Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Посібник

Резервне копіювання, відновлення, експорт і імпорт банківської виписки

Збережіть усе в ZIP або JSON, перенесіть дані на новий телефон, імпортуйте банківську виписку, щоб позначити рахунки оплаченими, і експортуйте для Xero, QuickBooks або 1С.

Оновлено: 2026-09-09

Invoice Flow зберігає кожного клієнта, рахунок, платіж і чек на самому телефоні. Немає облікового запису для входу і немає сервера, який тримає копію за вас, що добре для приватності й погано для того дня, коли телефон падає в раковину. Екран Резервне копіювання та відновлення (Backup & Restore) — це ваш спосіб захиститися: він записує всю базу даних у файл, який ви можете покласти куди завгодно, і зчитує цей файл назад на тому самому телефоні або на новому.

У цьому посібнику ми стежимо за Надею Бреннан (Nadia Brennan), яка керує Brennan Bookkeeping з невеликого офісу в Корку та щомісяця виставляє рахунки дюжині місцевих підприємств у євро. Вона збирається замінити телефон, тому їй потрібна повна копія двох років рахунків, перш ніж старий апарат опиниться в шухляді. Коли новий телефон буде налаштовано, вона також хоче звірити минулотижневу банківську виписку з рахунками, що досі відкриті, і надіслати своєму бухгалтеру зручний для Xero перелік усього, що вона виставила цього року.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Налаштування (Settings) і прокрутіть до розділу Дані (Data). Єдиний рядок там, Резервне копіювання та відновлення з підзаголовком Експорт або імпорт ваших даних (Export or import your data), відкриває екран. Якщо ваш пробний період закінчився, кнопка Експортувати дані (Export Data) на екрані оплати приводить у те саме місце, бо ви завжди можете забрати свої дані з собою.

Екран Backup & Restore застосунку Invoice Flow з інформаційною карткою, розділом Cloud Backup із плитками Save to Cloud, Restore from Cloud і Import Data та розділом Export & Share із плитками Full Archive (ZIP) і Data Only (JSON)
Усе на цьому екрані працює з файлами: ви створюєте файл, зберігаєте або надсилаєте його, а пізніше вибираєте для відновлення.

Угорі екрана — картка-нагадування Ваші дані зберігаються локально на цьому пристрої. Рекомендується робити регулярні резервні копії., а далі дві групи плиток.

Хмарне резервне копіювання (Cloud Backup) містить три плитки. Зберегти в хмару (Save to Cloud) створює повний архів, а потім відкриває діалог Android «зберегти файл», щоб ви могли покласти ZIP у папку Google Drive, Dropbox чи OneDrive або куди завгодно на телефоні. Відновити з хмари (Restore from Cloud) та Імпортувати дані (Import Data) — та сама дія з двома назвами: обидві відкривають вибір файлу резервної копії .json або .zip і відновлюють її.

Експорт і надсилання (Export & Share) містить дві плитки. Повний архів (ZIP) (Full Archive (ZIP)) створює повний архів і передає його в панель поширення Android. Лише дані (JSON) (Data Only (JSON)) записує легший файл з усіма таблицями, але без PDF чи зображень, і надсилає його.

Поки будь-яка з цих дій виконується, під інформаційною карткою з’являються невеликий індикатор і рядок стану (наприклад Створення архіву… — Creating archive…, Експортування… — Exporting… або Імпортування… — Importing…), і всі плитки вимкнені, доки завдання не завершиться.

Одного цей екран не пропонує — розкладу. У застосунку немає автоматичного чи запланованого резервного копіювання; резервна копія існує лише тоді, коли ви торкаєтеся однієї з цих плиток. Слово «хмара» тут означає папку, яку ви вибираєте в системному діалозі. Застосунок ніколи не входить у Google, Dropbox чи Microsoft від вашого імені, тож немає ні входу, який треба налаштовувати, ні синхронізації у фоні.

Знімки екрана в цьому посібнику зроблені на настільному тестовому стенді. Вибір файлів і панель поширення Android — системні діалоги, яких там немає, тому кадри показують екрани застосунку до моменту, коли ці діалоги мали б відкритися.

Як зробити повну резервну копію перед зміною телефону

Надя робить це на старому телефоні ввечері перед тим, як прибуде новий. ZIP тут — правильний вибір, бо він несе PDF, логотипи, чеки та підписи разом із базою даних.

