Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Ръководство

Архивиране, възстановяване, износ и импорт от банка

Архивирайте всичко в ZIP или JSON файл, прехвърлете го на нов телефон, импортирайте банково извлечение, за да отбележите фактури като платени, и изнесете данни за Xero, QuickBooks или 1C.

Обновено: 2026-09-09

Invoice Flow съхранява всеки клиент, фактура, плащане и разписка на самия телефон. Няма акаунт, в който да влезете, и няма сървър, който да пази копие вместо вас, което е добре за поверителността и лошо за деня, в който телефонът падне в мивката. Екранът Backup & Restore е начинът, по който се предпазвате: той записва цялата база данни във файл, който можете да поставите навсякъде, и прочита този файл обратно на същия телефон или на нов.

Това ръководство следва Надя Бренан, която управлява Brennan Bookkeeping от малък офис в Корк и издава фактури в евро на дузина местни фирми всеки месец. Тя предстои да смени телефона си, затова ѝ трябва пълно копие на две години фактури, преди старият апарат да отиде в чекмеджето. Веднъж настроила новия телефон, тя иска и да съпостави миналата седмица банково извлечение спрямо все още отворените фактури, а и да изпрати на своя счетоводител списък, подходящ за Xero, с всичко, издадено тази година.

Какво виждате на екрана

Отворете раздела Настройки (Settings) и превъртете до секцията Data. Единственият ред там, Backup & Restore с подзаглавие Export or import your data, отваря екрана. Ако пробният ви период е изтекъл, бутонът Export Data на екрана за плащане ви отвежда до същото място, защото винаги можете да вземете данните си със себе си.

Екран Backup & Restore на Invoice Flow с информационна карта, секция Cloud Backup, съдържаща плочки Save to Cloud, Restore from Cloud и Import Data, и секция Export & Share, съдържаща плочки Full Archive (ZIP) и Data Only (JSON)
Всичко на този екран работи с файлове: създавате файл, запазвате го или го споделяте, а по-късно го избирате, за да възстановите.

Екранът има напомнящa карта отгоре, Your data is stored locally on this device. Regular backups are recommended., и две групи плочки.

Cloud Backup съдържа три плочки. Save to Cloud изгражда пълния архив и след това отваря диалога на Android за “запазване на файл”, така че можете да пуснете ZIP-а в папка на Google Drive, Dropbox или OneDrive, или навсякъде другаде на телефона. Restore from Cloud и Import Data са едно и също действие с два надписа: и двете отварят избирач на файлове за .json или .zip архив и го възстановяват.

Export & Share съдържа две плочки. Full Archive (ZIP) създава пълния архив и го подава на менюто за споделяне на Android. Data Only (JSON) записва по-лек файл с всяка таблица, но без PDF-и или изображения, и споделя него.

Докато което и да е от тези действия работи, под информационната карта се появяват малък индикатор и статусен ред (например Creating archive…, Exporting… или Importing…), и всички плочки са неактивни, докато задачата не приключи.

Едно нещо, което екранът не предлага, е разписание. В приложението няма автоматично или планирано архивиране; архив съществува само когато докоснете една от тези плочки. Думата “cloud” тук означава папката, която изберете в системния избирач. Приложението никога не влиза от ваше име в Google, Dropbox или Microsoft, така че няма вход за конфигуриране и няма синхронизация, работеща във фонов режим.

Снимките на екрана в това ръководство са направени на десктоп тестова система. Файловият избирач на Android и менюто за споделяне са системни диалози, които не съществуват там, затова кадрите показват екраните на приложението до момента, в който тези диалози биха се отворили.

Как да направите пълно архивиране преди смяна на телефон

Надя прави това на стария телефон вечерта преди пристигането на новия. ZIP е правилният избор тук, защото носи PDF-ите, логата, разписките и подписите заедно с базата данни.

