Podręcznik użytkownika

Skonfiguruj profil firmy

Uzupełnij profil drukowany na każdej fakturze, dodaj drugi profil dla innej działalności i zduplikuj go, aby nie wpisywać logo i warunków od nowa.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Profil firmy to strona „Od” każdego dokumentu tworzonego przez Invoice Flow. Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, dane kontaktowe, numer podatkowy, logo i podpis, które tu wprowadzisz, widzi Twój klient w nagłówku i stopce każdej faktury, oferty czy dokumentu dostawy. Ten sam profil przechowuje też robocze ustawienia domyślne nowych dokumentów: która waluta jest wstępnie wybrana, jak numerowane są faktury, jakie warunki płatności pojawiają się pod sumą i co się dzieje, gdy faktura staje się przeterminowana.

Ten formularz spotkasz dwa razy. Pierwszy raz przy pierwszym uruchomieniu, zaraz po stronie powitalnej, gdy aplikacja prosi o skonfigurowanie firmy, zanim otworzy pulpit. Później ten sam formularz znajdziesz w Ustawieniach i wracasz do niego, gdy zmienia się numer telefonu, dostajesz nowe logo albo rejestrujesz się jako podatnik VAT. Jeśli prowadzisz więcej niż jedną działalność albo fakturujesz pod dwiema nazwami handlowymi, możesz trzymać obok siebie kilka profili i wybierać jeden dla każdej faktury.

Ten poradnik śledzi Elenę Marsh, fotografkę z Bristolu. Jej główny profil to Marsh Light Photography, który fakturuje w funtach i drukuje na każdej fakturze adres studia, dwa adresy e-mail i numer VAT. Jej drugi profil, Marsh Print Studio, sprzedaje oprawione odbitki z pracowni po drugiej stronie miasta i ma własną numerację.

Co widać na ekranie

Otwórz zakładkę Ustawienia (Settings) w nawigacji dolnej. Pierwszy kafelek pokazuje aktywny profil: jego kwadratowe logo (albo inicjały), nazwę profilu i nazwę firmy. Dotknięcie go otwiera Edytuj profil firmy dla profilu domyślnego. Poniżej kafelek Profile firmowe (Business Profiles) z podtytułem Zarządzaj profilami firmowymi otwiera listę wszystkich profili — tam dodajesz, duplikujesz, usuwasz profile i zmieniasz domyślny.

Edytor to jeden długi przewijany formularz. Od góry do dołu:

• Wiersz logo: kwadratowe pole po lewej i szerokie po prawej, każde z małą listą rozwijaną nad nim i przyciskiem Dodaj lub Zmień pod nim. Kwadratowy znak służy jako awatar profilu w aplikacji; szeroki jest tym, co większość szablonów PDF drukuje w nagłówku.
• Podpis — białe pole, które po dotknięciu otwiera obszar do rysowania.
• Twoje imię * i Nazwa firmy. Imię to jedyne pole wymagane w całym formularzu.
• E-maile, Telefony, Adresy, Numery podatkowe i Strona i media społecznościowe. Każda z tych sekcji to lista: przycisk Dodaj … po prawej i po jednej karcie na wpis z uchwytem przeciągania po lewej i przyciskiem zamknięcia po prawej. Karty adresów i numerów podatkowych mają dodatkowo gwiazdkę Adres główny oraz podpowiedź o pozycji głównej, wstępnie wybieranej na nowych fakturach.
• Dozwolone waluty z chipami i przyciskiem Dodaj walutę.
• Serie faktur ze zwijanymi kartami numeracji faktur i ofert.
• Warunki płatności z opcjami Z szablonu i Dodaj niestandardowy.
• Polityka odsetek i Early-payment discount (rabat za wcześniejszą płatność).
• Zapisz zmiany i Wstecz na dole. Przy pierwszym uruchomieniu przyciski brzmią zamiast tego Kontynuuj i Pomiń na razie.

