Uživatelská příručka

Záloha, obnovení, export a import z banky

Zazálohujte vše do souboru ZIP nebo JSON, přeneste jej do nového telefonu, importujte bankovní výpis pro označení plateb a exportujte do Xero, QuickBooks či 1C.

Aktualizováno: 2026-09-09

Invoice Flow uchovává každého klienta, fakturu, platbu a účtenku přímo v telefonu. Není zde žádný účet, do kterého byste se přihlašovali, ani server, který by za vás držel kopii, což je dobré pro soukromí a špatné pro den, kdy vám telefon spadne do dřezu. Obrazovka Záloha a obnovení je způsob, jak se chránit: zapíše celou databázi do souboru, který můžete uložit kamkoli, a tentýž soubor pak načte zpět do stejného nebo do nového telefonu.

Tento průvodce sleduje Nadiu Brennan, která z malé kanceláře v Corku provozuje Brennan Bookkeeping a každý měsíc fakturuje v eurech tuctu místních firem. Chystá se vyměnit telefon, takže potřebuje kompletní kopii dvou let faktur, než starý přístroj skončí v šuplíku. Až bude nový telefon nastavený, chce také odsouhlasit minulotýdenní bankovní výpis proti fakturám, které jsou stále otevřené, a poslat své účetní seznam všeho, co letos vystavila, ve formátu vhodném pro Xero.

Co vidíte na obrazovce

Otevřete záložku Nastavení a sjeďte k sekci Data. Jediný řádek, který tam je — Záloha a obnovení s podtitulem Exportujte nebo importujte data — otevře příslušnou obrazovku. Pokud vám skončila zkušební verze, dostane vás na stejné místo tlačítko Exportovat data na obrazovce s předplatným, protože svá data si můžete vzít s sebou vždycky.

Obrazovka Záloha a obnovení v aplikaci Invoice Flow s informační kartou, sekcí Cloudová záloha obsahující dlaždice Uložit do cloudu, Obnovit z cloudu a Importovat data a sekcí Export a sdílení obsahující dlaždice Úplný archiv (ZIP) a Pouze data (JSON) — Vše na této obrazovce pracuje se soubory: jeden vytvoříte, uložíte nebo sdílíte a později jej vyberete k obnovení.

Obrazovka má nahoře připomínkovou kartu Vaše data jsou uložena lokálně v tomto zařízení. Doporučujeme pravidelné zálohování. a dvě skupiny dlaždic.

Cloudová záloha obsahuje tři dlaždice. Uložit do cloudu vytvoří úplný archiv a pak otevře systémový dialog Androidu pro uložení souboru, takže můžete ZIP odložit do složky Google Drive, Dropbox nebo OneDrive, případně kamkoli jinam do telefonu. Obnovit z cloudu a Importovat data jsou tatáž akce se dvěma názvy: obě otevřou výběr souborů pro zálohu .json nebo .zip a obnoví ji.

Export a sdílení obsahuje dvě dlaždice. Úplný archiv (ZIP) vytvoří kompletní archiv a předá jej nabídce sdílení Androidu. Pouze data (JSON) zapíše lehčí soubor se všemi tabulkami, ale bez PDF a obrázků, a sdílí jej.

Zatímco kterákoli z těchto akcí běží, pod informační kartou se objeví malý indikátor a stavový řádek (například Vytváření archivu…, Exportování… nebo Importování…) a všechny dlaždice jsou až do dokončení úlohy neaktivní.

Jedno, co obrazovka nenabízí, je plánování. V aplikaci není žádná automatická ani časovaná záloha; záloha existuje jen tehdy, když klepnete na jednu z těchto dlaždic. Slovo „cloud“ tu znamená složku, kterou zvolíte v systémovém dialogu. Aplikace se za vás nikdy nepřihlašuje ke Google, Dropboxu ani Microsoftu, takže není co konfigurovat a na pozadí neběží žádná synchronizace.

Snímky obrazovky v tomto průvodci byly pořízeny na testovací sestavě na počítači. Výběr souborů a nabídka sdílení v Androidu jsou systémové dialogy, které tam neexistují, takže snímky ukazují obrazovky aplikace až do okamžiku, kdy by se tyto dialogy otevřely.

Jak udělat úplnou zálohu před výměnou telefonu

Nadia to dělá na starém telefonu večer předtím, než dorazí nový. ZIP je tu správná volba, protože nese kromě databáze i PDF, loga, účtenky a podpisy.

