מדריך למשתמש

מוצרים, שירותים ומלאי

בנו ספריית מוצרים עם מחירים ויחידות ברירת מחדל, הוסיפו פריטים שמורים לשורות חשבונית בהקשה אחת, וקראו רמות מלאי וכללי אוטומציית מלאי.

עודכן: 2026-09-09

מוצר ב-Invoice Flow הוא שורה שמורה: שם, תיאור אופציונלי, מחיר ברירת מחדל, יחידה ושיעור מס ברירת מחדל. ברגע שהוא קיים, כל חשבונית, הצעת מחיר או לוח זמנים חוזר מושכים אותו בהקשה אחת ורק מתאימים את הכמות. אותה רשומה היא העוגן לכלי המלאי, שסופר מה יש לכם במלאי, ולאוטומציית המלאי, שמחסירה מהספירה כשחשבוניות יוצאות.

מדריך זה עוקב אחרי Kestrel Coffee Roasters בפורטלנד, אורגון. מאיה מוכרת פולי קפה קלויים בשקיות של 5 פאונד לבתי קפה ברחבי העיר, בתוספת תמצית קולד ברו, שקית קמעונאית מוכנה למדף של 12 אונקיה וכמה שירותי בריסטה. באורגון אין מס מכירה, כך ששיעורי המס שלה נשארים אפס; הכל מחויב בדולר אמריקאי.

מה רואים במסך

ספריית המוצרים נמצאת תחת לשונית הגדרות. גללו אל חלק ספרייה והקישו מוצרים ושירותים (productsAndServices) (כתובית משנה “נהלו את ספריית המוצרים שלכם”). הרשימה ממוינת לפי שם. כל שורה מציגה סמל קופסה, שם המוצר, ומתחתיו, מחיר ברירת המחדל ואחריו לוכסן וקוד היחידה, למשל “$52.00 / item”. כשלמוצר יש שיעור מס ברירת מחדל מעל אפס, השורה מוסיפה נקודה ואת השיעור, כגון ”• 20% tax”.

הזכוכית המגדלת בשורת האפליקציה הופכת את הכותרת לשדה חיפוש מוצרים… המסנן לפי שם תוך כדי הקלדה; אותו סמל הופך לצלב לסגירתו. החלקת שורה מימין לשמאל חושפת רצועת מחיקה אדומה. כפתור ה-+ העגול בפינה השמאלית התחתונה פותח מוצר חדש. ספרייה ריקה מציגה “No products yet” עם כפתור Add Product.

מסך מוצרים ושירותים של Invoice Flow המציג תשעה פריטי קלייה כגון Barista training session ב-150.00 לשעה, Colombia Huila 5 lb bag ב-58.00 ליחידה ו-Wholesale onboarding ב-250.00 לפרויקט, כל אחד עם סמל קופסה וחץ, וכפתור פלוס — הספרייה של מאיה: פולים לפי שקית, קולד ברו לפי גלון, הדרכה לפי שעה ואונבורדינג לפי פרויקט.

שני מסכים נוספים עובדים עם אותן רשומות. ללשונית כלים יש כרטיס מלאי (toolInventory) הפותח רמות מלאי עבור מוצרים המסומנים כמנוטרים, ולחלק ספרייה בהגדרות יש אריח שני, אוטומציית מלאי (inventoryAutomationTitle) (כתובית משנה “עדכון מלאי אוטומטי בעת הפקת חשבונית”), הקובע מתי חשבוניות משנות את הרמות הללו. שניהם מתוארים בהמשך.

