Podręcznik użytkownika

Waluty, kursy wymiany i podatki

Fakturuj klientów w wielu walutach, aktualizuj kursy online lub ustaw je ręcznie, stosuj właściwą stawkę podatku w każdej pozycji i drukuj PDF w języku klienta.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Jeśli wszyscy klienci płacą w tej samej walucie według tej samej stawki podatku, możesz zostawić ten obszar w spokoju. W chwili gdy jeden klient chce dolarów, drugi siedzi w kraju z innym reżimem VAT, a ktoś prosi o fakturę we własnym języku, potrzebujesz trzech współpracujących elementów: waluty dla dokumentu, kursu przeliczającego zagraniczne sumy na Twoją walutę bazową na potrzeby raportów oraz stawki podatku w każdej pozycji, pasującej do kraju klienta. Invoice Flow robi wszystkie trzy rzeczy na telefonie, offline, z jednym dziennym odświeżeniem kursów online, gdy o nie poprosisz.

Ten przewodnik towarzyszy Jonasowi Weberowi, konsultantowi programistycznemu z Berlina, którego profil działa w euro. Fakturuje berlińską agencję w EUR ze stawką 19% MwSt., londyńską firmę w GBP w ramach odwrotnego obciążenia i start-up z Austin w USD bez niemieckiego VAT. Potrzebuje też wartości każdej zagranicznej faktury w euro, ponieważ pulpit i analityka sumują tylko jedną walutę.

Co widać na ekranie

Profil firmy. Otwórz Ustawienia (Settings), dotknij swojego profilu i przewiń do bloku Dozwolone waluty (Allowed currencies). Każda waluta to chip; chip z gwiazdką jest domyślny dla nowych dokumentów. Jeśli zostawisz blok pusty, selektor waluty na każdej fakturze będzie zamiast tego oferował pełną listę ISO.

Ekran Kursy walut. W Ustawieniach, w sekcji Ustawienia faktur (Invoice Settings), dotknij Kursy walut (Exchange Rates — podtytuł “Zarządzanie kursami i przelicznik”). Górna karta to Przelicznik (Converter) z polem Kwota (Amount) i dwiema listami walut. Dwa szare podpisy podają walutę bazową i regułę aktualizacji, a dalej następują zapisane kursy, po jednej karcie na parę, z kursem do czterech miejsc po przecinku, czasem pobrania i napisem Kurs ręczny (Manual rate — plus zielony awatar) w wierszach wprowadzonych przez Ciebie. Ikona odświeżania na pasku aplikacji to Zaktualizuj wszystkie kursy (Update all rates); mały przycisk + w prawym dolnym rogu to Dodaj kurs ręczny (Add manual rate).

Edytor faktury. Kafelek Waluta faktury (Invoice Currency) znajduje się między datami a pozycjami. Gdy wybrana waluta różni się od waluty bazowej profilu, tuż pod blokiem sum pojawia się karta Kurs waluty (Exchange Rate) z bieżącym kursem, przeliczoną sumą, przyciskiem Zaktualizuj kurs (Update rate) i polem do ręcznego wpisania kursu. Nad pozycjami, gdy kraj klienta znajduje się we wbudowanym zbiorze danych, pojawia się rząd chipów opisany Tax presets (DE): z ikoną młotka sędziowskiego dla not prawnych. Każda pozycja ma własne pole %. Niżej kafelek Język faktury (Invoice Language) wybiera język etykiet w PDF.

Ustawienia podatków według kraju. W Ustawieniach, w sekcji Automatyzacja (Automation), dotknij Tax presets by country: przeszukiwalna lista krajów z wbudowanymi stawkami; otwórz kraj, aby wpisać własne i wybrać, który zestaw jest aktywny.

Jak wystawić fakturę w obcej walucie

Jonas fakturuje Northwind Analytics w Austin. Faktura musi być w dolarach amerykańskich, ale jego raporty potrzebują kwoty w euro.

