用户指南

备份、还原、导出与银行对账单导入

将所有数据备份为 ZIP 或 JSON 文件，迁移到新手机，导入银行对账单以标记发票已付款，并导出为 Xero、QuickBooks 或 1C 可用的格式。

更新于: 2026-09-09

Invoice Flow 会把每一位客户、每张发票、每笔付款和每张收据都保存在手机本地。没有账号可登录，也没有服务器为你保留副本，这对隐私来说是好事，但如果手机掉进水槽，就成了坏事。备份与还原 (Backup & Restore) 屏幕就是用来保护你自己的：它会把整个数据库写入一个你可以放到任何地方的文件，也能在同一部手机或新手机上把这个文件读回来。

本指南以 Nadia Brennan 为例，她在科克市的一间小办公室经营 Brennan Bookkeeping，每月以欧元向十几家本地企业开票。她即将更换手机，因此需要在旧机被收进抽屉之前，为两年的发票数据做一份完整备份。新手机设置好之后，她还想把上周的银行对账单与仍未结清的发票核对，并给自己的会计师发送一份适用于 Xero 的、涵盖今年所有开票记录的清单。

屏幕上你会看到什么

打开设置 (Settings) 标签页，滚动到数据 (Data) 区块。该区块只有一行：备份与还原 (Backup & Restore)，小标题为导出或导入数据 (Export or import your data)，点按即可打开该屏幕。如果你的试用期已结束，付费墙上的导出数据 (Export Data) 按钮也会带你到同一个屏幕，因为你的数据始终可以随时带走。

屏幕顶部有一张提示卡片，写着你的数据保存在此设备本地，建议定期备份。，下方是两组图块。

云端备份 (Cloud Backup) 包含三个图块。保存到云端 (Save to Cloud) 会生成完整存档，然后打开 Android 的“保存文件”对话框，让你把 ZIP 放进 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 文件夹，或者手机上的任意位置。从云端恢复 (Restore from Cloud) 和导入数据 (Import Data) 是同一个操作的两种标签：两者都会打开一个文件选择器，用来选取 .json 或 .zip 备份文件并还原它。

导出与分享 (Export & Share) 包含两个图块。完整存档 (ZIP)(Full Archive (ZIP)) 会创建完整存档并交给 Android 分享面板。仅数据 (JSON)(Data Only (JSON)) 则写入一个更轻量的文件，包含每张数据表但不含 PDF 或图片，并同样通过分享面板发送。

在执行以上任意操作时，信息卡片下方会出现一个小型转圈图标和一行状态文字（例如正在创建存档…、正在导出…或正在导入…），所有图块在任务完成前都会被禁用。

这个屏幕不提供的是定时功能。应用中没有自动或定时备份；只有当你点按其中一个图块时，备份才会产生。这里所说的“云端”只是你在系统选择器中挑选的文件夹。应用不会代你登录 Google、Dropbox 或 Microsoft 账号，因此不需要配置任何登录，后台也没有同步在运行。

如何在更换手机前做一次完整备份

Nadia 会在新手机到达前一晚，在旧手机上完成这项操作。ZIP 是这里更合适的选择，因为它会连同数据库一起，把 PDF、Logo、收据和签名也一并打包。

1. 打开 设置 (Settings)，滚动到 数据 (Data)，点按 备份与还原 (Backup & Restore)。
2. 点按 保存到云端 (Save to Cloud)。状态文字会依次显示 正在导出数据库…、正在导出业务档案…、正在导出客户…，然后是每张发票一行，例如 发票 7/40: BB-2026-0107，接着是支出、签名，最后是 正在完成…。
3. 当状态变为 选择保存位置… 时，Android 保存对话框会打开，文件名已预先填好，格式类似 InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip。选择你的 Drive、Dropbox 或 OneDrive 文件夹，或手机上的某个文件夹，然后确认。
4. 等待底部出现提示条 备份已保存！。

如果你想直接把文件发送出去，可以改用完整存档 (ZIP)。它会生成同样的文件并打开分享面板，因此你可以把它邮件发给自己、放进与会计师的聊天记录，或推送到任何接受文件的应用。仅数据 (JSON) 的原理相同，但产生的文件小得多，足以还原所有记录；只是不会包含发票照片或收据图片。

