Kullanım kılavuzu

Ürünler, hizmetler ve envanter

Varsayılan fiyat ve birimlerle ürün kütüphanesi kurun, kayıtlı kalemleri tek dokunuşla faturaya ekleyin, stok seviyelerini ve otomasyon kurallarını okuyun.

Güncellendi: 2026-09-09

Invoice Flow’da bir ürün, kaydedilmiş bir satırdır: bir ad, isteğe bağlı bir açıklama, varsayılan bir fiyat, bir birim ve varsayılan bir vergi oranı. Bir kez oluşturulduğunda her fatura, teklif veya yinelenen program onu tek dokunuşla içeri alır ve siz yalnızca miktarı ayarlarsınız. Aynı kayıt, elinizde ne olduğunu sayan Envanter aracının ve faturalar çıktığında bu sayımdan düşen stok otomasyonunun da dayanak noktasıdır.

Bu rehber, Portland (Oregon) merkezli Kestrel Coffee Roasters’ı izliyor. Maya, şehirdeki kafelere 5 lb’lik torbalarda kavrulmuş çekirdek satıyor; ayrıca soğuk demleme konsantresi, rafa hazır 12 oz’luk perakende torbası ve birkaç barista hizmeti sunuyor. Oregon’da satış vergisi olmadığından vergi oranları sıfırda kalıyor; her şey ABD doları üzerinden faturalandırılıyor.

Ekranda ne görüyorsunuz

Ürün kütüphanesi Ayarlar (Settings) sekmesinin altındadır. Kütüphane (Library) bölümüne inin ve Ürünler ve Hizmetler (Products & Services) öğesine dokunun (alt başlık: “Ürün kütüphanenizi yönetin”). Liste ada göre sıralıdır. Her satırda bir kutu simgesi, ürün adı ve altında varsayılan fiyat, ardından eğik çizgi ve birim kodu görünür; örneğin “$52.00 / item”. Bir ürünün varsayılan vergi oranı sıfırdan büyükse satıra bir madde imi ve oran eklenir, örneğin ”• 20% tax”.

Uygulama çubuğundaki büyeç, başlığı yazdıkça ada göre filtreleyen bir Ürün ara… (Search products…) alanına dönüştürür; aynı simge kapatmak için çarpı hâlini alır. Bir satırı sağdan sola kaydırmak kırmızı bir silme şeridi açar. Sağ alttaki yuvarlak + düğmesi yeni bir ürün başlatır. Boş bir kütüphanede “Henüz ürün yok” (No products yet) yazısı ve bir Ürün Ekle (Add Product) düğmesi görünür.

Invoice Flow uygulamasının Ürünler ve Hizmetler ekranı; saati 150,00 olan Barista training session, adedi 58,00 olan Colombia Huila 5 lb bag ve projesi 250,00 olan Wholesale onboarding gibi dokuz kahve kavurmacılığı kalemini kutu simgesi ve ok işaretiyle listeliyor, altta bir artı düğmesi var — Maya'nın kütüphanesi: torbayla çekirdek, galonla soğuk demleme, saatle eğitim ve projeyle işe alıştırma.

Aynı kayıtlarla çalışan iki ekran daha var. Araçlar (Tools) sekmesindeki Envanter (Inventory) kartı, izlenen olarak işaretlenmiş ürünlerin stok seviyelerini açar; Ayarlar’daki Kütüphane bölümünde ise faturaların bu seviyeleri ne zaman değiştireceğine karar veren ikinci bir kutucuk, Stok otomasyonu (Stock automation) bulunur (alt başlık: “Fatura keserken stoğu otomatik ayarla”). Her ikisi de aşağıda ele alınıyor.