1. Otwórz edytor faktury i wybierz klienta. Nowe dokumenty startują w domyślnej walucie profilu (tutaj EUR).
2. Dotknij Waluta faktury. Ponieważ profil ogranicza waluty, selektor pokazuje tylko EUR, USD i GBP; dotknij USD ($).
3. Dodaj pozycje jak zwykle; ceny są teraz w dolarach.
4. Przewiń do karty Kurs waluty pod sumami. Jeśli kurs USD do EUR jest już zapisany, podświetlone pole pokazuje "1 USD = 0,9215 EUR", z przeliczoną sumą w euro po prawej i czasem pobrania kursu poniżej.
5. Aby odświeżyć kurs, dotknij Zaktualizuj kurs i potwierdź Zaktualizuj kurs w oknie dialogowym. Okno ostrzega, że kurs jest wspólny dla wszystkich profili firmy i że potrzebujesz połączenia z internetem.
6. Jeśli przycisk jest wyszarzony, przeczytaj podpis pod nim: albo już dziś aktualizowałeś, albo jest przed 9:00 w Twojej strefie czasowej. Skorzystaj wtedy z pola ręcznego (następna sekcja) lub zachowaj zapisany kurs.
7. Zapisz fakturę. Kurs i suma w euro są zapisywane razem z dokumentem i używane przez pulpit oraz analitykę.

Jeśli żaden kurs jeszcze nie istnieje, karta pokazuje pole w czerwonym odcieniu z napisem “Kurs nieustawiony. Zaktualizuj online lub wprowadź ręcznie.” Nadal możesz zapisać, ale faktura nie ma wtedy sumy w walucie bazowej i pozostaje poza sumami pulpitu, dopóki nie dodasz kursu i nie zapiszesz ponownie.

Jak ustawić kurs ręcznie

Niektóre umowy ustalają kurs przeliczenia, a w niektóre dni nie ma zasięgu. W obu przypadkach używa się kursu ręcznego, który należy tylko do bieżącego profilu i wygrywa z kursem online dla tej pary.

Z edytora faktury:

1. W karcie Kurs waluty znajdź wiersz "1 USD = [pole] EUR" pod podpisem Wprowadź kurs ręcznie (dla bieżącego profilu):.
2. Wpisz kurs, na przykład 0,9180, i dotknij okrągłego przycisku z ptaszkiem.
3. Pasek powiadomienia potwierdza: "Kurs ręczny zapisany dla bieżącego profilu. Zostanie zastąpiony przy następnej aktualizacji online." Przeliczona suma od razu się aktualizuje.

Z ekranu Kursy walut:

1. Otwórz Ustawienia, a następnie Kursy walut.
2. Dotknij przycisku + (podpowiedź "Dodaj kurs ręczny").
3. W oknie wybierz walutę obcą z listy rozwijanej (wypisuje ona wszystkie waluty poza Twoją bazową) i wpisz kurs w polu Kurs (Rate), pokazanym jako "1 USD = ... EUR".
4. Dotknij wypełnionego przycisku, aby zapisać. Jego etykieta brzmi obecnie Zapisz płatność (Save Payment); to pozostałość po innym ekranie — przycisk zapisuje kurs.
5. Aby zmienić dowolny kurs później, dotknij ikony ołówka w jego wierszu. Edytowanie wiersza online tworzy ręczną kopię dla Twojego profilu; wiersz online pozostaje nietknięty dla innych profili.

Karta Przelicznik przydaje się przy wycenach przez telefon: wpisz kwotę, wybierz dwie waluty, a wynik aktualizuje się w trakcie pisania, korzystając z tego samego pierwszeństwa kursów co faktura.

Jak zastosować właściwą stawkę podatku

Podatek w Invoice Flow żyje w każdej pozycji, nigdy w dokumencie jako całości. Pole % w pozycji przechowuje stawkę; edytor sumuje podatek ze wszystkich pozycji do sumy podatku faktury. Ceny są zawsze netto, a podatek doliczany na wierzchu. Nie ma przełącznika oznaczającego cenę jako brutto, więc jeśli klient chce cen brutto, wpisz kwotę netto i pozwól stawce zrobić resztę.

