Användarguide

Säkerhetskopiering, återställning, export och bankimport

Säkerhetskopiera allt till en ZIP- eller JSON-fil, flytta den till en ny telefon, importera ett kontoutdrag för att markera fakturor betalda, och exportera till Xero, QuickBooks eller 1C.

Uppdaterad: 2026-09-09

Invoice Flow håller varje kund, faktura, betalning och kvitto på telefonen själv. Det finns inget konto att logga in på och ingen server som håller en kopia åt dig, vilket är bra för integriteten och dåligt den dag telefonen hamnar i diskhon. Skärmen Säkerhetskopiering och återställning är hur du skyddar dig: den skriver hela databasen till en fil du kan lägga var som helst, och den läser tillbaka filen på samma telefon eller på en ny.

Den här guiden följer Nadia Brennan, som driver Brennan Bookkeeping från ett litet kontor i Cork och fakturerar ett dussin lokala företag i euro varje månad. Hon ska snart byta telefon, så hon behöver en fullständig kopia av två års fakturor innan den gamla luren hamnar i en låda. När den nya telefonen är uppsatt vill hon också stämma av förra veckans kontoutdrag mot fakturorna som fortfarande är öppna, och skicka sin egen revisor en Xero-vänlig lista över allt hon utfärdat i år.

Vad du ser på skärmen

Öppna fliken Inställningar och rulla till avsnittet Data. Den enda raden där, Säkerhetskopiering och återställning med underrubriken Exportera eller importera dina data, öppnar skärmen. Om din provperiod har tagit slut leder betalväggens knapp Exportera data till samma ställe, eftersom du alltid kan ta med dig dina data.

Skärmen Säkerhetskopiering och återställning i appen Invoice Flow med ett informationskort, ett avsnitt Molnsäkerhetskopia med panelerna Spara till molnet, Återställ från molnet och Importera data, och ett avsnitt Exportera och dela med panelerna Fullständigt arkiv (ZIP) och Endast data (JSON) — Allt på den här skärmen arbetar med filer: du skapar en, sparar eller delar den, och väljer den senare för att återställa.

Skärmen har ett påminnelsekort högst upp, Dina data lagras lokalt på den här enheten. Regelbundna säkerhetskopior rekommenderas., och två grupper av paneler.

Molnsäkerhetskopia innehåller tre paneler. Spara till molnet bygger det fullständiga arkivet och öppnar sedan Androids ”spara fil”-dialog så att du kan lägga ZIP-filen i en mapp i Google Drive, Dropbox eller OneDrive, eller var som helst annars på telefonen. Återställ från molnet och Importera data är samma åtgärd med två etiketter: båda öppnar en filväljare för en .json- eller .zip-säkerhetskopia och återställer den.

Exportera och dela innehåller två paneler. Fullständigt arkiv (ZIP) skapar det kompletta arkivet och lämnar över det till Androids delningsblad. Endast data (JSON) skriver en lättare fil med alla tabeller men inga PDF:er eller bilder och delar den i stället.

Medan någon av dessa körs visas en liten snurra och en statusrad under informationskortet (till exempel Skapar arkiv…, Exporterar… eller Importerar…), och alla paneler är inaktiverade tills jobbet är klart.

En sak skärmen inte erbjuder är ett schema. Det finns ingen automatisk eller tidsstyrd säkerhetskopiering i appen; en säkerhetskopia finns bara när du trycker på en av dessa paneler. Ordet ”moln” betyder här den mapp du väljer i systemväljaren. Appen loggar aldrig in på Google, Dropbox eller Microsoft åt dig, så det finns ingen inloggning att konfigurera och ingen synkning som körs i bakgrunden.

Skärmbilderna i den här guiden togs på en skrivbordstestrigg. Androids filväljare och delningsblad är systemdialoger som inte finns där, så bildrutorna visar appskärmarna fram till det ögonblick då dessa dialoger skulle öppnas.

Så gör du en fullständig säkerhetskopia inför ett telefonbyte

Nadia gör detta på den gamla telefonen kvällen innan den nya kommer. ZIP är rätt val här eftersom den bär med sig PDF:erna, logotyperna, kvittona och signaturerna tillsammans med databasen.