Otevřete Nastavení, sjeďte k sekci Data a klepněte na Záloha a obnovení.
Klepněte na Uložit do cloudu. Stavový řádek projde hláškami Exportování databáze..., Exportování profilů..., Exportování klientů..., poté jedním řádkem na fakturu, například Faktura 7/40: BB-2026-0107, a dále výdaji, podpisy a Dokončování....
Když se stav změní na Vyberte, kam uložit..., otevře se dialog Androidu pro uložení s již vyplněným názvem souboru ve tvaru InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Vyberte složku na Drive, Dropboxu či OneDrive nebo složku v telefonu a potvrďte.
Počkejte na hlášku Záloha uložena!.

Pokud raději pošlete soubor rovnou někam jinam, použijte místo toho Úplný archiv (ZIP). Vytvoří stejný soubor a otevře nabídku sdílení, takže si jej můžete poslat mailem, vložit do konverzace se svou účetní nebo předat jakékoli aplikaci, která přijímá soubory. Pouze data (JSON) funguje stejně, ale vytvoří mnohem menší soubor, který stačí k obnovení všech záznamů; jen nepřenese fotografie u faktur ani obrázky účtenek.

Jak obnovit data v novém telefonu

Nainstalujte Invoice Flow do nového telefonu, dostaňte do něj soubor zálohy (otevřete jej z Drive, stáhněte z pošty nebo zkopírujte přes USB) a pak jej načtěte. Nadia to dělá dřív, než zadá cokoli jiného, protože obnovení nahradí vše, co už v aplikaci je.

Otevřete Nastavení > Záloha a obnovení a klepněte na Importovat data (nebo na Obnovit z cloudu; dělají totéž).
Přečtěte si dialog Importovat data. Uvádí, že import NAHRADÍ všechna aktuální data a nelze jej vrátit zpět. Klepnutím na OK budete pokračovat, klepnutím na Zrušit akci ukončíte.
V dialogu výběru souborů s názvem Vyberte soubor zálohy zvolte soubor .zip nebo .json.
Počkejte, dokud stavový řádek ukazuje Importování.... Po dokončení se objeví hláška jako Importováno: profily: 1, klienti: 12, faktury: 40, ... s počty řádků jednotlivých typů, které byly načteny.

Dialog Importovat data nad obrazovkou Záloha a obnovení v aplikaci Invoice Flow s varováním, že import NAHRADÍ všechna aktuální data, odstraní stávající záznamy a nelze jej vrátit zpět, s tlačítky Zrušit a OK — Potvrzení se objeví ještě před výběrem souboru, takže si to můžete bez následků rozmyslet.

Obnovení probíhá jako jedna databázová transakce. Aplikace nejprve vyprázdní všechny tabulky, pak vloží řádky ze zálohy, přiřadí jim nová ID a průběžně obnoví každou vazbu (faktura ke klientovi, položka k faktuře, milník k projektu a tak dále). Pokud se cokoli ze souboru nepodaří načíst, celá transakce se vrátí zpět a vaše předchozí data zůstanou nedotčena; nezůstane vám poloprázdná databáze. Chybová hláška zní Import selhal: a za ní následuje pouze typ chyby, ne její obsah, takže se na obrazovce neobjeví nic ze souboru ani z databáze.

Jak importovat bankovní výpis a označit faktury jako zaplacené

Týden po začátku měsíce si Nadia stáhne z internetového bankovnictví CSV svého firemního účtu. Místo aby otevírala pět faktur jednu po druhé, nechá aplikaci, ať příchozí převody spáruje s otevřenými fakturami podle jejich čísel.

Obrazovka se nachází v Nastavení > Nastavení faktur > Import bankovního výpisu.

Klepněte na Vybrat soubor CSV a zvolte výpis (.csv nebo .txt).
V části Mapování sloupců zkontrolujte tři rozbalovací nabídky Sloupec data, Sloupec částky a Sloupec reference / popisu. Aplikace je předvybere z řádku záhlaví, pokud názvy rozpozná; je-li některá nabídka prázdná, zvolte správný sloupec sami.
Nastavte Formát data tak, aby odpovídal vaší bance. Ve výchozím stavu je yyyy-MM-dd; Nadiina irská banka píše 04/09/2026, takže zadá dd/MM/yyyy.
Klepněte na Najít shody. Tlačítko zůstává neaktivní, dokud nejsou namapovány všechny tři sloupce.
Projděte seznam pod nadpisem Nalezeno N odpovídajících faktur. Každá karta ukazuje číslo faktury, částku z výpisu a datum transakce.
Klepněte na Označit N faktur jako zaplacené. Hláška Použito N plateb to potvrdí a obrazovka se zavře.

Obrazovka Import bankovního výpisu v aplikaci Invoice Flow s ikonou nahrání, textem Vyberte CSV exportované z vaší banky a spárujte platby s nezaplacenými fakturami a tlačítkem Vybrat soubor CSV — Import začíná obyčejným CSV exportem vašeho firemního účtu.

