Kullanım kılavuzu

Yedekleme, geri yükleme, dışa aktarma ve banka içe aktarma

Her şeyi bir ZIP veya JSON dosyasına yedekleyin, yeni telefona taşıyın, banka ekstresi içe aktarın, Xero, QuickBooks veya 1C'ye aktarın.

Güncellendi: 2026-09-09

Invoice Flow her müşteriyi, faturayı, ödemeyi ve fişi telefonun kendisinde tutar. Giriş yapılacak bir hesap ve sizin için bir kopya saklayan bir sunucu yoktur; bu gizlilik için iyi, telefonun lavaboya düştüğü gün için kötüdür. Yedekle ve Geri Yükle (Backup & Restore) ekranı kendinizi korumanın yoludur: tüm veritabanını istediğiniz yere koyabileceğiniz bir dosyaya yazar ve o dosyayı aynı telefonda ya da yeni bir telefonda geri okur.

Bu rehber, Cork’taki küçük bir ofisten Brennan Bookkeeping’i yöneten ve her ay bir düzine yerel işletmeye euro üzerinden fatura kesen Nadia Brennan’ı izliyor. Telefonunu değiştirmek üzere, bu yüzden eski cihaz çekmeceye girmeden önce iki yıllık faturaların tam bir kopyasına ihtiyacı var. Yeni telefon kurulduktan sonra geçen haftanın banka ekstresini hâlâ açık olan faturalarla eşleştirmek ve kendi muhasebecisine bu yıl kestiği her şeyin Xero’ya uygun bir listesini göndermek de istiyor.

Ekranda ne görüyorsunuz

Ayarlar (Settings) sekmesini açın ve Veri (Data) bölümüne kaydırın. Oradaki tek satır olan, Verilerinizi dışa aktarın veya içe aktarın (Export or import your data) alt başlıklı Yedekle ve Geri Yükle ekranı açar. Deneme süreniz bittiyse, ödeme duvarındaki Verileri Dışa Aktar (Export Data) düğmesi sizi aynı yere getirir, çünkü verilerinizi her zaman yanınızda götürebilirsiniz.

Ekranın üstünde Verileriniz bu cihazda yerel olarak saklanır. Düzenli yedekleme önerilir. yazan bir hatırlatma kartı ve iki kutucuk grubu vardır.

Bulut Yedekleme (Cloud Backup) üç kutucuk barındırır. Buluta Kaydet (Save to Cloud) tam arşivi oluşturur ve ardından Android’in “dosyayı kaydet” iletişim kutusunu açar; böylece ZIP’i bir Google Drive, Dropbox veya OneDrive klasörüne ya da telefondaki başka bir yere bırakabilirsiniz. Buluttan Geri Yükle (Restore from Cloud) ve Verileri İçe Aktar (Import Data) iki adı olan aynı eylemdir: ikisi de .json veya .zip bir yedek için dosya seçici açar ve onu geri yükler.

Dışa Aktar ve Paylaş (Export & Share) iki kutucuk barındırır. Tam Arşiv (ZIP) (Full Archive (ZIP)) eksiksiz arşivi oluşturur ve Android paylaşım sayfasına verir. Yalnızca Veri (JSON) (Data Only (JSON)) her tabloyu içeren ama PDF ya da görsel içermeyen daha hafif bir dosya yazar ve onu paylaşır.

Bunlardan biri çalışırken bilgi kartının altında küçük bir dönen simge ve bir durum satırı belirir (örneğin Arşiv oluşturuluyor…, Dışa aktarılıyor… veya İçe aktarılıyor…) ve iş bitene kadar tüm kutucuklar devre dışı kalır.

Bu ekranın sunmadığı tek şey bir zamanlamadır. Uygulamada otomatik ya da zamanlanmış yedekleme yoktur; yedek yalnızca bu kutucuklardan birine dokunduğunuzda oluşur. Buradaki “bulut” sözcüğü, sistem seçicisinde seçtiğiniz klasör anlamına gelir. Uygulama sizin adınıza asla Google, Dropbox veya Microsoft’a giriş yapmaz; bu yüzden yapılandırılacak bir oturum ve arka planda çalışan bir eşitleme yoktur.

Telefon değiştirmeden önce tam yedek nasıl alınır

Nadia bunu, yenisi gelmeden önceki akşam eski telefonda yapar. Burada doğru seçim ZIP’tir, çünkü veritabanının yanı sıra PDF’leri, logoları, fişleri ve imzaları da taşır.

