यूज़र गाइड

बैकअप, पुनर्स्थापना, निर्यात और बैंक आयात

सब कुछ ZIP या JSON फ़ाइल में बैकअप करें, इसे नए फ़ोन पर ले जाएँ, इनवॉइस को भुगतान हो चुका चिह्नित करने के लिए बैंक स्टेटमेंट आयात करें, और Xero, QuickBooks या 1C के लिए निर्यात करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

Invoice Flow हर क्लाइंट, इनवॉइस, भुगतान और रसीद को फ़ोन पर ही रखता है। इसमें लॉग इन करने के लिए कोई खाता नहीं है और आपके लिए कॉपी रखने वाला कोई सर्वर नहीं है, जो गोपनीयता के लिए अच्छा है और उस दिन के लिए बुरा जब फ़ोन सिंक में गिर जाता है। Backup & Restore (बैकअप और पुनर्स्थापना) स्क्रीन इसी से आपको बचाती है: यह पूरे डेटाबेस को एक फ़ाइल में लिखती है जिसे आप कहीं भी रख सकते हैं, और वह फ़ाइल उसी फ़ोन या नए फ़ोन पर वापस पढ़ लेती है।

यह गाइड नादिया ब्रेनन का अनुसरण करती है, जो कॉर्क के एक छोटे से दफ़्तर से Brennan Bookkeeping चलाती हैं और हर महीने एक दर्जन स्थानीय व्यवसायों को यूरो में बिल करती हैं। वह अपना फ़ोन बदलने वाली हैं, इसलिए पुराना हैंडसेट दराज़ में जाने से पहले उन्हें दो साल के इनवॉइस की पूरी कॉपी चाहिए। नया फ़ोन सेटअप होने के बाद वह पिछले हफ़्ते के बैंक स्टेटमेंट को अभी भी खुली इनवॉइस से मिलाना चाहती हैं, और अपने एकाउंटेंट को इस साल जारी हर चीज़ की एक Xero-अनुकूल सूची भेजना चाहती हैं।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

Settings टैब खोलें और Data (डेटा) सेक्शन तक स्क्रॉल करें। वहाँ की एकमात्र पंक्ति, उपशीर्षक Export or import your data (अपना डेटा निर्यात या आयात करें) वाली Backup & Restore, स्क्रीन खोलती है। अगर आपका ट्रायल समाप्त हो गया है, तो पेवॉल का Export Data बटन आपको उसी जगह लाता है, क्योंकि आप हमेशा अपना डेटा अपने साथ ले जा सकते हैं।

स्क्रीन में ऊपर एक रिमाइंडर कार्ड है, Your data is stored locally on this device. Regular backups are recommended. (आपका डेटा इस डिवाइस पर स्थानीय रूप से संग्रहीत है। नियमित बैकअप की सलाह दी जाती है।), और टाइलों के दो समूह।

Cloud Backup में तीन टाइलें हैं। Save to Cloud पूरा आर्काइव बनाता है और फिर Android का “फ़ाइल सहेजें” डायलॉग खोलता है, ताकि आप ZIP को Google Drive, Dropbox या OneDrive फ़ोल्डर में, या फ़ोन पर कहीं और भी, डाल सकें। Restore from Cloud और Import Data दो लेबल वाली एक ही क्रिया हैं: दोनों .json या .zip बैकअप के लिए फ़ाइल पिकर खोलते हैं और उसे पुनर्स्थापित करते हैं।

Export & Share में दो टाइलें हैं। Full Archive (ZIP) पूरा आर्काइव बनाता है और उसे Android शेयर शीट को सौंप देता है। Data Only (JSON) हर टेबल के साथ एक हल्की फ़ाइल लिखता है लेकिन बिना PDF या इमेज के, और उसे इसके बजाय शेयर करता है।

जब भी इनमें से कोई चल रहा हो, जानकारी कार्ड के नीचे एक छोटा स्पिनर और स्थिति की एक पंक्ति दिखाई देती है (उदाहरण के लिए Creating archive…, Exporting… या Importing…), और काम पूरा होने तक सभी टाइलें अक्षम रहती हैं।