Ürün nasıl eklenir veya düzenlenir

Ayarlar'ı açın, Ürünler ve Hizmetler'e, ardından + düğmesine dokunun. Düzenleyici Yeni Ürün (New Product) başlığıyla açılır; mevcut bir satıra dokunduğunuzda aynı form, değerleri dolu olarak Ürünü Düzenle (Edit Product) başlığıyla açılır.
Ad * (Name) alanını doldurun. Bu, zorunlu olan tek alandır ve fatura satırının açıklaması olur. Paket boyutunu ada yazın, örneğin "Colombia Huila - 5 lb bag", ki satır PDF'te doğru okunsun.
Kendinize not düşmek isterseniz bir Açıklama (Description) ekleyin. Bu metin fatura satırlarına kopyalanmaz ve yazdırılmaz; yalnızca bu düzenleyicide görünür.
Varsayılan Fiyat * (Default Price) girin. Alan 0.00 ile başlar ve ondalık kabul eder; boş veya sayısal olmayan bir değer, "Zorunlu" (Required) ya da "Geçersiz sayı" (Invalid number) uyarısıyla kaydetmeyi engeller.
Açılır listeden bir Birim (Unit) seçin: item, hour, day, project veya service. Kodlar burada olduğu gibi gösterilir; fatura düzenleyicisi ve ürün seçici bunları Adet, Saat, Gün, Proje ve Hizmet olarak gösterir. PDF yalnızca miktarı ve fiyatı yazdırır, birimi değil.
Bu ürün normalde vergi taşıyorsa KDV Oranı (%) (Tax Rate (%)) alanını ayarlayın. Vergisiz mallar için 0 bırakın; sayı olmayan bir değer reddedilir.
Uygulama çubuğundaki Kaydet (Save) düğmesine dokunun. Satır, listede alfabetik yerinde belirir.

Invoice Flow uygulamasının Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag için Ürünü Düzenle ekranı; Açıklama alanında Washed, light roast. Floral, lemon, black tea. yazıyor, Varsayılan Fiyat 68.00, Birim item ve Vergi Oranı 0.0, uygulama çubuğunda bir Kaydet düğmesi var — Ürün formunun tamamı: ad, açıklama, fiyat, birim ve vergi oranı. Burada stok alanı yok.

Bir şeyi değiştirdikten sonra Geri’ye dokunursanız, Kaydedilmemiş değişiklikler (Unsaved Changes) iletişim kutusu kalmak mı çıkmak mı istediğinizi sorar; çıkmak düzenlemeleri siler. Formda olmayanlara dikkat edin: SKU alanı, stok takibi anahtarı, miktar ve düşük stok eşiği yok. Bunun, aşağıda açıklanan Envanter aracı açısından sonuçları var.

Ürünler faturaya nasıl konur

Fatura düzenleyicisinde kalemlerin üstünde bir çip satırı vardır. İlk çip, Ürün / Hizmet (Product / Service), kütüphanenize açılan kapıdır.

Fatura düzenleyicisinde Fatura Kalemleri (Line Items) bölümüne inin ve Ürün / Hizmet'e dokunun.
Kaydedilenlerden ekle (Add from Saved) iletişim kutusu her ürünü adıyla, faturanın para biriminde fiyatıyla ve birim sözcüğüyle listeler. Liste uzunsa kaydırın; eklemek için bir satıra dokunun.
Yeni satır; miktar 1, ürünün birimi, fiyatı ve vergi oranı ile ve ürün kaydına bir bağlantıyla gelir. Miktarı ya da bu müşteriye özel fiyatı doğrudan satırda değiştirin; ürünün kendisi değişmez.
Her ürün için tekrarlayın. Her dokunuş ayrı bir satır ekler; bu yüzden altı kez dokunmak yerine bir kez dokunup miktarı artırın.

Yeni bir faturanın üzerinde açılan Invoice Flow Kaydedilenlerden ekle iletişim kutusu; Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz ve Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project satırlarını, en altta da Yeni öğe oluştur satırını gösteriyor — Seçicideki fiyatlar fatura para biriminde gösterilir; son satır anında yeni ürün oluşturur.

Fatura düzenleyicisinin üzerinde açılan Invoice Flow Hızlı ekle iletişim kutusu; Ad alanında Guatemala Antigua - 5 lb bag, Fiyat 64.00 ve dolar öneki, Piece gösteren bir birim açılır listesi, İptal ve Ekle düğmeleri — Hızlı ekle, yeni bir ürünü kütüphaneye kaydeder ve tek adımda fatura satırı olarak ekler.

Ürün henüz yoksa seçicinin son satırını kullanın:

Kaydedilenlerden ekle içinde en alta inin ve Yeni öğe oluştur (Create New Item) öğesine dokunun.
Hızlı ekle (Quick Add Item) iletişim kutusunda Ad * alanını yazın. İmleç zaten bu alandadır.
Fiyat (Price) girin. Önek, faturanın para birimi simgesini gösterir; yani euro faturasında burada "€" görürsünüz.
Fiyatın yanındaki açılır listeden Adet (Piece), Saat (Hour), Gün (Day), Proje (Project) veya Hizmet (Service) seçin.
Ekle (Add) düğmesine dokunun. Ürün, %0 vergi oranıyla kütüphaneye kaydedilir ve faturada yeni bir satır olarak görünür. Ad boşken Ekle'ye dokunmak hiçbir şey yapmaz; kaydetmeden kapatmak için İptal (Cancel) kullanın.