  1. Відкрийте Налаштування, прокрутіть до Дані і торкніться Резервне копіювання та відновлення.
  2. Торкніться Зберегти в хмару. Рядок стану проходить через Експорт бази даних... (Exporting database...), Експорт профілів..., Експорт клієнтів..., потім по рядку на кожен рахунок, як-от Рахунок 7/40: BB-2026-0107, далі витрати, підписи і Завершення... (Finalizing...).
  3. Коли стан змінюється на Виберіть, куди зберегти... (Choose where to save...), відкривається діалог збереження Android із уже заповненою назвою файлу у формі InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Виберіть папку Drive, Dropbox чи OneDrive або папку на телефоні та підтвердьте.
  4. Дочекайтеся сповіщення Резервну копію збережено! (Backup saved!).

Якщо ви радше надіслали б файл кудись напряму, використайте Повний архів (ZIP). Він створює той самий файл і відкриває панель поширення, тож ви можете надіслати його собі поштою, кинути в чат із бухгалтером або передати будь-якому застосунку, що приймає файли. Лише дані (JSON) працює так само, але створює набагато менший файл, якого достатньо для відновлення всіх записів; він просто не міститиме фото рахунків чи зображень чеків.

Як відновити дані на новому телефоні

Встановіть Invoice Flow на новий телефон, перенесіть на нього файл резервної копії (відкрийте з Drive, завантажте з пошти або скопіюйте через USB), а потім імпортуйте його. Надя робить це перш ніж вводити будь-що інше, бо відновлення замінює все, що вже є в застосунку.

  1. Відкрийте Налаштування > Резервне копіювання та відновлення і торкніться Імпортувати дані (або Відновити з хмари; вони роблять те саме).
  2. Прочитайте діалог Імпортувати дані. Він повідомляє, що імпорт ЗАМІНИТЬ усі поточні дані й що цю дію не можна скасувати. Торкніться OK, щоб продовжити, або Скасувати (Cancel), щоб відмовитися.
  3. У вибірнику файлів із заголовком Виберіть файл резервної копії (Choose backup file) виберіть файл .zip або .json.
  4. Зачекайте, поки рядок стану показує Імпортування.... Коли все завершиться, ви отримаєте сповіщення на кшталт Імпортовано: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... із кількістю рядків кожного типу.
Діалог Import Data застосунку Invoice Flow над екраном Backup & Restore з попередженням, що імпорт ЗАМІНИТЬ усі поточні дані, видалить наявні записи і не може бути скасований, з кнопками Cancel і OK
Підтвердження з'являється перед вибором файлу, тож ви ще можете передумати без жодних наслідків.

Відновлення виконується як одна транзакція бази даних. Застосунок спочатку очищує кожну таблицю, потім вставляє рядки з резервної копії, присвоюючи нові ідентифікатори та перебудовуючи кожен зв’язок (рахунок до клієнта, позиція до рахунку, етап до проєкту тощо) по ходу. Якщо щось у файлі не вдається завантажити, уся транзакція відкочується, і ваші попередні дані залишаються недоторканими; ви не залишитеся з напівпорожньою базою даних. Сповіщення про помилку читається як Помилка імпорту: (Import failed:), за яким іде лише тип помилки, а не її вміст, тож нічого з файлу чи бази даних на екрані не показується.

Як імпортувати банківську виписку та позначити рахунки оплаченими

Через тиждень після початку місяця Надя завантажує CSV свого бізнес-рахунку з онлайн-банкінгу. Замість того щоб відкривати п’ять рахунків один за одним, вона дозволяє застосунку зіставити вхідні перекази з відкритими рахунками за їхніми номерами.

Екран розташований у Налаштування > Налаштування рахунків (Invoice Settings) > Імпорт банківської виписки (Import bank statement).

