Οδηγός χρήσης

Αντίγραφα ασφαλείας, επαναφορά, εξαγωγή και τραπεζική εισαγωγή

Δημιουργήστε αντίγραφο σε ZIP ή JSON, μεταφέρετέ το σε νέο τηλέφωνο, εισαγάγετε τραπεζική κίνηση για εξοφλήσεις και εξαγάγετε για Xero, QuickBooks ή 1C.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Το Invoice Flow κρατά κάθε πελάτη, τιμολόγιο, πληρωμή και απόδειξη στο ίδιο το τηλέφωνο. Δεν υπάρχει λογαριασμός για σύνδεση ούτε διακομιστής που κρατά αντίγραφο για εσάς, κάτι που είναι καλό για την ιδιωτικότητα και κακό για την ημέρα που το τηλέφωνο θα πέσει στον νεροχύτη. Η οθόνη Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά είναι ο τρόπος να προστατευτείτε: γράφει ολόκληρη τη βάση δεδομένων σε ένα αρχείο που μπορείτε να τοποθετήσετε οπουδήποτε και το διαβάζει ξανά στο ίδιο τηλέφωνο ή σε καινούριο.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί τη Nadia Brennan, που διευθύνει την Brennan Bookkeeping από ένα μικρό γραφείο στο Cork και τιμολογεί κάθε μήνα δώδεκα τοπικές επιχειρήσεις σε ευρώ. Ετοιμάζεται να αντικαταστήσει το τηλέφωνό της, οπότε χρειάζεται πλήρες αντίγραφο δύο ετών τιμολογίων πριν η παλιά συσκευή μπει στο συρτάρι. Μόλις στηθεί το νέο τηλέφωνο θέλει επίσης να συμφωνήσει την περασμένη εβδομάδα της τραπεζικής της κίνησης με τα τιμολόγια που παραμένουν ανοιχτά, και να στείλει στη λογίστριά της μια λίστα συμβατή με το Xero για όσα εξέδωσε φέτος.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις και κυλήστε ως την ενότητα Δεδομένα. Η μοναδική γραμμή εκεί, Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά με τον υπότιτλο Εξαγωγή ή εισαγωγή των δεδομένων σας, ανοίγει την οθόνη. Αν η δοκιμαστική σας περίοδος έχει λήξει, το κουμπί Εξαγωγή δεδομένων στη σελίδα αγοράς σας φέρνει στο ίδιο σημείο, επειδή μπορείτε πάντα να πάρετε τα δεδομένα σας μαζί σας.

Η οθόνη έχει στην κορυφή μια κάρτα υπενθύμισης, Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται τοπικά σε αυτή τη συσκευή. Συνιστώνται τακτικά αντίγραφα ασφαλείας., και δύο ομάδες πλακιδίων.

Το Αντίγραφο ασφαλείας στο cloud περιέχει τρία πλακίδια. Η Αποθήκευση στο cloud δημιουργεί το πλήρες αρχείο και μετά ανοίγει το παράθυρο «αποθήκευση αρχείου» του Android, ώστε να αφήσετε το ZIP σε έναν φάκελο Google Drive, Dropbox ή OneDrive, ή οπουδήποτε αλλού στο τηλέφωνο. Η Επαναφορά από το cloud και η Εισαγωγή δεδομένων είναι η ίδια ενέργεια με δύο ονομασίες: και οι δύο ανοίγουν επιλογέα αρχείων για αντίγραφο .json ή .zip και το επαναφέρουν.

Η Εξαγωγή και κοινοποίηση περιέχει δύο πλακίδια. Το Πλήρες αρχείο (ZIP) δημιουργεί το πλήρες αρχείο και το παραδίδει στο φύλλο κοινοποίησης του Android. Το Μόνο δεδομένα (JSON) γράφει ένα ελαφρύτερο αρχείο με κάθε πίνακα αλλά χωρίς PDF ή εικόνες και μοιράζεται εκείνο.

Όσο τρέχει οποιαδήποτε από αυτές τις εργασίες, εμφανίζεται ένας μικρός δείκτης φόρτωσης και μια γραμμή κατάστασης κάτω από την ενημερωτική κάρτα (για παράδειγμα Creating archive…, Exporting… ή Importing…), και όλα τα πλακίδια απενεργοποιούνται μέχρι να τελειώσει η εργασία.