  1. Отворете Настройки (Settings), превъртете до Data и докоснете Backup & Restore.
  2. Докоснете Save to Cloud. Статусният ред преминава през Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., после по един ред за фактура, например Invoice 7/40: BB-2026-0107, после разходи, подписи и Finalizing....
  3. Когато статусът се смени на Choose where to save..., се отваря диалогът на Android за запазване с вече попълнено име на файла, във формата InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Изберете папката си в Drive, Dropbox или OneDrive, или папка на телефона, и потвърдете.
  4. Изчакайте съобщението Backup saved!.

Ако предпочитате да изпратите файла директно някъде, използвайте вместо това Full Archive (ZIP). Той изгражда същия файл и отваря менюто за споделяне, така че можете да го изпратите по имейл на себе си, да го пуснете в чат със счетоводителя си или да го изпратите към всяко приложение, което приема файлове. Data Only (JSON) работи по същия начин, но произвежда много по-малък файл, който е достатъчен, за да възстанови всички записи; просто няма да носи снимки на фактури или изображения на разписки.

Как да възстановите на новия телефон

Инсталирайте Invoice Flow на новия телефон, прехвърлете архивния файл върху него (отворете го от Drive, изтеглете го от пощата си или го копирайте през USB), а след това го внесете. Надя прави това, преди да въведе каквото и да било друго, защото възстановяването заменя всичко, което вече е в приложението.

  1. Отворете Настройки (Settings) > Backup & Restore и докоснете Import Data (или Restore from Cloud; те правят едно и също нещо).
  2. Прочетете диалога Import Data. Той предупреждава, че импортирането ще ЗАМЕНИ всички текущи данни и не може да бъде отменено. Докоснете OK, за да продължите, или Cancel, за да се откажете.
  3. В избирача на файлове с надпис Choose backup file изберете файла .zip или .json.
  4. Изчакайте, докато статусният ред показва Importing.... Когато приключи, получавате съобщение като Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ..., изброяващо колко реда от всеки вид са влезли.
Диалог Import Data на Invoice Flow над екрана Backup & Restore, предупреждаващ, че импортът ще ЗАМЕНИ всички текущи данни, ще изтрие съществуващите записи и не може да бъде отменен, с бутони Cancel и OK
Потвърждението се появява преди избирача на файлове, така че все още можете да промените решението си без цена.

Възстановяването се изпълнява като една транзакция в базата данни. Приложението първо изчиства всяка таблица, после вмъква редовете от архива, като им присвоява нови идентификатори и пренасвързва всяка връзка (фактура към клиент, артикул към фактура, етап към проект и т.н.) в движение. Ако нещо във файла не успее да се зареди, цялата транзакция се отменя и предишните ви данни остават непокътнати; няма да останете с наполовина празна база данни. Съобщението за грешка гласи Import failed:, следвано само от типа на грешката, не от съдържанието ѝ, така че нищо от файла или базата данни не се показва на екрана.

Как да импортирате банково извлечение и да отбележите фактури като платени

Седмица след началото на месеца Надя изтегля CSV извлечение на бизнес сметката си от онлайн банкирането. Вместо да отваря пет фактури поотделно, тя оставя приложението да съпостави постъпилите преводи с отворени фактури по техните номера.

Екранът се намира в Настройки (Settings) > Invoice Settings > Import bank statement.

  1. Докоснете Choose CSV file и изберете извлечението (.csv или .txt).
  2. Под Map columns проверете трите падащи менюта Date column, Amount column и Reference / description column. Приложението ги предварително избира от заглавния ред, когато разпознае имената; ако падащо меню е празно, изберете правилната колона сами.
  3. Задайте Date format според вашата банка. По подразбиране е yyyy-MM-dd; ирландската банка на Надя пише датите като 04/09/2026, затова тя въвежда dd/MM/yyyy.
  4. Докоснете Find matches. Бутонът остава неактивен, докато и трите колони не бъдат зададени.
  5. Прегледайте списъка под N matching invoice(s) found. Всяка карта показва номера на фактурата, сумата от извлечението и датата на транзакцията.
  6. Докоснете Mark N invoice(s) as paid. Съобщението Applied N payment(s) потвърждава действието и екранът се затваря.
Екран Import bank statement на Invoice Flow с икона за качване, текст Pick a CSV exported from your bank to match payments against unpaid invoices и бутон Choose CSV file
Импортът започва с обикновен CSV износ от бизнес сметката ви.
Екран Import bank statement на Invoice Flow в стъпка Map columns с автоматично избрани Date, Amount и Description в три падащи менюта, поле Date format зададено на dd/MM/yyyy и бутони Find matches и Cancel
Извлечението на Надя има колони Date, Description, Amount и Balance; приложението избра правилните три само.
Екран Import bank statement на Invoice Flow, показващ 3 matching invoice(s) found, три карти за BB-2026-0140, BB-2026-0141 и BB-2026-0142 със суми, дати и зелени отметки, и бутон Mark 3 invoice(s) as paid
Три SEPA превода са носили номера на фактури в описанието си, така че три фактури са готови да бъдат маркирани като платени с едно докосване.