  1. Торкніться Вибрати файл CSV (Choose CSV file) і виберіть виписку (.csv або .txt).
  2. У розділі Зіставити стовпці (Map columns) перевірте три випадні списки Стовпець дати (Date column), Стовпець суми (Amount column) і Стовпець призначення / опису (Reference / description column). Застосунок попередньо вибирає їх із рядка заголовків, коли розпізнає назви; якщо список порожній, виберіть правильний стовпець самі.
  3. Встановіть Формат дати (Date format) відповідно до вашого банку. За замовчуванням це yyyy-MM-dd; ірландський банк Наді пише 04/09/2026, тому вона вводить dd/MM/yyyy.
  4. Торкніться Знайти збіги (Find matches). Кнопка залишається неактивною, доки всі три стовпці не зіставлено.
  5. Перегляньте список під Знайдено відповідних рахунків: N. Кожна картка показує номер рахунку, суму з виписки та дату транзакції.
  6. Торкніться Позначити N рахунок(-ів) як оплачені (Mark N invoice(s) as paid). Сповіщення Застосовано платежів: N (Applied N payment(s)) підтверджує, і екран закривається.
Екран Import bank statement застосунку Invoice Flow з піктограмою завантаження, текстом Pick a CSV exported from your bank to match payments against unpaid invoices і кнопкою Choose CSV file
Імпорт починається зі звичайного експорту CSV вашого бізнес-рахунку.
Екран Import bank statement застосунку Invoice Flow на кроці Map columns із автоматично вибраними Date, Amount і Description у трьох випадних списках, полем Date format зі значенням dd/MM/yyyy і кнопками Find matches і Cancel
У виписці Наді є стовпці Date, Description, Amount і Balance; застосунок сам вибрав потрібні три.
Екран Import bank statement застосунку Invoice Flow з написом 3 matching invoice(s) found, трьома картками для BB-2026-0140, BB-2026-0141 і BB-2026-0142 із сумами, датами та зеленими галочками і кнопкою Mark 3 invoice(s) as paid
Три SEPA-перекази мали номери рахунків в описі, тож три рахунки готові бути позначені оплаченими одним дотиком.

У виписці Наді було сім рядків. Два були вихідними платежами (прямий дебет за електроенергію та покупка карткою) і були пропущені, бо їхні суми від’ємні. Один переказ посилався на BB-2026-0139, який уже був оплачений, тож його проігноровано. Один переказ містив «INV 0143» замість повного номера рахунку і тому не збігся; цей платіж вона записує вручну. Решта три збіглися і стали платежами.

Для кожного збігу застосунок вставляє платіж зі способом bank_transfer, сумою з виписки, датою з виписки та нотаткою Bank import:, за якою йде повний опис, а потім встановлює статус рахунку paid. Платіж з’являється в історії платежів рахунку як будь-який інший.

Як експортувати для програми вашого бухгалтера

Екран Інтеграції (Integrations) розташований у Налаштування > Автоматизація (Automation) > Інтеграції (підзаголовок Підключення зовнішніх сервісів — Connect external services). Попри назву, тут нічого нікуди не підключається: кожна картка створює файл, який ви надсилаєте. Немає ні входів, ні токенів, ні синхронізації.

  1. Торкніться картки вашого бухгалтерського пакета: QuickBooks, Xero або 1C. Картка розгортається, показуючи однорядковий опис і кнопку.
  2. Торкніться Експорт для Xero (Export for Xero) (або Експорт для QuickBooks / Експорт для 1С).
  3. Виберіть призначення в панелі поширення: пошта, хмарна папка, месенджер.
Екран Integrations застосунку Invoice Flow під заголовком Accounting Export з картками QuickBooks, Xero і 1C; картка Xero розгорнута і показує кнопку Export for Xero
Кожна картка — це експорт у файл; розгорніть її і торкніться кнопки, щоб надіслати файл.
КарткаФайлФорматСтовпці / вміст
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifIIF із табуляцією для QuickBooks DesktopОдин рядок TRNS на Accounts Receivable і один рядок SPL на Sales Income для кожного рахунку, memo «Invoice NNN»
Xeroinvoices_xero.csvCSV з комамиContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvCSV з крапкою з комою та російськими заголовкамиНомер рахунку, дата виставлення, термін оплати, контрагент, email, сума, ПДВ, валюта, статус

Усі три включають кожен рахунок у застосунку, в будь-якому статусі. Немає фільтра за діапазоном дат чи профілем, тож якщо вам потрібен лише один квартал, відфільтруйте файл у таблиці після експорту.

Правила та деталі

Що містить резервна копія. Файл app_backup.json (який також є вмістом експорту Лише дані (JSON)) — це резервна копія версії 3, і вона містить: профілі компанії з їхніми адресами, телефонами, електронними адресами, посиланнями, податковими номерами, умовами оплати та серіями нумерації рахунків; клієнтів, групи клієнтів і членство в групах; товари та операції зі складом; рахунки, позиції рахунків, платежі, кредит-ноти, накладні, знімки рахунків і події пені; кошториси та договори; витрати; записи часу; проєкти та етапи; регулярні розклади; курси валют; правила автоматизації та сповіщення, які вони підняли; шаблони листів; власні PDF-шаблони та їхні зв’язки з профілями; перевизначення податкових ставок; підписи та профілі підписів; а також нагадування, що очікують. Логотипи та зображення підписів вбудовані в JSON як base64, тому вони переживають навіть шлях лише через JSON.

