מדריך למשתמש

מטבעות, שערי חליפין ומיסים

חייבו לקוחות במספר מטבעות, שמרו על שערי חליפין עדכניים או קבעו אותם ידנית, החילו את שיעור המס הנכון לכל שורה, והדפיסו PDF בשפת הלקוח.

עודכן: 2026-09-09

אם כל לקוח משלם באותו מטבע ובאותו שיעור מס, אפשר להתעלם מהאזור הזה. ברגע שלקוח אחד רוצה דולרים, אחר יושב במדינה עם משטר מע”מ שונה, או מישהו מבקש את החשבונית בשפה שלו, נדרשים שלושה דברים שפועלים יחד: מטבע לכל מסמך, שער להחזרת סכומים זרים למטבע הבית לצורכי דיווח, ושיעור מס בכל שורה שמתאים למדינת הלקוח. Invoice Flow עושה את שלושתם בטלפון, במצב לא מקוון, עם רענון מקוון אחד ליום של שערים כשאתם מבקשים אותו.

מדריך זה עוקב אחרי יונאס וובר, יועץ תוכנה בברלין שהפרופיל שלו פועל ביורו. הוא מוציא חשבוניות לסוכנות בברלין ביורו עם 19% MwSt., לחברה בלונדון בליש”ט תחת כלל ה-reverse-charge, ולסטארט-אפ באוסטין בדולרים ללא מע”מ גרמני. הוא גם צריך את הערך ביורו של כל חשבונית זרה, כי לוח הבקרה והאנליטיקה מסכמים מטבע אחד בלבד.

מה רואים על המסך

פרופיל עסקי. פתחו את הגדרות, הקישו על הפרופיל שלכם, וגללו לבלוק מטבעות מותרים (Allowed currencies). כל מטבע הוא שבב; השבב המסומן בכוכב הוא ברירת המחדל למסמכים חדשים. אם תשאירו את הבלוק ריק, בורר המטבע בכל חשבונית יציע את רשימת ה-ISO המלאה במקום זאת.

מסך שערי חליפין. מ-הגדרות, תחת הגדרות חשבונית, הקישו על שערי חליפין (Exchange Rates) (כותרת משנה “ניהול שערים וממיר”). הכרטיס העליון הוא ממיר (Converter) עם שדה סכום ושני תפריטים נפתחים למטבעות. שני כיתובים אפורים נותנים את המטבע הבסיסי ואת כלל העדכון, ואז השערים השמורים באים, כרטיס אחד לכל זוג, עם השער בארבע ספרות עשרוניות, זמן השליפה, והמילים שער ידני (Manual rate) (בתוספת אווטאר ירוק) בשורות שהזנתם בעצמכם. סמל הרענון בסרגל האפליקציה הוא עדכן את כל השערים (Update all rates); כפתור ה-+ הקטן בפינה הימנית התחתונה הוא הוסף שער ידני (Add manual rate).

עורך חשבונית. האריח מטבע החשבונית (Invoice Currency) יושב בין התאריכים לשורות הפריטים. כאשר המטבע הנבחר שונה ממטבע הבסיס של הפרופיל, כרטיס שער חליפין (Exchange Rate) מופיע ממש מתחת לבלוק הסכומים עם השער הנוכחי, הסכום הכולל המומר, כפתור עדכן שער (Update rate) ושדה להזנת שער ידנית. מעל שורות הפריטים, כאשר מדינת הלקוח נמצאת במאגר המובנה, שורת שבבים בכותרת Tax presets (DE): מופיעה עם סמל פטיש עבור הערות משפטיות. לכל שורה יש שדה % משלה. בהמשך למטה, האריח שפת החשבונית (Invoice Language) בוחר את שפת התוויות ב-PDF.

קבועים מראש של מס לפי מדינה. מ-הגדרות, תחת אוטומציה, הקישו על Tax presets by country: רשימת מדינות ניתנת לחיפוש עם שיעורים מובנים; פתחו אחת כדי להזין שיעורים משלכם ולבחור איזה סט פעיל.

איך מחייבים לקוח במטבע זר

יונאס מוציא חשבונית ל-Northwind Analytics באוסטין. החשבונית חייבת להיות בדולרים אמריקאים, אך הדוחות שלו זקוקים לספרה ביורו.

