คู่มือผู้ใช้

สินค้า บริการ และสต็อกสินค้า

สร้างคลังสินค้าพร้อมราคาและหน่วยเริ่มต้น เพิ่มรายการที่บันทึกไว้ลงในบรรทัดใบแจ้งหนี้ได้ในแตะเดียว และอ่านระดับสต็อกกับกฎการปรับสต็อกอัตโนมัติ

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

สินค้าใน Invoice Flow คือบรรทัดที่บันทึกไว้ล่วงหน้า ได้แก่ ชื่อ รายละเอียด (ไม่บังคับ) ราคาเริ่มต้น หน่วย และอัตราภาษีเริ่มต้น เมื่อสร้างไว้แล้ว ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือกำหนดการซ้ำทุกครั้งจะดึงรายการนี้มาใช้ได้ในแตะเดียว คุณเพียงปรับจำนวนเท่านั้น รายการเดียวกันนี้ยังเป็นฐานของเครื่องมือสินค้าคงคลัง ซึ่งนับจำนวนที่มีอยู่ในมือ และของการปรับสต็อกอัตโนมัติ ซึ่งจะหักออกจากจำนวนนั้นเมื่อออกใบแจ้งหนี้

คู่มือนี้อ้างอิงจาก Kestrel Coffee Roasters ในเมืองพอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน Maya ขายเมล็ดกาแฟคั่วบรรจุถุงขนาด 5 ปอนด์ให้ร้านกาแฟทั่วเมือง รวมถึงกาแฟสกัดเย็น ถุงขายปลีกขนาด 12 ออนซ์พร้อมวางขาย และบริการบาริสต้าอีกไม่กี่รายการ รัฐออริกอนไม่มีภาษีการขาย อัตราภาษีของเธอจึงเป็นศูนย์เสมอ และทุกอย่างเรียกเก็บเป็นสกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

คลังสินค้าอยู่ในแท็บ Settings (การตั้งค่า) เลื่อนไปที่หมวด Library (คลัง) แล้วแตะ Products & Services (สินค้า & บริการ) (คำบรรยาย “จัดการคลังสินค้าของคุณ”) รายการจะเรียงตามชื่อ แต่ละแถวแสดงไอคอนกล่อง ชื่อสินค้า และด้านล่างคือราคาเริ่มต้นตามด้วยเครื่องหมายทับและรหัสหน่วย เช่น “$52.00 / item” เมื่อสินค้ามีอัตราภาษีเริ่มต้นมากกว่าศูนย์ แถวจะเพิ่มจุดคั่นและอัตราภาษี เช่น ”• 20% tax”

ไอคอนแว่นขยายในแถบแอปจะเปลี่ยนหัวเรื่องเป็นช่อง Search products… ที่กรองตามชื่อขณะพิมพ์ ไอคอนเดียวกันจะกลายเป็นเครื่องหมายกากบาทเพื่อปิดการค้นหา การปัดแถวจากขวาไปซ้ายจะเผยแถบลบสีแดง ปุ่ม + ทรงกลมที่มุมล่างขวาใช้เริ่มสร้างสินค้าใหม่ คลังที่ยังว่างจะแสดง “No products yet” พร้อมปุ่ม Add Product (เพิ่มสินค้า)

มีอีกสองหน้าจอที่ทำงานกับข้อมูลชุดเดียวกันนี้ แท็บ Tools (เครื่องมือ) มีการ์ด Inventory (สินค้าคงคลัง) ที่เปิดระดับสต็อกของสินค้าที่ตั้งค่าให้ติดตาม และหมวด Library ในการตั้งค่ามีอีกหนึ่งรายการคือ Stock automation (การปรับสต็อกอัตโนมัติ) (คำบรรยาย “ปรับสต็อกอัตโนมัติเมื่อออกใบแจ้งหนี้”) ซึ่งกำหนดว่าใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนระดับเหล่านั้นเมื่อใด ทั้งสองหน้าจอจะอธิบายเพิ่มเติมด้านล่าง