В извлечението на Надя са постъпили седем реда. Два от тях са изходящи плащания (директен дебит за електричество и покупка с карта) и са пропуснати, защото сумите им са отрицателни. Един превод е споменавал BB-2026-0139, който вече е бил платен, затова е игнориран. Един превод е гласял “INV 0143” вместо пълния номер на фактурата и затова не е намерил съответствие; тя записва това плащане ръчно. Останалите три са намерили съответствие и са станали плащания.

За всяко съответствие приложението вмъква плащане с метод bank_transfer, сумата от извлечението, датата от извлечението и бележка, гласяща Bank import:, следвана от пълното описание, а после задава статус на фактурата paid. Плащането се появява в историята на плащанията на фактурата като всяко друго.

Как да изнесете данни за софтуера на вашия счетоводител

Екранът Integrations се намира в Настройки (Settings) > Automation > Integrations (подзаглавие Connect external services). Въпреки името, нищо тук не се свързва никъде: всяка карта произвежда файл, който споделяте. Няма входове, токени или синхронизация.

  1. Докоснете картата на вашия счетоводен пакет: QuickBooks, Xero или 1C. Картата се разгъва и показва еднoредово описание и бутон.
  2. Докоснете Export for Xero (или Export for QuickBooks / Export for 1C).
  3. Изберете дестинацията в менюто за споделяне: поща, папка в облак, приложение за съобщения.
Екран Integrations на Invoice Flow под заглавие Accounting Export с карти QuickBooks, Xero и 1C; картата на Xero е разгъната и показва бутон Export for Xero
Всяка карта е файлов износ; разгънете я и докоснете бутона, за да споделите файла.
КартаФайлФорматКолони / съдържание
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifРазделен с табулация IIF за QuickBooks DesktopЕдин ред TRNS към Accounts Receivable и един ред SPL към Sales Income на фактура, бележка “Invoice NNN”
Xeroinvoices_xero.csvCSV, разделен със запетаяContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvCSV, разделен с точка и запетая, с руски заглавияНомер на фактура, дата на издаване, дата на падеж, контрагент, имейл, общо, ДДС, валута, статус

И трите включват всяка фактура в приложението, във всеки статус. Няма филтър по период или профил, така че ако искате само едно тримесечие, филтрирайте файла в електронна таблица след износа.

Правила и подробности

Какво съдържа архивът. Файлът app_backup.json (който е и съдържанието на износа Data Only (JSON)) е архив версия 3 и носи: бизнес профили с техните адреси, телефони, имейли, връзки, данъчни номера, условия за плащане и серии от номера на фактури; клиенти, групи клиенти и членства в групи; продукти и складови транзакции; фактури, редове на фактури, плащания, кредитни известия, стокови разписки, снимки на фактури и събития за закъснели такси; оферти и договори; разходи; записи на време; проекти и етапи; повтарящи се разписания; валутни курсове; правила за автоматизация и сигналите, които са задействали; имейл шаблони; персонализирани PDF шаблони и техните връзки с профили; заместващи данъчни ставки; подписи и профили с подписи; и предстоящи напомняния. Логата и изображенията на подписите са вградени в JSON като base64, така че оцеляват дори при пътя само с JSON.

