Guia do utilizador

Cópia de segurança, restauro, exportação e importação bancária

Guarde tudo num ficheiro ZIP ou JSON, passe-o para um telemóvel novo, importe um extrato bancário para marcar faturas pagas e exporte para Xero, QuickBooks ou 1C.

Atualizado: 2026-09-09

O Invoice Flow guarda cada cliente, fatura, pagamento e recibo no próprio telemóvel. Não há conta para iniciar sessão nem servidor que guarde uma cópia por si, o que é bom para a privacidade e mau no dia em que o telemóvel cai no lava-loiça. O ecrã Backup e Restauração (Backup & Restore) é a forma de se proteger: escreve toda a base de dados num ficheiro que pode guardar onde quiser e volta a ler esse ficheiro no mesmo telemóvel ou num novo.

Este guia acompanha Nadia Brennan, que dirige a Brennan Bookkeeping a partir de um pequeno escritório em Cork e fatura todos os meses a uma dúzia de empresas locais em euros. Está prestes a trocar de telemóvel, por isso precisa de uma cópia completa de dois anos de faturas antes de o aparelho antigo ir para a gaveta. Assim que o novo telemóvel estiver pronto, quer também reconciliar o extrato bancário da semana passada com as faturas que continuam em aberto e enviar ao seu contabilista uma lista compatível com o Xero de tudo o que emitiu este ano.

O que vê no ecrã

Abra o separador Configurações (Settings) e desça até à secção Dados (Data). A única linha aí, Backup e Restauração com o subtítulo Exportar ou importar seus dados (Export or import your data), abre o ecrã. Se o seu período experimental tiver terminado, o botão Exportar Dados (Export Data) do ecrã de subscrição leva-o ao mesmo sítio, porque pode sempre levar os seus dados consigo.

O ecrã tem um cartão de lembrete no topo, Seus dados são armazenados localmente neste dispositivo. Recomenda-se fazer backups periódicos., e dois grupos de blocos.

A Cópia de segurança na nuvem (Cloud Backup) tem três blocos. Guardar na nuvem (Save to Cloud) cria o arquivo completo e abre depois a caixa “guardar ficheiro” do Android, para que possa colocar o ZIP numa pasta do Google Drive, Dropbox ou OneDrive, ou em qualquer outro sítio do telemóvel. Restaurar da nuvem (Restore from Cloud) e Importar Dados (Import Data) são a mesma ação com dois nomes: ambos abrem um seletor de ficheiros para uma cópia .json ou .zip e restauram-na.

Exportar e partilhar (Export & Share) tem dois blocos. Arquivo completo (ZIP) (Full Archive) cria o arquivo completo e entrega-o à folha de partilha do Android. Apenas dados (JSON) (Data Only) escreve um ficheiro mais leve, com todas as tabelas mas sem PDFs nem imagens, e partilha esse.

Enquanto qualquer uma destas operações decorre, aparece um pequeno indicador e uma linha de estado sob o cartão informativo (por exemplo A criar arquivo…, A exportar… ou A importar…), e todos os blocos ficam desativados até o trabalho terminar.

Uma coisa que o ecrã não oferece é um agendamento. Não existe cópia de segurança automática ou temporizada na aplicação; uma cópia só existe quando toca num destes blocos. A palavra “nuvem” significa aqui a pasta que escolher no seletor do sistema. A aplicação nunca inicia sessão no Google, Dropbox ou Microsoft em seu nome, por isso não há sessão para configurar nem sincronização a correr em segundo plano.

Como fazer uma cópia completa antes de mudar de telemóvel

Nadia faz isto no telemóvel antigo, na véspera de chegar o novo. O ZIP é a escolha certa aqui porque leva os PDFs, logótipos, recibos e assinaturas juntamente com a base de dados.

1. Abra Configurações, desça até Dados e toque em Backup e Restauração.
2. Toque em Guardar na nuvem. A linha de estado percorre A exportar base de dados..., A exportar perfis..., A exportar clientes..., depois uma linha por fatura, como Fatura 7/40: BB-2026-0107, e a seguir despesas, assinaturas e A finalizar....
3. Quando o estado mudar para Escolha onde guardar..., abre-se a caixa de gravação do Android com o nome do ficheiro já preenchido, na forma InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Escolha a sua pasta do Drive, Dropbox ou OneDrive, ou uma pasta do telemóvel, e confirme.
4. Aguarde a mensagem Cópia de segurança guardada!.

Se preferir enviar o ficheiro diretamente para algum lado, use antes Arquivo completo (ZIP). Cria o mesmo ficheiro e abre a folha de partilha, para que possa enviá-lo para si próprio por e-mail, colocá-lo numa conversa com o contabilista ou passá-lo a qualquer aplicação que aceite ficheiros. Apenas dados (JSON) funciona da mesma forma, mas produz um ficheiro muito mais pequeno, suficiente para restaurar todos os registos; apenas não leva as fotografias das faturas nem as imagens dos recibos.