Jak wypełnić profil drukowany na fakturach

1. Otwórz Ustawienia i dotknij kafelka profilu u góry albo przejdź do Profile firmowe i dotknij profilu, który chcesz edytować.
2. Wpisz Twoje imię * (Your Name *). Wpisz Nazwa firmy, jeśli działasz pod nazwą handlową; szablony drukują nazwę firmy, gdy jest ustawiona, a w przeciwnym razie wracają do Twojego imienia.
3. Dotknij Dodaj e-mail. Wpisz krótką Etykieta, na przykład Bookings albo Accounts, oraz Adres e-mail. Dodaj drugi wiersz, jeśli chcesz mieć na fakturze osobną skrzynkę księgowości.
4. Dotknij Dodaj telefon i w ten sam sposób wypełnij Etykieta oraz Numer telefonu.
5. Dotknij Dodaj adres. Nadaj mu Etykieta (Studio, Biuro, Magazyn), wybierz Kraj z listy z wyszukiwaniem, a następnie wypełnij Ulica oraz pola miasta, regionu i kodu pocztowego. Nazwy pól i przykładowe podpowiedzi zmieniają się zależnie od wybranego kraju, więc adres brytyjski pokazuje Town/City, County i Postcode.
6. Dotknij Dodaj w sekcji numerów podatkowych, wybierz typ z listy z wyszukiwaniem (VAT dla Wielkiej Brytanii, EIN, ABN i tak dalej) i wpisz Numer. Wybierz OTHER, jeśli Twojej rejestracji nie ma na liście, i nadaj jej Niestandardowa etykieta, która zostanie wydrukowana dokładnie tak, jak ją wpiszesz.
7. Dotknij Dodaj link, wybierz Typ (Strona WWW, Instagram, LinkedIn, WhatsApp i inne) i wklej adres lub nazwę profilu.
8. Przewiń na dół i dotknij Zapisz zmiany. Krótki komunikat „Profil zapisany” potwierdza zapis, a edytor się zamyka.

Kolejność wierszy ma znaczenie. Gdy masz kilka adresów e-mail, telefonów lub adresów, pierwszy wiersz na każdej liście (albo ten z gwiazdką w przypadku adresów) jest traktowany przez aplikację jako główny: zapisuje się w klasycznych polach pojedynczej wartości, które odczytują starsze szablony i eksporty, i jest wstępnie wybierany przy tworzeniu nowej faktury. Przeciągaj wiersze za uchwyt, aby zmienić ich kolejność.

Jak ustawić wartości domyślne nowych dokumentów

Dolna połowa formularza sama w sobie nic nie drukuje; decyduje o tym, z czym startuje świeża faktura.

1. W sekcji Dozwolone waluty dotknij Dodaj walutę i wybierz każdą walutę, w której fakturujesz. Dotknij chipa, aby przenieść na niego gwiazdkę; waluta z gwiazdką staje się domyślna dla nowych faktur i jest też zapisywana jako waluta bazowa profilu.
2. Zostaw listę pustą, jeśli chcesz mieć na każdej fakturze dostęp do pełnego wyboru walut. Gdy jest w niej choć jeden chip, edytor faktury proponuje tylko te waluty.
3. W sekcji Serie faktur otwórz kartę faktur. Ustaw Nazwa serii, Prefiks faktury i Rozpocznij liczenie od. W polu Szablon numeru wybierz gotowy wzór, na przykład {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, albo przełącz na Niestandardowa i użyj przycisku Lista tokenów, aby zobaczyć wszystkie dostępne tokeny.
4. Ustaw Resetowanie licznika na Co rok, jeśli numeracja ma zaczynać się od nowa w styczniu; podgląd na karcie pokazuje następny numer, który wystawi seria.
5. Powtórz to dla serii ofert. Dotknij Dodaj serię, jeśli jedna firma potrzebuje dwóch strumieni numeracji, na przykład sesji i zamówień na odbitki.
6. W sekcji Warunki płatności dotknij Z szablonu i wybierz jeden z dziesięciu wbudowanych tekstów (płatne przy odbiorze, Net 7 do Net 90, 50% z góry, koniec miesiąca) albo dotknij Dodaj niestandardowy i napisz własną Etykieta oraz treść. Oznacz gwiazdką ten, którego używasz najczęściej; trafia on na każdą nową fakturę.
7. Opcjonalnie ustaw Polityka odsetek (procent, dni karencji, tryb naliczania) i Early-payment discount. Oba pozostają nieaktywne, dopóki procent wynosi zero.
8. Dotknij Zapisz zmiany.

