מדריך למשתמש

חשבוניות חוזרות ולוחות זמנים לחיוב

הגדירו לוחות זמנים שבועיים, חודשיים, רבעוניים או שנתיים כך ש-Invoice Flow תכין עבורכם אותה חשבונית בכל מחזור, ואז סקרו, השהו או סיימו אותם.

עודכן: 2026-09-09

אם אתם מחייבים את אותו לקוח באותו סכום במרווחים קבועים, הקלדת אותה חשבונית ביד בכל חודש היא בזבוז מאמץ ודרך טובה לשכוח אחת. תזמון חוזר ב-Invoice Flow שומר את הלקוח, שורות הפריטים והקצב פעם אחת; האפליקציה יוצרת אז חשבונית טיוטה חדשה בכל פעם שמחזור מגיע, ממוספרת ברצף הרגיל שלכם ומתוארכת ליום שבו הייתה אמורה להיווצר. אתם עדיין מחליטים מתי לשלוח אותה.

הסיור המודרך שלהלן משתמש ב-Ironline Fitness Studio באוסטין, טקסס. הסטודיו מחייב את משפחת הוליס עבור שלוש מנויים בכל חודש, מחייב את מועדון Riverbend Runners Club מדי חודש עבור בלוק אימונים קבוצתי, מחזיק חוזה בריאות תאגידי רבעוני עם Cedar Point Logistics שמסתיים במרץ 2027, ויש לו הסדר שכירת סטודיו דו-שבועי עם Northgate Physio שמושהה לקיץ.

מה רואים על המסך

לוחות זמנים חוזרים נמצאים תחת לשונית כלים: פתחו את כלים, ובקטע פרודוקטיביות הקישו על הכרטיס הטורקיז חוזר. המסך שנפתח נקרא חשבוניות חוזרות.

מלמעלה למטה:

• רצועת קרובים. כל עוד לפחות לוח זמנים אחד פעיל, שורה אופקית של עד ארבעה כרטיסים קטנים מציגה את תאריכי ההרצה הבאים הקרובים ביותר, כל אחד עם שם הלקוח והסכום שהמחזור הזה יפיק. הגוון מספר לכם עד כמה זה דחוף: אדום כשהתאריך כבר חלף, ענבר כשהוא בטווח שלושת הימים הקרובים, ירוק בכל מקרה אחר. הכרטיס של Riverbend Runners Club אדום כי תאריך ה-4 בספטמבר שלו חלף; הכרטיס של משפחת הוליס בענבר כי הוא מגיע היום.
• שבבי סינון. הכול, פעיל ומושהה מצמצמים את הרשימה. הרצועה שלמעלה אינה מושפעת מהשבב שנבחר.
• שורות לוח זמנים. כל שורה מציגה את שם הלקוח, את התדירות במילים (כל חודש, כל שבועיים, רבעוני, כל 3 חודשים וכן הלאה), את תאריך ההרצה הבא עם ספירה לאחור בסוגריים (היום, מחר, בעוד 10 ימים או באיחור של 5 ימים), את הסך הכולל למחזור כולל מס, ותג פעיל או מושהה. סמל החזרה העגול משמאל ירוק ללוח זמנים פעיל, אדום ללוח זמנים פעיל שהתאריך הבא שלו כבר בעבר, ואפור ללוח זמנים מושהה. סמל מטוס נייר קטן ליד השם מציין ששליחה אוטומטית מופעלת עבור אותו לוח זמנים.
• כפתור +. פותח את עורך תזמון חדש.

החלקה על שורה מימין לשמאל מציעה למחוק אותה. לחיצה ארוכה פותחת גליון פעולות עם עריכה, השהה (או הפעל), הפק עכשיו ומחק.

איך יוצרים לוח זמנים

הדוגמה היא המנוי של משפחת הוליס: שלושה אנשים, מחויבים בתשיעי בכל חודש.