Öppna Inställningar, rulla till Data och tryck på Säkerhetskopiering och återställning.
Tryck på Spara till molnet. Statusraden går igenom Exporterar databas..., Exporterar profiler..., Exporterar kunder..., sedan en rad per faktura som Faktura 7/40: BB-2026-0107, sedan utgifter, signaturer och Slutför....
När statusen ändras till Välj var filen ska sparas... öppnas Androids spara-dialog med filnamnet redan ifyllt, i formen InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Välj din Drive-, Dropbox- eller OneDrive-mapp, eller en mapp på telefonen, och bekräfta.
Vänta på snackbaren Säkerhetskopian sparades!.

Om du hellre vill skicka filen någonstans direkt, använd Fullständigt arkiv (ZIP) i stället. Den bygger samma fil och öppnar delningsbladet, så att du kan mejla den till dig själv, lägga den i en chatt med din revisor eller skicka den till vilken app som helst som tar emot filer. Endast data (JSON) fungerar på samma sätt men ger en mycket mindre fil som räcker för att återställa alla poster; den bär bara inte med sig fakturafoton eller kvittobilder.

Så återställer du på den nya telefonen

Installera Invoice Flow på den nya telefonen, få över säkerhetskopian till den (öppna den från Drive, ladda ned den från din e-post eller kopiera den via USB), och ta sedan in den. Nadia gör detta innan hon matar in något annat, eftersom en återställning ersätter allt som redan finns i appen.

Öppna Inställningar > Säkerhetskopiering och återställning och tryck på Importera data (eller Återställ från molnet; de gör samma sak).
Läs dialogen Importera data. Den säger att importen kommer att ERSÄTTA alla nuvarande data och inte kan ångras. Tryck på OK för att fortsätta eller Avbryt för att backa.
I filväljaren med rubriken Välj säkerhetskopia, välj .zip- eller .json-filen.
Vänta medan statusraden visar Importerar.... När den är klar får du en snackbar som Importerat: profiler: 1, kunder: 12, fakturor: 40, ... som listar hur många rader av varje slag som kom in.

Dialogen Importera data i appen Invoice Flow ovanpå skärmen Säkerhetskopiering och återställning, med en varning om att importen kommer att ERSÄTTA alla nuvarande data, radera befintliga poster och inte kan ångras, med knapparna Avbryt och OK — Bekräftelsen visas före filväljaren, så du kan fortfarande ändra dig utan kostnad.

Återställningen körs som en enda databastransaktion. Appen tömmer först varje tabell, infogar sedan säkerhetskopians rader, tilldelar nya ID:n och kopplar om varje länk (faktura till kund, rad till faktura, milstolpe till projekt och så vidare) längs vägen. Om något i filen inte går att läsa in rullas hela transaktionen tillbaka och dina tidigare data lämnas orörda; du blir inte kvar med en halvtom databas. Felsnackbaren lyder Importen misslyckades: följt endast av feltypen, inte dess innehåll, så inget från filen eller databasen visas på skärmen.

Så importerar du ett kontoutdrag och markerar fakturor som betalda

En vecka in i månaden laddar Nadia ned en CSV över sitt företagskonto från internetbanken. I stället för att öppna fem fakturor en och en låter hon appen matcha de inkommande överföringarna mot öppna fakturor via deras nummer.

Skärmen ligger under Inställningar > Fakturainställningar > Importera kontoutdrag.

Tryck på Välj CSV-fil och välj kontoutdraget (.csv eller .txt).
Under Mappa kolumner, kontrollera de tre rullgardinsmenyerna Datumkolumn, Beloppskolumn och Referens-/beskrivningskolumn. Appen förväljer dem från rubrikraden när den känner igen namnen; om en rullgardinsmeny är tom, välj rätt kolumn själv.
Ställ in Datumformat så att det matchar din bank. Standard är yyyy-MM-dd; Nadias irländska bank skriver 04/09/2026, så hon skriver dd/MM/yyyy.
Tryck på Hitta matchningar. Knappen förblir inaktiverad tills alla tre kolumnerna är mappade.
Granska listan under N matchande faktura/fakturor hittade. Varje kort visar fakturanumret, beloppet från kontoutdraget och transaktionsdatumet.
Tryck på Markera N faktura/fakturor som betalda. Snackbaren N betalning(ar) tillämpade bekräftar och skärmen stängs.

Skärmen Importera kontoutdrag i appen Invoice Flow med en uppladdningsikon, texten Välj en CSV exporterad från din bank för att matcha betalningar mot obetalda fakturor, och knappen Välj CSV-fil — Importen börjar från en enkel CSV-export av ditt företagskonto.