איך להוסיף או לערוך מוצר

פתחו הגדרות, הקישו מוצרים ושירותים, ואז הקישו +. העורך נפתח בכותרת New Product; הקשה על שורה קיימת פותחת את אותו טופס בכותרת Edit Product עם הערכים שלה ממולאים.
הקלידו את שם * (Name). זהו השדה החובה היחיד והוא הופך לתיאור שורת החשבונית. הכניסו את גודל האריזה בשם, כמו "Colombia Huila - 5 lb bag", כדי שהשורה תיקרא נכון ב-PDF.
הוסיפו תיאור (dnItemDescription) אם תרצו הערה לעצמכם. הוא אינו מועתק לשורות החשבונית ואינו מודפס; הוא מופיע רק בעורך הזה.
הזינו את מחיר ברירת מחדל * (defaultPrice). השדה מתחיל מ-0.00 ומקבל עשרוניים; ערך ריק או לא מספרי חוסם את השמירה עם "Required" או "Invalid number".
בחרו יחידה (unit) מהתפריט הנפתח: item, hour, day, project או service. הקודים מוצגים כפי שהם כאן; עורך החשבונית ובורר המוצרים מציגים אותם כ-Piece, Hour, Day, Project ו-Service. ה-PDF מדפיס רק כמות ומחיר, לא את היחידה.
קבעו שיעור מס (%) אם המוצר הזה נושא בדרך כלל מס. השאירו על 0 עבור סחורות פטורות ממס; ערך שאינו מספר נדחה.
הקישו שמור בשורת האפליקציה. השורה מופיעה ברשימה במיקומה האלפביתי.

מסך Edit Product של Invoice Flow עבור Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag עם תיאור שכתוב Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., מחיר ברירת מחדל 68.00, יחידה item ושיעור מס 0.0, עם כפתור שמור בשורת האפליקציה — כל טופס המוצר: שם, תיאור, מחיר, יחידה ושיעור מס. אין כאן שדות מלאי.

אם הקשתם על חזרה אחרי שינוי משהו, תיבת דו-שיח Unsaved Changes שואלת אם להישאר או לצאת; יציאה מבטלת את השינויים. שימו לב למה שהטופס לא מכיל: אין שדה למק”ט (SKU), אין מתג למעקב מלאי, אין כמות ואין סף מלאי נמוך. לכך יש השלכות על כלי המלאי, המוסבר בהמשך.

איך להוסיף מוצרים לחשבונית

לעורך החשבונית יש שורת שבבים מעל פריטי השורה. השבב הראשון, מוצר / שירות, הוא הדלת לספרייה שלכם.

בעורך החשבונית, גללו אל פריטי שורה והקישו מוצר / שירות.
תיבת הדו-שיח הוסף מהשמורים (addFromSaved) מפרטת כל מוצר לפי שם עם מחירו במטבע החשבונית ומילת היחידה שלו. גללו אם הרשימה ארוכה; הקישו על שורה כדי להוסיף אותה.
השורה החדשה מגיעה עם כמות 1, היחידה, המחיר ושיעור המס של המוצר, וקישור חזרה לרשומת המוצר. שנו את הכמות, או את המחיר עבור לקוח זה, ישירות בשורה; המוצר עצמו אינו משתנה.
חזרו על כך עבור כל מוצר. כל הקשה מוסיפה שורה נפרדת, אז הקישו פעם אחת והגדילו את הכמות במקום להקיש שש פעמים.

תיבת דו-שיח Add from Saved של Invoice Flow מעל חשבונית חדשה, מפרטת Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz ו-Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, עם שורת Create New Item בתחתית — המחירים בבורר מוצגים במטבע החשבונית; השורה האחרונה יוצרת מוצר במקום.

תיבת דו-שיח Quick Add Item של Invoice Flow מעל עורך החשבונית עם שם מוגדר ל-Guatemala Antigua - 5 lb bag, מחיר 64.00 עם קידומת דולר, תפריט יחידה נפתח המציג Piece, וכפתורי ביטול והוסף — הוספה מהירה שומרת מוצר חדש בספרייה ומוסיפה אותו כשורה בצעד אחד.

כשהמוצר עוד לא קיים, השתמשו בשורה האחרונה של הבורר:

ב-הוסף מהשמורים, גללו לתחתית והקישו צור פריט חדש (createNewItem).
בתיבת הדו-שיח הוספה מהירה (quickAddItem), הקלידו את שם *. הסמן כבר נמצא בשדה זה.
הזינו את מחיר. הקידומת מציגה את סמל המטבע של החשבונית, כך שבחשבונית ביורו תראו כאן "€".
בחרו Piece, Hour, Day, Project או Service מהתפריט הנפתח ליד המחיר.
הקישו הוסף. המוצר נשמר בספרייה עם שיעור מס של 0% ומופיע כשורה חדשה בחשבונית. הקשה על הוסף עם שם ריק לא עושה כלום; השתמשו ב-ביטול כדי לסגור בלי לשמור.

עורך לוח הזמנים החוזר משתמש באותו בורר ומוסיף את ספירת המלאי למוצרים מנוטרים. שורות שהוספו עם מותאם אישית (Custom) לא שומרות קישור לספרייה.