Дві речі не входять до JSON. Фото рахунків і чеки витрат зберігаються як файли, і JSON містить лише їхні шляхи; самі зображення подорожують лише всередині ZIP, у invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ і receipts/. А з власних налаштувань застосунку лише конфігурація автоматизації складу записується в блок settings резервної копії та відновлюється з нею. Ваші налаштування сповіщень (чи ввімкнені нагадування про рахунки та значення «днів до терміну» / «днів після терміну»), мова застосунку, тема, налаштування шрифтів PDF і стан онбордингу не зберігаються в резервній копії; налаштуйте їх знову на новому телефоні. Нагадування, які вже спрацювали, теж не експортуються — лише ті, що ще чекають на надсилання.

Що додає ZIP. Крім app_backup.json, архів містить business_profiles/<id>_<name>/profile.json із логотипами як файлами зображень, clients/clients.json і clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf для кожного рахунку, відрендереного з вашим вибраним шаблоном, палітрою та шрифтами і без водяного знака пробного періоду, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ як PNG та README.txt із поясненням структури. Назва файлу — InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. При відновленні читається лише app_backup.json; PDF і CSV — для вас і вашого бухгалтера.

Правила відновлення. Вибірник приймає .json і .zip. ZIP без app_backup.json завершується помилкою app_backup.json не знайдено в архіві. Резервна копія, номер версії якої вищий, ніж розуміє застосунок, відхиляється з повідомленням із проханням спершу оновити застосунок; старіші резервні копії приймаються. Відновлення завжди замінює: немає варіанта злиття, і діалог підтвердження — ваша єдина контрольна точка. Відновлення ніколи не обмежене Pro.

Що є Pro. Зберегти в хмару, Повний архів (ZIP) і всі три експорти Інтеграцій проходять перевірку доступу та відкривають екран оплати, коли пробний період закінчився і немає підписки. Лише дані (JSON), обидві плитки відновлення та імпорт банківської виписки доступні завжди.

Правила зіставлення при імпорті виписки. Розділювач визначається автоматично: крапка з комою, якщо перший рядок її містить, інакше кома. Назви заголовків зіставляються без урахування регістру з коротким списком ключових слів (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, а також російські та німецькі еквіваленти); решту ви зіставляєте вручну. У сумах видаляються пробіли, а коми перетворюються на крапки; рядки із сумою нуль або менше пропускаються. Дата, що не відповідає формату, замінюється сьогоднішньою датою замість помилки. Рядок збігається з першим рахунком, статус якого не paid і точний номер якого зустрічається будь-де в тексті призначення, з урахуванням регістру. Сума з виписки записується як платіж, навіть якщо вона відрізняється від суми рахунку, і рахунок у будь-якому разі встановлюється як оплачений; немає обробки часткових платежів, перевірки валюти та захисту від повторного імпорту тієї самої виписки. MT940, BAI2 та інші банківські формати не підтримуються; експортуйте CSV зі свого банку.

Безпека даних. Файли резервних копій — це звичайні незашифровані JSON або ZIP, і вони містять імена, адреси, податкові номери та електронні адреси ваших клієнтів. Ставтеся до них як до паперового еквівалента: тримайте їх у папці, яку можете відкрити лише ви, і видаляйте старі копії, які вам більше не потрібні.

Поради

Робіть резервну копію після кожного напруженого дня виставлення рахунків, а не лише при зміні телефону. Зберігайте в хмару в ту саму папку Drive щоразу; часова мітка в назві файлу розрізняє копії, і раз на місяць ви можете видаляти старіші.
Просіть клієнтів вказувати номер рахунку в призначенні переказу точно так, як надруковано, разом із префіксом. Імпорт виписки зіставляє повний номер як підрядок, тому «BB-2026-0143» збігається, а «0143» чи «bb-2026-0143» — ні.
Перед відновленням на телефоні, де вже є дані, спершу зробіть JSON-резервну копію цього телефону. Відновлення замінює все, і єдиний шлях назад — інший файл.
Якщо відновлення завершується повідомленням про версію, оновіть Invoice Flow на новому телефоні, перш ніж пробувати знову. З файлом усе гаразд; його записав новіший застосунок, ніж той, що його читає.

Пов’язані посібники