Dla berlińskiej agencji Brandt Digital Jonas potrzebuje 19% w obu pozycjach:

1. Upewnij się, że klient ma ustawiony kraj w edytorze klienta. Chipy podatkowe opierają się na kodzie kraju klienta.
2. W edytorze faktury poszukaj nad pozycjami wiersza Tax presets (DE):, a za nim chipów takich jak MwSt. 19%, MwSt. 7% i MwSt. 0%.
3. Dotknij MwSt. 19%. Pole % każdej pozycji zostaje ustawione na 19, a krótki pasek powiadomienia potwierdza zastosowanie stawki.
4. Jeśli jedna pozycja wymaga innej stawki (na przykład towar objęty stawką obniżoną), zmień potem pole % w tej pozycji. Mieszane stawki są w porządku; PDF automatycznie przełącza się na rozbicie według stawek, gdy znajdzie więcej niż jedną niezerową stawkę.
5. Aby wstawić zapis prawny, np. o zwolnieniu dla małych firm albo zdanie o odwrotnym obciążeniu, dotknij ikony młotka sędziowskiego obok chipów (podpowiedź Insert legal note) i wybierz wiersz; zostanie dopisany do notatek faktury.

Pozycja dodana z listy produktów dziedziczy stawkę podatku produktu. Ikona pomocy wewnątrz pola % otwiera arkusz Przegląd stawek podatkowych (Tax Rate Reference) z przeszukiwalną tabelą krajów; zawiera on zastrzeżenie, więc traktuj go jako przypomnienie, a nie poradę.

Jak poprawić domyślne stawki kraju

Wbudowane stawki się dezaktualizują, a etykieta bywa równie ważna jak liczba. Jonas chce chipa z napisem “Reverse charge” dla swojego londyńskiego klienta.

1. Otwórz Ustawienia, przewiń do Automatyzacja i dotknij Tax presets by country.
2. Wpisz część nazwy lub dwuliterowy kod w polu Szukaj kraju... (Search country...); dopasowanie działa na nazwie angielskiej.
3. Dotknij wiersza kraju. Arkusz pokazuje stawki Built-in: jako tekst tylko do odczytu oraz listę Custom: wstępnie wypełnioną tymi samymi wartościami.
4. Edytuj Label i % w wierszu, usuwaj wiersze krzyżykiem albo dotknij Add rate, aby dodać kolejny. Krzyżyk jest nieaktywny, gdy został tylko jeden wiersz.
5. Wybierz Custom active, aby Twój zestaw sterował chipami w edytorze, albo Built-in active, aby zachować zmiany bez ich używania na razie.
6. Dotknij Zapisz. Lista pokazuje teraz oba wiersze pod krajem, aktywny pogrubioną czcionką, z chipem Custom active lub Built-in active po prawej.
7. Aby wyrzucić swój zestaw i wrócić do stawek wbudowanych, otwórz kraj ponownie i dotknij Delete custom.

Jak wydrukować PDF w języku klienta

Język aplikacji i język dokumentu to osobne wybory; Jonas używa aplikacji po angielsku, ale wysyła niemieckie faktury niemieckim klientom.

1. W edytorze faktury przewiń do kafelka Język faktury pod sumami (i pod kartą Kurs waluty, jeśli taka jest). Jego podtytuł pokazuje bieżący wybór, domyślnie Język aplikacji (App Language).
2. Dotknij kafelka. Dolny arkusz wypisuje najpierw Język aplikacji, a potem szesnaście stałych języków: angielski, rosyjski, niemiecki, francuski, hiszpański, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, japoński, koreański, chiński, arabski, hindi, turecki i ukraiński, każdy opisany we własnym piśmie z kodem pod spodem.
3. Dotknij Deutsch. Kafelek pokazuje teraz "Deutsch", a wybór zostaje zapisany wraz z fakturą.
4. Zapisz i otwórz podgląd PDF. Nagłówki, tytuły kolumn, sumy i licznik stron w stopce wychodzą po niemiecku; Twój własny tekst (opisy pozycji, notatki, warunki płatności) drukuje się dokładnie tak, jak go wpisałeś.

