Brugervejledning

Backup, gendannelse, eksport og bankimport

Tag backup af alt til en ZIP- eller JSON-fil, flyt den til en ny telefon, importér et kontoudtog, og eksportér til Xero, QuickBooks eller 1C.

Opdateret: 2026-09-09

Invoice Flow gemmer hver kunde, faktura, betaling og kvittering på selve telefonen. Der er ingen konto at logge ind på og ingen server, der opbevarer en kopi for dig, hvilket er godt for privatlivet og skidt den dag, telefonen falder i vasken. Skærmen Backup og gendannelse er din beskyttelse: den skriver hele databasen til en fil, du kan lægge hvor som helst, og den læser den fil tilbage på den samme telefon eller på en ny.

Denne vejledning følger Nadia Brennan, der driver Brennan Bookkeeping fra et lille kontor i Cork og fakturerer et dusin lokale virksomheder i euro hver måned. Hun skal snart skifte telefon, så hun har brug for en komplet kopi af to års fakturaer, før den gamle håndsæt ryger i skuffen. Når den nye telefon er sat op, vil hun også afstemme sidste uges kontoudtog mod de fakturaer, der stadig er åbne, og sende sin egen revisor en Xero-venlig liste over alt, hun har udstedt i år.

Hvad du ser på skærmen

Åbn fanen Indstillinger, og rul til afsnittet Data. Den eneste række der, Backup og gendannelse med underteksten Eksporter eller importer dine data, åbner skærmen. Er din prøveperiode udløbet, fører knappen Eksporter data på betalingsmuren dig samme sted hen, for du kan altid tage dine data med dig.

Skærmen har et påmindelseskort øverst, Dine data gemmes lokalt på denne enhed. Regelmæssige backups anbefales., og to grupper af felter.

Cloud-backup rummer tre felter. Gem i skyen bygger det fulde arkiv og åbner derefter Androids “gem fil”-dialog, så du kan lægge ZIP-filen i en Google Drive-, Dropbox- eller OneDrive-mappe eller hvor som helst ellers på telefonen. Gendan fra skyen og Importer data er den samme handling med to navne: begge åbner en filvælger til en .json- eller .zip-backup og gendanner den.

Eksportér og del rummer to felter. Fuldt arkiv (ZIP) opretter det komplette arkiv og sender det videre til Androids delingsark. Kun data (JSON) skriver en lettere fil med alle tabeller, men uden PDF’er eller billeder, og deler den i stedet.

Mens et af disse job kører, vises en lille indlæsningsanimation og en statuslinje under infokortet (for eksempel Opretter arkiv…, Eksporterer… eller Importerer…), og alle felter er deaktiveret, indtil jobbet er færdigt.

Én ting skærmen ikke tilbyder, er en tidsplan. Der er ingen automatisk eller planlagt backup i appen; en backup findes kun, når du trykker på et af disse felter. Ordet “sky” betyder her den mappe, du vælger i systemets filvælger. Appen logger aldrig ind på Google, Dropbox eller Microsoft på dine vegne, så der er intet login at konfigurere og ingen synkronisering, der kører i baggrunden.

Sådan laver du en fuld backup, før du skifter telefon

Nadia gør dette på den gamle telefon aftenen før, den nye ankommer. ZIP-filen er det rigtige valg her, fordi den bærer PDF’er, logoer, kvitteringer og underskrifter med sig sammen med databasen.

1. Åbn Indstillinger, rul til Data, og tryk på Backup og gendannelse.
2. Tryk på Gem i skyen. Statuslinjen løber gennem Eksporterer database..., Eksporterer profiler..., Eksporterer kunder..., derefter én linje pr. faktura som Faktura 7/40: BB-2026-0107, derefter udgifter, underskrifter og Færdiggør....
3. Når statussen skifter til Vælg, hvor der skal gemmes..., åbner Androids gem-dialog med filnavnet allerede udfyldt i formen InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Vælg din Drive-, Dropbox- eller OneDrive-mappe eller en mappe på telefonen, og bekræft.
4. Vent på beskeden Backup gemt!.

Vil du hellere sende filen direkte et sted hen, så brug Fuldt arkiv (ZIP) i stedet. Den bygger den samme fil og åbner delingsarket, så du kan sende den til dig selv på mail, lægge den i en chat med din revisor eller sende den til enhver app, der tager imod filer. Kun data (JSON) fungerer på samme måde, men laver en langt mindre fil, der er nok til at gendanne alle poster; den bærer bare ikke fakturafotos eller kvitteringsbilleder med sig.