Como restaurar no telemóvel novo

Instale o Invoice Flow no telemóvel novo, coloque lá o ficheiro de cópia de segurança (abra-o a partir do Drive, transfira-o do e-mail ou copie-o por USB) e importe-o. Nadia faz isto antes de introduzir seja o que for, porque um restauro substitui tudo o que já esteja na aplicação.

1. Abra Configurações > Backup e Restauração e toque em Importar Dados (ou Restaurar da nuvem; fazem o mesmo).
2. Leia a caixa Importar Dados. Diz que a importação vai SUBSTITUIR todos os dados atuais e que não pode ser anulada. Toque em OK para continuar ou em Cancelar para desistir.
3. No seletor de ficheiros intitulado Escolher ficheiro de cópia de segurança, selecione o ficheiro .zip ou .json.
4. Aguarde enquanto a linha de estado mostra A importar.... No fim recebe uma mensagem como Importado: perfis: 1, clientes: 12, faturas: 40, ..., com o número de linhas de cada tipo que entraram.

O restauro corre como uma única transação de base de dados. A aplicação começa por limpar todas as tabelas e depois insere as linhas da cópia, atribuindo novos IDs e voltando a ligar todas as relações (fatura ao cliente, item à fatura, marco ao projeto, e assim por diante) à medida que avança. Se alguma coisa do ficheiro não carregar, toda a transação é revertida e os dados anteriores ficam intactos; não fica com uma base de dados meio vazia. A mensagem de falha diz Falha na importação: seguida apenas do tipo de erro e não do seu conteúdo, para que nada do ficheiro ou da base de dados apareça no ecrã.

Como importar um extrato bancário e marcar faturas como pagas

Uma semana depois do início do mês, Nadia transfere um CSV da conta da empresa a partir do banco online. Em vez de abrir cinco faturas uma a uma, deixa a aplicação associar as transferências recebidas às faturas em aberto pelos respetivos números.

O ecrã fica em Configurações > Configurações de Faturamento (Invoice Settings) > Importar extrato bancário (Import bank statement).

1. Toque em Escolher ficheiro CSV e escolha o extrato (.csv ou .txt).
2. Em Mapear colunas (Map columns), confira as três listas Coluna de data (Date column), Coluna de valor (Amount column) e Coluna de referência / descrição (Reference / description column). A aplicação pré-seleciona-as a partir da linha de cabeçalho quando reconhece os nomes; se uma lista ficar vazia, escolha a coluna certa.
3. Defina o Formato de data (Date format) de acordo com o seu banco. A predefinição é yyyy-MM-dd; o banco irlandês da Nadia escreve 04/09/2026, por isso ela escreve dd/MM/yyyy.
4. Toque em Procurar correspondências (Find matches). O botão fica desativado até as três colunas estarem mapeadas.
5. Reveja a lista em N fatura(s) correspondente(s) encontrada(s). Cada cartão mostra o número da fatura, o valor do extrato e a data da transação.
6. Toque em Marcar N fatura(s) como paga(s). A mensagem Aplicado(s) N pagamento(s) confirma e o ecrã fecha-se.

No extrato da Nadia entraram sete linhas. Duas eram pagamentos a sair (um débito direto de eletricidade e uma compra com cartão) e foram ignoradas por terem valores negativos. Uma transferência referia BB-2026-0139, que já estava paga, e por isso foi ignorada. Uma transferência dizia “INV 0143” em vez do número completo da fatura e, portanto, não teve correspondência; esse pagamento é registado à mão. As três restantes corresponderam e tornaram-se pagamentos.

Em cada correspondência a aplicação insere um pagamento com o método bank_transfer, o valor do extrato, a data do extrato e uma observação com Bank import: seguido da descrição completa, e depois define o estado da fatura como Paga. O pagamento aparece no histórico de pagamentos da fatura como qualquer outro.

Como exportar para o software do seu contabilista

O ecrã Integrações (Integrations) está em Configurações > Automação (Automation) > Integrações (subtítulo Ligar serviços externos). Apesar do nome, nada aqui liga a lado nenhum: cada cartão produz um ficheiro que partilha. Não há sessões, tokens nem sincronização.

1. Toque no cartão do seu programa de contabilidade: QuickBooks, Xero ou 1C. O cartão expande-se e mostra uma descrição de uma linha e um botão.
2. Toque em Exportar para Xero (ou Exportar para QuickBooks / Exportar para 1C).
3. Escolha o destino na folha de partilha: e-mail, uma pasta na nuvem, uma aplicação de mensagens.