1. פתחו את עורך החשבונית ובחרו את הלקוח. מסמכים חדשים מתחילים במטבע ברירת המחדל של הפרופיל (EUR כאן).
2. הקישו על מטבע החשבונית (Invoice Currency). מכיוון שהפרופיל מגביל מטבעות, הבורר מציג רק EUR, USD ו-GBP; הקישו על USD ($).
3. הוסיפו את שורות הפריטים כרגיל; המחירים כעת בדולרים.
4. גללו לכרטיס שער חליפין (Exchange Rate) מתחת לסכומים. אם שער עבור USD ל-EUR כבר שמור, התיבה המודגשת קוראת "1 USD = 0.9215 EUR" עם הסכום הכולל המומר ביורו מימין והזמן שבו נשלף השער מתחתיו.
5. כדי לרענן את השער, הקישו על עדכן שער ואשרו עדכן שער בתיבת הדו-שיח. הדו-שיח מזהיר שהשער משותף לכל הפרופילים העסקיים ושנדרש חיבור לאינטרנט.
6. אם הכפתור אפור, קראו את הכיתוב מתחתיו: כבר עדכנתם היום, או שעדיין לא הגיעה השעה 9:00 באזור הזמן שלכם. השתמשו בשדה הידני במקום (הפרק הבא) או השאירו את השער השמור.
7. שמרו את החשבונית. השער והסכום ביורו נשמרים עם המסמך ומשמשים את לוח הבקרה והאנליטיקה.

אם עדיין אין שער, הכרטיס מציג תיבה בגוון אדום שקוראת “No rate set. Update online or enter manually.” אתם עדיין יכולים לשמור, אך לחשבונית אז אין סכום כולל במטבע הבסיס והיא נשארת מחוץ לסכומי לוח הבקרה עד שתוסיפו שער ותשמרו שוב.

איך קובעים שער ידנית

חלק מהחוזים קובעים את שער ההמרה, ובחלק מהימים אין לכם אות. בשני המקרים נעשה שימוש בשער ידני, ששייך לפרופיל הנוכחי בלבד ומנצח את השער המקוון עבור אותו זוג.

מעורך החשבונית:

1. בכרטיס שער חליפין, מצאו את השורה "1 USD = [שדה] EUR" תחת הכיתוב Enter rate manually (for current profile):.
2. הקלידו את השער, למשל 0.9180, והקישו על כפתור הווי העגול.
3. הודעת החטיף מאשרת "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update." הסכום המומר מחושב מחדש מיד.

ממסך שערי החליפין:

1. פתחו את הגדרות, ואז שערי חליפין.
2. הקישו על כפתור + (רמז "Add manual rate").
3. בתיבת הדו-שיח, בחרו את המטבע הזר מהתפריט הנפתח (הוא מפרט כל מטבע חוץ ממטבע הבסיס שלכם) והקלידו את השער בשדה Rate, שמוצג כ-"1 USD = ... EUR".
4. הקישו על הכפתור המלא כדי לשמור. התווית שלו כרגע קוראת Save Payment; זו תווית שנותרה מהעבר, והיא שומרת את השער.
5. כדי לשנות שער בהמשך, הקישו על סמל העיפרון בשורה שלו. עריכת שורה מקוונת יוצרת עותק ידני עבור הפרופיל שלכם; השורה המקוונת נשארת ללא שינוי עבור פרופילים אחרים.

כרטיס ה-ממיר נוח לתמחור מהיר בטלפון: הקלידו סכום, בחרו את שני המטבעות, והתוצאה מתעדכנת בזמן ההקלדה, לפי אותו סדר עדיפות שער שחשבונית הייתה משתמשת בו.

איך מחילים את שיעור המס הנכון

מס ב-Invoice Flow חי על כל שורת פריט, לעולם לא על המסמך בכללותו. שדה ה-% בשורה מחזיק את השיעור; העורך מסכם את המס של כל שורה לתוך סך המס של החשבונית. מחירים תמיד נטו, והמס מתווסף מעליהם. אין מתג לסמן מחיר ככולל מס, אז אם לקוח רוצה מחירים ברוטו, הקלידו את הספרה הנטו ותנו לשיעור לעשות את העבודה.

