Brukerveiledning

Produkter, tjenester og lager

Bygg et produktbibliotek med standardpriser og enheter, sett lagrede varer på fakturalinjer med ett trykk, og les av lagernivåer og lagerautomatisering.

Oppdatert: 2026-09-09

Et produkt i Invoice Flow er en lagret linje: et navn, en valgfri beskrivelse, en standardpris, en enhet og en standard avgiftssats. Så snart det finnes, henter hver faktura, hvert tilbud og hver gjentakende plan det inn med ett trykk, og du justerer bare antallet. Den samme oppføringen er ankeret for Lager-verktøyet, som teller hva du har på lager, og for lagerautomatiseringen, som trekker fra den beholdningen når fakturaer går ut.

Denne veiledningen følger Kestrel Coffee Roasters i Portland, Oregon. Maya selger brente bønner i poser på 5 lb til kafeer over hele byen, i tillegg til cold brew-konsentrat, en hyllevennlig detaljpose på 12 oz og noen få baristatjenester. Oregon har ingen omsetningsavgift, så avgiftssatsene hennes står på null; alt faktureres i amerikanske dollar.

Dette ser du på skjermen

Produktbiblioteket ligger under fanen Innstillinger. Bla til seksjonen Bibliotek og trykk Produkter og tjenester (undertittel «Administrer produktbiblioteket»). Listen er sortert etter navn. Hver rad viser et boksikon, produktnavnet og under det standardprisen fulgt av en skråstrek og enhetskoden, for eksempel «$52.00 / item». Når et produkt har en standard avgiftssats over null, får raden i tillegg et punkt og satsen, som «• 20% tax».

Forstørrelsesglasset i appfeltet gjør tittelen om til feltet Søk i produkter…, som filtrerer på navn mens du skriver; det samme ikonet blir til et kryss for å lukke feltet. Sveiper du en rad fra høyre mot venstre, kommer en rød slettestripe til syne. Den runde +-knappen nederst til høyre starter et nytt produkt. Et tomt bibliotek viser «Ingen produkter ennå» med en Legg til produkt-knapp.

To andre skjermer arbeider med de samme oppføringene. Fanen Verktøy har et Lager-kort som åpner lagernivåene for produkter som er merket for sporing, og seksjonen Bibliotek i Innstillinger har en andre rute, Lagerautomatisering (undertittel «Juster lageret automatisk ved fakturering»), som bestemmer når fakturaer endrer disse nivåene. Begge omtales lenger ned.

Slik legger du til eller endrer et produkt

1. Åpne Innstillinger (Settings), trykk Produkter og tjenester (Products & Services), og trykk deretter +. Redigereren åpnes med tittelen Nytt produkt (New Product); trykker du på en eksisterende rad, åpnes det samme skjemaet med tittelen Rediger produkt (Edit Product) og verdiene fylt inn.
2. Skriv inn Navn * (Name *). Dette er det eneste påkrevde feltet og blir beskrivelsen på fakturalinjen. Legg pakningsstørrelsen i navnet, som i «Colombia Huila - 5 lb bag», slik at linjen leses riktig i PDF-en.
3. Legg til en Beskrivelse (Description) hvis du vil ha et notat til deg selv. Den kopieres ikke over på fakturalinjer og trykkes ikke; den vises bare i denne redigereren.
4. Skriv inn Standardpris * (Default Price *). Feltet starter på 0.00 og godtar desimaler; en tom eller ikke-numerisk verdi hindrer lagring med «Påkrevd» eller «Ugyldig tall».
5. Velg en Enhet (Unit) fra nedtrekkslisten: item, hour, day, project eller service. Kodene vises som de er her; fakturaredigereren og produktvelgeren viser dem som Stk., Time, Dag, Prosjekt og Tjeneste. PDF-en trykker bare antall og pris, ikke enheten.
6. Sett MVA-sats (%) (Tax Rate (%)) hvis produktet normalt er avgiftsbelagt. La den stå på 0 for avgiftsfrie varer; en verdi som ikke er et tall, avvises.
7. Trykk Lagre (Save) i appfeltet. Raden dukker opp i listen på sin alfabetiske plass.

Trykker du Tilbake etter å ha endret noe, spør dialogen Ulagrede endringer om du vil bli eller gå; går du, forkastes endringene. Merk deg hva skjemaet ikke inneholder: det er ikke noe felt for SKU, ingen bryter for å spore lager, ingen antall og ingen grense for lavt lager. Det får følger for Lager-verktøyet, som forklart under.