Jak dodać drugi profil firmy

Kilka profili przydaje się, gdy fakturujesz pod dwiema nazwami handlowymi, prowadzisz profil prywatny i firmowy albo chcesz osobnej numeracji dla dwóch rodzajów pracy.

1. Otwórz Ustawienia i dotknij Profile firmowe.
2. Dotknij przycisku + w prawym dolnym rogu. Jeśli masz już co najmniej jeden profil, wysunie się arkusz z dwiema opcjami.
3. Dotknij Utwórz nowy profil, aby zacząć od pustego formularza. Nowy formularz ma dwie gotowe serie numeracji: INV dla faktur i EST dla ofert, obie zaczynające się od 1.
4. Wypełnij formularz zgodnie z opisem powyżej i dotknij Zapisz zmiany. Pasek tego edytora pokazuje Nowy profil zamiast Edytuj profil firmy.
5. Wróć do listy i otwórz menu z trzema kropkami na nowej karcie, aby znaleźć Edytuj profil firmy, Ustaw jako domyślny i Usuń.

Lista pokazuje nazwę każdego profilu, plakietkę Domyślny przy aktywnym oraz podtytuł z nazwą firmy, walutą domyślną i prefiksem faktur. Profile są sortowane alfabetycznie po nazwie, a nie według tego, który jest domyślny, więc nadaj każdemu profilowi nazwę, którą rozpoznasz na pierwszy rzut oka. Elena zostawia własne imię i nazwisko w profilu fotograficznym, a dla pracowni odbitek używa nazwy handlowej.

Gdy tworzysz nową fakturę, edytor pokazuje u góry kafelek Profil firmy. Przy jednym profilu jest on tylko do odczytu. Przy dwóch lub więcej pojawia się strzałka i otwiera się okno Wybierz profil; dokument pobiera wtedy logo, dane nagłówka, walutę, serię numeracji i warunki płatności z wybranego profilu. Po zapisaniu faktury jej profilu nie da się już zmienić z poziomu edytora.

Jak zduplikować profil zamiast wpisywać go od nowa

Duplikowanie to najszybszy sposób na skonfigurowanie drugiej nazwy handlowej, która dzieli większość danych z pierwszą.

1. Na ekranie Profile firmowe dotknij + i wybierz Duplikuj istniejący profil.
2. W oknie Wybierz profil do zduplikowania dotknij profilu źródłowego.
3. Edytor Nowy profil otworzy się już wypełniony imieniem, nazwą firmy, logo, e-mailami, telefonami, adresami, numerami podatkowymi, linkami, walutami, seriami i warunkami płatności ze źródła. Podpis celowo pozostaje pusty, ponieważ podpis jest powiązany z jednym profilem.
4. Zmień to, co się różni: zwykle imię, nazwę firmy, prefiks faktury i być może adres. Zmień nazwę serii i ustaw na nowo Rozpocznij liczenie od, jeśli kopia nie ma kontynuować numeracji oryginału.
5. Dotknij Zapisz zmiany. Kopia zostaje zapisana jako osobny wiersz; profil źródłowy pozostaje nietknięty.

Co widzi klient

Wszystko powyższe trafia do nagłówka dokumentu. W szablonie Professional szerokie logo i nazwa firmy znajdują się w ciemnym pasie, blok FROM wypisuje opisany adres z wierszem kraju, opisane adresy e-mail i telefony, wiersze strony WWW i Instagrama oraz numer VAT, a zapisany podpis pojawia się nad podpisem autoryzowanym na dole. Inne szablony rozmieszczają te same dane inaczej, ale źródłem zawsze jest profil plus te wiersze, które wybrałeś dla konkretnej faktury.