Sådan gendanner du på den nye telefon

Installér Invoice Flow på den nye telefon, få backupfilen over på den (åbn den fra Drive, hent den fra din mail, eller kopiér den over via USB), og hent den så ind. Nadia gør dette, før hun indtaster noget andet, for en gendannelse erstatter alt, hvad der allerede ligger i appen.

1. Åbn Indstillinger > Backup og gendannelse, og tryk på Importer data (eller Gendan fra skyen; de gør det samme).
2. Læs dialogen Importer data. Den fortæller, at importen VIL ERSTATTE alle nuværende data og ikke kan fortrydes. Tryk på OK for at fortsætte eller Annuller for at trække dig.
3. Vælg .zip- eller .json-filen i filvælgeren med titlen Vælg sikkerhedskopifil.
4. Vent, mens statuslinjen viser Importerer.... Når den er færdig, får du en besked som Importeret: profiler: 1, kunder: 12, fakturaer: 40, ..., der viser, hvor mange rækker af hver type der kom ind.

Gendannelsen kører som én databasetransaktion. Appen rydder først alle tabeller, indsætter derefter backuppens rækker, tildeler nye id’er og genopretter undervejs hver forbindelse (faktura til kunde, varelinje til faktura, milepæl til projekt og så videre). Går noget i filen galt under indlæsningen, rulles hele transaktionen tilbage, og dine tidligere data er urørte; du ender ikke med en halvtom database. Fejlbeskeden lyder Import mislykkedes: efterfulgt af blot fejltypen, ikke dens indhold, så intet fra filen eller databasen vises på skærmen.

Sådan importerer du et kontoudtog og markerer fakturaer som betalt

En uge inde i måneden henter Nadia en CSV-fil med sin erhvervskonto fra netbanken. I stedet for at åbne fem fakturaer én ad gangen lader hun appen matche de indgående overførsler mod åbne fakturaer via deres numre.

Skærmen findes under Indstillinger > Fakturaindstillinger > Importér kontoudtog.

1. Tryk på Vælg CSV-fil, og vælg kontoudtoget (.csv eller .txt).
2. Under Tilknyt kolonner tjekker du de tre rullemenuer Datokolonne, Beløbskolonne og Reference-/beskrivelseskolonne. Appen forhåndsvælger dem ud fra overskriftsrækken, når den genkender navnene; er en rullemenu tom, vælger du selv den rigtige kolonne.
3. Sæt Datoformat, så det passer til din bank. Standarden er yyyy-MM-dd; Nadias irske bank skriver 04/09/2026, så hun taster dd/MM/yyyy.
4. Tryk på Find match. Knappen forbliver deaktiveret, indtil alle tre kolonner er tilknyttet.
5. Gennemgå listen under N matchende faktura(er) fundet. Hvert kort viser fakturanummeret, beløbet fra kontoudtoget og transaktionsdatoen.
6. Tryk på Markér N faktura(er) som betalt. Beskeden Anvendte N betaling(er) bekræfter, og skærmen lukker.

I Nadias kontoudtog kom der syv rækker ind. To var udgående betalinger (et betalingsservicetræk til el og et kortkøb) og blev sprunget over, fordi deres beløb er negative. Én overførsel henviste til BB-2026-0139, som allerede var betalt, så den blev ignoreret. Én overførsel skrev “INV 0143” i stedet for det fulde fakturanummer og matchede derfor ikke; den betaling registrerer hun manuelt. De resterende tre matchede og blev til betalinger.

For hvert match indsætter appen en betaling med metoden bank_transfer, beløbet fra kontoudtoget, kontoudtogets dato og en note, der lyder Bank import: efterfulgt af den fulde beskrivelse, og sætter derefter fakturastatussen til betalt. Betalingen vises i fakturaens betalingshistorik som enhver anden.

Sådan eksporterer du til din revisors software

Skærmen Integrationer ligger under Indstillinger > Automatisering > Integrationer (undertekst Forbind eksterne tjenester). Trods navnet forbinder intet her til noget: hvert kort laver en fil, du deler. Der er ingen logins, tokens eller synkronisering.

1. Tryk på kortet for din regnskabspakke: QuickBooks, Xero eller 1C. Kortet foldes ud og viser en beskrivelse på én linje og en knap.
2. Tryk på Eksportér til Xero (eller Eksportér til QuickBooks / Eksportér til 1C).
3. Vælg destinationen i delingsarket: mail, en skymappe, en beskedapp.

Alle tre omfatter hver eneste faktura i appen, i alle statusser. Der er ingen filtrering på datointerval eller profil, så vil du kun have ét kvartal, skal du filtrere filen i et regneark efter eksporten.