Две неща не са в JSON. Снимките на фактури и разписките на разходи се съхраняват като файлове, а JSON пази само техните пътища; физическите изображения пътуват само вътре в ZIP-а, под invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ и receipts/. А от собствените настройки на приложението само конфигурацията за автоматизация на инвентара се записва в блока settings на архива и се възстановява с него. Предпочитанията ви за известия (дали напомнянията за фактури са включени, и стойностите “дни преди падеж” / “дни след падеж”), езикът на приложението, темата, настройките на PDF шрифта и състоянието на въвеждащия урок не се архивират; задайте ги отново на новия телефон. Напомнянията, които вече са задействани, също не се изнасят – само тези, които все още чакат да бъдат изпратени.

Какво добавя ZIP-ът. Освен app_backup.json, архивът съдържа business_profiles/<id>_<name>/profile.json с логата като файлове с изображения, clients/clients.json и clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf за всяка фактура, изобразена с избрания от вас шаблон, палитра и шрифтове и без воден знак за пробен период, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ като PNG файлове и README.txt, обясняващ структурата. Името на файла е InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Само app_backup.json се чете при възстановяване; PDF-ите и CSV файлът са за вас и вашия счетоводител.

Правила за възстановяване. Избирачът приема .json и .zip. ZIP без app_backup.json се отхвърля със съобщение app_backup.json not found in archive. Архив с версия по-висока от тази, която приложението разбира, се отхвърля със съобщение, което иска първо да обновите приложението; по-старите архиви се приемат. Възстановяването винаги замества: няма опция за сливане, а диалогът за потвърждение е единствената ви контролна точка. Възстановяването никога не е ограничено за Pro.

Кое е Pro. Save to Cloud, Full Archive (ZIP) и трите износа в Integrations преминават през проверката за достъп и отварят екрана за плащане, когато пробният период е изтекъл и няма абонамент. Data Only (JSON), двете плочки за възстановяване и импортът от банка са винаги достъпни.

Правила за съпоставяне при импорт от банка. Разделителят се разпознава автоматично: точка и запетая, ако първият ред съдържа такава, иначе запетая. Имената на заглавията се съпоставят без значение на регистъра с кратък списък от ключови думи (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, плюс еквиваленти на руски и немски); всичко останало задавате ръчно. От сумите се премахват интервалите, а запетаите се превръщат в точки, а редовете със сума нула или по-малко се пропускат. Дата, която не пасва на формата, автоматично се задава на днешната дата, вместо да причини грешка. Ред намира съответствие с първата фактура, чийто статус не е paid и чийто точен номер се появява навсякъде в текста на референцията, с чувствителност към регистъра. Сумата от извлечението се записва като плащане дори ако се различава от общата сума на фактурата, а фактурата се задава като платена независимо от това; няма обработка на частично плащане, няма проверка на валута и няма защита срещу двукратен импорт на едно и също извлечение. MT940, BAI2 и други банкови формати не се поддържат; изнесете CSV от банката си.

Сигурност на данните. Архивните файлове са обикновен, некриптиран JSON или ZIP и съдържат имената, адресите, данъчните номера и имейл адресите на вашите клиенти. Отнасяйте се към тях като към хартиения им еквивалент: пазете ги в папка, която само вие можете да отворите, и изтривайте старите копия, които вече не са ви нужни.

Съвети

Правете архив след всеки натоварен ден с фактуриране, не само когато сменяте телефони. Запазвайте в облака в една и съща папка на Drive всеки път; времевата отметка в името на файла разграничава копията, а веднъж месечно можете да изтриете по-старите.
Молете клиентите да поставят номера на фактурата в референцията на превода точно както е отпечатан, включително префикса. Импортът от банка съпоставя по пълния номер като подниз, така че "BB-2026-0143" намира съответствие, а "0143" или "bb-2026-0143" – не.
Преди да възстановявате на телефон, който вече има данни, направете първо JSON архив на него. Възстановяването заменя всичко, а единственият път назад е друг файл.
Ако възстановяване се провали със съобщение за версия, обновете Invoice Flow на новия телефон, преди да опитате отново. Файлът е наред; той е записан от по-нова версия на приложението от тази, която го чете.

Свързани ръководства