Guía de usuario

Copia de seguridad, restauración, exportación e importación bancaria

Guarda todo en un archivo ZIP o JSON, pásalo a un teléfono nuevo, importa un extracto bancario para marcar facturas como pagadas y exporta a Xero, QuickBooks o 1C.

Actualizado: 2026-09-09

Invoice Flow guarda cada cliente, factura, pago y recibo en el propio teléfono. No hay ninguna cuenta en la que iniciar sesión ni ningún servidor que conserve una copia por ti, lo cual es bueno para la privacidad y malo para el día en que el teléfono cae al fregadero. La pantalla Copia de seguridad y restauración (Backup & Restore) es tu forma de protegerte: escribe toda la base de datos en un archivo que puedes guardar donde quieras, y lo vuelve a leer en el mismo teléfono o en uno nuevo.

Esta guía sigue a Nadia Brennan, que dirige Brennan Bookkeeping desde una pequeña oficina en Cork y factura cada mes en euros a una docena de negocios locales. Está a punto de cambiar de teléfono, así que necesita una copia completa de dos años de facturas antes de que el viejo aparato acabe en un cajón. Una vez configurado el teléfono nuevo, también quiere conciliar el extracto bancario de la semana pasada con las facturas que siguen abiertas y enviar a su propio contable una lista compatible con Xero de todo lo que ha emitido este año.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Ajustes (Settings) y desplázate hasta la sección Datos (Data). La única fila que hay ahí, Copia de seguridad y restauración con el subtítulo Exporta o importa tus datos, abre la pantalla. Si tu período de prueba ha terminado, el botón Exportar datos (Export Data) del muro de pago te lleva al mismo sitio, porque siempre puedes llevarte tus datos contigo.

La pantalla tiene una tarjeta recordatoria arriba, Tus datos se almacenan localmente en este dispositivo. Se recomienda hacer copias de seguridad periódicas., y dos grupos de mosaicos.

Copia de seguridad en la nube (Cloud Backup) contiene tres mosaicos. Guardar en la nube (Save to Cloud) construye el archivo completo y luego abre el diálogo «guardar archivo» de Android para que puedas dejar el ZIP en una carpeta de Google Drive, Dropbox o OneDrive, o en cualquier otro lugar del teléfono. Restaurar desde la nube (Restore from Cloud) e Importar datos (Import Data) son la misma acción con dos etiquetas: ambos abren un selector de archivos para una copia .json o .zip y la restauran.

Exportar y compartir (Export & Share) contiene dos mosaicos. Archivo completo (ZIP) crea el archivo completo y lo entrega a la hoja de compartir de Android. Solo datos (JSON) escribe un archivo más ligero con todas las tablas pero sin PDF ni imágenes y comparte ese.

Mientras se ejecuta cualquiera de ellos, aparecen un pequeño indicador giratorio y una línea de estado bajo la tarjeta informativa (por ejemplo Creando archivo…, Exportando… o Importando…), y todos los mosaicos quedan desactivados hasta que termina el trabajo.

Algo que la pantalla no ofrece es una programación. No hay copias de seguridad automáticas ni temporizadas en la app; una copia existe solo cuando tocas uno de estos mosaicos. La palabra «nube» aquí significa la carpeta que eliges en el selector del sistema. La app nunca inicia sesión en Google, Dropbox o Microsoft en tu nombre, así que no hay ningún acceso que configurar ni ninguna sincronización en segundo plano.

Cómo hacer una copia de seguridad completa antes de cambiar de teléfono

Nadia lo hace en el teléfono viejo la tarde anterior a la llegada del nuevo. El ZIP es la opción correcta aquí porque lleva los PDF, los logotipos, los recibos y las firmas junto con la base de datos.

1. Abre Ajustes, desplázate hasta Datos y toca Copia de seguridad y restauración.
2. Toca Guardar en la nube. La línea de estado pasa por Exportando base de datos..., Exportando perfiles..., Exportando clientes..., luego una línea por factura como Factura 7/40: BB-2026-0107, luego gastos, firmas y Finalizando....
3. Cuando el estado cambia a Elige dónde guardar... se abre el diálogo de guardado de Android con el nombre de archivo ya rellenado, con la forma InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Elige tu carpeta de Drive, Dropbox u OneDrive, o una carpeta del teléfono, y confirma.
4. Espera al aviso ¡Copia de seguridad guardada!.

Si prefieres enviar el archivo directamente a algún sitio, usa Archivo completo (ZIP). Construye el mismo archivo y abre la hoja de compartir, así que puedes enviártelo por correo, dejarlo en un chat con tu contable o pasarlo a cualquier app que acepte archivos. Solo datos (JSON) funciona igual pero produce un archivo mucho más pequeño que basta para restaurar todos los registros; simplemente no llevará las fotos de las facturas ni las imágenes de los recibos.

