Gebruikershandleiding

Back-up, herstel, export en bankimport

Maak een back-up naar een ZIP- of JSON-bestand, zet hem over naar een nieuwe telefoon, importeer een bankafschrift en exporteer voor Xero of QuickBooks.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Invoice Flow bewaart elke klant, factuur, betaling en bon op de telefoon zelf. Er is geen account om op in te loggen en geen server die een kopie voor je bewaart, wat goed is voor je privacy en slecht voor de dag waarop de telefoon in de gootsteen valt. Het scherm Back-up en herstel (Backup & Restore) is hoe je jezelf beschermt: het schrijft de hele database naar een bestand dat je overal kunt neerzetten, en het leest dat bestand weer in op dezelfde telefoon of op een nieuwe.

Deze gids volgt Nadia Brennan, die Brennan Bookkeeping runt vanuit een klein kantoor in Cork en elke maand een twaalftal lokale bedrijven in euro’s factureert. Zij gaat haar telefoon vervangen, dus zij heeft een volledige kopie van twee jaar facturen nodig voordat het oude toestel in een la verdwijnt. Zodra de nieuwe telefoon is ingesteld, wil zij ook het bankafschrift van vorige week afstemmen op de facturen die nog openstaan, en haar eigen accountant een Xero-vriendelijke lijst sturen van alles wat zij dit jaar heeft uitgegeven.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Instellingen (Settings) en scroll naar de sectie Gegevens (Data). De enige rij daar, Back-up en herstel met de ondertitel Gegevens exporteren of importeren, opent het scherm. Als je proefperiode is afgelopen, brengt de knop Gegevens exporteren op het betaalscherm je naar dezelfde plek, want je kunt je gegevens altijd meenemen.

Het scherm heeft bovenaan een herinneringskaart, Je gegevens worden lokaal op dit apparaat opgeslagen. Regelmatige back-ups worden aanbevolen., en twee groepen tegels.

Cloud-back-up bevat drie tegels. Opslaan in de cloud (Save to Cloud) bouwt het volledige archief en opent daarna het Android-dialoogvenster “bestand opslaan”, zodat je de ZIP in een map op Google Drive, Dropbox of OneDrive kunt zetten, of ergens anders op de telefoon. Herstellen vanuit de cloud (Restore from Cloud) en Gegevens importeren (Import Data) zijn dezelfde actie met twee labels: beide openen een bestandskiezer voor een back-up in .json of .zip en herstellen die.

Exporteren & delen bevat twee tegels. Volledig archief (ZIP) maakt het complete archief en geeft het aan het Android-deelblad. Alleen gegevens (JSON) schrijft een lichter bestand met alle tabellen maar zonder pdf’s of afbeeldingen, en deelt dat in plaats daarvan.

Terwijl een van deze acties loopt, verschijnt er onder de infokaart een klein draaiwiel met een statusregel (bijvoorbeeld Archief wordt aangemaakt…, Exporteren… of Importeren…), en zijn alle tegels uitgeschakeld tot de taak klaar is.

Eén ding biedt dit scherm niet: een planning. Er is geen automatische of geplande back-up in de app; een back-up bestaat pas wanneer je op een van deze tegels tikt. Het woord “cloud” betekent hier de map die je in de systeemkiezer aanwijst. De app logt nooit namens jou in bij Google, Dropbox of Microsoft, dus er is geen login in te stellen en er loopt geen synchronisatie op de achtergrond.

Hoe je een volledige back-up maakt voor je van telefoon wisselt

Nadia doet dit op de oude telefoon, de avond voordat de nieuwe binnenkomt. De ZIP is hier de juiste keuze, omdat die de pdf’s, logo’s, bonnen en handtekeningen samen met de database meeneemt.

1. Open Instellingen, scroll naar Gegevens en tik op Back-up en herstel.
2. Tik op Opslaan in de cloud. De statusregel loopt door Database exporteren..., Profielen exporteren..., Klanten exporteren..., daarna één regel per factuur zoals Factuur 7/40: BB-2026-0107, daarna uitgaven, handtekeningen en Afronden....
3. Wanneer de status verandert in Kies waar je wilt opslaan... opent het Android-opslagvenster met de bestandsnaam al ingevuld, in de vorm InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Kies je map op Drive, Dropbox of OneDrive, of een map op de telefoon, en bevestig.
4. Wacht op de melding Back-up opgeslagen!.

Wil je het bestand liever rechtstreeks ergens naartoe sturen, gebruik dan Volledig archief (ZIP). Dat bouwt hetzelfde bestand en opent het deelblad, zodat je het naar jezelf kunt mailen, in een chat met je accountant kunt zetten of naar elke app kunt sturen die bestanden accepteert. Alleen gegevens (JSON) werkt op dezelfde manier, maar levert een veel kleiner bestand op dat genoeg is om alle records te herstellen; alleen factuurfoto’s en bonafbeeldingen gaan niet mee.