एक चीज़ जो स्क्रीन नहीं देती वह है शेड्यूल। ऐप में कोई स्वचालित या समयबद्ध बैकअप नहीं है; बैकअप केवल तभी मौजूद होता है जब आप इन टाइलों में से किसी को टैप करते हैं। यहाँ “cloud” शब्द का मतलब वही फ़ोल्डर है जिसे आप सिस्टम पिकर में चुनते हैं। ऐप आपकी ओर से कभी Google, Dropbox या Microsoft में साइन इन नहीं करता, इसलिए कॉन्फ़िगर करने के लिए कोई लॉगिन नहीं है और पृष्ठभूमि में कोई सिंक नहीं चलता।

फ़ोन बदलने से पहले पूरा बैकअप कैसे बनाएं

नादिया यह पुराने फ़ोन पर, नया फ़ोन आने से पहली शाम को करती हैं। ZIP यहाँ सही चुनाव है क्योंकि यह डेटाबेस के साथ-साथ PDF, लोगो, रसीदें और हस्ताक्षर भी साथ ले जाता है।

1. Settings खोलें, Data तक स्क्रॉल करें और Backup & Restore टैप करें।
2. Save to Cloud टैप करें। स्थिति की पंक्ति Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients... से गुज़रती है, फिर Invoice 7/40: BB-2026-0107 जैसी प्रति-इनवॉइस एक पंक्ति, फिर खर्च, हस्ताक्षर और Finalizing...।
3. जब स्थिति Choose where to save... में बदलती है तो Android का सेव डायलॉग पहले से भरे फ़ाइल नाम के साथ खुलता है, इस रूप में InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip। अपना Drive, Dropbox या OneDrive फ़ोल्डर, या फ़ोन पर कोई फ़ोल्डर चुनें, और पुष्टि करें।
4. Backup saved! स्नैकबार की प्रतीक्षा करें।

अगर आप फ़ाइल को सीधे कहीं भेजना चाहते हैं, तो इसके बजाय Full Archive (ZIP) उपयोग करें। यह वही फ़ाइल बनाता है और शेयर शीट खोलता है, ताकि आप इसे खुद को मेल कर सकें, अपने एकाउंटेंट के साथ चैट में डाल सकें, या फ़ाइलें स्वीकार करने वाले किसी भी ऐप में भेज सकें। Data Only (JSON) भी उसी तरह काम करता है लेकिन बहुत छोटी फ़ाइल बनाता है जो सभी रिकॉर्ड पुनर्स्थापित करने के लिए पर्याप्त है; बस यह इनवॉइस फ़ोटो या रसीद की इमेज नहीं ले जाएगा।

नए फ़ोन पर पुनर्स्थापना कैसे करें

नए फ़ोन पर Invoice Flow इंस्टॉल करें, बैकअप फ़ाइल उस पर लाएँ (Drive से खोलें, अपनी मेल से डाउनलोड करें, या USB से कॉपी करें), और फिर उसे अंदर लाएँ। नादिया कुछ भी और दर्ज करने से पहले यह करती हैं, क्योंकि पुनर्स्थापना ऐप में जो पहले से है उसकी जगह ले लेती है।

1. Settings > Backup & Restore खोलें और Import Data (या Restore from Cloud; दोनों एक ही काम करते हैं) टैप करें।
2. Import Data डायलॉग पढ़ें। यह कहता है कि आयात सारे मौजूदा डेटा की जगह ले लेगा और इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता। जारी रखने के लिए OK टैप करें या पीछे हटने के लिए Cancel।
3. Choose backup file शीर्षक वाले फ़ाइल पिकर में, .zip या .json फ़ाइल चुनें।
4. जब स्थिति पंक्ति Importing... दिखाए तो प्रतीक्षा करें। पूरा होने पर आपको Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... जैसा एक स्नैकबार मिलता है जो बताता है कि हर तरह की कितनी पंक्तियाँ आईं।