Cómo restaurar en el teléfono nuevo

Instala Invoice Flow en el teléfono nuevo, lleva el archivo de copia hasta él (ábrelo desde Drive, descárgalo de tu correo o cópialo por USB) y luego impórtalo. Nadia lo hace antes de introducir nada más, porque una restauración reemplaza todo lo que ya haya en la app.

1. Abre Ajustes > Copia de seguridad y restauración y toca Importar datos (o Restaurar desde la nube; hacen lo mismo).
2. Lee el diálogo Importar datos. Dice que la importación REEMPLAZARÁ todos los datos actuales y no se puede deshacer. Toca OK para continuar o Cancelar para echarte atrás.
3. En el selector de archivos titulado Elige el archivo de copia de seguridad, selecciona el archivo .zip o .json.
4. Espera mientras la línea de estado muestra Importando.... Al terminar recibes un aviso como Importado: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... que indica cuántas filas de cada tipo entraron.

La restauración se ejecuta como una única transacción de base de datos. La app primero vacía todas las tablas y luego inserta las filas de la copia, asignando nuevos ID y reconectando cada vínculo (factura con cliente, artículo con factura, hito con proyecto, etc.) sobre la marcha. Si algo del archivo no se carga, toda la transacción se revierte y tus datos anteriores quedan intactos; no te quedarás con una base de datos medio vacía. El aviso de fallo dice Error al importar: seguido solo del tipo de error, no de su contenido, así que nada del archivo ni de la base de datos se muestra en pantalla.

Cómo importar un extracto bancario y marcar facturas como pagadas

Una semana después de empezar el mes, Nadia descarga un CSV de su cuenta de empresa desde la banca en línea. En lugar de abrir cinco facturas una por una, deja que la app empareje las transferencias entrantes con las facturas abiertas por sus números.

La pantalla está en Ajustes > Ajustes de facturación > Importar extracto bancario (Import bank statement).

1. Toca Elegir archivo CSV y selecciona el extracto (.csv o .txt).
2. Bajo Asignar columnas, revisa los tres desplegables Columna de fecha, Columna de importe y Columna de referencia / descripción. La app los preselecciona a partir de la fila de encabezado cuando reconoce los nombres; si un desplegable está vacío, elige tú la columna correcta.
3. Ajusta Formato de fecha para que coincida con tu banco. Por defecto es yyyy-MM-dd; el banco irlandés de Nadia escribe 04/09/2026, así que ella escribe dd/MM/yyyy.
4. Toca Buscar coincidencias. El botón permanece desactivado hasta que las tres columnas están asignadas.
5. Revisa la lista bajo N factura(s) coincidente(s) encontrada(s). Cada tarjeta muestra el número de factura, el importe del extracto y la fecha de la transacción.
6. Toca Marcar N factura(s) como pagada(s). El aviso Se aplicaron N pago(s) confirma y la pantalla se cierra.

En el extracto de Nadia entraron siete filas. Dos eran pagos salientes (una domiciliación de la luz y una compra con tarjeta) y se omitieron porque sus importes son negativos. Una transferencia hacía referencia a BB-2026-0139, que ya estaba pagada, así que se ignoró. Una transferencia decía «INV 0143» en lugar del número de factura completo y por tanto no coincidió; ese pago lo registra a mano. Las tres restantes coincidieron y se convirtieron en pagos.

Para cada coincidencia la app inserta un pago con el método bank_transfer, el importe del extracto, la fecha del extracto y una nota que dice Bank import: seguida de la descripción completa, y luego pone el estado de la factura en paid (pagada). El pago aparece en el historial de pagos de la factura como cualquier otro.

Cómo exportar para el software de tu contable

La pantalla Integraciones (Integrations) está en Ajustes > Automatización > Integraciones (subtítulo Conectar servicios externos). A pesar del nombre, nada de lo que hay aquí se conecta a ningún sitio: cada tarjeta produce un archivo que compartes. No hay accesos, tokens ni sincronización.

1. Toca la tarjeta de tu paquete de contabilidad: QuickBooks, Xero o 1C. La tarjeta se expande para mostrar una descripción de una línea y un botón.
2. Toca Exportar para Xero (o Exportar para QuickBooks / Exportar para 1C).
3. Elige el destino en la hoja de compartir: correo, una carpeta en la nube, una app de mensajería.

Las tres incluyen todas las facturas de la app, en cualquier estado. No hay filtro por rango de fechas ni por perfil, así que si solo quieres un trimestre, filtra el archivo en una hoja de cálculo después de exportar.

