Οδηγός χρήσης

Προϊόντα, υπηρεσίες και απόθεμα

Φτιάξτε βιβλιοθήκη προϊόντων με προεπιλεγμένες τιμές και μονάδες, προσθέστε αποθηκευμένα είδη σε γραμμές τιμολογίου με ένα πάτημα και διαβάστε τα αποθέματα.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Ένα προϊόν στο Invoice Flow είναι μια αποθηκευμένη γραμμή: ένα όνομα, μια προαιρετική περιγραφή, μια προεπιλεγμένη τιμή, μια μονάδα και ένας προεπιλεγμένος συντελεστής φόρου. Μόλις υπάρξει, κάθε τιμολόγιο, προσφορά ή επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα το εισάγει με ένα πάτημα και εσείς προσαρμόζετε μόνο την ποσότητα. Η ίδια εγγραφή είναι το σημείο αναφοράς για το εργαλείο Απόθεμα, που μετρά τι έχετε διαθέσιμο, και για την αυτοματοποίηση αποθέματος, που αφαιρεί από αυτή τη μέτρηση όταν φεύγουν τιμολόγια.

Αυτός ο οδηγός ακολουθεί το Kestrel Coffee Roasters στο Portland του Oregon. Η Maya πουλά καβουρδισμένους κόκκους σε σακούλες των 5 lb σε καφετέριες σε όλη την πόλη, καθώς και συμπύκνωμα cold brew, μια έτοιμη για ράφι λιανική σακούλα 12 oz και μερικές υπηρεσίες barista. Το Oregon δεν έχει φόρο πωλήσεων, οπότε οι συντελεστές φόρου της παραμένουν στο μηδέν· όλα τιμολογούνται σε δολάρια ΗΠΑ.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Η βιβλιοθήκη προϊόντων βρίσκεται στην καρτέλα Ρυθμίσεις (Settings). Κάντε κύλιση στην ενότητα Βιβλιοθήκη (Library) και πατήστε Προϊόντα & υπηρεσίες (Products & Services, με υπότιτλο «Διαχειριστείτε τη βιβλιοθήκη προϊόντων σας»). Η λίστα ταξινομείται κατά όνομα. Κάθε γραμμή δείχνει ένα εικονίδιο κουτιού, το όνομα του προϊόντος και, από κάτω, την προεπιλεγμένη τιμή ακολουθούμενη από κάθετο και τον κωδικό μονάδας, για παράδειγμα «$52.00 / item». Όταν ένα προϊόν έχει προεπιλεγμένο συντελεστή φόρου πάνω από το μηδέν, η γραμμή προσθέτει μια κουκκίδα και τον συντελεστή, όπως «• 20% tax».

Ο μεγεθυντικός φακός στη γραμμή εφαρμογής μετατρέπει τον τίτλο σε πεδίο Αναζήτηση προϊόντων… (Search products…) που φιλτράρει κατά όνομα καθώς πληκτρολογείτε· το ίδιο εικονίδιο γίνεται σταυρός για να κλείσει. Σύροντας μια γραμμή από δεξιά προς τα αριστερά αποκαλύπτεται μια κόκκινη λωρίδα διαγραφής. Το στρογγυλό κουμπί + κάτω δεξιά ξεκινά ένα νέο προϊόν. Μια κενή βιβλιοθήκη δείχνει «Δεν υπάρχουν προϊόντα ακόμη» με ένα κουμπί Προσθήκη προϊόντος (Add Product).

Δύο ακόμη οθόνες δουλεύουν με τις ίδιες εγγραφές. Η καρτέλα Εργαλεία (Tools) έχει μια κάρτα Απόθεμα (Inventory) που ανοίγει τα επίπεδα αποθέματος για τα προϊόντα που έχουν σημανθεί ως παρακολουθούμενα, ενώ η ενότητα Βιβλιοθήκη στις Ρυθμίσεις έχει ένα δεύτερο πλακίδιο, Αυτοματοποίηση αποθέματος (Stock automation, με υπότιτλο «Αυτόματη προσαρμογή αποθέματος κατά την τιμολόγηση»), που αποφασίζει πότε τα τιμολόγια αλλάζουν αυτά τα επίπεδα. Και τα δύο καλύπτονται παρακάτω.