Skärmen Importera kontoutdrag i appen Invoice Flow vid steget Mappa kolumner med Datum, Belopp och Beskrivning automatiskt valda i tre rullgardinsmenyer, fältet Datumformat satt till dd/MM/yyyy, och knapparna Hitta matchningar och Avbryt — Nadias kontoutdrag har kolumnerna Date, Description, Amount och Balance; appen valde rätt tre på egen hand.

Skärmen Importera kontoutdrag i appen Invoice Flow som visar 3 matchande fakturor hittade, tre kort för BB-2026-0140, BB-2026-0141 och BB-2026-0142 med belopp och datum och gröna bockar, och knappen Markera 3 fakturor som betalda — Tre SEPA-överföringar bar fakturanummer i sin beskrivning, så tre fakturor är redo att markeras som betalda med en tryckning.

I Nadias kontoutdrag kom sju rader in. Två var utgående betalningar (en autogirodragning för el och ett kortköp) och hoppades över eftersom deras belopp är negativa. En överföring hänvisade till BB-2026-0139, som redan var betald, så den ignorerades. En överföring angav ”INV 0143” i stället för det fullständiga fakturanumret och matchade därför inte; den betalningen registrerar hon för hand. De återstående tre matchade och blev betalningar.

För varje matchning infogar appen en betalning med metoden bank_transfer, kontoutdragets belopp, kontoutdragets datum och en anteckning som lyder Bank import: följt av hela beskrivningen, och sätter sedan fakturans status till betald. Betalningen visas i fakturans betalningshistorik som vilken annan som helst.

Så exporterar du till din revisors programvara

Skärmen Integrationer ligger under Inställningar > Automatisering > Integrationer (underrubrik Anslut externa tjänster). Trots namnet ansluter inget här någonstans: varje kort producerar en fil som du delar. Det finns inga inloggningar, tokens eller synkning.

Tryck på kortet för ditt bokföringspaket: QuickBooks, Xero eller 1C. Kortet fälls ut och visar en enradig beskrivning och en knapp.
Tryck på Exportera för Xero (eller Exportera för QuickBooks / Exportera för 1C).
Välj destinationen i delningsbladet: e-post, en molnmapp, en meddelandeapp.

Skärmen Integrationer i appen Invoice Flow under rubriken Bokföringsexport med korten QuickBooks, Xero och 1C; Xero-kortet är utfällt och visar knappen Exportera för Xero — Varje kort är en filexport; fäll ut det och tryck på knappen för att dela filen.

Kort	Fil	Format	Kolumner / innehåll
QuickBooks	`invoices_quickbooks.iif`	Tabbseparerad IIF för QuickBooks Desktop	En TRNS-rad till Accounts Receivable och en SPL-rad till Sales Income per faktura, memo ”Invoice NNN”
Xero	`invoices_xero.csv`	Kommaseparerad CSV	ContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1C	`invoices_1c.csv`	Semikolonseparerad CSV med ryska rubriker	Fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, motpart, e-post, totalsumma, moms, valuta, status

Alla tre inkluderar varje faktura i appen, i alla statusar. Det finns inget datumintervalls- eller profilfilter, så om du bara vill ha ett kvartal, filtrera filen i ett kalkylprogram efter exporten.

Regler och detaljer

Vad en säkerhetskopia innehåller. Filen app_backup.json (som också är innehållet i exporten Endast data (JSON)) är en version 3-säkerhetskopia och bär: företagsprofiler med sina adresser, telefonnummer, e-postadresser, länkar, skatte-ID:n, betalningsvillkor och fakturanummerserier; kunder, kundgrupper och gruppmedlemskap; produkter och lagertransaktioner; fakturor, fakturarader, betalningar, kreditnotor, följesedlar, fakturaögonblicksbilder och förseningsavgiftshändelser; kostnadsförslag och avtal; utgifter; tidsposter; projekt och milstolpar; återkommande scheman; växelkurser; automatiseringsregler och de varningar de har utlöst; e-postmallar; anpassade PDF-mallar och deras profilkopplingar; skattesatsöverstyrningar; signaturer och signaturprofiler; samt väntande påminnelser. Logotyper och signaturbilder bäddas in i JSON:en som base64, så de överlever även den JSON-baserade vägen.