עבור הסוכנות בברלין, Brandt Digital, יונאס זקוק ל-19% בשתי השורות:

1. ודאו שללקוח יש מדינה מוגדרת בעורך הלקוח. שבבי המס נגזרים מקוד המדינה של הלקוח.
2. בעורך החשבונית, חפשו מעל שורות הפריטים את השורה Tax presets (DE): ואחריה שבבים כמו MwSt. 19%, MwSt. 7% ו-MwSt. 0%.
3. הקישו על MwSt. 19%. שדה ה-% של כל שורת פריט מוגדר ל-19 והודעת חטיף קצרה מאשרת שהשיעור הוחל.
4. אם שורה אחת זקוקה לשיעור שונה (פריט בשיעור מופחת, למשל), ערכו את שדה ה-% של אותה שורה לאחר מכן. שיעורים מעורבים בסדר; ה-PDF עובר אוטומטית לפירוט לפי שיעור כשהוא מוצא יותר משיעור אחד שאינו אפס.
5. לנוסח משפטי כמו פטור לעסק קטן או משפט ה-reverse-charge, הקישו על סמל הפטיש ליד השבבים (רמז Insert legal note) ובחרו שורה; היא מתווספת להערות החשבונית.

שורה שנוספה מרשימת המוצרים שלכם יורשת את שיעור המס של המוצר. סמל העזרה בתוך שדה ה-% פותח גיליון Tax Rate Reference עם טבלת מדינות ניתנת לחיפוש; היא נושאת כתב ויתור, אז התייחסו אליה כתזכורת ולא כייעוץ.

איך מתקנים את שיעורי ברירת המחדל של מדינה

שיעורים מובנים מתיישנים, והתווית יכולה להיות חשובה כמו המספר. יונאס רוצה שבב שקורא “Reverse charge” עבור הלקוח שלו בלונדון.

1. פתחו את הגדרות, גללו ל-אוטומציה, והקישו על Tax presets by country.
2. הקלידו חלק מהשם או את הקוד בן שתי האותיות בשדה Search country...; ההתאמה היא כנגד השם באנגלית.
3. הקישו על שורת המדינה. הגיליון מציג את שיעורי ה-Built-in: כטקסט לקריאה בלבד ורשימת Custom: ממולאת מראש באותם ערכים.
4. ערכו Label ו-% בשורה, הסירו שורות עם ה-x, או הקישו על Add rate עבור עוד אחת. ה-x מושבת כשנותרה רק שורה אחת.
5. בחרו Custom active כדי שהסט שלכם ינהג את השבבים בעורך, או Built-in active כדי לשמור את העריכות שלכם בלי להשתמש בהן עדיין.
6. הקישו על שמור. הרשימה כעת מציגה את שתי השורות תחת המדינה, זו הפעילה בהדגשה, עם שבב שקורא Custom active או Built-in active מימין.
7. כדי להשליך את הסט שלכם ולחזור לשיעורים המובנים, פתחו שוב את המדינה והקישו על Delete custom.

איך מדפיסים את ה-PDF בשפת הלקוח

שפת האפליקציה ושפת המסמך הן בחירות נפרדות; יונאס משתמש באפליקציה באנגלית אך שולח חשבוניות גרמניות ללקוחות גרמנים.

1. בעורך החשבונית, גללו לאריח שפת החשבונית (Invoice Language) מתחת לסכומים (ומתחת לכרטיס שער החליפין, אם יש). כותרת המשנה שלו מציגה את הבחירה הנוכחית, שפת האפליקציה (App Language) כברירת מחדל.
2. הקישו על האריח. גיליון תחתון מפרט שפת האפליקציה ראשונה, ואז שש עשרה שפות קבועות: אנגלית, רוסית, גרמנית, צרפתית, ספרדית, איטלקית, פורטוגזית, הולנדית, פולנית, יפנית, קוריאנית, סינית, ערבית, הינדי, טורקית ואוקראינית, כל אחת מתויגת בכתב שלה עם הקוד מתחת.
3. הקישו על Deutsch. האריח כעת קורא "Deutsch", והבחירה נשמרת עם החשבונית.
4. שמרו ופתחו את התצוגה המקדימה של ה-PDF. כותרות, שמות עמודות, סכומים ומונה העמודים בכותרת התחתונה יוצאים בגרמנית; הטקסט שלכם עצמכם (תיאורי פריטים, הערות, תנאי תשלום) מודפס בדיוק כפי שהוקלד.