Πώς να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ένα προϊόν

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, πατήστε Προϊόντα & υπηρεσίες και μετά πατήστε +. Ο επεξεργαστής ανοίγει με τίτλο Νέο προϊόν (New Product)· πατώντας μια υπάρχουσα γραμμή ανοίγει η ίδια φόρμα με τίτλο Επεξεργασία προϊόντος (Edit Product) και τις τιμές της συμπληρωμένες.
2. Πληκτρολογήστε το Όνομα * (Name *). Είναι το μοναδικό υποχρεωτικό πεδίο και γίνεται η περιγραφή της γραμμής του τιμολογίου. Βάλτε το μέγεθος συσκευασίας στο όνομα, όπως «Colombia Huila - 5 lb bag», ώστε η γραμμή να διαβάζεται σωστά στο PDF.
3. Προσθέστε μια Περιγραφή (Description) αν θέλετε μια σημείωση για τον εαυτό σας. Δεν αντιγράφεται στις γραμμές τιμολογίου και δεν τυπώνεται· εμφανίζεται μόνο σε αυτόν τον επεξεργαστή.
4. Εισαγάγετε την Προεπιλεγμένη τιμή * (Default Price *). Το πεδίο ξεκινά από 0.00 και δέχεται δεκαδικά· μια κενή ή μη αριθμητική τιμή μπλοκάρει την αποθήκευση με «Υποχρεωτικό» ή «Μη έγκυρος αριθμός».
5. Επιλέξτε μια Μονάδα (Unit) από την αναπτυσσόμενη λίστα: item, hour, day, project ή service. Οι κωδικοί εμφανίζονται εδώ ως έχουν· ο επεξεργαστής τιμολογίου και ο επιλογέας προϊόντων τους αποδίδουν ως Τεμ., ώρα, Ημέρα, Έργο και Υπηρεσία. Το PDF τυπώνει μόνο ποσότητα και τιμή, όχι τη μονάδα.
6. Ορίστε τον Συντελεστή ΦΠΑ (%) (Tax Rate (%)) αν αυτό το προϊόν επιβαρύνεται κανονικά με φόρο. Αφήστε τον στο 0 για αφορολόγητα αγαθά· μια τιμή που δεν είναι αριθμός απορρίπτεται.
7. Πατήστε Αποθήκευση (Save) στη γραμμή εφαρμογής. Η γραμμή εμφανίζεται στη λίστα στην αλφαβητική της θέση.

Αν πατήσετε Πίσω αφού αλλάξετε κάτι, ένας διάλογος Μη αποθηκευμένες αλλαγές (Unsaved Changes) ρωτά αν θέλετε να μείνετε ή να φύγετε· η αποχώρηση απορρίπτει τις αλλαγές. Προσέξτε τι δεν περιέχει η φόρμα: δεν υπάρχει πεδίο για SKU, ούτε διακόπτης παρακολούθησης αποθέματος, ούτε ποσότητα, ούτε όριο χαμηλού αποθέματος. Αυτό έχει συνέπειες για το εργαλείο Απόθεμα, που εξηγούνται παρακάτω.

Πώς να βάλετε προϊόντα σε ένα τιμολόγιο

Ο επεξεργαστής τιμολογίου έχει μια σειρά από chips πάνω από τις γραμμές ειδών. Το πρώτο chip, Προϊόν / υπηρεσία (Product / Service), είναι η πόρτα προς τη βιβλιοθήκη σας.

1. Στον επεξεργαστή τιμολογίου, κάντε κύλιση στα Στοιχεία τιμολογίου (Line Items) και πατήστε Προϊόν / υπηρεσία.
2. Ο διάλογος Προσθήκη από αποθηκευμένα (Add from Saved) εμφανίζει κάθε προϊόν με το όνομά του, την τιμή του στο νόμισμα του τιμολογίου και τη λέξη της μονάδας του. Κάντε κύλιση αν η λίστα είναι μεγάλη· πατήστε μια γραμμή για να την προσθέσετε.
3. Η νέα γραμμή έρχεται με ποσότητα 1, τη μονάδα, την τιμή και τον συντελεστή φόρου του προϊόντος, καθώς και σύνδεσμο πίσω στην εγγραφή του προϊόντος. Αλλάξτε την ποσότητα ή την τιμή για αυτόν τον πελάτη απευθείας πάνω στη γραμμή· το ίδιο το προϊόν δεν τροποποιείται.
4. Επαναλάβετε για κάθε προϊόν. Κάθε πάτημα προσθέτει ξεχωριστή γραμμή, οπότε πατήστε μία φορά και ανεβάστε την ποσότητα αντί να πατήσετε έξι φορές.