איך לקרוא את מסך המלאי

פתחו את לשונית כלים והקישו מלאי. המסך מפרט רק מוצרים שדגל המעקב שלהם דלוק ומציג שלושה כרטיסי סיכום בראש: במעקב (inventoryTrackedShort) (כמה מוצרים נספרים), מלאי נמוך (inventoryLowStockShort) (ענבר, עם תג קטן כשהמספר מעל אפס) ו-אזל (אדום, תג כשמעל אפס). הקשה על כרטיס מלאי נמוך או אזל מסננת את הרשימה לאותם מוצרים; הקשה חוזרת על אותו כרטיס מחזירה לכל המוצרים. הזכוכית המגדלת מחפשת לפי שם או מק”ט.

מסך מלאי של Invoice Flow עם כרטיסים שכתוב עליהם 6 Tracked, 2 Low Stock ו-1 Out, וכרטיסי מוצר עבור Cold Brew Concentrate 9 item low stock, Colombia Huila 6 item low stock, Decaf Swiss Water 0 item out of stock, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item ו-Retail bag 12 oz 48 item, כל אחד עם שורת SKU, פס מלאי צבעוני ומחיר, בתוספת כפתור Add Stock — שישה מוצרים במעקב; צבע התג והנקודה על פס הגרדיאנט אומרים במבט אחד אילו זקוקים לקלייה.

כל כרטיס מציג את השם, שורת “SKU:” כשקוד נשמר, תג עם הכמות והיחידה בצבע ירוק, ענבר או אדום, פלוס עגול קטן עם הרמז Stock action, פס אדום-לירוק דק עם סמן בסף המלאי הנמוך ונקודה ברמה הנוכחית, ושורה תחתונה עם המחיר וטקסט הסטטוס In stock, Low stock או Out of stock. הפס משתרע מאפס עד פי שניים מהסף.

הקישו על כרטיס כדי לפרוס את Transaction History שלו. תנועות מפורטות מהחדש לישן: חץ ירוק כלפי מטה עם מספר חיובי עבור רכישה, חץ אדום כלפי מעלה עם מספר שלילי עבור מכירה, חץ כפול כחול עבור התאמה וחץ ביטול כתום עבור החזרה. השורה השנייה נוקבת את המקור: Invoice # ואחריו מספר, או Manual עבור תנועות שרשמתם ידנית. סמל הערה מופיע כשהערה נשמרה; לחיצה ארוכה עליו מציגה את הטקסט. אחרי עשרים שורות הרשימה מסתיימת ב-”…and N more”.

מסך מלאי של Invoice Flow עם כרטיס House Espresso Blend - 5 lb bag פרוס להיסטוריית עסקאות המציגה Return +3 Manual on 05.09, Sale -20 Invoice #216 on 04.09, Sale -12 Invoice #214 on 02.09 ו-Purchase +60 Manual on 01.09 — אצוות קלייה שנכנסה, שתי חשבוניות סיטונאיות שיצאו והחזרה של שקיות קרועות: ארבע התנועות המרכיבות את 31 השקיות במלאי.

לעורך המוצר אין דרך להפעיל מעקב, כך שמוצרים שאתם יוצרים באפליקציה לעולם לא מופיעים במסך הזה; הוא מציג "No tracked products" ו-"Enable inventory tracking on products". בגרסה הנוכחית, דגל המעקב, המק"ט, הכמות והסף מגיעים רק דרך גיבוי משוחזר שכבר מכיל אותם. עד שעורך עבור שדות אלה יושק, התייחסו למלאי ולאוטומציית מלאי כתכונות שאפשר לקרוא עליהן כאן אך לא תראו מאוכלסות.

איך לרשום מלאי ידנית

כשמוצרים במעקב, כפתור Add Stock וסמל Stock action בכל כרטיס רושמים תנועות בלי חשבונית.

