist wichtig. Wenn Sie mehrere E-Mails, Telefone oder Adressen haben, behandelt die App die erste Zeile jeder Liste (bzw. bei Adressen die mit dem Stern) als primär: Sie wird in die klassischen Einzelwert-Felder geschrieben, die ältere Vorlagen und Exporte lesen, und sie ist vorausgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Ziehen Sie Zeilen an ihrem Griff, um sie neu zu ordnen.

So legen Sie die Vorgaben für neue Dokumente fest

Die untere Hälfte des Formulars druckt selbst nichts; sie entscheidet, womit eine neue Rechnung startet.

1. Tippen Sie unter Erlaubte Währungen auf Währung hinzufügen und wählen Sie jede Währung, in der Sie Rechnungen stellen. Tippen Sie auf einen Chip, um den Stern dorthin zu verschieben; die mit Stern markierte Währung wird zum Standard für neue Rechnungen und auch als Basiswährung des Profils gespeichert.
2. Lassen Sie die Liste leer, wenn Sie auf jeder Rechnung die vollständige Währungsauswahl haben möchten. Mit einem oder mehreren Chips bietet der Rechnungseditor nur diese an.
3. Öffnen Sie unter Rechnungsnummernkreise die Karte für Rechnungen. Setzen Sie Name des Nummernkreises (Series name), Rechnungspräfix (Invoice Prefix) und Zählen ab (Start counting from). Wählen Sie unter Nummernvorlage (Number template) eine Vorgabe wie {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, oder wechseln Sie zu Benutzerdefiniert (Custom) und nutzen Sie die Schaltfläche Token-Referenz (Token reference), um alle verfügbaren Token zu sehen.
4. Setzen Sie Zähler zurücksetzen (Reset counter) auf Jedes Jahr (Every year), wenn die Nummerierung im Januar neu beginnen soll; die Kartenvorschau zeigt die nächste Nummer, die der Nummernkreis vergibt.
5. Wiederholen Sie das für den Angebots-Nummernkreis. Tippen Sie auf Nummernkreis hinzufügen (Add series), wenn ein Geschäft zwei Nummerierungsstränge braucht, zum Beispiel Shootings und Druckaufträge.
6. Tippen Sie unter Zahlungsbedingungen auf Aus Vorlage und wählen Sie einen der zehn eingebauten Texte (Due on receipt, Net 7 bis Net 90, 50% upfront, End of month), oder tippen Sie auf Eigene hinzufügen und schreiben Sie eigene Bezeichnung und Text (Body). Markieren Sie die am häufigsten verwendete mit dem Stern; sie wird auf jede neue Rechnung gesetzt.
7. Legen Sie optional eine Verzugsgebühr-Richtlinie (Prozent, Karenztage, Berechnungsmodus) und einen Early-payment discount fest. Beide bleiben inaktiv, solange der Prozentsatz null ist.
8. Tippen Sie auf Änderungen speichern.

So fügen Sie ein zweites Geschäftsprofil hinzu

Mehrere Profile sind nützlich, wenn Sie unter zwei Handelsnamen abrechnen, ein privates und ein Firmenprofil führen oder eine getrennte Nummerierung für zwei Arbeitsbereiche wünschen.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie auf Geschäftsprofile.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche + unten rechts. Wenn Sie bereits mindestens ein Profil haben, schiebt sich ein Blatt mit zwei Optionen nach oben.
3. Tippen Sie auf Neues Profil erstellen (Create new profile), um mit einem leeren Formular zu beginnen. Das neue Formular bringt zwei fertige Nummernkreise mit, INV für Rechnungen und EST für Angebote, beide beginnend bei 1.
4. Füllen Sie das Formular wie oben beschrieben aus und tippen Sie auf Änderungen speichern. Die App-Leiste dieses Editors lautet Neues Profil (New Profile) statt Geschäftsprofil bearbeiten.
5. Öffnen Sie zurück in der Liste das Drei-Punkte-Menü auf der neuen Karte; dort finden Sie Geschäftsprofil bearbeiten, Als Standard festlegen (Set as Default) und Löschen (Delete).

Die Liste zeigt den Namen jedes Profils, eine Pille Standard (Default) auf dem aktiven und einen Untertitel mit Firma, Standardwährung und Rechnungspräfix. Profile sind alphabetisch nach Name sortiert, nicht danach, welches der Standard ist; geben Sie also jedem Profil einen Namen, den Sie auf einen Blick unterscheiden können. Elena behält ihren eigenen Namen für das Fotoprofil und nutzt den Handelsnamen für das Druckstudio.

Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, zeigt der Editor oben eine Kachel Geschäftsprofil (Business Profile). Mit einem Profil ist sie schreibgeschützt. Mit zwei oder mehr erhält sie einen Pfeil und öffnet eine Auswahl Profil auswählen (Select profile); das Dokument übernimmt dann Logo, Kopfzeilendetails, Währung, Nummernkreis und Zahlungsbedingungen des gewählten Profils. Sobald eine Rechnung gespeichert wurde, kann ihr Profil im Editor nicht mehr gewechselt werden.

So duplizieren Sie ein Profil, statt es neu einzugeben

Duplizieren ist der schnellste Weg, einen zweiten Handelsnamen einzurichten, der die meisten Details mit dem ersten teilt.