כללים ופרטים

מטבע בסיס ודיווח. לכל פרופיל עסקי יש מטבע בסיס, שנקבע כשהפרופיל נוצר: המטבע המותר הראשון אם הגבלתם את הרשימה, אחרת מטבע ברירת המחדל. כל כרטיס בלוח הבקרה וכל תרשים אנליטיקה מסכמים ספרות באותו מטבע בלבד. חשבונית במטבע אחר נכללת כאשר יש לה סכום כולל במטבע הבסיס (הסכום הכולל כפול השער השמור עמה); ללא שער היא מדולגת בשקט כדי שחשבונית של 12,000 דולר לעולם לא תופיע כ-12,000 יורו.

איזה שער מנצח. להמרה האפליקציה בודקת, בסדר הזה: שער ידני עבור הפרופיל הנוכחי, השער המקוון הגלובלי לזוג, ההופכי של השער המקוון לזוג ההפוך, ולבסוף 1.0. שער של בדיוק 1.0 בין מטבעות שונים נחשב “אין שער” בעורך.

עדכונים מקוונים. שערים נשלפים מ-API ציבורי לשערי חליפין עם API שני כגיבוי וזמן קצוב של עשר שניות. כפתור עדכן שער לכל חשבונית מותר פעם אחת ביום קלנדרי ולעולם לא לפני 09:00 שעון מקומי; לאחר שליפה מוצלחת הכפתור נשאר מושבת עד ה-09:00 הבא. עדכן את כל השערים במסך שערי החליפין מתעלם מהמגבלה הזו ומושך כל שער למטבע הבסיס שלכם בבת אחת; אם הבקשה נכשלת אתם רואים “Failed to update rates. Check your internet connection.” ושום דבר לא משתנה.

שערים ידניים. שער ידני חייב להיות גדול מאפס; כל דבר אחר מתעלמים ממנו בלי הודעה. ערך ידני אחד נשמר לכל זוג לכל פרופיל, אז שמירה נוספת דורסת אותו. רענון מקוון כותב מחדש רק את השורה המקוונת, כך שלמרות הכיתוב “Manual rate will be replaced on next online update”, שער ידני ממשיך לנצח עד שתמחקו או תשנו אותו. הוספה או עריכה של שערים ידניים היא רק ל-Pro; צפייה, המרה ו-עדכן את כל השערים אינם.

הגבלת מטבע. רשימת מטבעות מותרים רק מגבילה את הבורר; חשבוניות קיימות שומרות על המטבע שלהן אם תסירו אותו מאוחר יותר.

מיסים. שיעורים נשמרים לכל שורה כאחוז; סך המס של החשבונית הוא הסכום על פני השורות. אין מצב כולל-מס ואין עמודת מס שנייה. הפעלת שבב ברירת מחדל דורסת את השיעור בכל שורה, כולל שורות שהגדרתם בנפרד, אז השתמשו בשבבים קודם והתאימו שורות בודדות לאחר מכן. ברירות מחדל למדינה זקוקות לקוד מדינה על הלקוח; ללא קוד, אין שבבים. ה-PDF מדפיס “Multi-Tax Breakdown” (שורה אחת לכל שיעור) אוטומטית כשלחשבונית יש שני שיעורים שונים או יותר שאינם אפס, או כשאתם בוחרים בגרסת פריסה זו בבורר התבניות.

דריסות ברירת מחדל. תוויות נחתכות ותווית ריקה הופכת ל-”Tax”; שורה שהאחוז שלה אינו מספר נמחקת בשמירה. דריסות הן לכל מדינה, משותפות לכל פרופיל במכשיר. פתיחת גיליון מדינה דורשת Pro.

שפת חשבונית. הערך נשמר במסמך (ריק פירושו “השתמש בשפת האפליקציה”). הוא משפיע על התוויות המודפסות ועל השפה שבה שמות המדינות מוצגים בכתובות; הוא לא מתרגם את תיאורי הפריטים, ההערות או התנאים שלכם. תאריכים ומילת הסטטוס בכותרת של התבניות המובנות מודפסים כרגע באנגלית ללא קשר לשפה הנבחרת.

טיפים

מדריכים קשורים

• צעדים ראשונים: פרופיל עסקי - היכן מוגדרים מטבע הבסיס ורשימת המטבעות המותרים.
• עורך החשבונית - שורות פריטים, הנחות ובלוק הסכומים שכרטיס שער החליפין יושב מתחתיו.
• אנליטיקה, לוח בקרה ודוחות - איך סכומים במטבע הבסיס הופכים לתרשימים.