הקישו הוספת מלאי (inventoryAddStock) בפינה השמאלית התחתונה, ואז בחרו את המוצר בתיבת הדו-שיח Select Product (שורות קוראות "name (SKU)"). הקשה על הפלוס העגול בכרטיס מדלגת על שלב זה.
בתיבת הדו-שיח שכותרתה שם המוצר, בחרו רכישה / קבלה (inventoryPurchaseReceive) עבור סחורה נכנסת, התאמה (inventoryAdjustment) לדריסת הספירה לאחר ספירת מלאי, או החזרה (inventoryReturn) עבור סחורה שלקוח החזיר.
תיבת הדו-שיח הבאה כותרתה Purchase — , Adjustment — או Return — בתוספת שם המוצר ומציגה "Current stock" עם היחידה. הזינו את כמות; עבור התאמה השדה נקרא New quantity ומקלידים בו את הסך שספרתם, לא את ההפרש.
אופציונלית כתבו הערה ב-Notes (optional), כגון אצוות הקלייה או סיבת ההחזרה.
הקישו שמור. הודעת snackbar קוראת "Stock updated:" ואחריה הכמות החדשה, והכרטיס, התג וכרטיסי הסיכום מתרעננים.

תיבת דו-שיח של Invoice Flow שכותרתה Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag המציגה Current stock: 6 item, שדה כמות עם 24 והסיומת item, שדה הערות שכתוב בו Roast batch 0909, וכפתורי ביטול ושמירה — קבלת אצוות קלייה: 24 שקיות בנוסף ל-6 הנותרות מחזירה את Colombia Huila מעל הסף שלו של 10.

רכישות והחזרות מוסיפות את הכמות למלאי וחייבות להיות גדולות מאפס. התאמה מחליפה את הספירה; ההיסטוריה שומרת את ההפרש המסומן, כך שספירת מלאי שמוצאת 28 במקום 31 מופיעה כ-”-3 Adjustment”.

איך פועלת אוטומציית מלאי

הגדרות → ספרייה → אוטומציית מלאי קובעת מה חשבוניות עושות למוצרים מנוטרים. הרמז בראש קובע את שתי המגבלות הקשיחות: רק מוצרים מנוטרים מושפעים, והצעות מחיר לעולם לא משנות מלאי.

הגדרות אוטומציית מלאי של Invoice Flow עם Enable stock automation דלוק, כפתורי בחירה Deduct stock כאשר When the invoice is sent נבחר, Return stock automatically דלוק, כפתורי בחירה If stock is insufficient כאשר Deduct and warn נבחר, ו-Include recurring invoices דלוק — מאיה מחסירה כשחשבונית נשלחת ורוצה אזהרה, לא חסימה, כשאצוות קלייה חסרה.

הגדרה	אפשרויות	ברירת מחדל	מה זה עושה
הפעלת אוטומציית מלאי (inventoryAutomationEnable)	דלוק / כבוי	דלוק	מתג ראשי; כשכבוי דבר מהמפורט למטה לא מוצג או מוחל.
הפחתת מלאי (inventoryTriggerTitle)	בעת יצירת החשבונית / בעת שליחת החשבונית / בעת תשלום החשבונית	נשלחה	הסטטוס שבו שורות מנוטרות מוחסרות. “נשלחה” מכסה גם חשבוניות באיחור ומשולמות.
החזרת מלאי אוטומטית (inventoryRestockTitle)	דלוק / כבוי	דלוק	מוסיף את הכמות חזרה כשחשבונית מבוטלת, נמחקת או זזה מתחת לטריגר (למשל חוזרת לטיוטה).
אם המלאי אינו מספיק	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	מה קורה כששורה דורשת יותר ממה שיש במלאי.
כלול חשבוניות חוזרות (inventoryIncludeRecurringTitle)	דלוק / כבוי	דלוק	האם חשבוניות שנוצרות על ידי לוחות זמנים חוזרים פועלות לפי אותם כללים.

המנוע פועל כשאתם שומרים חשבונית בעורך, כשמשנים את הסטטוס שלה במסך הפרטים, לפני מחיקה, וכשלוח זמנים חוזר מייצר חשבונית. הוא משווה את מה שכבר נרשם עבור חשבונית זו עם מה שהחשבונית דורשת עכשיו וכותב רק את ההפרש. שמירת אותה חשבונית חמש פעמים מחסירה פעם אחת; הגדלת שורה מ-10 ל-12 שקיות מחסירה 2 נוספות; קיצוצה ל-8 מחזירה 4. החזרת חשבונית שנשלחה לטיוטה כשהטריגר על “נשלחה” מחזירה הכל. הפחתות מופיעות בהיסטוריה כ-Sale עם הפניית החשבונית, החזרות אוטומטיות כתנועה מסוג “restock”.