Zasady i szczegóły

• Pola wymagane. Sprawdzane jest tylko Twoje imię *; pozostawienie go pustym pokazuje komunikat „Nazwa jest wymagana”. Wszystko inne może pozostać puste. Przy pierwszym uruchomieniu Pomiń na razie zapisuje profil o nazwie „My Business”, aby aplikacja mogła się otworzyć, a Ty możesz go później zmienić.
• Przycisk zapisu. Podczas edycji Zapisz zmiany jest wyszarzony, dopóki czegoś nie zmienisz. Zduplikowany profil startuje z aktywnym przyciskiem, ponieważ kopia nie została jeszcze zapisana. Przy pierwszym uruchomieniu Kontynuuj jest zawsze aktywne.
• Wyjście bez zapisania. Jeśli naciśniesz Wstecz z niezapisanymi zmianami, okno Niezapisane zmiany zapyta, czy chcesz Zostań, czy Wyjdź; wyjście odrzuca zmiany.
• Profil domyślny. Profil utworzony podczas konfiguracji startowej staje się domyślny. Kolejne profile są ustawiane jako domyślne tylko wtedy, gdy żaden domyślny jeszcze nie istnieje, więc dodanie drugiego profilu nigdy po cichu nie zdegraduje tego, na którym pracujesz. Aby przełączyć, użyj Ustaw jako domyślny na liście.
• Usuwanie. Nie możesz usunąć jedynego profilu ani profilu, który jest aktualnie domyślny; aplikacja pokaże „Nie można usunąć jedynego profilu” albo komunikat o konieczności ustawienia najpierw innego profilu jako domyślnego. Usunięcie każdego innego profilu wymaga potwierdzenia i kasuje razem z nim jego e-maile, telefony, adresy, linki, numery podatkowe, warunki płatności, serie i grupy klientów. Wystawione już faktury zachowują własną kopię danych nagłówka.
• Waluta domyślna. Gdy lista Dozwolone waluty ma wpisy, ta z gwiazdką (pierwsza na liście) jest zapisywana zarówno jako waluta domyślna, jak i bazowa. Przy pustej liście pozostaje wcześniej zapisana waluta, czyli USD w zupełnie nowym profilu.
• Numeracja. Pusta nazwa serii jest zapisywana jako „Default”, a pusty szablon wraca do {prefix}-{SEQ:0000}. Pierwsza seria faktur i pierwsza seria ofert są też odwzorowywane w klasycznych polach prefiksu i licznika, które odczytują starsze części aplikacji.
• Podpis. Usunięcie podpisu wymaga dwukrotnego potwierdzenia, a samo usunięcie zostaje zastosowane dopiero przy zapisie. Pole podpisu pokazuje podpis powiązany z ekranu Podpisy, gdy profil nie ma własnego.
• Warunki płatności. Warunek z pustą etykietą jest zapisywany jako „Default”. Treść warunku z gwiazdką jest tym, co nowe faktury drukują pod sumą.
• Odsetki i rabat za wcześniejszą płatność. To ustawienia domyślne dla całego profilu; klienci mogą indywidualnie nadpisać procent odsetek, dni karencji, tryb, limit i ustawienie automatycznego umarzania. Kwota minimalna i Uwzględnij w PDF działają tylko na poziomie profilu. Domyślna liczba dni rabatu za wcześniejszą płatność to 7.
• Co wymaga Pro. Otwarcie edytora profilu z Ustawień, dotknięcie profilu na liście oraz przycisk + są objęte okresem próbnym lub subskrypcją, a w przeciwnym razie otwierają ekran zakupu. Przeglądanie listy, Ustaw jako domyślny i Usuń są dostępne zawsze.
• Ekrany, których tu nie zobaczysz. Pola logo otwierają systemowy wybór zdjęć, a pole podpisu otwiera obszar do rysowania; oba są ekranami systemowymi i opisano je w poradnikach o logo i podpisach.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Logo kwadratowe i szerokie
• Ustawienia, nawigacja i Pro
• Waluty, kursy wymiany i podatki