Hoe je herstelt op de nieuwe telefoon

Installeer Invoice Flow op de nieuwe telefoon, zet het back-upbestand erop (open het vanuit Drive, download het uit je mail of kopieer het via usb) en haal het vervolgens binnen. Nadia doet dit voordat zij iets anders invoert, want een herstel vervangt alles wat al in de app staat.

1. Open Instellingen > Back-up en herstel en tik op Gegevens importeren (of Herstellen vanuit de cloud; die doen hetzelfde).
2. Lees het venster Gegevens importeren. Het zegt dat de import alle huidige gegevens VERVANGT en niet ongedaan kan worden gemaakt. Tik op OK om door te gaan of op Annuleren om terug te gaan.
3. Selecteer in de bestandskiezer met de titel Kies back-upbestand het .zip- of .json-bestand.
4. Wacht terwijl de statusregel Importeren... toont. Als het klaar is verschijnt een melding zoals Geïmporteerd: profielen: 1, klanten: 12, facturen: 40, ... met hoeveel rijen van elke soort zijn binnengekomen.

Het herstel loopt als één databasetransactie. De app wist eerst elke tabel, voegt daarna de rijen uit de back-up in en kent daarbij nieuwe id’s toe en herstelt elke koppeling (factuur aan klant, regel aan factuur, mijlpaal aan project enzovoort). Als er iets in het bestand niet laadt, draait de hele transactie terug en blijven je vorige gegevens onaangeroerd; je houdt geen half lege database over. De foutmelding luidt Import mislukt: gevolgd door alleen het soort fout, niet de inhoud ervan, zodat er niets uit het bestand of de database op het scherm verschijnt.

Hoe je een bankafschrift importeert en facturen als betaald markeert

Een week in de maand downloadt Nadia een CSV van haar zakelijke rekening uit internetbankieren. In plaats van vijf facturen een voor een te openen, laat zij de app de binnengekomen overboekingen aan openstaande facturen koppelen op basis van hun nummers.

Het scherm staat onder Instellingen > Factuurinstellingen > Bankafschrift importeren (Import bank statement).

1. Tik op CSV-bestand kiezen en kies het afschrift (.csv of .txt).
2. Controleer onder Kolommen toewijzen de drie keuzelijsten Datumkolom, Bedragkolom en Referentie-/omschrijvingskolom. De app selecteert ze vooraf op basis van de kopregel wanneer zij de namen herkent; is een keuzelijst leeg, kies dan zelf de juiste kolom.
3. Stel Datumnotatie in op die van je bank. Standaard is dat yyyy-MM-dd; Nadia's Ierse bank schrijft 04/09/2026, dus zij typt dd/MM/yyyy.
4. Tik op Overeenkomsten zoeken. De knop blijft uitgeschakeld tot alle drie de kolommen zijn toegewezen.
5. Bekijk de lijst onder N overeenkomende factu(u)r(en) gevonden. Elke kaart toont het factuurnummer, het bedrag uit het afschrift en de transactiedatum.
6. Tik op N factu(u)r(en) als betaald markeren. De melding N betaling(en) toegepast bevestigt het en het scherm sluit.

In Nadia’s afschrift kwamen zeven rijen binnen. Twee waren uitgaande betalingen (een automatische incasso voor elektriciteit en een kaartaankoop) en werden overgeslagen omdat hun bedragen negatief zijn. Eén overboeking verwees naar BB-2026-0139, die al betaald was, dus die werd genegeerd. Eén overboeking vermeldde “INV 0143” in plaats van het volledige factuurnummer en kwam daardoor niet overeen; die betaling legt zij met de hand vast. De overige drie kwamen overeen en werden betalingen.

Voor elke overeenkomst voegt de app een betaling in met de methode bank_transfer, het bedrag uit het afschrift, de datum uit het afschrift en een notitie Bank import: gevolgd door de volledige omschrijving, en zet daarna de factuurstatus op betaald. De betaling verschijnt net als elke andere in de betalingsgeschiedenis van de factuur.

Hoe je exporteert voor de software van je accountant

Het scherm Integraties (Integrations) staat onder Instellingen > Automatisering > Integraties (ondertitel Externe diensten verbinden). Ondanks de naam maakt niets hier verbinding: elke kaart levert een bestand op dat je deelt. Er zijn geen logins, tokens of synchronisatie.

1. Tik op de kaart van je boekhoudpakket: QuickBooks, Xero of 1C. De kaart klapt open met een beschrijving van één regel en een knop.
2. Tik op Exporteren voor Xero (of Exporteren voor QuickBooks / Exporteren voor 1C).
3. Kies de bestemming in het deelblad: e-mail, een cloudmap, een berichtenapp.

Alle drie bevatten elke factuur in de app, in elke status. Er is geen filter op datumbereik of profiel, dus wil je maar één kwartaal, filter het bestand dan na de export in een spreadsheet.