Slik setter du produkter på en faktura

Fakturaredigereren har en rad med brikker over linjene. Den første brikken, Produkt / Tjeneste, er døren inn til biblioteket ditt.

1. I fakturaredigereren, bla til Fakturalinjer (Line Items) og trykk Produkt / Tjeneste (Product / Service).
2. Dialogen Legg til fra lagrede (Add from Saved) lister opp alle produkter etter navn med prisen i fakturaens valuta og enhetsordet. Bla hvis listen er lang; trykk på en rad for å legge den til.
3. Den nye linjen kommer inn med antall 1, produktets enhet, pris og avgiftssats, og en kobling tilbake til produktoppføringen. Endre antallet, eller prisen for denne kunden, direkte på linjen; selve produktet endres ikke.
4. Gjenta for hvert produkt. Hvert trykk legger til en egen linje, så trykk én gang og øk antallet i stedet for å trykke seks ganger.

Når produktet ikke finnes ennå, bruker du den siste raden i velgeren:

1. I Legg til fra lagrede, bla helt ned og trykk Lag ny vare (Create New Item).
2. I dialogen Hurtig legg til (Quick Add Item) skriver du inn Navn *. Markøren står allerede i dette feltet.
3. Skriv inn Pris (Price). Prefikset viser fakturaens valutasymbol, så på en eurofaktura ser du «€» her.
4. Velg Stk. (Piece), Time (Hour), Dag (Day), Prosjekt (Project) eller Tjeneste (Service) fra nedtrekkslisten ved siden av prisen.
5. Trykk Legg til (Add). Produktet lagres i biblioteket med 0 % avgiftssats og dukker opp som en ny linje på fakturaen. Å trykke Legg til med tomt navn gjør ingenting; bruk Avbryt (Cancel) for å lukke uten å lagre.

Redigereren for gjentakende planer bruker den samme velgeren og legger lagerbeholdningen til for produkter som spores. Linjer som legges til med Egendefinert, beholder ingen kobling til biblioteket.

Slik leser du Lager-skjermen

Åpne fanen Verktøy og trykk Lager. Skjermen lister bare opp produkter som har sporingsflagget på, og viser tre oppsummeringskort øverst: Spores (hvor mange produkter som telles), Lavt lager (ravgult, med et lite merke når tallet er over null) og Tomt (rødt, merke når over null). Trykker du på kortet Lavt lager eller Tomt, filtreres listen til de produktene; trykker du på det samme kortet igjen, går du tilbake til alle. Forstørrelsesglasset søker på navn eller SKU.

Hvert kort viser navnet, en «SKU:»-linje når en kode er lagret, en pille med antall og enhet i grønt, ravgult eller rødt, en liten pluss i sirkel med verktøytipset Lagerhandling, en tynn rød-til-grønn stolpe med en markør ved grensen for lavt lager og en prikk ved dagens nivå, og en nederste rad med prisen og statusteksten På lager, Lavt lager eller Utsolgt. Stolpen går fra null til det dobbelte av grensen.

Trykk på et kort for å utvide Transaksjonshistorikk. Bevegelsene listes med de nyeste først: en grønn pil ned med et positivt tall for et kjøp, en rød pil opp med et negativt tall for et salg, en blå dobbeltpil for en justering og en oransje angrepil for en retur. Den andre linjen navngir kilden: Faktura # fulgt av et nummer, eller Manuell for bevegelser du har ført for hånd. Et notatikon vises når et notat er lagret; hold inne på det for å lese teksten. Etter tjue rader avsluttes listen med «…og N til».

Slik fører du lager for hånd

Når produkter spores, fører knappen Legg til lager og ikonet Lagerhandling på hvert kort bevegelser uten en faktura.

1. Trykk Legg til lager (Add Stock) nederst til høyre, og velg deretter produktet i dialogen Velg produkt (Select Product) (radene lyder «navn (SKU)»). Trykker du plussen i sirkel på et kort, hopper du over dette trinnet.
2. I dialogen med produktnavnet som tittel velger du Kjøp / mottak (Purchase / Receive) for varer som kommer inn, Justering (Adjustment) for å overskrive beholdningen etter en varetelling, eller Retur (Return) for varer en kunde har sendt tilbake.
3. Neste dialog har tittelen Kjøp — , Justering — eller Retur — pluss produktnavnet og viser «Nåværende lager» med enheten. Skriv inn Antall (Quantity); for en justering heter feltet Nytt antall (New quantity), og du skriver inn totalen du telte, ikke differansen.
4. Skriv eventuelt et notat i Notater (valgfritt) (Notes (optional)), for eksempel brenneomgangen eller grunnen til returen.
5. Trykk Lagre. En melding nederst leser «Lager oppdatert:» fulgt av det nye antallet, og kortet, pillen og oppsummeringskortene oppdateres.