Ένα πράγμα που δεν προσφέρει η οθόνη είναι χρονοπρογραμματισμός. Δεν υπάρχει αυτόματο ή χρονισμένο αντίγραφο ασφαλείας στην εφαρμογή· ένα αντίγραφο υπάρχει μόνο όταν πατήσετε ένα από αυτά τα πλακίδια. Η λέξη «cloud» εδώ σημαίνει τον φάκελο που επιλέγετε στον επιλογέα του συστήματος. Η εφαρμογή δεν συνδέεται ποτέ στη Google, στο Dropbox ή στη Microsoft εκ μέρους σας, οπότε δεν υπάρχει σύνδεση για ρύθμιση ούτε συγχρονισμός στο παρασκήνιο.

Πώς να δημιουργήσετε πλήρες αντίγραφο πριν αλλάξετε τηλέφωνο

Η Nadia το κάνει στο παλιό τηλέφωνο το βράδυ πριν φτάσει το καινούριο. Το ZIP είναι η σωστή επιλογή εδώ, επειδή μεταφέρει τα PDF, τα λογότυπα, τις αποδείξεις και τις υπογραφές μαζί με τη βάση δεδομένων.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, κυλήστε ως τα Δεδομένα και πατήστε Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά.
2. Πατήστε Αποθήκευση στο cloud. Η γραμμή κατάστασης περνά από τα Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., μετά μία γραμμή ανά τιμολόγιο όπως Invoice 7/40: BB-2026-0107, μετά έξοδα, υπογραφές και Finalizing....
3. Όταν η κατάσταση αλλάξει σε Choose where to save..., ανοίγει το παράθυρο αποθήκευσης του Android με το όνομα αρχείου ήδη συμπληρωμένο, στη μορφή InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Επιλέξτε τον φάκελό σας στο Drive, στο Dropbox ή στο OneDrive, ή έναν φάκελο στο τηλέφωνο, και επιβεβαιώστε.
4. Περιμένετε το μήνυμα Backup saved!.

Αν προτιμάτε να στείλετε το αρχείο κάπου απευθείας, χρησιμοποιήστε το Πλήρες αρχείο (ZIP). Δημιουργεί το ίδιο αρχείο και ανοίγει το φύλλο κοινοποίησης, ώστε να το στείλετε στον εαυτό σας με e-mail, να το αφήσετε σε μια συνομιλία με τη λογίστριά σας ή να το προωθήσετε σε οποιαδήποτε εφαρμογή δέχεται αρχεία. Το Μόνο δεδομένα (JSON) λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο αλλά παράγει πολύ μικρότερο αρχείο, αρκετό για να επαναφέρετε όλες τις εγγραφές· απλώς δεν θα μεταφέρει φωτογραφίες τιμολογίων ή εικόνες αποδείξεων.

Πώς να κάνετε επαναφορά στο νέο τηλέφωνο

Εγκαταστήστε το Invoice Flow στο νέο τηλέφωνο, φέρτε πάνω του το αρχείο αντιγράφου (ανοίξτε το από το Drive, κατεβάστε το από το e-mail σας ή αντιγράψτε το μέσω USB) και μετά εισαγάγετέ το. Η Nadia το κάνει πριν καταχωρίσει οτιδήποτε άλλο, επειδή η επαναφορά αντικαθιστά ό,τι υπάρχει ήδη στην εφαρμογή.

1. Ανοίξτε Ρυθμίσεις > Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά και πατήστε Εισαγωγή δεδομένων (ή Επαναφορά από το cloud· κάνουν το ίδιο πράγμα).
2. Διαβάστε το παράθυρο Εισαγωγή δεδομένων. Αναφέρει ότι η εισαγωγή θα ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΗΣΕΙ όλα τα τρέχοντα δεδομένα και δεν αναιρείται. Πατήστε ΟΚ για να συνεχίσετε ή Ακύρωση για να υπαναχωρήσετε.
3. Στον επιλογέα αρχείων με τίτλο Επιλέξτε αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επιλέξτε το αρχείο .zip ή .json.
4. Περιμένετε όσο η γραμμή κατάστασης δείχνει Importing.... Όταν τελειώσει, εμφανίζεται μήνυμα όπως Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... που δείχνει πόσες εγγραφές κάθε είδους εισήχθησαν.