Regler og detaljer

Hvad en backup indeholder. Filen app_backup.json (som også er indholdet af eksporten Kun data (JSON)) er en backup i version 3 og indeholder: virksomhedsprofiler med deres adresser, telefonnumre, e-mailadresser, links, momsnumre, betalingsbetingelser og fakturanummerserier; kunder, kundegrupper og gruppemedlemskaber; produkter og lagertransaktioner; fakturaer, fakturalinjer, betalinger, kreditnotaer, følgesedler, fakturamomentbilleder og rykkergebyrhændelser; overslag og kontrakter; udgifter; tidsregistreringer; projekter og milepæle; gentagende planer; vekselkurser; automatiseringsregler og de advarsler, de har udløst; e-mailskabeloner; brugerdefinerede PDF-skabeloner og deres profiltilknytninger; tilsidesættelser af skattesatser; underskrifter og underskriftsprofiler; samt afventende påmindelser. Logoer og underskriftsbilleder er indlejret i JSON-filen som base64, så de overlever selv den rene JSON-vej.

To ting er ikke med i JSON-filen. Fakturafotos og udgiftskvitteringer gemmes som filer, og JSON-filen indeholder kun deres stier; de fysiske billeder følger kun med inde i ZIP-filen, under invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ og receipts/. Og af appens egne indstillinger skrives kun konfigurationen af lagerautomatisering til backuppens settings-blok og gendannes med den. Dine notifikationsindstillinger (om fakturapåmindelser er slået til, og værdierne “dage før forfald” / “dage efter forfald”), appsproget, temaet, PDF-skrifttypeindstillingerne og onboarding-tilstanden tages der ikke backup af; sæt dem igen på den nye telefon. Påmindelser, der allerede er udløst, eksporteres heller ikke, kun dem der stadig venter på at blive sendt.

Hvad ZIP-filen tilføjer. Ud over app_backup.json indeholder arkivet business_profiles/<id>_<name>/profile.json med logoerne som billedfiler, clients/clients.json og clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf for hver faktura gengivet med din valgte skabelon, palet og skrifttyper og uden prøvevandmærke, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ som PNG-filer og en README.txt, der forklarer opbygningen. Filen hedder InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Kun app_backup.json læses ved gendannelse; PDF’erne og CSV-filen er til dig og din revisor.

Regler for gendannelse. Filvælgeren accepterer .json og .zip. En ZIP uden app_backup.json fejler med app_backup.json blev ikke fundet i arkivet. En backup, hvis versionsnummer er højere end det, appen forstår, afvises med en besked om, at du først skal opdatere appen; ældre backups accepteres. Gendannelse erstatter altid: der er ingen fletmulighed, og bekræftelsesdialogen er dit eneste kontrolpunkt. Gendannelse kræver aldrig Pro.

Hvad kræver Pro. Gem i skyen, Fuldt arkiv (ZIP) og alle tre Integrationer-eksporter går gennem adgangskontrollen og åbner betalingsmuren, når prøveperioden er udløbet, og der ikke er noget abonnement. Kun data (JSON), begge gendannelsesfelter og bankimporten er altid tilgængelige.

Matchregler for bankimport. Separatoren registreres automatisk: et semikolon, hvis den første linje indeholder et, ellers et komma. Overskriftsnavne matches uden hensyn til store og små bogstaver mod en kort liste af nøgleord (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note plus russiske og tyske pendanter); alt andet tilknytter du manuelt. I beløb fjernes mellemrum, og kommaer laves om til punktummer, og rækker med et beløb på nul eller derunder springes over. En dato, der ikke passer til formatet, falder tilbage på dagens dato frem for at fejle. En række matcher den første faktura, hvis status ikke er betalt, og hvis nøjagtige nummer optræder et sted i referenceteksten, med hensyn til store og små bogstaver. Beløbet fra kontoudtoget registreres som betalingen, selv om det afviger fra fakturatotalen, og fakturaen sættes til betalt uanset hvad; der er ingen håndtering af delbetalinger, ingen valutakontrol og ingen beskyttelse mod at importere det samme kontoudtog to gange. MT940, BAI2 og andre bankformater understøttes ikke; eksportér CSV fra din bank.

Datasikkerhed. Backupfiler er almindelig, ukrypteret JSON eller ZIP og indeholder dine kunders navne, adresser, momsnumre og e-mailadresser. Behandl dem som papirudgaven: opbevar dem i en mappe, kun du kan åbne, og slet gamle kopier, du ikke længere har brug for.

Tips

Relaterede vejledninger

• Betalinger og skyldigt beløb om at registrere delbetalinger og manuelle betalinger, som bankimporten ikke kan håndtere.
• Påmindelser og automatiseringsregler til at sætte dine notifikationsindstillinger op igen efter en gendannelse.
• Indstillinger, navigation og Pro om, hvad prøveperioden og abonnementet låser op for.