Yinelenen program düzenleyicisi de aynı seçiciyi kullanır ve izlenen ürünlere stok sayısını ekler. Özel (Custom) ile eklenen satırların kütüphaneyle bağlantısı olmaz.

Envanter ekranı nasıl okunur

Araçlar sekmesini açın ve Envanter’e dokunun. Ekran yalnızca takip bayrağı açık olan ürünleri listeler ve üstte üç özet kartı gösterir: İzlenen (Tracked; kaç ürünün sayıldığı), Az Stok (Low Stock; kehribar renkli, sayı sıfırdan büyükse küçük bir rozetle) ve Tükendi (Out; kırmızı, sıfırdan büyükse rozetli). Az Stok veya Tükendi kartına dokunmak listeyi o ürünlerle sınırlar; aynı karta yeniden dokunmak tümüne döner. Büyeç, ada veya SKU’ya göre arar.

Invoice Flow Envanter ekranı; 6 İzlenen, 2 Az Stok ve 1 Tükendi kartları ile Cold Brew Concentrate 9 item az stok, Colombia Huila 6 item az stok, Decaf Swiss Water 0 item stokta yok, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item ve Retail bag 12 oz 48 item ürün kartları; her birinde bir SKU satırı, renkli bir stok çubuğu ve fiyat, ayrıca bir Stok Ekle düğmesi var — Altı izlenen ürün; hap renginden ve degrade çubuktaki noktadan hangilerinin kavrulması gerektiği bir bakışta anlaşılıyor.

Her kartta ad, bir kod kayıtlıysa bir “SKU:” satırı, miktar ve birimi taşıyan yeşil, kehribar veya kırmızı bir hap, Stok işlemi (Stock action) ipucuna sahip küçük bir daire içinde artı, düşük stok eşiğinde bir işaretçi ve mevcut seviyede bir nokta bulunan ince kırmızıdan yeşile bir çubuk ve altta fiyatla birlikte Stokta var (In stock), Düşük stok (Low stock) ya da Stokta yok (Out of stock) durum metni yer alır. Çubuk sıfırdan eşiğin iki katına kadar uzanır.

Bir karta dokunarak İşlem Geçmişi’ni (Transaction History) açın. Hareketler en yeniden eskiye doğru listelenir: satın alma için pozitif sayıyla yeşil aşağı ok, satış için negatif sayıyla kırmızı yukarı ok, düzeltme için mavi çift ok ve iade için turuncu geri alma oku. İkinci satır kaynağı adlandırır: bir numaranın izlediği Invoice # ya da elle kaydettiğiniz hareketler için Manuel (Manual). Bir not kaydedildiyse bir not simgesi belirir; metni okumak için uzun basın. Yirmi satırdan sonra liste “…and N more” ile biter.

Invoice Flow Envanter ekranında House Espresso Blend - 5 lb bag kartı genişletilmiş hâlde; İşlem Geçmişi 05.09'da Return +3 Manual, 04.09'da Sale -20 Invoice #216, 02.09'da Sale -12 Invoice #214 ve 01.09'da Purchase +60 Manual gösteriyor — İçeri giren bir kavurma partisi, çıkan iki toptan fatura ve yırtılan torbaların iadesi: eldeki 31 torbayı oluşturan dört hareket.

Ürün düzenleyicisinde takibi açmanın bir yolu yok; bu yüzden uygulamada oluşturduğunuz ürünler bu ekranda hiç görünmez, ekran "İzlenen ürün yok" (No tracked products) ve "Ürünlerde stok takibini etkinleştirin" yazar. Mevcut sürümde takip bayrağı, SKU, miktar ve eşik yalnızca bunları zaten içeren geri yüklenmiş bir yedekle gelir. Bu alanlar için bir düzenleyici çıkana kadar Envanter ve Stok otomasyonunu, burada hakkında okuyabileceğiniz ama dolu görmeyeceğiniz özellikler olarak değerlendirin.

Stok elle nasıl kaydedilir

Ürünler izlendiğinde Stok Ekle (Add Stock) düğmesi ve kart başına Stok işlemi simgesi, fatura olmadan hareket kaydeder.