1. פתחו את כלים, אז חוזר, והקישו על כפתור +. פתיחת העורך מחייבת תקופת ניסיון פעילה או מינוי Pro; בחשבון חופשי אתם מועברים במקום זאת למסך השדרוג.
2. בשדה לקוח * בחרו את הלקוח. הרשימה מכילה רק לקוחות ששמרתם כבר, אז הוסיפו את הלקוח קודם אם הוא חדש.
3. בשדה פרופיל עסקי * בחרו את הפרופיל שיפיק את החשבוניות. בחירת פרופיל גם מחליפה את מטבע למטבע ברירת המחדל של אותו פרופיל; ניתן לשנות זאת לאחר מכן.
4. קבעו תדירות. האפשרויות הן שבועי, דו-שבועי, חודשי (ברירת המחדל), רבעוני ושנתי.
5. עבור לוחות זמנים שבועיים, חודשיים או שנתיים מופיע שדה נוסף כל N תקופות. השאירו אותו על 1 עבור כל שבוע או חודש, או הקלידו 2 עבור כל שבוע שני, 6 עבור פעמיים בשנה, וכן הלאה. דו-שבועי ורבעוני אינם מציגים שדה זה ותמיד רצים כל שבועיים או כל שלושה חודשים.
6. הקישו על השבב התחלה כדי לבחור את תאריך החיוב הראשון. ברירת המחדל היא היום, וזה הופך לתאריך ההפקה של החשבונית הראשונה.
7. לבחירתכם, הקישו על סיום ובחרו את התאריך האחרון שהלוח זמנים רשאי לרוץ אליו. הקישו על ה-× הקטן על השבב כדי להסיר שוב תאריך סיום.
8. השאירו את שליחה אוטומטית כרגע (ראו כללים ופרטים), בדקו את מטבע ובחרו את תבנית ה-PDF שהחשבוניות המופקות ישתמשו בה.
9. הקלידו כל דבר שאמור להופיע בהערות של כל חשבונית מופקת בשדה הערות, לדוגמה תוכנית המנוי או אסמכתת הזמנת רכש.

העורך עוקב אחרי עריכות שלא נשמרו: אם תקישו על ה-× או כפתור החזרה לאחר שינוי משהו, הוא ישאל אם אתם באמת רוצים לצאת.

איך מגדירים את שורות הפריטים החוזרות

כל מה שמתחת לשורות פריטים מועתק לכל חשבונית מופקת בדיוק כפי שהשארתם אותו כאן. צילום המסך מציג את החוזה של Cedar Point Logistics פתוח לעריכה: 24 מקומות עובדים ב-135 דולר בתוספת סדנה אחת באתר ברבעון.

1. גללו למטה אל שורות פריטים. תזמון חדש מתחיל עם כרטיס פריט ריק אחד המסומן #1.
2. אפשר להקליד בתיאור, כמות, מחיר ומס % ידנית, או להקיש על הוסף מוצר בכרטיס כדי למשוך פריט מספריית המוצרים שלכם. בחירת מוצר ממלאת את שמו, מחירו ושיעור המס ושומרת קישור למוצר; הכמות שכבר הזנתם נשמרת.
3. הקישו על הוספה ליד הכותרת שורות פריטים עבור כל פריט נוסף. הכרטיס החדש מודגש לרגע והעמוד גולל אליו.
4. הסירו פריט לא רצוי עם סמל המינוס האדום על כרטיסו. הסמל מופיע רק כל עוד ללוח הזמנים יש יותר מפריט אחד.
5. בדקו את התיבה האפורה סך הכול למחזור בתחתית. זה כמות × מחיר × (1 + מס) מסוכם על פני כל הפריטים, וזה המספר שהרשימה והרצועה הקרובה יציגו.
6. הקישו על שמור בפינה העליונה.

סמל תיבה קטן ליד מספר הפריט, כמו על פריט #1 למעלה, מציין שהשורה מקושרת למוצר. הקישור הזה חשוב אם אתם משתמשים באוטומציית מלאי: כשהחשבונית נוצרת, האפליקציה יכולה לנכות מלאי עבור מוצרים מקושרים בהתאם להגדרות האוטומציה שלכם.

השמירה נדחית בשני מקרים: לקוח או פרופיל חסרים (התפריט הנפתח מציג בחר לקוח או בחר פרופיל), ותזמון שבו לכל פריט תיאור ריק ומחיר אפס (מופיעה הודעה קצרה הוסף פריט אחד לפחות).