1. Tippen Sie unter Geschäftsprofile auf + und wählen Sie Vorhandenes Profil duplizieren (Duplicate existing profile).
2. Tippen Sie im Dialog Wählen Sie ein Profil zum Duplizieren (Select a profile to duplicate) auf das Quellprofil.
3. Der Editor Neues Profil öffnet sich bereits gefüllt mit Name, Firma, Logos, E-Mails, Telefonen, Adressen, Steuer-IDs, Links, Währungen, Nummernkreisen und Zahlungsbedingungen der Quelle. Die Unterschrift bleibt bewusst leer, weil eine Unterschrift an ein Profil gebunden ist.
4. Ändern Sie, was sich unterscheidet: meist Name, Firma, Rechnungspräfix und vielleicht die Adresse. Benennen Sie die Nummernkreise um und setzen Sie Zählen ab zurück, wenn die Kopie die Nummerierung des Originals nicht fortsetzen soll.
5. Tippen Sie auf Änderungen speichern. Die Kopie wird als eigene Zeile gespeichert; das Quellprofil bleibt unberührt.

Was der Kunde sieht

Alles oben landet in der Dokumentkopfzeile. Auf der Vorlage Professional sitzen breites Logo und Firmenname im dunklen Band, der Block FROM listet die beschriftete Adresse mit ihrer Länderzeile, die beschrifteten E-Mails und Telefone, die Website- und Instagram-Zeilen und die Umsatzsteuernummer, und die gespeicherte Unterschrift erscheint über Authorized Signature am Ende. Andere Vorlagen ordnen dieselben Daten anders an, aber die Quelle ist immer das Profil plus die Zeilen, die Sie für diese bestimmte Rechnung ausgewählt haben.

Regeln und Details

• Pflichtfelder. Nur Ihr Name * wird geprüft; bleibt es leer, erscheint „Name ist erforderlich”. Alles andere darf leer bleiben. Beim ersten Start speichert Vorerst überspringen ein Profil namens „My Business”, damit die App sich öffnen kann, und Sie können es später umbenennen.
• Speichern-Schaltfläche. Beim Bearbeiten ist Änderungen speichern ausgegraut, bis Sie etwas ändern. Ein dupliziertes Profil startet mit aktiver Schaltfläche, weil die Kopie noch nicht geschrieben wurde. Beim ersten Start ist Weiter immer aktiv.
• Verlassen ohne Speichern. Wenn Sie mit ungespeicherten Änderungen auf Zurück drücken, fragt ein Dialog Ungespeicherte Änderungen (Unsaved Changes), ob Sie Bleiben (Stay) oder Verlassen (Leave) möchten; Verlassen verwirft die Änderungen.
• Standardprofil. Das beim Onboarding erstellte Profil wird zum Standard. Spätere Profile werden nur dann zum Standard, wenn noch keines existiert, sodass das Hinzufügen eines zweiten Profils Ihr Arbeitsprofil nie stillschweigend herabstuft. Verwenden Sie Als Standard festlegen in der Liste, um zu wechseln.
• Löschen. Sie können weder das einzige Profil noch das aktuelle Standardprofil löschen; die App zeigt „Das einzige Profil kann nicht gelöscht werden” oder „Das Standardprofil kann nicht gelöscht werden. Legen Sie zuerst ein anderes Profil als Standard fest.” Das Löschen jedes anderen Profils fragt nach Bestätigung und entfernt mit ihm seine E-Mails, Telefone, Adressen, Links, Steuer-IDs, Zahlungsbedingungen, Nummernkreise und Kundengruppen. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre eigene Kopie der Kopfzeilendetails.
• Standardwährung. Wenn die Liste Erlaubte Währungen Einträge hat, wird die mit Stern (die erste in der Liste) sowohl als Standard- als auch als Basiswährung gespeichert. Bei leerer Liste bleibt die zuvor gespeicherte Währung, bei einem brandneuen Profil USD.
• Nummerierung. Ein leerer Nummernkreisname wird als „Default” gespeichert, und eine leere Vorlage fällt auf {prefix}-{SEQ:0000} zurück. Der erste Rechnungs- und der erste Angebots-Nummernkreis werden zusätzlich in die klassischen Präfix- und Zählerfelder gespiegelt, die ältere Teile der App lesen.
• Unterschrift. Das Entfernen einer Unterschrift fragt zweimal nach, und das Entfernen wird erst beim Speichern angewendet. Das Unterschriftsfeld zeigt eine vom Bildschirm Unterschriften verknüpfte Unterschrift, wenn das Profil keine eigene hat.
• Zahlungsbedingungen. Eine Bedingung mit leerer Bezeichnung wird als „Default” gespeichert. Der Text der mit Stern markierten Bedingung ist das, was neue Rechnungen unter der Summe drucken.
• Verzugsgebühr und Skonto. Das sind profilweite Vorgaben; Kunden können Prozentsatz, Karenztage, Modus, Obergrenze und automatisches Erlassen der Verzugsgebühr einzeln überschreiben. Mindestbetrag und In PDF aufnehmen (Include in PDF) gibt es nur im Profil. Skontotage sind standardmäßig 7.
• Was Pro benötigt. Das Öffnen des Profileditors aus den Einstellungen, das Antippen eines Profils in der Liste und die Schaltfläche + sind an Testphase oder Abonnement gebunden und öffnen sonst die Bezahlschranke. Das Ansehen der Liste, Als Standard festlegen und Löschen sind immer verfügbar.
• Bildschirme, die Sie hier nicht sehen. Die Logo-Slots öffnen die System-Fotoauswahl, und das Unterschriftsfeld öffnet ein Zeichenfeld; beides sind native Bildschirme und werden in den Anleitungen zu Logo und Unterschrift behandelt.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Quadratisches und breites Logo
• Einstellungen, Navigation und Pro
• Währungen, Wechselkurse und Steuern