วิธีเพิ่มหรือแก้ไขสินค้า

1. เปิด Settings แตะ Products & Services จากนั้นแตะ + ตัวแก้ไขจะเปิดขึ้นในชื่อ New Product (สินค้าใหม่) การแตะแถวที่มีอยู่แล้วจะเปิดฟอร์มเดียวกันในชื่อ Edit Product (แก้ไขสินค้า) พร้อมค่าที่กรอกไว้แล้ว
2. พิมพ์ Name * (ชื่อ) นี่คือฟิลด์เดียวที่จำเป็นและจะกลายเป็นคำอธิบายของบรรทัดในใบแจ้งหนี้ ใส่ขนาดบรรจุภัณฑ์ไว้ในชื่อด้วย เช่น "Colombia Huila - 5 lb bag" เพื่อให้บรรทัดนั้นอ่านได้ถูกต้องบน PDF
3. เพิ่ม Description (รายละเอียด) หากต้องการโน้ตไว้ใช้เอง ข้อความนี้จะไม่ถูกคัดลอกลงบรรทัดใบแจ้งหนี้และไม่พิมพ์ออกมา จะปรากฏเฉพาะในหน้าแก้ไขนี้เท่านั้น
4. กรอก Default Price * (ราคาเริ่มต้น) ฟิลด์นี้เริ่มต้นที่ 0.00 และรับทศนิยมได้ ค่าว่างหรือไม่ใช่ตัวเลขจะบล็อกการบันทึกด้วยข้อความ "Required" หรือ "Invalid number"
5. เลือก Unit (หน่วย) จากดรอปดาวน์: item, hour, day, project หรือ service รหัสเหล่านี้แสดงตามที่เป็นในหน้านี้ ส่วนตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้และตัวเลือกสินค้าจะแสดงเป็น ชิ้น (Piece), ชั่วโมง (Hour), วัน (Day), โปรเจกต์ (Project) และบริการ (Service) PDF จะพิมพ์เฉพาะจำนวนและราคาเท่านั้น ไม่พิมพ์หน่วย
6. ตั้งค่า Tax Rate (%) (อัตราภาษี) หากสินค้านี้มักมีภาษีปกติ ให้เว้นไว้ที่ 0 สำหรับสินค้าที่ปลอดภาษี ค่าที่ไม่ใช่ตัวเลขจะถูกปฏิเสธ
7. แตะ Save (บันทึก) ในแถบแอป แถวนี้จะปรากฏในรายการตามตำแหน่งเรียงตามตัวอักษร

หากคุณแตะย้อนกลับหลังจากเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆ กล่องโต้ตอบ Unsaved Changes (การเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่บันทึก) จะถามว่าจะอยู่ต่อหรือออกไป การออกไปจะทิ้งการแก้ไขนั้น สังเกตว่าฟอร์มนี้ไม่มีอะไร: ไม่มีฟิลด์สำหรับ SKU ไม่มีสวิตช์สำหรับติดตามสต็อก ไม่มีจำนวน และไม่มีเกณฑ์สต็อกต่ำ ซึ่งส่งผลต่อเครื่องมือสินค้าคงคลังตามที่อธิบายด้านล่าง

วิธีเพิ่มสินค้าลงในใบแจ้งหนี้

ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้มีแถวชิปอยู่เหนือรายการบรรทัด ชิปแรกคือ Product / Service (สินค้า / บริการ) เป็นทางเข้าสู่คลังสินค้าของคุณ

1. ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ เลื่อนไปที่ Line Items แล้วแตะ Product / Service
2. กล่องโต้ตอบ Add from Saved (เพิ่มจากที่บันทึกไว้) จะแสดงสินค้าทุกรายการตามชื่อพร้อมราคาในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้และหน่วยของสินค้า เลื่อนดูหากรายการยาว แตะแถวเพื่อเพิ่ม
3. บรรทัดใหม่จะมาพร้อมจำนวน 1 หน่วย ราคา และอัตราภาษีของสินค้านั้น พร้อมลิงก์ย้อนกลับไปยังข้อมูลสินค้า คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนหรือราคาสำหรับลูกค้ารายนี้ได้โดยตรงบนบรรทัด โดยที่ตัวสินค้าเองจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง
4. ทำซ้ำสำหรับสินค้าแต่ละรายการ การแตะแต่ละครั้งจะเพิ่มบรรทัดแยกกันหนึ่งบรรทัด ดังนั้นให้แตะครั้งเดียวแล้วเพิ่มจำนวนแทนการแตะซ้ำหกครั้ง

เมื่อสินค้ายังไม่มีอยู่ ให้ใช้แถวสุดท้ายของตัวเลือก:

1. ใน Add from Saved เลื่อนไปด้านล่างสุดแล้วแตะ Create New Item (สร้างรายการใหม่)
2. ในกล่องโต้ตอบ Quick Add Item (เพิ่มอย่างรวดเร็ว) พิมพ์ Name * เคอร์เซอร์จะอยู่ในฟิลด์นี้อยู่แล้ว
3. กรอก Price (ราคา) สัญลักษณ์นำหน้าจะแสดงสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ ดังนั้นในใบแจ้งหนี้สกุลยูโรคุณจะเห็น "€" ตรงนี้
4. เลือก Piece, Hour, Day, Project หรือ Service จากดรอปดาวน์ข้างราคา
5. แตะ Add (เพิ่ม) สินค้าจะถูกบันทึกลงในคลังด้วยอัตราภาษี 0% และปรากฏเป็นบรรทัดใหม่บนใบแจ้งหนี้ การแตะ Add โดยไม่มีชื่อจะไม่มีผลใด ๆ ใช้ Cancel เพื่อปิดโดยไม่บันทึก

ตัวแก้ไขกำหนดการซ้ำใช้ตัวเลือกเดียวกันนี้และจะเพิ่มจำนวนสต็อกให้กับสินค้าที่ติดตามด้วย บรรทัดที่เพิ่มด้วย Custom (กำหนดเอง) จะไม่มีลิงก์เชื่อมกับคลังสินค้า

วิธีอ่านหน้าจอสินค้าคงคลัง

เปิดแท็บ Tools แล้วแตะ Inventory (สินค้าคงคลัง) หน้าจอนี้จะแสดงเฉพาะสินค้าที่เปิดสถานะติดตามไว้ และแสดงการ์ดสรุปสามใบด้านบน: Tracked (ติดตาม) (จำนวนสินค้าที่นับ) Low Stock (สต็อกต่ำ) (สีเหลืองอำพัน มีป้ายเล็กเมื่อจำนวนมากกว่าศูนย์) และ Out (หมด) (สีแดง มีป้ายเมื่อมากกว่าศูนย์) การแตะการ์ด Low Stock หรือ Out จะกรองรายการให้เหลือเฉพาะสินค้าเหล่านั้น การแตะการ์ดเดิมซ้ำจะกลับไปแสดงทั้งหมด แว่นขยายจะค้นหาตามชื่อหรือ SKU

การ์ดแต่ละใบแสดงชื่อ บรรทัด “SKU:” เมื่อมีการบันทึกรหัสไว้ ป้ายแสดงจำนวนและหน่วยเป็นสีเขียว เหลืองอำพัน หรือแดง ปุ่มบวกวงกลมเล็กพร้อมคำแนะนำ Stock action (การจัดการสต็อก) แถบไล่สีจากแดงไปเขียวบาง ๆ พร้อมเครื่องหมายที่เกณฑ์สต็อกต่ำและจุดที่ระดับปัจจุบัน และแถวล่างสุดที่แสดงราคาพร้อมข้อความสถานะ In stock (มีในสต็อก), Low stock (สต็อกต่ำ) หรือ Out of stock (สินค้าหมด) แถบนี้ครอบคลุมตั้งแต่ศูนย์ไปจนถึงสองเท่าของเกณฑ์

แตะการ์ดเพื่อขยายดู Transaction History (ประวัติธุรกรรม) รายการเคลื่อนไหวจะเรียงจากล่าสุดไปเก่าสุด: ลูกศรลงสีเขียวพร้อมตัวเลขบวกสำหรับการซื้อเข้า ลูกศรขึ้นสีแดงพร้อมตัวเลขลบสำหรับการขายออก ลูกศรคู่สีน้ำเงินสำหรับการปรับปรุง และลูกศรย้อนกลับสีส้มสำหรับการคืนสินค้า บรรทัดที่สองจะระบุแหล่งที่มา: Invoice # ตามด้วยหมายเลข หรือ Manual (ด้วยตนเอง) สำหรับการเคลื่อนไหวที่บันทึกด้วยมือ ไอคอนโน้ตจะปรากฏเมื่อมีการบันทึกหมายเหตุไว้ กดค้างเพื่ออ่านข้อความ หลังจาก 20 แถว รายการจะจบด้วย “…and N more”