איך משהים, מחדשים, מדלגים או מוחקים לוח זמנים

לחצו לחיצה ארוכה על שורה במסך חשבוניות חוזרות כדי לפתוח את גליון הפעולות שלה.

1. כדי לעצור לוח זמנים באופן זמני, בחרו השהה. התג הופך למושהה, הסמל הופך לאפור, ולוח הזמנים נעלם מהרצועה הקרובה. שום דבר אחר בו לא משתנה, כולל התאריך הבא שלו.
2. כדי לחדש, לחצו לחיצה ארוכה על השורה המושהית ובחרו הפעל. אם התאריך הבא שלה כבר בעבר, האפליקציה תשלים פערים בהפעלה הבאה: חשבונית אחת לכל תקופה שהוחמצה. ערכו את לוח הזמנים קודם אם אתם מעדיפים לא לחייב את החודשים המושהים.
3. כדי לדלג על התקופה הנוכחית בלי להפיק חשבונית, בחרו הפק עכשיו. למרות שמה, זה לא יוצר חשבונית; זה מסמן את לוח הזמנים כמטופל היום ומזיז את התאריך הבא קדימה בתקופה אחת. הודעה כמו החשבונית הופקה, הבא: 9 באוקטובר, 2026 מאשרת את התאריך החדש.
4. כדי לשנות את הקצב, התאריכים, הפריטים או ההערות, בחרו עריכה. עריכה אף פעם לא מזיזה את תאריך ההרצה הבא ואף פעם לא משנה את מצב פעיל או מושהה.
5. כדי להסיר לוח זמנים לצמיתות, בחרו מחק (או החליקו את השורה שמאלה) ואשרו מחק בדיאלוג למחוק את התזמון?. חשבוניות שהתזמון כבר הפיק נשארות במסמכים שלכם.

איך חשבוניות מופקות מופיעות ואיך מוצאים אותן

האפליקציה בודקת לוחות זמנים שהגיע זמנם בכל פעם שהיא נפתחת “קרה” (סגורה לגמרי, ואז נפתחת מחדש), לא בזמן שהיא יושבת ברקע ולא במעבר פשוט חזרה אליה. לוח זמנים הגיע זמנו כשהוא פעיל והתאריך הבא שלו הוא היום או קודם. עבור כל לוח זמנים שהגיע זמנו, האפליקציה יוצרת חשבונית טיוטה אחת לכל תקופה שהוחמצה ומזיזה את התאריך הבא קדימה, כך שטלפון שנשאר במגירה חודשיים מייצר בפתיחה הבאה את שתי החשבוניות החודשיות החסרות.

כל חשבונית מופקת:

• מקבלת סטטוס טיוטה, כך שדבר לא יוצא עד שתפתחו ותשלחו אותה;
• מקבלת את המספר הפנוי הבא מסדרת המספור ברירת המחדל של פרופיל המנפיק (או הקידומת והמונה הפשוטים שלו אם אין סדרה), ומקדמת את המונה בדיוק כמו חשבונית שנוצרה ידנית;
• מופקת בתאריך שהמחזור תוזמן אליו, לא בתאריך שבו במקרה פתחתם את האפליקציה, כך שהפקה מרוכזת שומרת על התאריכים הנכונים במסמכים;
• מגיעה לפירעון 30 יום אחרי תאריך ההפקה ההוא;
• נושאת את המטבע, התבנית, ההערות ושורות הפריטים של התזמון, עם סכום ביניים, מס וסה”כ כבר מחושבים;
• מקפיאה את פרטי הקשר, מספרי הזיהוי לצרכי מס, הכתובות ותנאי התשלום של הפרופיל שלכם כפי שהיו באותו רגע, כך שעריכת הפרופיל מאוחר יותר לא תכתוב מחדש את קובץ ה-PDF של החשבונית הזו.

לאחר הסריקה לוח הזמנים עצמו התקדם. השוו את הרשימה מתחילת המדריך הזה עם זו שלמטה: שורת מועדון הרצים אומרת עכשיו 4 באוקטובר, בעוד 25 יום, והרצועה הקרובה סידרה את עצמה מחדש.