Två saker finns inte i JSON:en. Fakturafoton och utgiftskvitton lagras som filer, och JSON:en håller bara deras sökvägar; de fysiska bilderna följer bara med inuti ZIP-filen, under invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ och receipts/. Och av appens egna inställningar skrivs endast lagerautomatiseringskonfigurationen till säkerhetskopians settings-block och återställs med den. Dina aviseringsinställningar (om fakturapåminnelser är på, och värdena ”dagar före förfall” / ”dagar efter förfall”), appspråket, temat, PDF-teckensnittsinställningarna och introduktionsläget säkerhetskopieras inte; ställ in dem igen på den nya telefonen. Påminnelser som redan har utlösts exporteras inte heller, bara de som fortfarande väntar på att skickas.

Vad ZIP-filen lägger till. Utöver app_backup.json har arkivet business_profiles/<id>_<name>/profile.json med logotyperna som bildfiler, clients/clients.json och clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf för varje faktura renderad med din valda mall, palett och teckensnitt och utan provperiodsvattenstämpel, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ som PNG-filer och en README.txt som förklarar upplägget. Filnamnet är InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Endast app_backup.json läses vid återställning; PDF:erna och CSV-filen är till för dig och din revisor.

Regler för återställning. Väljaren tar emot .json och .zip. En ZIP utan app_backup.json misslyckas med app_backup.json not found in archive. En säkerhetskopia vars versionsnummer är högre än appen förstår avvisas med ett meddelande som ber dig uppdatera appen först; äldre säkerhetskopior godtas. Återställning ersätter alltid: det finns inget sammanfogningsalternativ, och bekräftelsedialogen är din enda kontrollpunkt. Återställning är aldrig Pro-spärrad.

Vad som är Pro. Spara till molnet, Fullständigt arkiv (ZIP) och alla tre integrationsexporterna går genom åtkomstkontrollen och öppnar betalväggen när provperioden har tagit slut och det inte finns någon prenumeration. Endast data (JSON), båda återställningspanelerna och bankimporten är alltid tillgängliga.

Matchningsregler för bankimport. Avgränsaren identifieras automatiskt: ett semikolon om första raden innehåller ett sådant, annars ett kommatecken. Rubriknamn matchas skiftlägesokänsligt mot en kort nyckelordslista (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, plus ryska och tyska motsvarigheter); allt annat mappar du för hand. Ur belopp tas mellanslag bort och kommatecken görs om till punkter, och rader med ett belopp på noll eller mindre hoppas över. Ett datum som inte passar formatet faller tillbaka på dagens datum snarare än att misslyckas. En rad matchar den första fakturan vars status inte är betald och vars exakta nummer förekommer någonstans i referenstexten, skiftlägeskänsligt. Kontoutdragets belopp registreras som betalningen även om det skiljer sig från fakturans totalsumma, och fakturan sätts till betald oavsett; det finns ingen hantering av delbetalningar, ingen valutakontroll och inget skydd mot att importera samma kontoutdrag två gånger. MT940, BAI2 och andra bankformat stöds inte; exportera CSV från din bank.

Datasäkerhet. Säkerhetskopior är vanlig, okrypterad JSON eller ZIP och innehåller dina kunders namn, adresser, skatte-ID:n och e-postadresser. Behandla dem som pappersmotsvarigheten: förvara dem i en mapp bara du kan öppna och radera gamla kopior du inte längre behöver.

Tips

Gör en säkerhetskopia efter varje intensiv faktureringsdag, inte bara när du byter telefon. Spara till molnet i samma Drive-mapp varje gång; tidsstämpeln i filnamnet håller kopiorna isär, och du kan radera äldre en gång i månaden.

Be kunderna ange fakturanumret i överföringens referens exakt som det står tryckt, prefix och allt. Bankimporten matchar på det fullständiga numret som en delsträng, så ”BB-2026-0143” matchar medan ”0143” eller ”bb-2026-0143” inte gör det.

Innan du återställer på en telefon som redan har data, ta en JSON-säkerhetskopia av den telefonen först. Återställning ersätter allt, och enda vägen tillbaka är en annan fil.

Om en återställning misslyckas med ett versionsmeddelande, uppdatera Invoice Flow på den nya telefonen innan du försöker igen. Filen är hel; den skrevs av en nyare app än den som läser den.

Relaterade guider

Betalningar och obetalt belopp för att registrera del- och manuella betalningar som bankimporten inte klarar.
Påminnelser och automatiseringsregler för att ställa in dina aviseringsinställningar igen efter en återställning.
Inställningar, navigering och Pro för vad provperioden och prenumerationen låser upp.