Η επαναφορά εκτελείται ως μία συναλλαγή βάσης δεδομένων. Η εφαρμογή καθαρίζει πρώτα κάθε πίνακα, μετά εισάγει τις εγγραφές του αντιγράφου, αποδίδοντας νέα αναγνωριστικά και ανασυνδέοντας κάθε σύνδεσμο (τιμολόγιο προς πελάτη, γραμμή προς τιμολόγιο, ορόσημο προς έργο κ.ο.κ.) καθώς προχωρά. Αν κάτι στο αρχείο αποτύχει να φορτωθεί, ολόκληρη η συναλλαγή αναιρείται και τα προηγούμενα δεδομένα σας παραμένουν άθικτα· δεν θα μείνετε με μισοάδεια βάση. Το μήνυμα αποτυχίας γράφει Import failed: ακολουθούμενο μόνο από τον τύπο του σφάλματος και όχι από το περιεχόμενό του, οπότε τίποτα από το αρχείο ή τη βάση δεν εμφανίζεται στην οθόνη.

Πώς να εισαγάγετε τραπεζική κίνηση και να σημειώσετε τιμολόγια ως πληρωμένα

Μία εβδομάδα μέσα στον μήνα η Nadia κατεβάζει ένα CSV του επαγγελματικού της λογαριασμού από την ηλεκτρονική τραπεζική. Αντί να ανοίγει πέντε τιμολόγια ένα ένα, αφήνει την εφαρμογή να αντιστοιχίσει τα εισερχόμενα εμβάσματα με ανοιχτά τιμολόγια βάσει των αριθμών τους.

Η οθόνη βρίσκεται στις Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις τιμολογίου > Εισαγωγή τραπεζικής κίνησης.

1. Πατήστε Επιλογή αρχείου CSV και διαλέξτε την κίνηση (.csv ή .txt).
2. Στην Αντιστοίχιση στηλών, ελέγξτε τα τρία αναπτυσσόμενα μενού Στήλη ημερομηνίας, Στήλη ποσού και Στήλη αναφοράς / περιγραφής. Η εφαρμογή τα προεπιλέγει από τη γραμμή κεφαλίδων όταν αναγνωρίζει τα ονόματα· αν ένα μενού είναι κενό, επιλέξτε μόνοι σας τη σωστή στήλη.
3. Ορίστε τη Μορφή ημερομηνίας ώστε να ταιριάζει με την τράπεζά σας. Εξ ορισμού είναι yyyy-MM-dd· η ιρλανδική τράπεζα της Nadia γράφει 04/09/2026, οπότε πληκτρολογεί dd/MM/yyyy.
4. Πατήστε Εύρεση αντιστοιχίσεων. Το κουμπί παραμένει ανενεργό μέχρι να αντιστοιχιστούν και οι τρεις στήλες.
5. Ελέγξτε τη λίστα κάτω από το N matching invoice(s) found. Κάθε κάρτα δείχνει τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό από την κίνηση και την ημερομηνία συναλλαγής.
6. Πατήστε Mark N invoice(s) as paid. Το μήνυμα Applied N payment(s) επιβεβαιώνει και η οθόνη κλείνει.

Στην κίνηση της Nadia ήρθαν επτά γραμμές. Δύο ήταν εξερχόμενες πληρωμές (μια πάγια εντολή ρεύματος και μια αγορά με κάρτα) και παραλείφθηκαν επειδή τα ποσά τους είναι αρνητικά. Ένα έμβασμα ανέφερε το BB-2026-0139, που ήταν ήδη πληρωμένο, οπότε αγνοήθηκε. Ένα έμβασμα έγραφε «INV 0143» αντί για τον πλήρη αριθμό τιμολογίου και επομένως δεν αντιστοιχίστηκε· εκείνη την πληρωμή την καταγράφει με το χέρι. Τα υπόλοιπα τρία αντιστοιχίστηκαν και έγιναν πληρωμές.

Για κάθε αντιστοίχιση η εφαρμογή εισάγει μια πληρωμή με μέθοδο bank_transfer, το ποσό της κίνησης, την ημερομηνία της κίνησης και μια σημείωση που γράφει Bank import: ακολουθούμενη από την πλήρη περιγραφή, και μετά θέτει την κατάσταση του τιμολογίου σε πληρωμένο. Η πληρωμή εμφανίζεται στο ιστορικό πληρωμών του τιμολογίου όπως κάθε άλλη.

Πώς να εξαγάγετε για το λογισμικό του λογιστή σας

Η οθόνη Ενσωματώσεις βρίσκεται στις Ρυθμίσεις > Αυτοματισμός > Ενσωματώσεις (υπότιτλος Σύνδεση εξωτερικών υπηρεσιών). Παρά το όνομα, τίποτα εδώ δεν συνδέεται πουθενά: κάθε κάρτα παράγει ένα αρχείο που μοιράζεστε. Δεν υπάρχουν συνδέσεις, διακριτικά ή συγχρονισμός.