כדי למשוך החוצה כל מה שתזמון הפיק:

1. פתחו את לשונית מסמכים עם המקטע חשבוניות נבחר.
2. הקישו על סמל הסינון (שלושה קווים אופקיים) בסרגל העליון כדי לפתוח את סינון מסמכים.
3. הרחיבו את מסננים נוספים והפעילו את מתזמון חוזר.
4. הקישו על החל. נותרות רק חשבוניות שנוצרו על ידי תזמון; שלבו עם בורר לקוח באותו הגליון כדי לראות היסטוריה של תזמון בודד, ועם שבב טיוטה כדי לראות מה עדיין צריך שליחה.

חשבוניות מופקות אינן נושאות סימון נוסף ברשימה; אפשר לערוך, לשלוח, לשלם ולהעביר לארכיון בדיוק כמו כל טיוטה אחרת.

כללים ופרטים

• חסימת גישה למנוי Pro. רק פתיחת העורך (חדש או עריכה) דורשת תקופת ניסיון או מינוי. צפייה ברשימה, השהיה, הפעלה, הפק עכשיו ומחיקה פועלים בכל חשבון.
• חשבון תאריכים בעת ההפקה. שבועי מוסיף 7 × N ימים, דו-שבועי 14 יום, חודשי N חודשים, רבעוני 3 חודשים, שנתי 12 × N חודשים. שלבים מבוססי חודש נצמדים ליום האחרון בחודש, כך שתזמון שהתחיל ב-31 בינואר יופק ב-28 או 29 בפברואר ואז ב-31 במרץ.
• הפק עכשיו משתמש בחשבון פשוט יותר. פעולת הדילוג מוסיפה חודשים קלנדריים בלי אותה הצמדה, כך שתזמון חודשי מתוארך ל-31 בינואר שדולג עליו ידנית נוחת ב-3 במרץ במקום ב-28 בפברואר. הוא גם מתעלם מתאריך הסיום. אם תאריכי סוף חודש מדויקים חשובים לכם, ערכו את תאריך ההתחלה במקום לדלג.
• תאריך סיום. לאחר הפקת חשבונית, האפליקציה משווה את התאריך הבא החדש עם תאריך הסיום; אם הוא לא מוקדם ממנו, התזמון עובר למושהה. הפק עכשיו לא מבצע בדיקה זו.
• השלמת פערים. תקופות שהוחמצו מופקות אחת אחרי השנייה בהפעלה בודדת, כל אחת מתוארכת ליום המתוזמן שלה, עד שהתאריך הבא בעתיד. תזמון שנכשל (למשל כי לא נמצא מספר חשבונית פנוי) מדולג באותה הפעלה ולא חוסם את האחרים.
• שליחה אוטומטית נשמרת עם התזמון ומוצגת כסמל מטוס נייר על השורה, אך בגרסה הנוכחית היא לא שולחת דבר בעצמה. חשבוניות מופקות הן תמיד טיוטות שאתם שולחים ממסך החשבונית. התייחסו למתג כתזכורת לכוונה שלכם.
• מספור. המחולל משתמש באותה סדרה כמו החשבוניות הידניות שלכם וממשיך לחפש עד שהוא מוצא מספר לא בשימוש, כך שתזמונים וחשבוניות ידניות אף פעם לא מתנגשים. תבניות המכילות אסימון שפה משמיטות אותו, כי תזמונים לא שומרים שפת חשבונית.
• עריכה מאוחרת יותר. שינויים בתזמון חלים על חשבוניות שיופקו אחרי השינוי. חשבוניות שכבר הופקו הן חשבוניות רגילות ולא נגעו בהן.
• מחיקת תזמון משאירה את חשבוניותיו במקום. הן שומרות על הקישור שלהן, כך שהן עדיין תואמות למסנן מתזמון חוזר.
• אנליטיקה. כרטיס הכנסה חוזרת במסך האנליטיקה מנרמל את כל התזמונים הפעילים לנתון חודשי. תזמונים מושהים אינם נכללים.

טיפים

מדריכים קשורים

• סטטוסים, רשימה והיסטוריה של חשבוניות למה שקורה לטיוטה ברגע שאתם שולחים אותה.
• מוצרים ומלאי לבניית ספריית המוצרים שממנה הוסף מוצר שואב, ולאוטומציית מלאי.
• עמלות פיגור אם לקוח חוזר ממשיך לשלם באיחור.