Руководство

Товары, услуги и склад

Создайте библиотеку товаров с ценами и единицами по умолчанию, вставляйте их в счёт одним касанием и читайте остатки и правила автоматизации склада.

Обновлено: 2026-09-09

Товар в Invoice Flow — это сохранённая строка: название, необязательное описание, цена по умолчанию, единица измерения и налоговая ставка по умолчанию. Как только он существует, любой счёт, смета или повторяющееся расписание подтягивают его одним касанием, и вам остаётся лишь изменить количество. Та же запись — опора для инструмента Склад, который считает, сколько у вас в наличии, и для автоматизации склада, которая вычитает из этого количества при выставлении счетов.

В этом руководстве мы следим за Kestrel Coffee Roasters в Портленде, штат Орегон. Maya продаёт обжаренные зёрна в мешках по 5 фунтов кофейням по всему городу, а также концентрат колд-брю, розничный пакет 12 унций для полки и несколько услуг бариста. В Орегоне нет налога с продаж, поэтому её налоговые ставки остаются нулевыми; всё выставляется в долларах США.

Что вы видите на экране

Библиотека товаров находится на вкладке Настройки (Settings). Пролистайте до раздела Библиотека (Library) и нажмите Товары и услуги (Products & Services) с подзаголовком «Управление библиотекой товаров». Список отсортирован по названию. Каждая строка показывает значок коробки, название товара и под ним цену по умолчанию, за которой через косую черту идёт код единицы, например «$52.00 / item». Когда у товара налоговая ставка по умолчанию выше нуля, строка добавляет точку и ставку, например «• 20% tax».

Лупа в панели приложения превращает заголовок в поле Поиск товаров… (Search products…), которое фильтрует по названию по мере ввода; тот же значок становится крестиком для закрытия. Свайп строки справа налево открывает красную полосу удаления. Круглая кнопка + внизу справа начинает новый товар. Пустая библиотека показывает «Товаров пока нет» с кнопкой Добавить товар (Add Product).

С теми же записями работают ещё два экрана. На вкладке Инструменты (Tools) есть карточка Склад (Inventory), которая открывает остатки для товаров с включённым отслеживанием, а в разделе Библиотека в Настройках есть вторая плитка, Автоматизация склада (Stock automation) с подзаголовком «Авто-списание остатков при выставлении счёта», которая решает, когда счета меняют эти остатки. Оба описаны ниже.

Как добавить или изменить товар

1. Откройте Настройки, нажмите Товары и услуги, затем нажмите +. Откроется редактор с заголовком Новый товар (New Product); нажатие на существующую строку открывает ту же форму с заголовком Редактировать товар (Edit Product) и заполненными значениями.
2. Введите Название * (Name *). Это единственное обязательное поле, и оно становится описанием строки счёта. Укажите размер упаковки в названии, как в «Colombia Huila - 5 lb bag», чтобы строка правильно читалась в PDF.
3. Добавьте Описание (Description), если хотите заметку для себя. Оно не копируется в строки счёта и не печатается; оно видно только в этом редакторе.
4. Введите Цена по умолчанию * (Default Price *). Поле начинается с 0.00 и принимает десятичные дроби; пустое или нечисловое значение блокирует сохранение с сообщением «Required» или «Invalid number».
5. Выберите Единица (Unit) из списка: item, hour, day, project или service. Здесь коды показаны как есть; редактор счёта и выбор товаров отображают их как Шт., Час, День, Проект и Услуга. PDF печатает только количество и цену, без единицы.
6. Задайте Налоговая ставка (%) (Tax Rate (%)), если этот товар обычно облагается налогом. Оставьте 0 для необлагаемых товаров; нечисловое значение отклоняется.
7. Нажмите Сохранить (Save) в панели приложения. Строка появляется в списке на своём месте по алфавиту.

Если нажать Назад после любого изменения, диалог Несохранённые изменения (Unsaved Changes) спросит, остаться или выйти; выход отбрасывает правки. Обратите внимание, чего в форме нет: нет поля для SKU, нет переключателя отслеживания остатков, нет количества и нет порога низкого остатка. У этого есть последствия для инструмента Склад, объяснённые ниже.