Sağ altta Stok Ekle'ye dokunun, sonra Ürün Seç (Select Product) iletişim kutusunda ürünü seçin (satırlar "ad (SKU)" biçimindedir). Bir karttaki daire içindeki artıya dokunmak bu adımı atlar.
Ürün adıyla başlıklanan iletişim kutusunda, gelen mallar için Satın Alma / Mal Kabul (Purchase / Receive), sayımdan sonra sayımı üzerine yazmak için Düzeltme (Adjustment), müşterinin geri gönderdiği mallar için İade (Return) seçin.
Sonraki iletişim kutusu Purchase — , Adjustment — ya da Return — ve ürün adıyla başlıklanır ve birimiyle birlikte "Current stock" gösterir. Miktar (Quantity) girin; düzeltmede alanın adı Yeni miktar'dır (New quantity) ve farkı değil, saydığınız toplamı yazarsınız.
İsterseniz Notlar (isteğe bağlı) (Notes (optional)) alanına kavurma partisi ya da iade nedeni gibi bir not yazın.
Kaydet'e dokunun. Bir bilgi çubuğunda "Stock updated:" ve ardından yeni miktar görünür; kart, hap ve özet kartları yenilenir.

Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag başlıklı Invoice Flow iletişim kutusu; Current stock: 6 item, 24 yazan ve item son eki bulunan bir Miktar alanı, Roast batch 0909 yazan bir Notlar alanı ve İptal ile Kaydet düğmeleri — Bir kavurma partisinin kabulü: kalan 6 torbanın üstüne 24 torba, Colombia Huila'yı 10'luk eşiğinin üzerine çıkarıyor.

Satın almalar ve iadeler miktarı stoğa ekler ve sıfırdan büyük olmalıdır. Düzeltme sayımı değiştirir; geçmiş, işaretli farkı saklar; böylece 31 yerine 28 bulan bir sayım “-3 Adjustment” olarak görünür.

Stok otomasyonu nasıl çalışır

Ayarlar → Kütüphane → Stok otomasyonu, faturaların izlenen ürünlere ne yapacağını denetler. Üstteki ipucu iki kesin sınırı belirtir: yalnızca izlenen ürünler etkilenir ve teklifler stoğu asla değiştirmez.

Invoice Flow Stok otomasyonu ayarları; Enable stock automation açık, Deduct stock seçeneklerinde When the invoice is sent seçili, Return stock automatically açık, If stock is insufficient seçeneklerinde Deduct and warn seçili ve Include recurring invoices açık — Maya, fatura gönderildiğinde stoktan düşüyor ve bir kavurma yetmediğinde engelleme değil uyarı istiyor.

Ayar	Seçenekler	Varsayılan	Ne yapar
Enable stock automation (Stok otomasyonunu etkinleştir)	açık / kapalı	açık	Ana anahtar; kapalıyken altındakilerin hiçbiri gösterilmez veya uygulanmaz.
Deduct stock (Stoktan düş)	Fatura oluşturulduğunda / Fatura gönderildiğinde / Fatura ödendiğinde	gönderildiğinde	İzlenen satırların düşüleceği durum. “Gönderildi”, gecikmiş ve ödenmiş faturaları da kapsar.
Return stock automatically (Stoğu otomatik iade et)	açık / kapalı	açık	Bir fatura iptal edildiğinde, silindiğinde veya tetiğin altına geri alındığında (örneğin taslağa döndürüldüğünde) miktarı geri ekler.
If stock is insufficient (Stok yetersizse)	Negatif stoğa izin ver / Düş ve uyar / Sıfırın altına düşme	izin ver	Bir satır elde olandan fazlasını istediğinde ne olacağı.
Include recurring invoices (Yinelenen faturaları dahil et)	açık / kapalı	açık	Yinelenen programların ürettiği faturaların aynı kurallara uyup uymayacağı.

Motor; düzenleyicide bir faturayı kaydettiğinizde, ayrıntı ekranında durumunu değiştirdiğinizde, silmeden önce ve yinelenen bir program fatura ürettiğinde çalışır. O fatura için halihazırda kaydedilenle faturanın şimdi gerektirdiğini karşılaştırır ve yalnızca farkı yazar. Aynı faturayı beş kez kaydetmek bir kez düşer; bir satırı 10 torbadan 12’ye çıkarmak 2 daha düşer; 8’e indirmek 4 geri koyar; tetik “gönderildi” iken gönderilmiş bir faturayı taslağa döndürmek her şeyi geri verir. Düşümler geçmişte fatura referansıyla Sale olarak, otomatik geri eklemeler ise “restock” türünde bir hareket olarak görünür.

