Brugervejledning

Produkter, ydelser og lager

Byg et produktbibliotek med standardpriser og enheder, indsæt gemte varer i fakturalinjer med ét tryk, og læs lagerbeholdning og regler for automatisering.

Opdateret: 2026-09-09

Et produkt i Invoice Flow er en gemt linje: et navn, en valgfri beskrivelse, en standardpris, en enhed og en standardmomssats. Når det først findes, henter enhver faktura, ethvert tilbud og enhver gentagen plan det ind med ét tryk, og du justerer kun antallet. Den samme post er omdrejningspunkt for Lager-værktøjet, der tæller, hvad du har på hylden, og for lagerautomatiseringen, der trækker fra den optælling, når fakturaer går ud.

Denne guide følger Kestrel Coffee Roasters i Portland, Oregon. Maya sælger ristede bønner i poser à 5 lb til caféer i hele byen, dertil cold brew-koncentrat, en hyldeklar detailpose på 12 oz og en håndfuld baristaydelser. Oregon har ingen omsætningsafgift, så hendes momssatser står på nul; alt faktureres i amerikanske dollars.

Sådan ser skærmen ud

Produktbiblioteket ligger under fanen Indstillinger. Rul ned til afsnittet Bibliotek (Library), og tryk på Produkter og ydelser (Products & Services) (underteksten “Administrer dit produktbibliotek”). Listen er sorteret efter navn. Hver række viser et kasseikon, produktnavnet og nedenunder standardprisen efterfulgt af en skråstreg og enhedskoden, for eksempel “$52.00 / item”. Har et produkt en standardmomssats over nul, tilføjer rækken en prik og satsen, som ”• 20% tax”.

Forstørrelsesglasset i appbjælken gør titlen til feltet Søg produkter… (Search products…), som filtrerer efter navn, mens du skriver; det samme ikon bliver til et kryds, der lukker feltet. Stryger du en række fra højre mod venstre, kommer en rød sletteflade frem. Den runde +-knap nederst til højre opretter et nyt produkt. Et tomt bibliotek viser “Ingen produkter endnu” med en knap med Tilføj produkt.

To andre skærme arbejder med de samme poster. Fanen Værktøjer har et Lager-kort (Inventory), som åbner beholdninger for produkter markeret som sporede, og afsnittet Bibliotek i Indstillinger har endnu et felt, Stock automation (underteksten “Auto-adjust stock when invoicing”), som afgør, hvornår fakturaer ændrer de beholdninger. Begge beskrives længere nede.

Sådan tilføjer eller redigerer du et produkt

1. Åbn Indstillinger, tryk på Produkter og ydelser og derefter på +. Editoren åbnes med titlen Nyt produkt (New Product); trykker du på en eksisterende række, åbnes den samme formular med titlen Rediger produkt (Edit Product) og dens værdier udfyldt.
2. Skriv Navn *. Det er det eneste påkrævede felt og bliver til fakturalinjens beskrivelse. Skriv pakkestørrelsen ind i navnet, som i "Colombia Huila - 5 lb bag", så linjen læses korrekt på PDF'en.
3. Tilføj en Beskrivelse (Description), hvis du vil have en note til dig selv. Den kopieres ikke over på fakturalinjer og trykkes ikke; den vises kun i denne editor.
4. Indtast Standardpris *. Feltet starter på 0.00 og accepterer decimaler; et tomt eller ikke-numerisk felt blokerer for at gemme med "Påkrævet" eller "Ugyldigt tal".
5. Vælg en Enhed (Unit) i rullemenuen: item, hour, day, project eller service. Koderne vises som de er her; fakturaeditoren og produktvælgeren gengiver dem som Stk., Time, Dag, Projekt og Service. PDF'en trykker kun antal og pris, ikke enheden.
6. Sæt Momssats (%) (Tax Rate), hvis produktet normalt er momsbelagt. Lad den stå på 0 for momsfrie varer; en værdi, der ikke er et tal, afvises.
7. Tryk på Gem i appbjælken. Rækken kommer ind på listen på sin alfabetiske plads.

Trykker du på Tilbage efter at have ændret noget, spørger en dialog med Ikke-gemte ændringer (Unsaved Changes), om du vil blive eller forlade siden; forlader du den, kasseres rettelserne. Bemærk, hvad formularen ikke indeholder: der er intet felt til et varenummer, ingen kontakt til at spore lager, intet antal og ingen grænse for lav beholdning. Det har konsekvenser for Lager-værktøjet, som forklaret nedenfor.