עם Deduct and warn, מסך הפרטים מציג “Insufficient stock for N product(s)” לאחר שינוי הסטטוס; העורך מחיל את אותו כלל בשקט. עם Don’t deduct below zero, מוצר שהיה הופך לשלילי מדולג לחלוטין, והמחסור מדווח באותו אופן. Allow negative stock פשוט מאפשר לספירה לרדת מתחת לאפס, מה שמופיע כ-Out of stock באדום.

כללים ופרטים

ספרייה אחת, ללא מטבע. מוצרים משותפים לכל פרופילי העסק ושומרים מספר גולמי כמחיר. רשימת מוצרים ושירותים תמיד מדפיסה את המספר הזה עם סימן דולר, מסך המלאי מדפיס אותו במטבע פרופיל ברירת המחדל שלכם, ובורר החשבונית מדפיס אותו במטבע החשבונית. אף אחד מהם לא ממיר את הסכום; אם אתם מחייבים ביותר ממטבע אחד, שמרו את המחיר באחד שהכי משתמשים בו והתאימו את השורה.
הגבלת Pro. צפייה ברשימת המוצרים ובמסך המלאי חינמית. יצירת מוצר, פתיחת מוצר לעריכה, Add Stock וסמל Stock action דורשים Pro או תקופת ניסיון פעילה; אחרת מסך התשלום נפתח.
חיפוש. רשימת המוצרים תואמת רק קטע מתוך השם. חיפוש המלאי תואם שם או מק”ט ומתעלם מרישיות.
מחיקת מוצר. החליקו שמאלה, אשרו Delete בתיבת הדו-שיח “Delete Product”, והמוצר נמחק יחד עם כל היסטוריית המלאי שלו. שורות חשבונית שנוצרו ממנו שומרות את הטקסט, הכמות והמחיר שלהן, כך שמסמכים ישנים אינם מושפעים.
עריכת מוצר בהמשך. שינויי מחיר, יחידה או מס משפיעים רק על שורות שנוספות מכאן ואילך.
מלאי נמוך. מוצר נחשב נמוך כשהכמות שלו מעל אפס, הסף שלו מעל אפס והכמות שווה או מתחת לסף. מוצר ללא סף יכול להיות רק In stock או Out of stock, והפס שלו משתמש ב-10 כתחליף לסמן. כרטיס התראות מלאי נמוך בלוח הבקרה מפרט עד שלושה מוצרים מנוטרים בסף שלהם או מתחתיו, כולל אלה באפס.
הצעות מחיר וחשבוניות מבוטלות. רק מסמכים מסוג חשבונית משנים מלאי. הצעות מחיר, וחשבוניות בסטטוס Cancelled, לעולם לא מחסירות.
מתג ההחזרה כבוי. עם Return stock automatically כבוי, הזזת חשבונית אחורה או מחיקתה משאירה את המלאי ללא שינוי; תתקנו אותו עם החזרה או התאמה ידנית.

טיפים

קראו למוצרים כפי שתרצו שיודפסו. השם הוא תיאור השורה, שדה התיאור אינו, כך ש"House Espresso Blend - 5 lb bag" אומר לבית הקפה בדיוק על מה הם משלמים בעוד שהערות הטעימה שלכם נשארות בתיאור.

צרו מוצרים מתוך החשבונית, לא לפני. בפעם הראשונה שבית קפה מזמין משהו חדש, הקישו Create New Item בתוך הבורר; הוא נכנס לספרייה עם המחיר שסיכמתם הרגע. פתחו אותו מאוחר יותר ב-Products & Services אם הוא זקוק לתיאור או לשיעור מס.

אם אתם מייצאים גיבוי ומשחזרים אותו בטלפון חדש, מוצרים, מק"טים, דגלי מעקב ותנועות מלאי נוסעים איתו, כך שהיסטוריית מלאי לעולם לא קשורה למכשיר אחד.

מדריכים קשורים

עורך החשבונית — שורת השבבים, פריטי השורה, ההנחות והסכומים.
חשבוניות חוזרות — לוחות זמנים הבוחרים שורות מאותה ספריית מוצרים.
גיבוי, ייצוא וייבוא — מה קובץ גיבוי נושא, כולל מוצרים ומלאי.