Deduct and warn ile ayrıntı ekranı, durum değişikliğinden sonra “Insufficient stock for N product(s)” gösterir; düzenleyici aynı kuralı sessizce uygular. Don’t deduct below zero ile negatife düşecek bir ürün tamamen atlanır ve eksik aynı şekilde bildirilir. Allow negative stock ise sayımın sıfırın altına inmesine izin verir; bu da kırmızı renkte Stokta yok olarak görünür.

Kurallar ve ayrıntılar

Tek kütüphane, para birimi yok. Ürünler tüm işletme profilleri arasında paylaşılır ve fiyatı çıplak bir sayı olarak saklar. Ürünler ve Hizmetler listesi bu sayıyı her zaman dolar işaretiyle yazdırır, Envanter ekranı varsayılan profilinizin para biriminde, fatura seçicisi ise faturanın para biriminde yazdırır. Hiçbiri tutarı dönüştürmez; birden fazla para biriminde fatura kesiyorsanız fiyatı en çok kullandığınız para biriminde tutun ve satırı ayarlayın.
Pro kısıtları. Ürün listesini ve Envanter ekranını görüntülemek ücretsizdir. Ürün oluşturmak, düzenlemek üzere bir ürünü açmak, Stok Ekle ve Stok işlemi simgesi Pro veya etkin bir deneme gerektirir; aksi hâlde ödeme duvarı açılır.
Arama. Ürün listesi yalnızca adın bir parçasını eşleştirir. Envanter araması ad veya SKU ile eşleşir ve büyük/küçük harf ayrımı yapmaz.
Ürün silme. Sola kaydırın, “Ürünü Sil” (Delete Product) iletişim kutusunda Sil (Delete) ile onaylayın; ürün, tüm stok geçmişiyle birlikte gider. Ondan oluşturulmuş fatura satırları metnini, miktarını ve fiyatını korur, dolayısıyla eski belgeler etkilenmez.
Ürünü sonradan düzenleme. Fiyat, birim veya vergi değişiklikleri yalnızca bundan sonra eklenen satırları etkiler.
Az stok. Bir ürün, miktarı sıfırdan büyük, eşiği sıfırdan büyük ve miktar eşiğe eşit ya da altındaysa az stoklu sayılır. Eşiği olmayan bir ürün yalnızca Stokta var veya Stokta yok olabilir ve çubuğu işaretçi için yer tutucu olarak 10 kullanır. Panodaki Düşük stok uyarıları (Low Stock Alerts) kartı, eşiğinde veya altındaki en fazla üç izlenen ürünü, sıfırda olanlar dahil, listeler.
Teklifler ve iptal edilen faturalar. Yalnızca fatura türündeki belgeler stoğu değiştirir. Teklifler ve İptal Edildi durumundaki faturalar asla düşülmez.
Yeniden stoklama kapalı. Return stock automatically kapalıyken bir faturayı geri almak veya silmek stoğa dokunmaz; bunu elle bir İade veya Düzeltme ile düzeltirsiniz.

İpuçları

Ürünleri, yazdırılmasını istediğiniz gibi adlandırın. Satır açıklaması addır, açıklama alanı değildir; bu yüzden "House Espresso Blend - 5 lb bag" kafeye tam olarak ne için ödeme yaptığını söylerken tadım notlarınız açıklamada kalır.

Ürünleri önceden değil, faturadan oluşturun. Bir kafe ilk kez yeni bir şey sipariş ettiğinde seçicinin içindeki Yeni öğe oluştur'a dokunun; ürün, az önce anlaştığınız fiyatla kütüphaneye düşer. Açıklama veya vergi oranı gerekiyorsa sonradan Ürünler ve Hizmetler'de açın.

Bir yedek dışa aktarıp yeni bir telefonda geri yüklerseniz ürünler, SKU'lar, takip bayrakları ve stok hareketleri de birlikte gelir; yani bir stok geçmişi asla tek bir cihaza bağlı kalmaz.

İlgili rehberler

Fatura düzenleyicisi — çip satırı, kalemler, indirimler ve toplamlar.
Yinelenen faturalar — satırlarını aynı ürün kütüphanesinden alan programlar.
Yedekleme, dışa ve içe aktarma — bir yedek dosyasının, ürünler ve stok dahil, neleri taşıdığı.