วิธีบันทึกสต็อกด้วยตนเอง

เมื่อสินค้าถูกติดตามแล้ว ปุ่ม Add Stock และไอคอน Stock action บนแต่ละการ์ดจะใช้บันทึกการเคลื่อนไหวโดยไม่ต้องผ่านใบแจ้งหนี้

1. แตะ Add Stock ที่มุมล่างขวา แล้วเลือกสินค้าในกล่องโต้ตอบ Select Product (แถวจะอ่านว่า "name (SKU)") การแตะปุ่มบวกวงกลมบนการ์ดจะข้ามขั้นตอนนี้ไป
2. ในกล่องโต้ตอบที่มีชื่อสินค้าเป็นหัวเรื่อง ให้เลือก Purchase / Receive (ซื้อ / รับเข้า) สำหรับสินค้าที่รับเข้ามา Adjustment (ปรับปรุง) เพื่อเขียนทับจำนวนหลังการตรวจนับสต็อก หรือ Return (คืนสินค้า) สำหรับสินค้าที่ลูกค้าส่งคืน
3. กล่องโต้ตอบถัดไปจะมีหัวเรื่อง Purchase — , Adjustment — หรือ Return — ตามด้วยชื่อสินค้า และแสดง "Current stock" (สต็อกปัจจุบัน) พร้อมหน่วย กรอก Quantity (จำนวน) สำหรับการปรับปรุง ฟิลด์นี้จะเรียกว่า New quantity (จำนวนใหม่) และคุณต้องพิมพ์จำนวนรวมที่นับได้ ไม่ใช่ผลต่าง
4. เขียนหมายเหตุใน Notes (optional) (หมายเหตุ ไม่บังคับ) ได้หากต้องการ เช่น รอบการคั่วหรือเหตุผลของการคืนสินค้า
5. แตะ Save แถบแจ้งเตือนจะแสดง "Stock updated:" ตามด้วยจำนวนใหม่ และการ์ด ป้าย รวมถึงการ์ดสรุปจะรีเฟรช

การซื้อและการคืนสินค้าจะเพิ่มจำนวนเข้าสต็อกและต้องมากกว่าศูนย์ ส่วนการปรับปรุงจะแทนที่จำนวนทั้งหมด ประวัติจะบันทึกผลต่างที่มีเครื่องหมาย ดังนั้นการตรวจนับที่พบ 28 แทนที่จะเป็น 31 จะปรากฏเป็น “-3 Adjustment”

การปรับสต็อกอัตโนมัติทำงานอย่างไร

Settings → Library → Stock automation ควบคุมว่าใบแจ้งหนี้จะส่งผลต่อสินค้าที่ติดตามอย่างไร คำแนะนำด้านบนระบุข้อจำกัดหลักสองข้อ: จะมีผลเฉพาะสินค้าที่ติดตามเท่านั้น และใบเสนอราคาจะไม่เปลี่ยนสต็อกเลย

กลไกนี้จะทำงานเมื่อคุณบันทึกใบแจ้งหนี้ในตัวแก้ไข เมื่อคุณเปลี่ยนสถานะในหน้ารายละเอียด ก่อนการลบ และเมื่อกำหนดการซ้ำสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ระบบจะเปรียบเทียบสิ่งที่บันทึกไว้แล้วสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นกับสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ต้องการในตอนนี้ แล้วเขียนเฉพาะส่วนต่าง การบันทึกใบแจ้งหนี้เดียวกันห้าครั้งจะหักเพียงครั้งเดียว การเพิ่มบรรทัดจาก 10 เป็น 12 ถุงจะหักเพิ่มอีก 2 การลดเหลือ 8 จะคืนกลับ 4 การย้อนใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วกลับเป็นฉบับร่างเมื่อตั้งจุดหักไว้ที่ “เมื่อส่ง” จะคืนทุกอย่างกลับ การหักจะปรากฏในประวัติเป็น Sale พร้อมหมายเลขใบแจ้งหนี้อ้างอิง ส่วนการคืนกลับอัตโนมัติจะปรากฏเป็นการเคลื่อนไหวประเภท “restock”

เมื่อตั้งค่าเป็น Deduct and warn หน้ารายละเอียดจะแสดง “Insufficient stock for N product(s)” หลังจากเปลี่ยนสถานะ โดยตัวแก้ไขจะใช้กฎเดียวกันนี้แบบเงียบ ๆ เมื่อตั้งค่าเป็น Don’t deduct below zero สินค้าที่จะทำให้ยอดติดลบจะถูกข้ามไปทั้งหมด และการขาดจะถูกรายงานในรูปแบบเดียวกัน Allow negative stock จะปล่อยให้จำนวนต่ำกว่าศูนย์ได้ ซึ่งจะแสดงเป็น Out of stock สีแดง