1. Πατήστε την κάρτα του λογιστικού σας πακέτου: QuickBooks, Xero ή 1C. Η κάρτα αναπτύσσεται και δείχνει μια μονόγραμμη περιγραφή και ένα κουμπί.
2. Πατήστε Εξαγωγή για Xero (ή Εξαγωγή για QuickBooks / Εξαγωγή για 1C).
3. Επιλέξτε τον προορισμό στο φύλλο κοινοποίησης: e-mail, φάκελο στο cloud, εφαρμογή μηνυμάτων.

Και οι τρεις περιλαμβάνουν κάθε τιμολόγιο της εφαρμογής, σε κάθε κατάσταση. Δεν υπάρχει φίλτρο εύρους ημερομηνιών ή προφίλ, οπότε αν θέλετε μόνο ένα τρίμηνο, φιλτράρετε το αρχείο σε υπολογιστικό φύλλο μετά την εξαγωγή.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Τι περιέχει ένα αντίγραφο ασφαλείας. Το αρχείο app_backup.json (που αποτελεί επίσης το περιεχόμενο της εξαγωγής Μόνο δεδομένα (JSON)) είναι αντίγραφο έκδοσης 3 και φέρει: επιχειρηματικά προφίλ με τις διευθύνσεις, τα τηλέφωνα, τα e-mail, τους συνδέσμους, τους φορολογικούς αριθμούς, τους όρους πληρωμής και τις σειρές αρίθμησης τιμολογίων τους· πελάτες, ομάδες πελατών και συμμετοχές σε ομάδες· προϊόντα και κινήσεις αποθέματος· τιμολόγια, γραμμές τιμολογίων, πληρωμές, πιστωτικά σημειώματα, δελτία αποστολής, στιγμιότυπα τιμολογίων και συμβάντα τέλους καθυστέρησης· προσφορές και συμβόλαια· έξοδα· καταχωρίσεις χρόνου· έργα και ορόσημα· επαναλαμβανόμενα προγράμματα· ισοτιμίες· κανόνες αυτοματισμού και τις ειδοποιήσεις που έχουν εγείρει· πρότυπα e-mail· προσαρμοσμένα πρότυπα PDF και τους συνδέσμους τους με προφίλ· παρακάμψεις φορολογικών συντελεστών· υπογραφές και προφίλ υπογραφών· και εκκρεμείς υπενθυμίσεις. Τα λογότυπα και οι εικόνες υπογραφών ενσωματώνονται στο JSON ως base64, οπότε επιβιώνουν ακόμη και στη διαδρομή μόνο με JSON.

Δύο πράγματα δεν βρίσκονται στο JSON. Οι φωτογραφίες τιμολογίων και οι αποδείξεις εξόδων αποθηκεύονται ως αρχεία και το JSON κρατά μόνο τις διαδρομές τους· οι φυσικές εικόνες ταξιδεύουν μόνο μέσα στο ZIP, κάτω από invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ και receipts/. Και από τις ίδιες τις ρυθμίσεις της εφαρμογής, μόνο η διαμόρφωση αυτοματοποίησης αποθέματος γράφεται στο μπλοκ settings του αντιγράφου και επαναφέρεται μαζί του. Οι προτιμήσεις ειδοποιήσεών σας (αν είναι ενεργές οι υπενθυμίσεις τιμολογίων και οι τιμές «ημέρες πριν από τη λήξη» / «ημέρες μετά τη λήξη»), η γλώσσα της εφαρμογής, το θέμα, οι ρυθμίσεις γραμματοσειρών PDF και η κατάσταση αρχικής ρύθμισης δεν αποθηκεύονται· ορίστε τα ξανά στο νέο τηλέφωνο. Οι υπενθυμίσεις που έχουν ήδη ενεργοποιηθεί δεν εξάγονται επίσης, παρά μόνο όσες περιμένουν ακόμη να σταλούν.

Τι προσθέτει το ZIP. Πέρα από το app_backup.json, το αρχείο έχει business_profiles/<id>_<name>/profile.json με τα λογότυπα ως αρχεία εικόνας, clients/clients.json και clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf για κάθε τιμολόγιο αποδοσμένο με το πρότυπο, την παλέτα και τις γραμματοσειρές που επιλέξατε και χωρίς υδατογράφημα δοκιμής, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ ως PNG και ένα README.txt που εξηγεί τη διάταξη. Το όνομα του αρχείου είναι InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Κατά την επαναφορά διαβάζεται μόνο το app_backup.json· τα PDF και το CSV είναι για εσάς και τον λογιστή σας.