पुनर्स्थापना एक ही डेटाबेस ट्रांज़ैक्शन के रूप में चलती है। ऐप पहले हर टेबल साफ़ करता है, फिर बैकअप की पंक्तियाँ डालता है, नई IDs देते हुए और हर लिंक (इनवॉइस से क्लाइंट, आइटम से इनवॉइस, माइलस्टोन से प्रोजेक्ट, आदि) को फिर से जोड़ते हुए। अगर फ़ाइल में कुछ भी लोड होने में विफल रहता है, तो पूरा ट्रांज़ैक्शन वापस लौट जाता है और आपका पिछला डेटा अछूता रहता है; आप आधे-खाली डेटाबेस के साथ नहीं रह जाते। विफलता वाला स्नैकबार Import failed: के बाद केवल त्रुटि के प्रकार को दिखाता है, उसकी सामग्री को नहीं, इसलिए फ़ाइल या डेटाबेस से कुछ भी स्क्रीन पर नहीं दिखाया जाता।

बैंक स्टेटमेंट आयात कैसे करें और इनवॉइस को भुगतान हो चुका कैसे चिह्नित करें

महीने के एक हफ़्ते बाद नादिया ऑनलाइन बैंकिंग से अपने बिज़नेस खाते का CSV डाउनलोड करती हैं। पाँच इनवॉइस एक-एक करके खोलने के बजाय, वह ऐप को आने वाले ट्रांसफ़र को उनके नंबर से खुली इनवॉइस के साथ मिलाने देती हैं।

यह स्क्रीन Settings > Invoice Settings > Import bank statement के अंतर्गत रहती है।

1. Choose CSV file टैप करें और स्टेटमेंट चुनें (.csv या .txt)।
2. Map columns के अंतर्गत, तीन ड्रॉपडाउन Date column, Amount column और Reference / description column जाँचें। जब ऐप नामों को पहचानता है तो वह हेडर पंक्ति से इन्हें पहले से चुन लेता है; अगर कोई ड्रॉपडाउन खाली है, तो सही कॉलम खुद चुनें।
3. Date format को अपने बैंक से मिलाने के लिए सेट करें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से yyyy-MM-dd है; नादिया का आयरिश बैंक 04/09/2026 लिखता है, इसलिए वह dd/MM/yyyy टाइप करती हैं।
4. Find matches टैप करें। जब तक तीनों कॉलम मैप न हो जाएँ बटन अक्षम रहता है।
5. N matching invoice(s) found के अंतर्गत सूची देखें। हर कार्ड इनवॉइस नंबर, स्टेटमेंट से राशि और ट्रांज़ैक्शन तारीख दिखाता है।
6. Mark N invoice(s) as paid टैप करें। स्नैकबार Applied N payment(s) पुष्टि करता है और स्क्रीन बंद हो जाती है।

नादिया के स्टेटमेंट में सात पंक्तियाँ आईं। दो बाहर जाने वाले भुगतान थे (एक बिजली की डायरेक्ट डेबिट और एक कार्ड खरीद) और उन्हें छोड़ दिया गया क्योंकि उनकी राशि नकारात्मक है। एक ट्रांसफ़र ने BB-2026-0139 का संदर्भ दिया, जो पहले से भुगतान हो चुकी थी, इसलिए उसे अनदेखा किया गया। एक ट्रांसफ़र ने पूरे इनवॉइस नंबर के बजाय “INV 0143” कहा और इसलिए मेल नहीं खाया; वह उस भुगतान को हाथ से दर्ज करती हैं। बाकी तीन मेल खा गईं और भुगतान बन गईं।

हर मेल के लिए ऐप एक भुगतान दर्ज करता है, विधि bank_transfer, स्टेटमेंट की राशि, स्टेटमेंट की तारीख और Bank import: पढ़ने वाला एक नोट जिसके बाद पूरा विवरण होता है, फिर इनवॉइस की स्थिति को paid पर सेट करता है। भुगतान इनवॉइस के भुगतान इतिहास में किसी अन्य की तरह ही दिखाई देता है।

अपने एकाउंटेंट के सॉफ़्टवेयर के लिए निर्यात कैसे करें

Integrations (एकीकरण) स्क्रीन Settings > Automation (स्वचालन) > Integrations (उपशीर्षक Connect external services — बाहरी सेवाएँ जोड़ें) के अंतर्गत है। नाम के बावजूद, यहाँ कुछ भी कहीं नहीं जुड़ता: हर कार्ड एक फ़ाइल बनाता है जिसे आप शेयर करते हैं। यहाँ कोई लॉगिन, टोकन या सिंक नहीं है।