กฎและรายละเอียด

• คลังเดียว ไม่มีสกุลเงิน สินค้าจะถูกใช้ร่วมกันโดยโปรไฟล์ธุรกิจทุกโปรไฟล์ และเก็บราคาเป็นตัวเลขล้วน ๆ รายการ Products & Services จะพิมพ์ตัวเลขนั้นพร้อมเครื่องหมายดอลลาร์เสมอ หน้าจอ Inventory จะพิมพ์เป็นสกุลเงินของโปรไฟล์เริ่มต้นของคุณ และตัวเลือกสินค้าในใบแจ้งหนี้จะพิมพ์เป็นสกุลเงินของใบแจ้งหนี้นั้น ไม่มีตัวใดแปลงมูลค่าให้ หากคุณเรียกเก็บเงินมากกว่าหนึ่งสกุลเงิน ให้เก็บราคาไว้ในสกุลที่ใช้บ่อยที่สุดแล้วปรับที่บรรทัดแทน
• การจำกัดสิทธิ์ Pro การดูรายการสินค้าและหน้าจอ Inventory ใช้งานได้ฟรี ส่วนการสร้างสินค้า การเปิดสินค้าเพื่อแก้ไข Add Stock และไอคอน Stock action ต้องมี Pro หรือช่วงทดลองใช้ที่ยังใช้งานอยู่ มิเช่นนั้นหน้าจอชำระเงินจะเปิดขึ้น
• การค้นหา รายการสินค้าจะจับคู่เฉพาะบางส่วนของชื่อเท่านั้น การค้นหาใน Inventory จะจับคู่ชื่อหรือ SKU และไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่
• การลบสินค้า ปัดไปทางซ้าย ยืนยันด้วย Delete ในกล่องโต้ตอบ “Delete Product” สินค้าจะถูกลบไปพร้อมกับประวัติสต็อกทั้งหมด บรรทัดใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากสินค้านั้นจะยังคงข้อความ จำนวน และราคาไว้ตามเดิม เอกสารเก่าจึงไม่ได้รับผลกระทบ
• การแก้ไขสินค้าในภายหลัง การเปลี่ยนราคา หน่วย หรือภาษี จะมีผลเฉพาะบรรทัดที่เพิ่มนับจากนี้ไปเท่านั้น
• สต็อกต่ำ สินค้าจะนับว่าต่ำเมื่อจำนวนมากกว่าศูนย์ เกณฑ์มากกว่าศูนย์ และจำนวนอยู่ที่หรือต่ำกว่าเกณฑ์ สินค้าที่ไม่มีเกณฑ์จะมีสถานะได้เพียง In stock หรือ Out of stock เท่านั้น และแถบของสินค้านั้นจะใช้ 10 เป็นค่าตัวแทนสำหรับเครื่องหมาย การ์ด Low Stock Alerts (แจ้งเตือนสต็อกต่ำ) บนแดชบอร์ดจะแสดงสินค้าที่ติดตามสูงสุดสามรายการที่อยู่ที่หรือต่ำกว่าเกณฑ์ รวมถึงรายการที่เหลือศูนย์ด้วย
• ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก มีเฉพาะเอกสารประเภทใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่เปลี่ยนสต็อก ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะยกเลิกจะไม่หักสต็อกเลย
• สวิตช์คืนสต็อกปิดอยู่ เมื่อ Return stock automatically ปิดอยู่ การย้อนสถานะใบแจ้งหนี้ถอยหลังหรือการลบจะไม่แตะต้องสต็อก คุณต้องแก้ไขเองด้วยการคืนสินค้าหรือการปรับปรุงด้วยตนเอง

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ — แถวชิป รายการบรรทัด ส่วนลด และยอดรวม
• ใบแจ้งหนี้แบบซ้ำ — กำหนดการที่ดึงบรรทัดจากคลังสินค้าเดียวกันนี้
• สำรอง ส่งออก และนำเข้าข้อมูล — สิ่งที่ไฟล์สำรองบรรจุไว้ รวมถึงสินค้าและสต็อก