Zasady i szczegóły

Waluta bazowa i raportowanie. Każdy profil firmy ma walutę bazową, ustawianą przy tworzeniu profilu: pierwsza dozwolona waluta, jeśli ograniczyłeś listę, w przeciwnym razie waluta domyślna. Każda karta pulpitu i każdy wykres analityki sumują kwoty wyłącznie w tej walucie. Faktura w innej walucie jest uwzględniana, gdy niesie sumę w walucie bazowej (sumę pomnożoną przez zapisany z nią kurs); bez kursu jest po cichu pomijana, żeby faktura na 12 000 dolarów nigdy nie pojawiła się jako 12 000 euro.

Który kurs wygrywa. Do przeliczenia aplikacja sprawdza po kolei: kurs ręczny dla bieżącego profilu, globalny kurs online dla pary, odwrotność kursu online dla pary odwrotnej, a na końcu 1,0. Kurs równy dokładnie 1,0 między różnymi walutami jest w edytorze traktowany jako “brak kursu”.

Aktualizacje online. Kursy pobierane są z publicznego API kursów walut, z drugim API jako zapasowym i dziesięciosekundowym limitem czasu. Przycisk Zaktualizuj kurs na fakturze jest dozwolony raz na dzień kalendarzowy i nigdy przed 9:00 czasu lokalnego; po udanym pobraniu przycisk pozostaje nieaktywny do następnej 9:00. Zaktualizuj wszystkie kursy na ekranie Kursy walut ignoruje ten limit i pobiera za jednym razem wszystkie kursy dla Twojej waluty bazowej; jeśli żądanie się nie powiedzie, zobaczysz “Nie udało się zaktualizować kursów. Sprawdź połączenie z internetem.” i nic nie zostanie zmienione.

Kursy ręczne. Kurs ręczny musi być większy od zera; cokolwiek innego jest ignorowane bez komunikatu. Dla każdej pary i profilu przechowywana jest jedna wartość ręczna, więc ponowny zapis ją nadpisuje. Odświeżenie online przepisuje tylko wiersz online, więc mimo podpisu “Kurs ręczny zostanie zastąpiony przy następnej aktualizacji online” kurs ręczny nadal wygrywa, dopóki go nie usuniesz lub nie zmienisz. Dodawanie i edytowanie kursów ręcznych wymaga Pro; przeglądanie, przeliczanie i Zaktualizuj wszystkie kursy — nie.

Ograniczenie walut. Lista Dozwolone waluty ogranicza wyłącznie selektor; istniejące faktury zachowują swoją walutę, nawet jeśli usuniesz ją później z listy.

Podatki. Stawki są zapisywane w każdej pozycji jako procent; suma podatku faktury to suma z pozycji. Nie ma trybu z cenami brutto ani drugiej kolumny podatku. Zastosowanie chipa nadpisuje stawkę w każdej pozycji, także w tych ustawionych indywidualnie, więc używaj chipów najpierw, a pojedyncze pozycje poprawiaj potem. Domyślne stawki krajowe wymagają kodu kraju u klienta; nie ma kodu — nie ma chipów. PDF drukuje Rozbicie wielu stawek VAT (Multi-Tax Breakdown — po jednym wierszu na stawkę) automatycznie, gdy faktura ma dwie lub więcej różnych niezerowych stawek albo gdy wybierzesz ten wariant układu w selektorze szablonów.

Nadpisania domyślnych stawek. Etykiety są przycinane, a pusta etykieta staje się “Tax”; wiersz, którego procent nie jest liczbą, zostaje odrzucony przy zapisie. Nadpisania obowiązują per kraj i są wspólne dla wszystkich profili na urządzeniu. Otwarcie arkusza kraju wymaga Pro.

Język faktury. Wartość jest zapisywana przy dokumencie (pusta oznacza “użyj języka aplikacji”). Wpływa na drukowane etykiety i na język, w którym renderowane są nazwy krajów w adresach; nie tłumaczy Twoich opisów pozycji, notatek ani warunków. Daty i słowo statusu w nagłówku wbudowanych szablonów są obecnie drukowane po angielsku niezależnie od wybranego języka.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Pierwsze kroki: profil firmy - gdzie ustawia się walutę bazową i listę dozwolonych walut.
• Edytor faktur - pozycje, rabaty i blok sum, pod którym znajduje się karta kursu waluty.
• Analityka, pulpit i raporty - jak sumy w walucie bazowej zamieniają się w wykresy.