As três incluem todas as faturas da aplicação, em qualquer estado. Não há filtro por intervalo de datas nem por perfil, por isso, se quiser apenas um trimestre, filtre o ficheiro numa folha de cálculo depois de exportar.

Regras e detalhes

O que uma cópia de segurança contém. O ficheiro app_backup.json (que é também o conteúdo da exportação Apenas dados (JSON)) é uma cópia da versão 3 e leva: perfis de empresa com endereços, telefones, e-mails, ligações, identificadores fiscais, condições de pagamento e séries de numeração de faturas; clientes, grupos de clientes e respetivas associações; produtos e movimentos de existências; faturas, linhas de fatura, pagamentos, notas de crédito, guias de remessa, instantâneos de faturas e eventos de multa por atraso; orçamentos e contratos; despesas; registos de tempo; projetos e marcos; agendas recorrentes; taxas de câmbio; regras de automação e os alertas que geraram; modelos de e-mail; modelos de PDF personalizados e as suas ligações a perfis; substituições de taxas de imposto; assinaturas e perfis de assinatura; e lembretes pendentes. Os logótipos e as imagens de assinatura estão embutidos no JSON em base64, pelo que sobrevivem mesmo pela via só JSON.

Duas coisas não estão no JSON. As fotografias das faturas e os recibos das despesas são guardados como ficheiros, e o JSON só contém os respetivos caminhos; as imagens propriamente ditas viajam apenas dentro do ZIP, em invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ e receipts/. E, das definições da própria aplicação, só a configuração de automação de existências é escrita no bloco settings da cópia e restaurada com ela. As suas preferências de notificação (se os lembretes de faturas estão ativos e os valores de “dias antes do vencimento” / “dias após o vencimento”), o idioma da aplicação, o tema, as definições de fontes do PDF e o estado da introdução não são guardados; volte a defini-los no telemóvel novo. Os lembretes já disparados também não são exportados, apenas os que ainda aguardam envio.

O que o ZIP acrescenta. Além de app_backup.json, o arquivo tem business_profiles/<id>_<name>/profile.json com os logótipos como ficheiros de imagem, clients/clients.json e clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf para cada fatura, gerada com o modelo, a paleta e as fontes que escolheu e sem marca de água do período experimental, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ em PNG e um README.txt a explicar a organização. O nome do ficheiro é InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. No restauro só é lido o app_backup.json; os PDFs e o CSV são para si e para o seu contabilista.

Regras de restauro. O seletor aceita .json e .zip. Um ZIP sem app_backup.json falha com app_backup.json não encontrado no arquivo. Uma cópia cujo número de versão seja superior ao que a aplicação compreende é recusada com uma mensagem a pedir que atualize primeiro a aplicação; cópias mais antigas são aceites. O restauro substitui sempre: não há opção de fusão, e a caixa de confirmação é o seu único ponto de controlo. O restauro nunca exige Pro.

O que é Pro. Guardar na nuvem, Arquivo completo (ZIP) e as três exportações de Integrações passam pela verificação de acesso e abrem o ecrã de subscrição quando o período experimental terminou e não há subscrição. Apenas dados (JSON), os dois blocos de restauro e a importação bancária estão sempre disponíveis.

Regras de correspondência da importação bancária. O separador é detetado automaticamente: ponto e vírgula se a primeira linha contiver um, caso contrário vírgula. Os nomes de cabeçalho são comparados sem distinguir maiúsculas com uma pequena lista de palavras-chave (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, mais equivalentes em russo e alemão); o resto mapeia à mão. Aos valores são retirados os espaços e as vírgulas convertidas em pontos, e as linhas com valor igual ou inferior a zero são ignoradas. Uma data que não corresponda ao formato passa a ser a data de hoje, em vez de falhar. Uma linha corresponde à primeira fatura cujo estado não seja Paga e cujo número exato apareça em qualquer parte do texto de referência, distinguindo maiúsculas e minúsculas. O valor do extrato é registado como pagamento mesmo que difira do total da fatura, e a fatura passa a paga na mesma; não há tratamento de pagamentos parciais, nem verificação de moeda, nem proteção contra importar o mesmo extrato duas vezes. MT940, BAI2 e outros formatos bancários não são suportados; exporte CSV do seu banco.

Segurança dos dados. Os ficheiros de cópia de segurança são JSON ou ZIP simples, não cifrados, e contêm os nomes, endereços, identificadores fiscais e endereços de e-mail dos seus clientes. Trate-os como o equivalente em papel: guarde-os numa pasta que só você possa abrir e apague as cópias antigas de que já não precisa.

Dicas

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• Pagamentos e valor em dívida para registar pagamentos parciais e manuais que a importação bancária não consegue tratar.
• Lembretes e regras de automação para voltar a definir as suas preferências de notificação depois de um restauro.
• Configurações, navegação e Pro para saber o que o período experimental e a subscrição desbloqueiam.