Reglas y detalles

Qué contiene una copia de seguridad. El archivo app_backup.json (que es también el contenido de la exportación Solo datos (JSON)) es una copia de versión 3 y lleva: perfiles de empresa con sus direcciones, teléfonos, correos, enlaces, identificadores fiscales, condiciones de pago y series de numeración de facturas; clientes, grupos de clientes y pertenencias a grupos; productos y transacciones de inventario; facturas, líneas de factura, pagos, notas de crédito, albaranes, instantáneas de factura y eventos de recargo por mora; presupuestos y contratos; gastos; registros de tiempo; proyectos e hitos; programaciones recurrentes; tipos de cambio; reglas de automatización y las alertas que han generado; plantillas de correo; plantillas PDF personalizadas y sus vínculos con perfiles; tipos impositivos personalizados; firmas y perfiles de firma; y recordatorios pendientes. Los logotipos y las imágenes de firma van incrustados en el JSON como base64, así que sobreviven incluso por la vía solo JSON.

Dos cosas no están en el JSON. Las fotos de las facturas y los recibos de gastos se guardan como archivos, y el JSON solo contiene sus rutas; las imágenes físicas viajan únicamente dentro del ZIP, bajo invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ y receipts/. Y de los ajustes propios de la app, solo la configuración de automatización de inventario se escribe en el bloque settings de la copia y se restaura con ella. Tus preferencias de notificación (si los recordatorios de facturas están activados y los valores «días antes del vencimiento» / «días después del vencimiento»), el idioma de la app, el tema, los ajustes de fuente del PDF y el estado de bienvenida no se respaldan; configúralos de nuevo en el teléfono nuevo. Los recordatorios que ya se han disparado tampoco se exportan, solo los que aún esperan ser enviados.

Qué añade el ZIP. Además de app_backup.json, el archivo tiene business_profiles/<id>_<name>/profile.json con los logotipos como archivos de imagen, clients/clients.json y clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf para cada factura renderizada con tu plantilla, paleta y fuentes elegidas y sin marca de agua de prueba, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ como PNG y un README.txt que explica la estructura. El nombre del archivo es InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Al restaurar solo se lee app_backup.json; los PDF y el CSV son para ti y tu contable.

Reglas de restauración. El selector acepta .json y .zip. Un ZIP sin app_backup.json falla con No se encontró app_backup.json en el archivo. Una copia cuyo número de versión sea superior al que la app entiende se rechaza con un mensaje que te pide actualizar la app primero; las copias más antiguas se aceptan. La restauración siempre reemplaza: no hay opción de fusionar, y el diálogo de confirmación es tu único punto de control. La restauración nunca está limitada a Pro.

Qué es Pro. Guardar en la nube, Archivo completo (ZIP) y las tres exportaciones de Integraciones pasan por la comprobación de acceso y abren el muro de pago cuando el período de prueba ha terminado y no hay suscripción. Solo datos (JSON), ambos mosaicos de restauración y la importación bancaria están siempre disponibles.

Reglas de emparejamiento de la importación bancaria. El separador se detecta automáticamente: punto y coma si la primera línea contiene uno, coma en caso contrario. Los nombres de encabezado se comparan sin distinguir mayúsculas con una breve lista de palabras clave (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, más equivalentes en ruso y alemán); todo lo demás lo asignas a mano. A los importes se les quitan los espacios y las comas se convierten en puntos, y las filas con un importe de cero o menos se omiten. Una fecha que no encaja con el formato recurre a la fecha de hoy en lugar de fallar. Una fila coincide con la primera factura cuyo estado no sea pagada y cuyo número exacto aparezca en cualquier parte del texto de referencia, distinguiendo mayúsculas. El importe del extracto se registra como el pago aunque difiera del total de la factura, y la factura se pone como pagada de todos modos; no hay manejo de pagos parciales, ni comprobación de moneda, ni protección contra importar dos veces el mismo extracto. MT940, BAI2 y otros formatos bancarios no son compatibles; exporta CSV desde tu banco.

Seguridad de los datos. Los archivos de copia son JSON o ZIP sin cifrar y contienen los nombres, direcciones, identificadores fiscales y correos de tus clientes. Trátalos como al equivalente en papel: guárdalos en una carpeta que solo tú puedas abrir y borra las copias antiguas que ya no necesites.

Consejos

Guías relacionadas

• Pagos e importe pendiente para registrar los pagos parciales y manuales que la importación bancaria no puede manejar.
• Recordatorios y reglas de automatización para volver a configurar tus preferencias de notificación tras una restauración.
• Ajustes, navegación y Pro para saber qué desbloquean el período de prueba y la suscripción.