Sådan sætter du produkter på en faktura

Fakturaeditoren har en række knapper over varelinjerne. Den første, Produkt / Ydelse (Product / Service), er døren til dit bibliotek.

1. Rul til Varelinjer i fakturaeditoren, og tryk på Produkt / Ydelse.
2. Dialogen Tilføj fra gemte (Add from Saved) viser hvert produkt med navn, pris i fakturaens valuta og enhedens betegnelse. Rul, hvis listen er lang; tryk på en række for at tilføje den.
3. Den nye linje kommer ind med antal 1, produktets enhed, pris og momssats samt en henvisning tilbage til produktposten. Ret antallet, eller prisen for netop denne kunde, direkte på linjen; selve produktet ændres ikke.
4. Gentag for hvert produkt. Hvert tryk tilføjer en separat linje, så tryk én gang, og hæv antallet i stedet for at trykke seks gange.

Findes produktet ikke endnu, bruger du vælgerens sidste række:

1. Rul til bunden i Tilføj fra gemte, og tryk på Opret ny vare (Create New Item).
2. Skriv Navn * i dialogen Hurtig tilføjelse (Quick Add Item). Markøren står allerede i feltet.
3. Indtast Pris (Price). Præfikset viser fakturaens valutasymbol, så på en eurofaktura ser du "€" her.
4. Vælg Stk., Time, Dag, Projekt eller Service i rullemenuen ved siden af prisen.
5. Tryk på Tilføj. Produktet gemmes i biblioteket med en momssats på 0 % og vises som en ny linje på fakturaen. Trykker du på Tilføj med et tomt navn, sker der ingenting; brug Annuller for at lukke uden at gemme.

Editoren til gentagne planer bruger den samme vælger og viser lagerbeholdningen for sporede produkter. Linjer tilføjet med Brugerdefineret (Custom) har ingen forbindelse til biblioteket.

Sådan læser du Lager-skærmen

Åbn fanen Værktøjer, og tryk på Lager. Skærmen viser kun produkter, hvis sporingsflag er slået til, og har tre oversigtskort øverst: Sporet (Tracked) (hvor mange produkter der tælles), Lav beholdning (Low Stock) (ravgul, med et lille mærke, når tallet er over nul) og Udsolgt (Out) (rød, mærke når over nul). Trykker du på kortet Lav beholdning eller Udsolgt, filtreres listen til de produkter; trykker du igen på samme kort, vises alle igen. Forstørrelsesglasset søger efter navn eller varenummer.

Hvert kort viser navnet, en “SKU:“-linje når der er gemt en kode, en markering med antal og enhed farvet grøn, ravgul eller rød, et lille plus i en cirkel med værktøjstippet Lagerhandling (Stock action), en tynd rød-til-grøn bjælke med en markør ved grænsen for lav beholdning og en prik ved det aktuelle niveau, samt en nederste række med prisen og statusteksten På lager, Lav beholdning eller Ikke på lager. Bjælken går fra nul til det dobbelte af grænsen.

Tryk på et kort for at folde dets Transaktionshistorik (Transaction History) ud. Bevægelser vises nyeste først: en grøn nedadpil med et positivt tal for et indkøb, en rød opadpil med et negativt tal for et salg, en blå dobbeltpil for en justering og en orange fortryd-pil for en retur. Anden linje angiver kilden: Invoice # efterfulgt af et nummer eller Manuel for bevægelser, du selv har registreret. Et noteikon vises, når der er gemt en note; tryk længe på det for at læse teksten. Efter tyve rækker slutter listen med “…og N flere”.

Sådan registrerer du lager manuelt

Når produkter spores, registrerer knappen Tilføj lager (Add Stock) og ikonet Lagerhandling på hvert kort bevægelser uden en faktura.

1. Tryk på Tilføj lager nederst til højre, og vælg så produktet i dialogen Vælg produkt (Select Product) (rækkerne står som "navn (SKU)"). Trykker du på plusset i cirklen på et kort, springes dette trin over.
2. I dialogen med produktnavnet som titel vælger du Indkøb / Modtag (Purchase / Receive) for varer, der kommer ind, Justering (Adjustment) for at overskrive optællingen efter en status, eller Retur (Return) for varer, en kunde har sendt tilbage.
3. Den næste dialog har titlen Indkøb — , Justering — eller Retur — plus produktnavnet og viser "Nuværende beholdning" med enheden. Indtast Antal (Quantity); ved en justering hedder feltet Nyt antal (New quantity), og du skriver den samlede optalte mængde, ikke forskellen.
4. Skriv eventuelt en note i Noter (valgfrit), for eksempel ristebatchen eller årsagen til returen.
5. Tryk på Gem. En besked viser "Lager opdateret:" efterfulgt af det nye antal, og kortet, markeringen og oversigtskortene opdateres.