Regels en details

Wat een back-up bevat. Het bestand app_backup.json (dat ook de inhoud is van de export Alleen gegevens (JSON)) is een back-up van versie 3 en bevat: bedrijfsprofielen met hun adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, links, belasting-id’s, betalingsvoorwaarden en factuurnummerseries; klanten, klantgroepen en groepslidmaatschappen; producten en voorraadtransacties; facturen, factuurregels, betalingen, creditnota’s, pakbonnen, factuurmomentopnamen en aanmaningskostengebeurtenissen; offertes en contracten; uitgaven; tijdregistraties; projecten en mijlpalen; terugkerende planningen; wisselkoersen; automatiseringsregels en de meldingen die zij hebben veroorzaakt; e-mailsjablonen; aangepaste pdf-sjablonen en hun profielkoppelingen; afwijkende btw-tarieven; handtekeningen en handtekeningprofielen; en openstaande herinneringen. Logo’s en handtekeningafbeeldingen zijn als base64 in de JSON ingebed, dus ze overleven ook de route met alleen JSON.

Twee dingen zitten niet in de JSON. Factuurfoto’s en uitgavenbonnen worden als bestanden opgeslagen en de JSON bevat alleen hun paden; de fysieke afbeeldingen reizen alleen mee in de ZIP, onder invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ en receipts/. En van de eigen instellingen van de app wordt alleen de configuratie van de voorraadautomatisering naar het settings-blok van de back-up geschreven en daarmee hersteld. Je meldingsvoorkeuren (of factuurherinneringen aanstaan, en de waarden “dagen voor vervaldatum” / “dagen na vervaldatum”), de app-taal, het thema, de pdf-lettertype-instellingen en de onboardingstatus worden niet geback-upt; stel ze op de nieuwe telefoon opnieuw in. Herinneringen die al zijn afgegaan worden evenmin geëxporteerd, alleen die nog op verzending wachten.

Wat de ZIP toevoegt. Naast app_backup.json bevat het archief business_profiles/<id>_<name>/profile.json met de logo’s als afbeeldingsbestanden, clients/clients.json en clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf voor elke factuur, gerenderd met je gekozen sjabloon, palet en lettertypes en zonder proefwatermerk, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ als PNG’s en een README.txt die de indeling uitlegt. De bestandsnaam is InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Bij herstel wordt alleen app_backup.json gelezen; de pdf’s en de CSV zijn voor jou en je accountant.

Herstelregels. De kiezer accepteert .json en .zip. Een ZIP zonder app_backup.json mislukt met app_backup.json niet gevonden in archief. Een back-up met een hoger versienummer dan de app begrijpt wordt geweigerd met de melding dat je eerst de app moet bijwerken; oudere back-ups worden geaccepteerd. Herstellen vervangt altijd: er is geen samenvoegoptie, en het bevestigingsvenster is je enige controlepunt. Herstellen zit nooit achter Pro.

Wat Pro is. Opslaan in de cloud, Volledig archief (ZIP) en alle drie de Integraties-exports doorlopen de toegangscontrole en openen het betaalscherm wanneer de proefperiode is afgelopen en er geen abonnement is. Alleen gegevens (JSON), beide hersteltegels en de bankimport zijn altijd beschikbaar.

Koppelingsregels van de bankimport. Het scheidingsteken wordt automatisch herkend: een puntkomma als de eerste regel er een bevat, anders een komma. Kopnamen worden hoofdletterongevoelig vergeleken met een korte trefwoordenlijst (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, plus Russische en Duitse equivalenten); al het overige wijs je zelf toe. Bij bedragen worden spaties verwijderd en komma’s in punten omgezet, en rijen met een bedrag van nul of lager worden overgeslagen. Een datum die niet in de notatie past, valt terug op de datum van vandaag in plaats van te mislukken. Een rij matcht met de eerste factuur waarvan de status niet betaald is en waarvan het exacte nummer ergens in de referentietekst voorkomt, hoofdlettergevoelig. Het bedrag uit het afschrift wordt als betaling vastgelegd, ook als het afwijkt van het factuurtotaal, en de factuur wordt hoe dan ook op betaald gezet; er is geen afhandeling van deelbetalingen, geen valutacontrole en geen bescherming tegen het twee keer importeren van hetzelfde afschrift. MT940, BAI2 en andere bankformaten worden niet ondersteund; exporteer CSV uit je bank.

Gegevensveiligheid. Back-upbestanden zijn gewone, onversleutelde JSON- of ZIP-bestanden en bevatten de namen, adressen, belasting-id’s en e-mailadressen van je klanten. Behandel ze als het papieren equivalent: bewaar ze in een map die alleen jij kunt openen en verwijder oude kopieën die je niet meer nodig hebt.

Tips

Verwante gidsen

• Betalingen en openstaand bedrag voor het vastleggen van deelbetalingen en handmatige betalingen die de bankimport niet aankan.
• Herinneringen en automatiseringsregels om je meldingsvoorkeuren na een herstel opnieuw in te stellen.
• Instellingen, navigatie en Pro voor wat de proefperiode en het abonnement ontgrendelen.