1. Ayarlar'ı açın, Veri bölümüne kaydırın ve Yedekle ve Geri Yükle'ye dokunun.
2. Buluta Kaydet'e dokunun. Durum satırı sırasıyla Veritabanı dışa aktarılıyor..., Profiller dışa aktarılıyor..., Müşteriler dışa aktarılıyor... adımlarından geçer, sonra fatura başına bir satır gösterir, örneğin Fatura 7/40: BB-2026-0107, ardından giderler, imzalar ve Tamamlanıyor... gelir.
3. Durum Nereye kaydedileceğini seçin... olarak değiştiğinde, Android kaydetme iletişim kutusu dosya adı önceden doldurulmuş halde açılır: InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip biçiminde. Drive, Dropbox veya OneDrive klasörünüzü ya da telefondaki bir klasörü seçin ve onaylayın.
4. Yedek kaydedildi! bildirimini bekleyin.

Dosyayı doğrudan bir yere göndermeyi tercih ederseniz Tam Arşiv (ZIP) kutucuğunu kullanın. Aynı dosyayı oluşturur ve paylaşım sayfasını açar; böylece kendinize e-postayla gönderebilir, muhasebecinizle bir sohbete bırakabilir ya da dosya kabul eden herhangi bir uygulamaya iletebilirsiniz. Yalnızca Veri (JSON) aynı şekilde çalışır ama tüm kayıtları geri yüklemeye yetecek, çok daha küçük bir dosya üretir; yalnızca fatura fotoğraflarını ve fiş görsellerini taşımaz.

Yeni telefonda nasıl geri yüklenir

Invoice Flow’u yeni telefona kurun, yedek dosyasını telefona alın (Drive’dan açın, e-postanızdan indirin ya da USB ile kopyalayın) ve sonra içe aktarın. Nadia bunu başka bir şey girmeden önce yapar, çünkü geri yükleme uygulamada zaten var olan her şeyin yerini alır.

1. Ayarlar > Yedekle ve Geri Yükle ekranını açın ve Verileri İçe Aktar'a (ya da Buluttan Geri Yükle'ye; aynı şeyi yaparlar) dokunun.
2. Verileri İçe Aktar iletişim kutusunu okuyun. İçe aktarmanın mevcut tüm verilerin YERİNE GEÇECEĞİNİ ve geri alınamayacağını söyler. Devam etmek için Tamam (OK), vazgeçmek için İptal (Cancel) düğmesine dokunun.
3. Yedek dosyasını seçin başlıklı dosya seçicide .zip veya .json dosyasını seçin.
4. Durum satırında İçe aktarılıyor... yazarken bekleyin. Bittiğinde, her türden kaç satırın geldiğini listeleyen İçe aktarıldı: profiller: 1, müşteriler: 12, faturalar: 40, ... gibi bir bildirim alırsınız.

Geri yükleme tek bir veritabanı işlemi olarak çalışır. Uygulama önce her tabloyu temizler, sonra yedeğin satırlarını ekler; bu sırada yeni kimlikler atar ve her bağlantıyı (faturadan müşteriye, kalemden faturaya, kilometre taşından projeye vb.) yeniden kurar. Dosyadaki herhangi bir şey yüklenemezse tüm işlem geri alınır ve önceki verileriniz olduğu gibi kalır; yarı boş bir veritabanıyla baş başa kalmazsınız. Hata bildirimi İçe aktarma başarısız: ve yalnızca hatanın türünü gösterir, içeriğini değil; böylece dosyadan ya da veritabanından hiçbir şey ekranda görünmez.

Banka ekstresi içe aktarıp faturalar nasıl ödendi yapılır

Ayın bir haftası geçtiğinde Nadia, internet bankacılığından işletme hesabının CSV’sini indirir. Beş faturayı tek tek açmak yerine, gelen havaleleri numaralarına göre açık faturalarla eşleştirmesi için uygulamayı kullanır.

Ekran Ayarlar > Fatura Ayarları (Invoice Settings) > Banka ekstresi içe aktar (Import bank statement) altındadır.