1. अपने अकाउंटिंग पैकेज के कार्ड को टैप करें: QuickBooks, Xero या 1C। कार्ड फैलकर एक-पंक्ति का विवरण और एक बटन दिखाता है।
2. Export for Xero (या Export for QuickBooks / Export for 1C) टैप करें।
3. शेयर शीट में गंतव्य चुनें: मेल, कोई क्लाउड फ़ोल्डर, कोई मैसेजिंग ऐप।

तीनों में ऐप की हर इनवॉइस शामिल है, हर स्थिति की। कोई तारीख-सीमा या प्रोफ़ाइल फ़िल्टर नहीं है, इसलिए अगर आपको केवल एक तिमाही चाहिए, तो निर्यात के बाद स्प्रेडशीट में फ़ाइल को फ़िल्टर करें।

नियम और विवरण

बैकअप में क्या होता है। app_backup.json फ़ाइल (जो Data Only (JSON) निर्यात की सामग्री भी है) एक वर्ज़न 3 बैकअप है और इसमें ये होते हैं: पते, फ़ोन, ईमेल, लिंक, टैक्स ID, भुगतान शर्तें और इनवॉइस नंबर सीरीज़ वाली बिज़नेस प्रोफ़ाइल; क्लाइंट, क्लाइंट समूह और समूह सदस्यता; उत्पाद और इन्वेंटरी ट्रांज़ैक्शन; इनवॉइस, इनवॉइस आइटम, भुगतान, क्रेडिट नोट, डिलीवरी नोट, इनवॉइस स्नैपशॉट और लेट-फ़ी इवेंट; अनुमान और अनुबंध; खर्च; समय प्रविष्टियाँ; प्रोजेक्ट और माइलस्टोन; आवर्ती शेड्यूल; एक्सचेंज दरें; ऑटोमेशन नियम और उनके द्वारा उठाए गए अलर्ट; ईमेल टेम्पलेट; कस्टम PDF टेम्पलेट और उनके प्रोफ़ाइल लिंक; टैक्स दर ओवरराइड; हस्ताक्षर और हस्ताक्षर प्रोफ़ाइल; और लंबित रिमाइंडर। लोगो और हस्ताक्षर की इमेज JSON में base64 के रूप में एम्बेडेड हैं, इसलिए वे JSON-only रास्ते में भी बची रहती हैं।

दो चीज़ें JSON में नहीं हैं। इनवॉइस फ़ोटो और खर्च की रसीदें फ़ाइलों के रूप में संग्रहीत होती हैं, और JSON केवल उनके पथ रखता है; असली इमेज केवल ZIP के अंदर यात्रा करती हैं, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ और receipts/ के तहत। और ऐप की अपनी सेटिंग्स में से, केवल इन्वेंटरी ऑटोमेशन कॉन्फ़िगरेशन बैकअप के settings ब्लॉक में लिखी और उसके साथ पुनर्स्थापित होती है। आपकी नोटिफ़िकेशन प्राथमिकताएँ (इनवॉइस रिमाइंडर चालू हैं या नहीं, और “देय से पहले दिन” / “देय के बाद दिन” के मान), ऐप की भाषा, थीम, PDF फ़ॉन्ट सेटिंग और ऑनबोर्डिंग स्थिति बैकअप नहीं होतीं; इन्हें नए फ़ोन पर फिर से सेट करें। रिमाइंडर जो पहले ही भेजे जा चुके हैं वे भी निर्यात नहीं होते, केवल वे जो अभी भेजे जाने की प्रतीक्षा में हैं।

ZIP क्या जोड़ता है। app_backup.json के अलावा, आर्काइव में business_profiles/<id>_<name>/profile.json है जिसमें लोगो इमेज फ़ाइल के रूप में हैं, clients/clients.json और clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf हर इनवॉइस के लिए आपके चुने हुए टेम्पलेट, पैलेट और फ़ॉन्ट के साथ और बिना ट्रायल वॉटरमार्क के रेंडर की गई, invoices/all_invoices.json, receipts/, PNG के रूप में signatures/ और लेआउट समझाता README.txt। फ़ाइल का नाम InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip है। पुनर्स्थापना पर केवल app_backup.json पढ़ी जाती है; PDF और CSV आपके और आपके एकाउंटेंट के लिए हैं।