Как добавить товары в счёт

В редакторе счёта над позициями есть ряд чипов. Первый чип, Товар / Услуга (Product / Service), — вход в вашу библиотеку.

1. В редакторе счёта пролистайте до Позиции (Line Items) и нажмите Товар / Услуга.
2. Диалог Из сохранённых (Add from Saved) перечисляет все товары по названию с ценой в валюте счёта и словом единицы. Прокрутите, если список длинный; нажмите строку, чтобы добавить.
3. Новая строка приходит с количеством 1, единицей, ценой и налоговой ставкой товара и ссылкой на запись товара. Измените количество или цену для этого клиента прямо в строке; сам товар не меняется.
4. Повторите для каждого товара. Каждое нажатие добавляет отдельную строку, поэтому нажмите один раз и увеличьте количество, а не нажимайте шесть раз.

Когда товара ещё нет, используйте последнюю строку выбора:

1. В диалоге Из сохранённых пролистайте вниз и нажмите Создать новую позицию (Create New Item).
2. В диалоге Быстрое добавление (Quick Add Item) введите Название *. Курсор уже стоит в этом поле.
3. Введите Цена (Price). Префикс показывает символ валюты счёта, так что в счёте в евро вы увидите здесь «€».
4. Выберите Шт. (Piece), Час (Hour), День (Day), Проект (Project) или Услуга (Service) из списка рядом с ценой.
5. Нажмите Добавить (Add). Товар сохраняется в библиотеке с налоговой ставкой 0% и появляется новой строкой в счёте. Нажатие Добавить с пустым названием ничего не делает; используйте Отмена (Cancel), чтобы закрыть без сохранения.

Редактор повторяющихся расписаний использует тот же выбор и добавляет отслеживаемым товарам остаток. Строки, добавленные через Произвольная (Custom), не хранят ссылку на библиотеку.

Как читать экран Склад

Откройте вкладку Инструменты и нажмите Склад. Экран перечисляет только товары с включённым флагом отслеживания и показывает три сводные карточки сверху: Товаров (Tracked, сколько товаров учитывается), Мало (Low Stock, янтарная, с маленьким бейджем, когда число выше нуля) и Нет (Out, красная, бейдж при числе выше нуля). Нажатие карточки Мало или Нет фильтрует список до этих товаров; повторное нажатие той же карточки возвращает все. Лупа ищет по названию или SKU.

Каждая карточка показывает название, строку «SKU:», когда код сохранён, метку с количеством и единицей зелёного, янтарного или красного цвета, маленький плюс в кружке с подсказкой Действие (Stock action), тонкую полосу от красного к зелёному с отметкой на пороге низкого остатка и точкой на текущем уровне и нижний ряд с ценой и текстом статуса В наличии (In stock), Мало (Low stock) или Нет в наличии (Out of stock). Полоса охватывает диапазон от нуля до удвоенного порога.

Нажмите карточку, чтобы раскрыть её История операций (Transaction History). Движения перечислены от новых к старым: зелёная стрелка вниз с положительным числом для закупки, красная стрелка вверх с отрицательным числом для продажи, синяя двойная стрелка для корректировки и оранжевая стрелка отмены для возврата. Вторая строка называет источник: Счёт # (Invoice #) с номером или Вручную (Manual) для движений, записанных вами вручную. Значок заметки появляется, когда заметка сохранена; долгое нажатие показывает текст. После двадцати строк список заканчивается «…and N more».

Как записать движение остатка вручную

Когда товары отслеживаются, кнопка Приход (Add Stock) и значок Действие на карточке записывают движения без счёта.

1. Нажмите Приход внизу справа, затем выберите товар в диалоге Выберите товар (Select Product) (строки имеют вид «название (SKU)»). Нажатие плюса в кружке на карточке пропускает этот шаг.
2. В диалоге с названием товара в заголовке выберите Закупка / Приход (Purchase / Receive) для поступающих товаров, Корректировка (Adjustment), чтобы перезаписать количество после инвентаризации, или Возврат (Return) для товаров, которые вернул клиент.
3. Следующий диалог озаглавлен Закупка — , Корректировка — или Возврат — плюс название товара и показывает «Текущий остаток» с единицей. Введите Количество (Quantity); для корректировки поле называется Новое количество (New quantity), и вы вводите подсчитанный итог, а не разницу.
4. При желании напишите заметку в поле Заметка (необяз.) (Notes (optional)), например партию обжарки или причину возврата.
5. Нажмите Сохранить. Всплывающее сообщение гласит «Остаток обновлён:» с новым количеством, а карточка, метка и сводные карточки обновляются.