Obrazovka Import bankovního výpisu v aplikaci Invoice Flow ve fázi Mapování sloupců s automaticky zvolenými hodnotami Date, Amount a Description ve třech rozbalovacích nabídkách, polem Formát data nastaveným na dd/MM/yyyy a tlačítky Najít shody a Zrušit — Nadiin výpis má sloupce Date, Description, Amount a Balance; aplikace si ty správné tři vybrala sama.

Obrazovka Import bankovního výpisu v aplikaci Invoice Flow s hlášením Nalezeny 3 odpovídající faktury, třemi kartami pro BB-2026-0140, BB-2026-0141 a BB-2026-0142 s částkami, daty a zelenými zaškrtnutími a tlačítkem Označit 3 faktury jako zaplacené — Tři SEPA převody nesly v popisu čísla faktur, takže tři faktury lze jedním klepnutím označit jako zaplacené.

V Nadiině výpisu přišlo sedm řádků. Dva byly odchozí platby (inkaso za elektřinu a nákup kartou) a byly přeskočeny, protože jejich částky jsou záporné. Jeden převod odkazoval na BB-2026-0139, která už byla zaplacená, takže byl ignorován. Jeden převod uváděl „INV 0143“ místo celého čísla faktury, a proto se nespároval; tuto platbu zaznamená ručně. Zbývající tři se spárovaly a staly se platbami.

U každé shody aplikace vloží platbu s metodou bank_transfer, částkou z výpisu, datem z výpisu a poznámkou ve tvaru Bank import: následovanou celým popisem, a poté nastaví stav faktury na zaplaceno. Platba se objeví v historii plateb faktury jako každá jiná.

Jak exportovat pro účetní software

Obrazovka Integrace je v Nastavení > Automatizace > Integrace (podtitul Připojte externí služby). Navzdory názvu se tu nikam nic nepřipojuje: každá karta vytvoří soubor, který nasdílíte. Nejsou tu žádná přihlášení, tokeny ani synchronizace.

Klepněte na kartu svého účetního programu: QuickBooks, Xero nebo 1C. Karta se rozbalí a ukáže jednořádkový popis a tlačítko.
Klepněte na Export pro Xero (nebo Export pro QuickBooks / Export pro 1C).
V nabídce sdílení zvolte cíl: e-mail, cloudovou složku, komunikační aplikaci.

Obrazovka Integrace v aplikaci Invoice Flow pod nadpisem Účetní export s kartami QuickBooks, Xero a 1C; karta Xero je rozbalená a ukazuje tlačítko Export pro Xero — Každá karta je export souboru; rozbalte ji a klepnutím na tlačítko soubor nasdílejte.

Karta	Soubor	Formát	Sloupce / obsah
QuickBooks	`invoices_quickbooks.iif`	IIF oddělený tabulátory pro QuickBooks Desktop	Jeden řádek TRNS na Pohledávky a jeden řádek SPL na Tržby z prodeje na fakturu, poznámka „Invoice NNN“
Xero	`invoices_xero.csv`	CSV oddělené čárkami	ContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1C	`invoices_1c.csv`	CSV oddělené středníky s ruskými záhlavími	Číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti, protistrana, e-mail, celkem, DPH, měna, stav

Všechny tři zahrnují každou fakturu v aplikaci, v každém stavu. Není zde žádný filtr podle rozmezí dat ani podle profilu, takže pokud chcete jen jedno čtvrtletí, vyfiltrujte si soubor po exportu v tabulkovém procesoru.

Pravidla a podrobnosti

Co záloha obsahuje. Soubor app_backup.json (což je zároveň obsah exportu Pouze data (JSON)) je zálohou verze 3 a nese: firemní profily s jejich adresami, telefony, e-maily, odkazy, daňovými identifikačními čísly, platebními podmínkami a řadami čísel faktur; klienty, skupiny klientů a členství ve skupinách; produkty a skladové pohyby; faktury, položky faktur, platby, dobropisy, dodací listy, snímky faktur a události úroků z prodlení; cenové nabídky a smlouvy; výdaje; časové záznamy; projekty a milníky; opakované plány; směnné kurzy; pravidla automatizace a upozornění, která vyvolala; e-mailové šablony; vlastní šablony PDF a jejich vazby na profily; přepsané daňové sazby; podpisy a profily podpisů; a čekající připomínky. Loga a obrázky podpisů jsou v JSON vloženy jako base64, takže přežijí i cestu přes samotný JSON.