Indkøb og returer lægger antallet til beholdningen og skal være større end nul. En justering erstatter optællingen; historikken gemmer den fortegnsbestemte forskel, så en status, der finder 28 i stedet for 31, vises som “-3 Justering”.

Sådan virker lagerautomatiseringen

Indstillinger → Bibliotek → Stock automation styrer, hvad fakturaer gør ved sporede produkter. Teksten øverst nævner de to hårde begrænsninger: kun sporede produkter berøres, og tilbud ændrer aldrig beholdningen.

Motoren kører, når du gemmer en faktura i editoren, når du ændrer dens status på detaljeskærmen, før en sletning, og når en gentagen plan danner en faktura. Den sammenligner, hvad der allerede er registreret for den faktura, med det, fakturaen nu kræver, og skriver kun forskellen. Gemmer du den samme faktura fem gange, trækkes der fra én gang; hæver du en linje fra 10 til 12 poser, trækkes 2 mere; skærer du den til 8, lægges 4 tilbage; sætter du en sendt faktura tilbage til kladde med udløseren på “sent”, lægges alt tilbage. Fratræk vises i historikken som Salg med fakturareferencen, automatiske tilbageførsler som en bevægelse af typen “restock”.

Med Deduct and warn viser detaljeskærmen “Insufficient stock for N product(s)” efter statusskiftet; editoren anvender den samme regel uden besked. Med Don’t deduct below zero springes et produkt, der ville gå i minus, helt over, og manglen rapporteres på samme måde. Allow negative stock lader ganske enkelt optællingen gå under nul, hvilket vises som Ikke på lager med rødt.

Regler og detaljer

• Ét bibliotek, ingen valuta. Produkter deles af alle virksomhedsprofiler og gemmer et rent tal som pris. Listen Produkter og ydelser skriver altid det tal med dollartegn, Lager-skærmen skriver det i din standardprofils valuta, og fakturavælgeren skriver det i fakturaens valuta. Ingen af dem omregner beløbet; fakturerer du i mere end én valuta, så hold prisen i den, du bruger mest, og justér linjen.
• Pro-begrænsning. Det er gratis at se produktlisten og Lager-skærmen. At oprette et produkt, åbne et produkt til redigering, Tilføj lager og ikonet Lagerhandling kræver Pro eller en aktiv prøveperiode; ellers åbnes betalingsskærmen.
• Søgning. Produktlisten matcher kun et fragment af navnet. Lagersøgningen matcher navn eller varenummer og skelner ikke mellem store og små bogstaver.
• Sletning af et produkt. Stryg mod venstre, bekræft Slet i dialogen “Slet produkt”, og produktet ryger sammen med hele sin lagerhistorik. Fakturalinjer, der er oprettet ud fra det, beholder deres tekst, antal og pris, så gamle dokumenter påvirkes ikke.
• Senere ændring af et produkt. Ændringer af pris, enhed eller moms påvirker kun linjer, der tilføjes fremover.
• Lav beholdning. Et produkt tæller som lavt, når antallet er over nul, grænsen er over nul, og antallet er lig med eller under grænsen. Et produkt uden grænse kan kun være På lager eller Ikke på lager, og dets bjælke bruger 10 som pladsholder for markøren. Oversigtens kort Advarsler om lav lagerbeholdning viser op til tre sporede produkter på eller under deres grænse, inklusive dem på nul.
• Tilbud og annullerede fakturaer. Kun dokumenter af typen faktura ændrer beholdningen. Tilbud og fakturaer med status Annulleret trækker aldrig fra.
• Tilbageførsel slået fra. Med Return stock automatically slået fra ændres beholdningen ikke, når en faktura flyttes tilbage eller slettes; du ville rette det med en manuel Retur eller Justering.

Tips

Relaterede guider

• Fakturaeditoren — knapperækken, varelinjer, rabatter og totaler.
• Gentagne fakturaer — planer, der henter linjer fra det samme produktbibliotek.
• Sikkerhedskopi, eksport og import — hvad en sikkerhedskopi rummer, herunder produkter og lager.