Κανόνες επαναφοράς. Ο επιλογέας δέχεται .json και .zip. Ένα ZIP χωρίς app_backup.json αποτυγχάνει με το μήνυμα app_backup.json not found in archive. Ένα αντίγραφο του οποίου ο αριθμός έκδοσης είναι υψηλότερος από όσο κατανοεί η εφαρμογή απορρίπτεται με μήνυμα που ζητά να ενημερώσετε πρώτα την εφαρμογή· τα παλαιότερα αντίγραφα γίνονται δεκτά. Η επαναφορά πάντα αντικαθιστά: δεν υπάρχει επιλογή συγχώνευσης και το παράθυρο επιβεβαίωσης είναι το μοναδικό σας σημείο ελέγχου. Η επαναφορά δεν απαιτεί ποτέ Pro.

Τι είναι Pro. Η Αποθήκευση στο cloud, το Πλήρες αρχείο (ZIP) και οι τρεις εξαγωγές των Ενσωματώσεων περνούν από τον έλεγχο πρόσβασης και ανοίγουν τη σελίδα αγοράς όταν η δοκιμαστική περίοδος έχει λήξει και δεν υπάρχει συνδρομή. Το Μόνο δεδομένα (JSON), και τα δύο πλακίδια επαναφοράς και η τραπεζική εισαγωγή είναι πάντα διαθέσιμα.

Κανόνες αντιστοίχισης τραπεζικής εισαγωγής. Το διαχωριστικό εντοπίζεται αυτόματα: ερωτηματικό αν η πρώτη γραμμή περιέχει ένα, αλλιώς κόμμα. Τα ονόματα κεφαλίδων αντιστοιχίζονται χωρίς διάκριση πεζών/κεφαλαίων με μια σύντομη λίστα λέξεων-κλειδιών (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, συν ρωσικά και γερμανικά ισοδύναμα)· οτιδήποτε άλλο το αντιστοιχίζετε με το χέρι. Στα ποσά αφαιρούνται τα κενά και τα κόμματα γίνονται τελείες, και οι γραμμές με ποσό μηδέν ή μικρότερο παραλείπονται. Μια ημερομηνία που δεν ταιριάζει με τη μορφή αντικαθίσταται από τη σημερινή αντί να προκαλέσει αποτυχία. Μια γραμμή αντιστοιχίζεται στο πρώτο τιμολόγιο του οποίου η κατάσταση δεν είναι πληρωμένο και του οποίου ο ακριβής αριθμός εμφανίζεται οπουδήποτε μέσα στο κείμενο αναφοράς, με διάκριση πεζών/κεφαλαίων. Το ποσό της κίνησης καταγράφεται ως η πληρωμή ακόμη κι αν διαφέρει από το σύνολο του τιμολογίου, και το τιμολόγιο τίθεται σε πληρωμένο ούτως ή άλλως· δεν υπάρχει χειρισμός μερικών πληρωμών, ούτε έλεγχος νομίσματος, ούτε προστασία από την εισαγωγή της ίδιας κίνησης δύο φορές. Τα MT940, BAI2 και άλλες τραπεζικές μορφές δεν υποστηρίζονται· εξαγάγετε CSV από την τράπεζά σας.

Ασφάλεια δεδομένων. Τα αρχεία αντιγράφων είναι απλά, μη κρυπτογραφημένα JSON ή ZIP και περιέχουν ονόματα, διευθύνσεις, φορολογικούς αριθμούς και e-mail των πελατών σας. Αντιμετωπίστε τα όπως το χάρτινο αντίστοιχό τους: κρατήστε τα σε φάκελο που μόνο εσείς μπορείτε να ανοίξετε και διαγράψτε παλιά αντίγραφα που δεν χρειάζεστε πια.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Πληρωμές και οφειλόμενο ποσό για την καταγραφή μερικών και χειροκίνητων πληρωμών που η τραπεζική εισαγωγή δεν μπορεί να χειριστεί.
• Υπενθυμίσεις και κανόνες αυτοματισμού για να ρυθμίσετε ξανά τις προτιμήσεις ειδοποιήσεών σας μετά από επαναφορά.
• Ρυθμίσεις, πλοήγηση και Pro για το τι ξεκλειδώνουν η δοκιμή και η συνδρομή.