如何在新手机上还原

在新手机上安装 Invoice Flow，把备份文件传到新手机上（可以从 Drive 打开，从邮件下载，或通过 USB 复制过去），然后再导入。Nadia 会在录入任何其他内容之前先完成这一步，因为还原会替换应用中已有的一切内容。

1. 打开 设置 (Settings) > 备份与还原 (Backup & Restore)，点按 导入数据 (Import Data)（或 从云端恢复 (Restore from Cloud)；两者作用相同）。
2. 阅读 导入数据 (Import Data) 对话框。它会说明本次导入将**替换**所有当前数据且无法撤销。点按 确定 (OK) 继续，或点按 取消 (Cancel) 退出。
3. 在标题为 选择备份文件 (Choose backup file) 的文件选择器中，选取 .zip 或 .json 文件。
4. 等待状态文字显示 正在导入…。完成后会出现类似 已导入：档案 1，客户 12，发票 40，…… 的提示条，列出各类数据导入的条数。

还原以单个数据库事务的方式运行。应用会先清空每一张数据表，然后插入备份中的数据行，在此过程中分配新的 ID 并重新连接每一处关联（发票关联客户、条目关联发票、里程碑关联项目，等等）。如果文件中有任何内容加载失败，整个事务都会回滚，你之前的数据不会受到影响；你不会最终得到一个残缺的数据库。失败提示条只会显示**导入失败：**加上错误类型，不会显示错误的具体内容，因此屏幕上不会展示文件或数据库中的任何数据。

如何导入银行对账单并将发票标记为已付款

每月中旬，Nadia 会从网上银行下载一份企业账户的 CSV 对账单。她不会逐一打开五张发票核对，而是让应用根据发票编号自动匹配到账的转账记录。

该屏幕位于设置 (Settings) > 发票设置 (Invoice Settings) > 导入银行对账单 (Import bank statement)。

1. 点按 选择 CSV 文件 (Choose CSV file) 并选取对账单（.csv 或 .txt）。
2. 在 映射列 (Map columns) 下，检查 日期列 (Date column)、金额列 (Amount column) 和 参考号 / 描述列 (Reference / description column) 这三个下拉菜单。应用会在识别到表头名称时自动预选；如果某个下拉菜单为空，请自行选择正确的列。
3. 将 日期格式 (Date format) 设置为与你的银行一致。默认值是 yyyy-MM-dd；Nadia 的爱尔兰银行使用 04/09/2026 这种格式，因此她将其改为 dd/MM/yyyy。
4. 点按 查找匹配项 (Find matches)。在三个列都被映射之前，该按钮保持禁用状态。
5. 查看 找到 N 张匹配发票 (N matching invoice(s) found) 下的列表。每张卡片显示发票编号、对账单中的金额和交易日期。
6. 点按 将 N 张发票标记为已付款 (Mark N invoice(s) as paid)。提示条 已应用 N 笔付款 (Applied N payment(s)) 会进行确认，屏幕随即关闭。

在 Nadia 的对账单中共有七行记录。其中两笔是支出（一笔电费直接扣款和一笔刷卡消费），由于金额为负而被跳过。一笔转账引用了 BB-2026-0139，但该发票已经付款，因此被忽略。一笔转账写的是“INV 0143”而不是完整发票编号，因而未能匹配；她手动记录了这笔付款。剩余三笔匹配成功并生成了付款记录。

对于每一笔匹配，应用都会插入一笔付款方式为 bank_transfer 的记录，金额和日期取自对账单，备注为银行导入：加上完整的描述文字，随后将发票状态设为已付款。该笔付款会像其他手动记录的付款一样出现在发票的付款历史中。

如何为你的会计软件导出数据

集成 (Integrations) 屏幕位于设置 (Settings) > 自动化 (Automation) > 集成（小标题为连接外部服务 (Connect external services)）。尽管名字如此，这里的功能其实并不会连接任何服务：每张卡片只会生成一个供你分享的文件。没有登录、令牌，也没有同步。

1. 点按你所用会计软件对应的卡片：QuickBooks、Xero 或 1C。卡片会展开，显示一行说明和一个按钮。
2. 点按 导出到 Xero (Export for Xero)（或 导出到 QuickBooks (Export for QuickBooks) / 导出到 1C (Export for 1C)）。
3. 在分享面板中选择目标：邮件、云文件夹或聊天应用。