Όταν το προϊόν δεν υπάρχει ακόμη, χρησιμοποιήστε την τελευταία γραμμή του επιλογέα:

1. Στο Προσθήκη από αποθηκευμένα, κάντε κύλιση ως το τέλος και πατήστε Δημιουργία νέου στοιχείου (Create New Item).
2. Στον διάλογο Γρήγορη προσθήκη (Quick Add Item), πληκτρολογήστε το Όνομα *. Ο δρομέας βρίσκεται ήδη σε αυτό το πεδίο.
3. Εισαγάγετε την Τιμή (Price). Το πρόθεμα δείχνει το σύμβολο νομίσματος του τιμολογίου, οπότε σε ένα τιμολόγιο σε ευρώ βλέπετε εδώ «€».
4. Επιλέξτε Τεμ. (Piece), ώρα (Hour), Ημέρα (Day), Έργο (Project) ή Υπηρεσία (Service) από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στην τιμή.
5. Πατήστε Προσθήκη (Add). Το προϊόν αποθηκεύεται στη βιβλιοθήκη με συντελεστή φόρου 0% και εμφανίζεται ως νέα γραμμή στο τιμολόγιο. Το πάτημα του Προσθήκη με κενό όνομα δεν κάνει τίποτα· χρησιμοποιήστε Ακύρωση (Cancel) για να κλείσετε χωρίς αποθήκευση.

Ο επεξεργαστής επαναλαμβανόμενων προγραμμάτων χρησιμοποιεί τον ίδιο επιλογέα και προσθέτει τη μέτρηση αποθέματος στα παρακολουθούμενα προϊόντα. Οι γραμμές που προστίθενται με Προσαρμοσμένο (Custom) δεν κρατούν σύνδεση με τη βιβλιοθήκη.

Πώς να διαβάσετε την οθόνη Απόθεμα

Ανοίξτε την καρτέλα Εργαλεία και πατήστε Απόθεμα. Η οθόνη εμφανίζει μόνο τα προϊόντα των οποίων η σήμανση παρακολούθησης είναι ενεργή και δείχνει τρεις συνοπτικές κάρτες στην κορυφή: Με παρακολούθηση (Tracked, πόσα προϊόντα μετρώνται), Χαμηλό απόθεμα (Low Stock, πορτοκαλί, με μικρό σήμα όταν ο αριθμός είναι πάνω από το μηδέν) και Εξαντλημένο (Out, κόκκινο, με σήμα όταν είναι πάνω από το μηδέν). Πατώντας την κάρτα Χαμηλό απόθεμα ή Εξαντλημένο φιλτράρεται η λίστα σε αυτά τα προϊόντα· πατώντας ξανά την ίδια κάρτα επιστρέφετε σε όλα. Ο μεγεθυντικός φακός αναζητά κατά όνομα ή SKU.

Κάθε κάρτα δείχνει το όνομα, μια γραμμή «SKU:» όταν είναι αποθηκευμένος κωδικός, ένα σήμα με την ποσότητα και τη μονάδα σε πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο, ένα μικρό συν σε κύκλο με την υπόδειξη Ενέργεια αποθέματος (Stock action), μια λεπτή μπάρα από κόκκινο σε πράσινο με έναν δείκτη στο όριο χαμηλού αποθέματος και μια κουκκίδα στο τρέχον επίπεδο, καθώς και μια κάτω σειρά με την τιμή και το κείμενο κατάστασης Σε απόθεμα (In stock), Χαμηλό απόθεμα (Low stock) ή Εξαντλημένο (Out of stock). Η μπάρα εκτείνεται από το μηδέν έως το διπλάσιο του ορίου.

Πατήστε μια κάρτα για να αναπτύξετε το Ιστορικό κινήσεων (Transaction History). Οι κινήσεις εμφανίζονται με τις νεότερες πρώτα: ένα πράσινο βέλος προς τα κάτω με θετικό αριθμό για αγορά, ένα κόκκινο βέλος προς τα πάνω με αρνητικό αριθμό για πώληση, ένα μπλε διπλό βέλος για διόρθωση και ένα πορτοκαλί βέλος αναίρεσης για επιστροφή. Η δεύτερη γραμμή ονομάζει την πηγή: Invoice # ακολουθούμενο από αριθμό, ή Χειροκίνητο (Manual) για κινήσεις που καταγράψατε με το χέρι. Ένα εικονίδιο σημείωσης εμφανίζεται όταν έχει αποθηκευτεί σημείωση· κρατήστε το πατημένο για να διαβάσετε το κείμενο. Μετά από είκοσι γραμμές η λίστα τελειώνει με «…and N more».