1. CSV dosyası seç (Choose CSV file) düğmesine dokunun ve ekstreyi seçin (.csv veya .txt).
2. Sütunları eşleştir (Map columns) altında üç açılır listeyi kontrol edin: Tarih sütunu (Date column), Tutar sütunu (Amount column) ve Referans / açıklama sütunu (Reference / description column). Uygulama, adları tanıdığında bunları başlık satırından önceden seçer; bir liste boşsa doğru sütunu kendiniz seçin.
3. Tarih biçimi (Date format) alanını bankanıza uyacak şekilde ayarlayın. Varsayılan yyyy-MM-dd'dir; Nadia'nın İrlandalı bankası 04/09/2026 yazdığı için o dd/MM/yyyy yazar.
4. Eşleşmeleri bul (Find matches) düğmesine dokunun. Üç sütun da eşlenene kadar düğme devre dışı kalır.
5. N eşleşen fatura bulundu altındaki listeyi gözden geçirin. Her kart fatura numarasını, ekstredeki tutarı ve işlem tarihini gösterir.
6. N faturayı ödendi olarak işaretle düğmesine dokunun. N ödeme uygulandı bildirimi bunu doğrular ve ekran kapanır.

Nadia’nın ekstresinde yedi satır geldi. İkisi giden ödemeydi (bir elektrik otomatik ödemesi ve bir kart alışverişi) ve tutarları negatif olduğu için atlandı. Bir havale, zaten ödenmiş olan BB-2026-0139’a atıf yapıyordu, bu yüzden yok sayıldı. Bir havale tam fatura numarası yerine “INV 0143” diyordu ve bu nedenle eşleşmedi; Nadia o ödemeyi elle kaydediyor. Kalan üçü eşleşti ve ödemeye dönüştü.

Uygulama her eşleşme için bank_transfer yöntemiyle, ekstredeki tutar ve tarihle ve Banka içe aktarma: ardından tam açıklamayı içeren bir notla bir ödeme ekler, ardından fatura durumunu ödendi yapar. Ödeme, faturanın ödeme geçmişinde diğerleri gibi görünür.

Muhasebecinizin yazılımı için nasıl dışa aktarılır

Entegrasyonlar (Integrations) ekranı Ayarlar > Otomasyon (Automation) > Entegrasyonlar (alt başlık Harici hizmetleri bağlayın, Connect external services) altındadır. Adına rağmen burada hiçbir şey bir yere bağlanmaz: her kart, paylaştığınız bir dosya üretir. Oturum, jeton ya da eşitleme yoktur.

1. Muhasebe paketinizin kartına dokunun: QuickBooks, Xero veya 1C. Kart genişleyerek tek satırlık bir açıklama ve bir düğme gösterir.
2. Xero için dışa aktar (Export for Xero) (veya QuickBooks için dışa aktar / 1C için dışa aktar) düğmesine dokunun.
3. Paylaşım sayfasında hedefi seçin: e-posta, bir bulut klasörü, bir mesajlaşma uygulaması.

Üçü de uygulamadaki her faturayı, her durumda içerir. Tarih aralığı ya da profil filtresi yoktur; bu yüzden yalnızca bir çeyreği istiyorsanız dosyayı dışa aktardıktan sonra bir elektronik tabloda filtreleyin.

Kurallar ve ayrıntılar

Bir yedek neler içerir. app_backup.json dosyası (aynı zamanda Yalnızca Veri (JSON) dışa aktarımının içeriğidir) sürüm 3 bir yedektir ve şunları taşır: adresleri, telefonları, e-postaları, bağlantıları, vergi numaraları, ödeme koşulları ve fatura numara serileriyle işletme profilleri; müşteriler, müşteri grupları ve grup üyelikleri; ürünler ve stok hareketleri; faturalar, fatura kalemleri, ödemeler, alacak dekontları, irsaliyeler, fatura anlık görüntüleri ve gecikme cezası olayları; tahminler ve sözleşmeler; giderler; zaman kayıtları; projeler ve kilometre taşları; yinelenen takvimler; döviz kurları; otomasyon kuralları ve bunların oluşturduğu uyarılar; e-posta şablonları; özel PDF şablonları ve profil bağlantıları; vergi oranı geçersiz kılmaları; imzalar ve imza profilleri; ve bekleyen hatırlatıcılar. Logolar ve imza görselleri JSON içine base64 olarak gömülür; böylece yalnızca JSON yolunda da korunurlar.