三者都包含应用中的每一张发票，不限状态。没有日期范围或档案筛选，因此如果你只想要某一个季度的数据，请导出后在电子表格中自行筛选。

规则与细节

备份包含的内容。app_backup.json 文件（同时也是仅数据 (JSON) 导出的内容）是一份第 3 版备份，包含：带有地址、电话、邮箱、链接、税号、付款条款和发票编号序列的业务档案；客户、客户分组及分组成员关系；商品和库存交易；发票、发票明细、付款、贷方通知单、发货单、发票快照和滞纳金事件；估价单和合同；支出；工时记录；项目和里程碑；经常性计划；汇率；自动化规则及其触发的提醒；邮件模板；自定义 PDF 模板及其与档案的关联；税率覆盖；签名和签名档案；以及待发送的提醒。Logo 和签名图片以 base64 形式内嵌在 JSON 中，因此即便只走 JSON 路径也能保留。

**有两类内容不在 JSON 中。**发票照片和支出收据以文件形式存储，JSON 中只保存它们的路径；实际图片只存在于 ZIP 内部，位于 invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ 和 receipts/ 目录下。此外，在应用自身的各项设置中，只有库存自动化配置会写入备份的 settings 区块并随之还原。你的提醒偏好设置（发票提醒是否开启，以及“到期前几天”“到期后几天”的数值）、应用语言、主题、PDF 字体设置和引导流程状态都不会被备份；请在新手机上重新设置。已经触发过的提醒也不会被导出，只有尚未发送的提醒才会。

**ZIP 额外包含的内容。**除了 app_backup.json，该存档还包含 business_profiles/<id>_<name>/profile.json（附带作为图片文件的 Logo）、clients/clients.json 和 clients.csv、invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf（每张发票均使用你所选的模板、配色和字体渲染，且不带试用水印）、invoices/all_invoices.json、receipts/、以 PNG 形式保存的 signatures/，以及说明目录结构的 README.txt。文件名为 InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip。还原时只会读取 app_backup.json；PDF 和 CSV 是留给你和你的会计师查看的。

还原规则。文件选择器接受 .json 和 .zip。如果 ZIP 中没有 app_backup.json，会提示存档中未找到 app_backup.json而失败。如果备份的版本号高于应用所能识别的版本，会被拒绝并提示先更新应用；较旧版本的备份则可以被接受。还原始终是替换操作：没有合并选项，确认对话框是你唯一的检查点。还原永远不受 Pro 限制。

**哪些功能需要 Pro。**保存到云端、完整存档 (ZIP) 以及全部三项集成导出功能都会经过权限检查，在试用期结束且没有订阅时会打开付费墙。仅数据 (JSON)、两个还原图块以及银行对账单导入始终可用。

银行对账单匹配规则。分隔符会被自动识别：如果第一行含有分号，则使用分号，否则使用逗号。表头名称会与一份简短的关键词列表进行不区分大小写的匹配（date/datum/fecha、amount/betrag/importe/value、ref/desc/memo/note，以及对应的俄语和德语词汇）；其余的需要你手动映射。金额会去除空格并把逗号转换为小数点，金额为零或负数的行会被跳过。不符合所选格式的日期会回退为今天的日期，而不会导致失败。一行会匹配第一张状态不是已付款、且其发票编号完整出现在参考文本中任意位置（区分大小写）的发票。对账单中的金额会作为付款金额被记录，即便它与发票总额不一致；发票也会无条件被设为已付款；没有部分付款处理，没有货币检查，也没有防止同一份对账单被重复导入的机制。不支持 MT940、BAI2 等其他银行格式；请从你的银行导出 CSV。

**数据安全。**备份文件是普通、未加密的 JSON 或 ZIP，包含你客户的姓名、地址、税号和电子邮箱地址。请像对待纸质文件一样对待它们：只保存在只有你能打开的文件夹中，并删除不再需要的旧副本。

使用技巧

相关指南

• 付款与应付金额 介绍如何记录银行对账单导入无法处理的部分付款和手动付款。
• 提醒与自动化规则 用于在还原之后重新设置你的提醒偏好。
• 设置、导航与 Pro 说明试用期和订阅分别解锁哪些功能。