Πώς να καταγράψετε απόθεμα με το χέρι

Όταν τα προϊόντα παρακολουθούνται, το κουμπί Προσθήκη αποθέματος (Add Stock) και το εικονίδιο Ενέργεια αποθέματος σε κάθε κάρτα καταγράφουν κινήσεις χωρίς τιμολόγιο.

1. Πατήστε Προσθήκη αποθέματος κάτω δεξιά και μετά επιλέξτε το προϊόν στον διάλογο Επιλογή προϊόντος (Select Product) (οι γραμμές γράφουν «όνομα (SKU)»). Πατώντας το συν σε κύκλο πάνω σε μια κάρτα παρακάμπτετε αυτό το βήμα.
2. Στον διάλογο που τιτλοφορείται με το όνομα του προϊόντος επιλέξτε Αγορά / Παραλαβή (Purchase / Receive) για εμπορεύματα που εισέρχονται, Διόρθωση (Adjustment) για να αντικαταστήσετε τη μέτρηση μετά από απογραφή ή Επιστροφή (Return) για εμπορεύματα που επέστρεψε ένας πελάτης.
3. Ο επόμενος διάλογος τιτλοφορείται Αγορά — , Διόρθωση — ή Επιστροφή — συν το όνομα του προϊόντος και δείχνει το «Τρέχον απόθεμα» με τη μονάδα. Εισαγάγετε την Ποσότητα (Quantity)· για μια διόρθωση το πεδίο ονομάζεται Νέα ποσότητα (New quantity) και πληκτρολογείτε το σύνολο που μετρήσατε, όχι τη διαφορά.
4. Προαιρετικά γράψτε μια σημείωση στο Σημειώσεις (προαιρετικό) (Notes (optional)), όπως την παρτίδα καβουρδίσματος ή τον λόγο της επιστροφής.
5. Πατήστε Αποθήκευση. Ένα snackbar γράφει «Το απόθεμα ενημερώθηκε:» ακολουθούμενο από τη νέα ποσότητα, και η κάρτα, το σήμα και οι συνοπτικές κάρτες ανανεώνονται.

Οι αγορές και οι επιστροφές προσθέτουν την ποσότητα στο απόθεμα και πρέπει να είναι μεγαλύτερες από το μηδέν. Μια διόρθωση αντικαθιστά τη μέτρηση· το ιστορικό αποθηκεύει τη διαφορά με πρόσημο, οπότε μια απογραφή που βρίσκει 28 αντί για 31 εμφανίζεται ως «-3 Διόρθωση».

Πώς λειτουργεί η αυτοματοποίηση αποθέματος

Οι Ρυθμίσεις → Βιβλιοθήκη → Αυτοματοποίηση αποθέματος ελέγχουν τι κάνουν τα τιμολόγια στα παρακολουθούμενα προϊόντα. Η υπόδειξη στην κορυφή δηλώνει τους δύο απόλυτους περιορισμούς: επηρεάζονται μόνο τα παρακολουθούμενα προϊόντα και οι προσφορές δεν αλλάζουν ποτέ το απόθεμα.

Ο μηχανισμός εκτελείται όταν αποθηκεύετε ένα τιμολόγιο στον επεξεργαστή, όταν αλλάζετε την κατάστασή του στην οθόνη λεπτομερειών, πριν από μια διαγραφή και όταν ένα επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα δημιουργεί τιμολόγιο. Συγκρίνει όσα έχουν ήδη καταγραφεί για αυτό το τιμολόγιο με όσα απαιτεί τώρα το τιμολόγιο και γράφει μόνο τη διαφορά. Η αποθήκευση του ίδιου τιμολογίου πέντε φορές αφαιρεί μία φορά· η αύξηση μιας γραμμής από 10 σε 12 σακούλες αφαιρεί 2 ακόμη· η μείωσή της σε 8 επιστρέφει 4· η επαναφορά ενός σταλμένου τιμολογίου σε πρόχειρο με το σημείο ενεργοποίησης στο «σταλμένο» επιστρέφει τα πάντα. Οι αφαιρέσεις εμφανίζονται στο ιστορικό ως Πώληση με την αναφορά του τιμολογίου, ενώ οι αυτόματες επιστροφές ως κίνηση τύπου «restock».