Закупки и возвраты добавляют количество к остатку и должны быть больше нуля. Корректировка заменяет количество; история хранит разницу со знаком, так что инвентаризация, нашедшая 28 вместо 31, отображается как «-3 Корректировка».

Как работает автоматизация склада

Настройки → Библиотека → Автоматизация склада управляет тем, что счета делают с отслеживаемыми товарами. Подсказка вверху формулирует два жёстких ограничения: затрагиваются только отслеживаемые товары, а сметы никогда не меняют остаток.

Механизм запускается, когда вы сохраняете счёт в редакторе, меняете его статус на экране деталей, перед удалением и когда повторяющееся расписание создаёт счёт. Он сравнивает то, что уже записано для этого счёта, с тем, что счёт требует сейчас, и записывает только разницу. Пятикратное сохранение одного счёта списывает один раз; увеличение строки с 10 до 12 мешков списывает ещё 2; уменьшение до 8 возвращает 4; возврат отправленного счёта в черновик при триггере «при отправке» возвращает всё. Списания появляются в истории как Продажа со ссылкой на счёт, автоматические возвраты — как движение типа «restock».

При Списать и предупредить экран деталей показывает «Недостаточно остатка для N товар(ов)» после смены статуса; редактор применяет то же правило молча. При Не списывать ниже нуля товар, который ушёл бы в минус, пропускается целиком, а нехватка сообщается тем же способом. Разрешить отрицательный остаток просто позволяет количеству уйти ниже нуля, что отображается красным как Нет в наличии.

Правила и детали

• Одна библиотека, без валюты. Товары общие для всех бизнес-профилей и хранят цену как простое число. Список Товары и услуги всегда печатает это число со знаком доллара, экран Склад печатает его в валюте вашего основного профиля, а выбор в счёте — в валюте счёта. Ни один из них не конвертирует сумму; если вы выставляете счета более чем в одной валюте, храните цену в той, которой пользуетесь чаще, и правьте строку.
• Ограничения Pro. Просмотр списка товаров и экрана Склад бесплатен. Создание товара, открытие товара для редактирования, Приход и значок Действие требуют Pro или активного пробного периода; иначе открывается экран оплаты.
• Поиск. Список товаров ищет только по фрагменту названия. Поиск на Складе ищет по названию или SKU без учёта регистра.
• Удаление товара. Свайпните влево, подтвердите Удалить в диалоге «Удалить товар», и товар уходит вместе со всей историей остатков. Строки счетов, созданные из него, сохраняют текст, количество и цену, так что старые документы не затрагиваются.
• Последующее редактирование товара. Изменения цены, единицы или налога влияют только на строки, добавленные с этого момента.
• Низкий остаток. Товар считается с низким остатком, когда его количество выше нуля, порог выше нуля и количество равно порогу или ниже. У товара без порога может быть только статус В наличии или Нет в наличии, а его полоса использует 10 как условное значение для отметки. Карточка Низкий остаток (Low Stock Alerts) на главном экране перечисляет до трёх отслеживаемых товаров на пороге или ниже, включая нулевые.
• Сметы и отменённые счета. Остаток меняют только документы типа счёт. Сметы и счета в статусе Отменён никогда не списывают.
• Выключенный возврат. При выключенном Автоматически возвращать остаток перевод счёта назад или его удаление оставляют остаток без изменений; исправлять пришлось бы ручным Возвратом или Корректировкой.

Советы

Связанные руководства

• Редактор счёта — ряд чипов, позиции, скидки и итоги.
• Повторяющиеся счета — расписания, которые берут строки из той же библиотеки товаров.
• Резервное копирование, экспорт и импорт — что содержит файл резервной копии, включая товары и остатки.