Dvě věci v JSON nejsou. Fotografie u faktur a účtenky k výdajům jsou uloženy jako soubory a JSON drží pouze jejich cesty; fyzické obrázky cestují jen uvnitř ZIP, ve složkách invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ a receipts/. A z vlastních nastavení aplikace se do bloku settings v záloze zapíše a spolu s ní obnoví pouze konfigurace skladové automatizace. Vaše nastavení oznámení (zda jsou zapnuté připomínky faktur a hodnoty „dnů před splatností“ / „dnů po splatnosti“), jazyk aplikace, motiv, nastavení písem PDF a stav úvodního průvodce se nezálohují; v novém telefonu je nastavte znovu. Připomínky, které již proběhly, se také neexportují, pouze ty, které stále čekají na odeslání.

Co ZIP přidává. Kromě app_backup.json archiv obsahuje business_profiles/<id>_<name>/profile.json s logy jako obrázkovými soubory, clients/clients.json a clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf pro každou fakturu vykreslenou s vaší zvolenou šablonou, paletou a písmy a bez vodoznaku zkušební verze, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ ve formátu PNG a soubor README.txt vysvětlující strukturu. Soubor se jmenuje InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Při obnovení se čte pouze app_backup.json; PDF a CSV jsou pro vás a vaši účetní.

Pravidla obnovení. Výběr souborů přijímá .json a .zip. ZIP bez app_backup.json selže s hláškou Soubor app_backup.json nebyl v archivu nalezen. Záloha, jejíž číslo verze je vyšší, než aplikace rozumí, je odmítnuta se zprávou žádající vás, abyste nejprve aplikaci aktualizovali; starší zálohy jsou přijímány. Obnovení vždy nahrazuje: neexistuje možnost sloučení a potvrzovací dialog je vaším jediným kontrolním bodem. Obnovení nikdy nevyžaduje Pro.

Co vyžaduje Pro. Uložit do cloudu, Úplný archiv (ZIP) a všechny tři exporty z Integrací procházejí kontrolou přístupu a otevřou nabídku předplatného, když skončila zkušební verze a předplatné není aktivní. Pouze data (JSON), obě dlaždice pro obnovení a import z banky jsou dostupné vždy.

Pravidla párování při importu z banky. Oddělovač se rozpozná automaticky: středník, pokud jej první řádek obsahuje, jinak čárka. Názvy záhlaví se porovnávají bez ohledu na velikost písmen s krátkým seznamem klíčových slov (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note plus ruské a německé ekvivalenty); vše ostatní namapujete ručně. U částek se odstraní mezery a čárky se změní na tečky a řádky s částkou nula či nižší se přeskočí. Datum, které formátu neodpovídá, se nahradí dnešním datem, místo aby import selhal. Řádek se spáruje s první fakturou, jejíž stav není zaplaceno a jejíž přesné číslo se kdekoli v textu reference objeví, včetně velikosti písmen. Částka z výpisu se zaznamená jako platba, i když se liší od celkové částky faktury, a faktura se přesto nastaví na zaplaceno; není zde žádné zpracování částečných plateb, žádná kontrola měny ani ochrana proti dvojímu importu téhož výpisu. MT940, BAI2 a další bankovní formáty podporovány nejsou; exportujte z banky CSV.

Bezpečnost dat. Soubory záloh jsou prostý nešifrovaný JSON nebo ZIP a obsahují jména, adresy, daňová identifikační čísla a e-mailové adresy vašich klientů. Zacházejte s nimi jako s papírovým ekvivalentem: uchovávejte je ve složce, kterou otevřete jen vy, a staré kopie, které už nepotřebujete, mažte.

Tipy

Zálohujte po každém rušném fakturačním dni, ne jen při výměně telefonu. Ukládejte do cloudu pokaždé do stejné složky na Drive; časové razítko v názvu souboru kopie odliší a starší z nich můžete jednou měsíčně smazat.

Požádejte klienty, aby uváděli číslo faktury do reference převodu přesně tak, jak je vytištěné, včetně předpony. Import z banky páruje na celé číslo jako podřetězec, takže „BB-2026-0143“ se spáruje, ale „0143“ nebo „bb-2026-0143“ nikoli.

Než budete obnovovat data v telefonu, který už nějaká data obsahuje, udělejte si nejdřív JSON zálohu tohoto telefonu. Obnovení nahradí vše a jedinou cestou zpět je další soubor.

Pokud obnovení selže se zprávou o verzi, aktualizujte v novém telefonu Invoice Flow, než to zkusíte znovu. Soubor je v pořádku; napsala jej novější aplikace, než je ta, která jej čte.

Související průvodci

Platby a dlužná částka pro zaznamenávání částečných a ručních plateb, které import z banky nezvládne.
Připomínky a pravidla automatizace pro opětovné nastavení předvoleb oznámení po obnovení.
Nastavení, navigace a Pro pro to, co odemyká zkušební verze a předplatné.