Με την Αφαίρεση με προειδοποίηση, η οθόνη λεπτομερειών δείχνει «Insufficient stock for N product(s)» μετά την αλλαγή κατάστασης· ο επεξεργαστής εφαρμόζει τον ίδιο κανόνα σιωπηλά. Με το Να μην αφαιρείται κάτω από το μηδέν, ένα προϊόν που θα γινόταν αρνητικό παραλείπεται εντελώς και το έλλειμμα αναφέρεται με τον ίδιο τρόπο. Το Να επιτρέπεται αρνητικό απόθεμα απλώς αφήνει τη μέτρηση να πέσει κάτω από το μηδέν, κάτι που εμφανίζεται ως Εξαντλημένο με κόκκινο.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Μία βιβλιοθήκη, χωρίς νόμισμα. Τα προϊόντα είναι κοινά για όλα τα επιχειρηματικά προφίλ και αποθηκεύουν έναν σκέτο αριθμό ως τιμή. Η λίστα Προϊόντα & υπηρεσίες τυπώνει πάντα αυτόν τον αριθμό με σύμβολο δολαρίου, η οθόνη Απόθεμα τον τυπώνει στο νόμισμα του προεπιλεγμένου προφίλ σας και ο επιλογέας του τιμολογίου στο νόμισμα του τιμολογίου. Κανένα από αυτά δεν μετατρέπει το ποσό· αν τιμολογείτε σε περισσότερα από ένα νομίσματα, κρατήστε την τιμή σε αυτό που χρησιμοποιείτε περισσότερο και προσαρμόστε τη γραμμή.
• Περιορισμοί Pro. Η προβολή της λίστας προϊόντων και της οθόνης Απόθεμα είναι δωρεάν. Η δημιουργία προϊόντος, το άνοιγμα προϊόντος για επεξεργασία, η Προσθήκη αποθέματος και το εικονίδιο Ενέργεια αποθέματος απαιτούν Pro ή ενεργή δοκιμή· διαφορετικά ανοίγει η οθόνη συνδρομής.
• Αναζήτηση. Η λίστα προϊόντων αντιστοιχίζει μόνο τμήμα του ονόματος. Η αναζήτηση στο Απόθεμα αντιστοιχίζει όνομα ή SKU και αγνοεί πεζά/κεφαλαία.
• Διαγραφή προϊόντος. Σύρετε αριστερά, επιβεβαιώστε Διαγραφή (Delete) στον διάλογο «Διαγραφή προϊόντος» και το προϊόν φεύγει μαζί με όλο το ιστορικό αποθέματός του. Οι γραμμές τιμολογίων που δημιουργήθηκαν από αυτό διατηρούν το κείμενο, την ποσότητα και την τιμή τους, οπότε τα παλιά έγγραφα δεν επηρεάζονται.
• Επεξεργασία προϊόντος αργότερα. Οι αλλαγές σε τιμή, μονάδα ή φόρο επηρεάζουν μόνο τις γραμμές που προστίθενται από εδώ και πέρα.
• Χαμηλό απόθεμα. Ένα προϊόν θεωρείται χαμηλό όταν η ποσότητά του είναι πάνω από το μηδέν, το όριό του είναι πάνω από το μηδέν και η ποσότητα βρίσκεται στο όριο ή κάτω από αυτό. Ένα προϊόν χωρίς όριο μπορεί να είναι μόνο Σε απόθεμα ή Εξαντλημένο, και η μπάρα του χρησιμοποιεί το 10 ως θέση-γεμιστικό για τον δείκτη. Η κάρτα Ειδοποιήσεις Χαμηλού Αποθέματος (Low Stock Alerts) του πίνακα ελέγχου εμφανίζει έως τρία παρακολουθούμενα προϊόντα στο όριό τους ή κάτω από αυτό, μαζί με όσα βρίσκονται στο μηδέν.
• Προσφορές και ακυρωμένα τιμολόγια. Μόνο έγγραφα τύπου τιμολογίου αλλάζουν το απόθεμα. Οι προσφορές και τα τιμολόγια σε κατάσταση Ακυρωμένο δεν αφαιρούν ποτέ.
• Ανενεργός διακόπτης επιστροφής. Με την Αυτόματη επιστροφή αποθέματος ανενεργή, η μετακίνηση ενός τιμολογίου προς τα πίσω ή η διαγραφή του αφήνει το απόθεμα ανέπαφο· θα το διορθώνατε με χειροκίνητη Επιστροφή ή Διόρθωση.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ο επεξεργαστής τιμολογίων — η σειρά chips, οι γραμμές ειδών, οι εκπτώσεις και τα σύνολα.
• Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια — προγράμματα που αντλούν γραμμές από την ίδια βιβλιοθήκη προϊόντων.
• Αντίγραφα ασφαλείας, εξαγωγή και εισαγωγή — τι μεταφέρει ένα αρχείο αντιγράφου, μαζί με προϊόντα και απόθεμα.