Kjøp og returer legger antallet til lageret og må være større enn null. En justering erstatter beholdningen; historikken lagrer differansen med fortegn, så en varetelling som finner 28 i stedet for 31, vises som «-3 Justering».

Slik virker lagerautomatiseringen

Innstillinger → Bibliotek → Lagerautomatisering styrer hva fakturaer gjør med sporede produkter. Hintet øverst oppgir de to absolutte grensene: bare sporede produkter påvirkes, og tilbud endrer aldri lageret.

Motoren kjører når du lagrer en faktura i redigereren, når du endrer statusen på detaljskjermen, før en sletting, og når en gjentakende plan genererer en faktura. Den sammenligner det som allerede er ført for den fakturaen, med det fakturaen nå krever, og skriver bare differansen. Å lagre den samme fakturaen fem ganger trekker fra én gang; å øke en linje fra 10 til 12 poser trekker fra 2 til; å redusere den til 8 legger 4 tilbake; å tilbakestille en sendt faktura til kladd med utløseren på «sendt» returnerer alt. Fratrekk vises i historikken som Salg med fakturareferansen, automatiske tilbakeføringer som en bevegelse av typen «restock».

Med Trekk fra og varsle viser detaljskjermen «Utilstrekkelig lager for N produkt(er)» etter statusendringen; redigereren bruker den samme regelen stille. Med Ikke trekk fra under null hoppes et produkt som ville gå i minus, helt over, og underskuddet rapporteres på samme måte. Tillat negativt lager lar rett og slett beholdningen gå under null, noe som vises som Utsolgt i rødt.

Regler og detaljer

• Ett bibliotek, ingen valuta. Produkter deles av alle forretningsprofiler og lagrer prisen som et bart tall. Listen Produkter og tjenester trykker alltid det tallet med dollartegn, Lager-skjermen trykker det i valutaen til standardprofilen din, og fakturavelgeren trykker det i fakturaens valuta. Ingen av dem konverterer beløpet; fakturerer du i mer enn én valuta, hold prisen i den du bruker mest, og juster linjen.
• Pro-begrensninger. Å se produktlisten og Lager-skjermen er gratis. Å opprette et produkt, åpne et produkt for redigering, Legg til lager og ikonet Lagerhandling krever Pro eller en aktiv prøveperiode; ellers åpnes betalingsveggen.
• Søk. Produktlisten treffer bare på en del av navnet. Lagersøket treffer på navn eller SKU og skiller ikke mellom store og små bokstaver.
• Slette et produkt. Sveip mot venstre, bekreft Slett i dialogen «Slett produkt», så forsvinner produktet sammen med hele lagerhistorikken sin. Fakturalinjer som ble laget fra det, beholder tekst, antall og pris, så gamle dokumenter berøres ikke.
• Endre et produkt senere. Endringer i pris, enhet eller avgift påvirker bare linjer som legges til fra nå av.
• Lavt lager. Et produkt regnes som lavt når antallet er over null, grensen er over null og antallet er på eller under grensen. Et produkt uten grense kan bare være På lager eller Utsolgt, og stolpen bruker 10 som plassholder for markøren. Kortet Lav lagerbeholdning på dashbordet lister opp inntil tre sporede produkter på eller under grensen sin, inkludert dem som står på null.
• Tilbud og kansellerte fakturaer. Bare dokumenter av typen faktura endrer lageret. Tilbud, og fakturaer med statusen Kansellert, trekker aldri fra.
• Tilbakeføringsbryteren av. Med Returner lager automatisk av lar det å flytte en faktura bakover eller slette den lageret være urørt; du ville da korrigert det med en manuell Retur eller Justering.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaredigereren — brikkeraden, linjene, rabattene og summene.
• Gjentakende fakturaer — planer som henter linjer fra det samme produktbiblioteket.
• Sikkerhetskopi, eksport og import — hva en sikkerhetskopifil inneholder, inkludert produkter og lager.