JSON’da olmayan iki şey. Fatura fotoğrafları ve gider fişleri dosya olarak saklanır ve JSON yalnızca yollarını tutar; fiziksel görseller yalnızca ZIP içinde, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ ve receipts/ altında yolculuk eder. Uygulamanın kendi ayarlarından ise yalnızca stok otomasyonu yapılandırması yedeğin settings bloğuna yazılır ve onunla birlikte geri yüklenir. Bildirim tercihleriniz (fatura hatırlatıcılarının açık olup olmadığı ve “vadeden önceki gün” / “vadeden sonraki gün” değerleri), uygulama dili, tema, PDF yazı tipi ayarları ve ilk kurulum durumu yedeklenmez; bunları yeni telefonda yeniden ayarlayın. Halihazırda tetiklenmiş hatırlatıcılar da dışa aktarılmaz, yalnızca hâlâ gönderilmeyi bekleyenler aktarılır.

ZIP’in eklediği şeyler. app_backup.json dışında arşivde şunlar bulunur: logoları görsel dosyaları olarak içeren business_profiles/<id>_<name>/profile.json; clients/clients.json ve clients.csv; seçtiğiniz şablon, palet ve yazı tipleriyle ve deneme filigranı olmadan işlenmiş her fatura için invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf; invoices/all_invoices.json; receipts/; PNG olarak signatures/ ve düzeni açıklayan bir README.txt. Dosyanın adı InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip biçimindedir. Geri yüklemede yalnızca app_backup.json okunur; PDF’ler ve CSV sizin ve muhasebeciniz içindir.

Geri yükleme kuralları. Seçici .json ve .zip kabul eder. İçinde app_backup.json olmayan bir ZIP, app_backup.json arşivde bulunamadı hatasıyla başarısız olur. Sürüm numarası uygulamanın anladığından yüksek olan bir yedek, önce uygulamayı güncellemenizi isteyen bir mesajla reddedilir; daha eski yedekler kabul edilir. Geri yükleme her zaman değiştirir: birleştirme seçeneği yoktur ve onay iletişim kutusu tek kontrol noktanızdır. Geri yükleme hiçbir zaman Pro’ya kapalı değildir.

Pro olan nedir. Buluta Kaydet, Tam Arşiv (ZIP) ve üç Entegrasyon dışa aktarımının hepsi erişim kontrolünden geçer ve deneme süresi bittiyse ve abonelik yoksa ödeme duvarını açar. Yalnızca Veri (JSON), her iki geri yükleme kutucuğu ve banka içe aktarma her zaman kullanılabilir.

Banka içe aktarma eşleştirme kuralları. Ayırıcı otomatik algılanır: ilk satır noktalı virgül içeriyorsa noktalı virgül, aksi halde virgül. Başlık adları büyük/küçük harf duyarsız olarak kısa bir anahtar sözcük listesiyle eşleştirilir (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note ve Rusça ile Almanca karşılıkları); diğer her şeyi elle eşlersiniz. Tutarlardaki boşluklar kaldırılır, virgüller noktaya çevrilir ve tutarı sıfır ya da daha az olan satırlar atlanır. Biçime uymayan bir tarih, başarısız olmak yerine bugünün tarihine döner. Bir satır, durumu ödendi olmayan ve tam numarası referans metninde herhangi bir yerde geçen ilk faturayla, büyük/küçük harfe duyarlı olarak eşleşir. Ekstredeki tutar, fatura toplamından farklı olsa bile ödeme olarak kaydedilir ve fatura yine de ödendi yapılır; kısmi ödeme işleyişi, para birimi kontrolü ve aynı ekstreyi iki kez içe aktarmaya karşı koruma yoktur. MT940, BAI2 ve diğer banka biçimleri desteklenmez; bankanızdan CSV dışa aktarın.

Veri güvenliği. Yedek dosyaları düz, şifrelenmemiş JSON veya ZIP’tir ve müşterilerinizin adlarını, adreslerini, vergi numaralarını ve e-posta adreslerini içerir. Onlara kâğıt karşılıkları gibi davranın: yalnızca sizin açabileceğiniz bir klasörde tutun ve artık ihtiyacınız olmayan eski kopyaları silin.

İpuçları

İlgili rehberler

• Ödemeler ve ödenecek tutar banka içe aktarmanın yapamadığı kısmi ve elle ödemeleri kaydetmek için.
• Hatırlatıcılar ve otomasyon kuralları geri yüklemeden sonra bildirim tercihlerinizi yeniden kurmak için.
• Ayarlar, gezinme ve Pro denemenin ve aboneliğin neleri açtığı için.