पुनर्स्थापना के नियम। पिकर .json और .zip स्वीकार करता है। बिना app_backup.json वाला ZIP app_backup.json not found in archive के साथ विफल हो जाता है। जिस बैकअप का वर्ज़न नंबर ऐप की समझ से ज़्यादा हो उसे पहले ऐप अपडेट करने का अनुरोध करते हुए अस्वीकार कर दिया जाता है; पुराने बैकअप स्वीकार किए जाते हैं। पुनर्स्थापना हमेशा जगह लेती है: कोई मर्ज विकल्प नहीं है, और पुष्टि डायलॉग ही आपका एकमात्र चेकपॉइंट है। पुनर्स्थापना कभी Pro-गेटेड नहीं है।

Pro क्या है। Save to Cloud, Full Archive (ZIP) और तीनों Integrations निर्यात एक्सेस जाँच से गुज़रते हैं और ट्रायल समाप्त होने और कोई सब्सक्रिप्शन न होने पर पेवॉल खोलते हैं। Data Only (JSON), दोनों पुनर्स्थापना टाइलें और बैंक आयात हमेशा उपलब्ध हैं।

बैंक आयात मिलान नियम। सेपरेटर अपने आप पता लगाया जाता है: अगर पहली पंक्ति में सेमीकोलन है तो सेमीकोलन, अन्यथा कॉमा। हेडर नामों का एक छोटी कीवर्ड सूची (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, साथ ही रूसी और जर्मन समकक्ष) से केस-असंवेदनशील मिलान किया जाता है; बाकी को आप हाथ से मैप करते हैं। राशियों से स्पेस हटा दिए जाते हैं और कॉमा को डॉट में बदल दिया जाता है, और शून्य या उससे कम राशि वाली पंक्तियाँ छोड़ दी जाती हैं। जो तारीख फ़ॉर्मेट में फ़िट नहीं होती वह विफल होने के बजाय आज की तारीख पर वापस आ जाती है। कोई पंक्ति उस पहली इनवॉइस से मेल खाती है जिसकी स्थिति paid नहीं है और जिसका पूरा नंबर संदर्भ टेक्स्ट में कहीं भी दिखाई देता है, केस-संवेदनशील। स्टेटमेंट की राशि भुगतान के रूप में दर्ज होती है भले ही वह इनवॉइस के कुल से अलग हो, और इनवॉइस को वैसे भी भुगतान हो चुका सेट किया जाता है; कोई आंशिक-भुगतान हैंडलिंग नहीं है, कोई मुद्रा जाँच नहीं है और वही स्टेटमेंट दो बार आयात करने से कोई सुरक्षा नहीं है। MT940, BAI2 और अन्य बैंक फ़ॉर्मेट समर्थित नहीं हैं; अपने बैंक से CSV निर्यात करें।

डेटा सुरक्षा। बैकअप फ़ाइलें सादा, अनएन्क्रिप्टेड JSON या ZIP हैं और इनमें आपके क्लाइंट के नाम, पते, टैक्स ID और ईमेल पते होते हैं। इन्हें कागज़ी समकक्ष की तरह मानें: इन्हें केवल आप खोल सकें ऐसे फ़ोल्डर में रखें और जिन पुरानी कॉपी की ज़रूरत नहीं वे मिटा दें।

सुझाव

संबंधित गाइड

• भुगतान और बाकी राशि आंशिक और मैनुअल भुगतान दर्ज करने के लिए जिन्हें बैंक आयात नहीं संभाल सकता।
• रिमाइंडर और ऑटोमेशन नियम पुनर्स्थापना के बाद अपनी नोटिफ़िकेशन प्राथमिकताएँ फिर से सेट करने के लिए।
• Settings, नेविगेशन और Pro ट्रायल और सब्सक्रिप्शन क्या अनलॉक करते हैं इसके लिए।