Uživatelská příručka

Platby, částečné platby a částka k úhradě

Zaznamenávejte zálohy a splátky k faktuře, sledujte, jak se zbývající zůstatek zmenšuje, a vytiskněte na PDF rozpis plateb, aby klient věděl, co kdy platit.

Aktualizováno: 2026-09-09

Ne každá faktura se uhradí najednou. Svatební koordinátorka bere rezervační zálohu měsíce před dnem D, druhou splátku v létě a doplatek čtrnáct dní před obřadem. Stavař fakturuje po etapách, designér chce polovinu předem. Invoice Flow to řeší dvěma samostatnými nástroji, které spolu dobře fungují: evidencí Platby (Payments) na každé odeslané faktuře, kam zapisujete každou částku, jak dorazí, a aplikace vám hlídá zbývající zůstatek, a volitelným rozpisem Rozdělená platba (Split Payment) v editoru, který na PDF vytiskne dohodnuté splátky a jejich termíny.

Následující příklady sledují Willow & Vine Weddings v Bathu. Jejich klienti Charlotte a Daniel si objednali kompletní plánovací balíček za 6 000 £ včetně DPH, placený ve třech částech: 25 % při rezervaci, 50 % osm týdnů předem a posledních 25 % dva týdny před svatbou.

Co uvidíte na obrazovce

Otevřete záložku Faktury (Documents) a klepnutím na fakturu se dostanete na obrazovku jejího detailu. Pod součty, poznámkami a platebními podmínkami je karta s nadpisem Platby. Objevuje se jen u faktur, jejichž stav není Koncept ani Zrušeno, a nikdy u nabídek, protože na těch zatím není co inkasovat.

Karta má čtyři části. Tlačítko Zaznamenat (Record) se znaménkem plus v pravém horním rohu otevře formulář pro zápis platby; zmizí, jakmile je faktura označená jako zaplacená. Tenký ukazatel průběhu ukazuje, jaká část celku je pokrytá, a vedle je procento. Ukazatel je červený pod 50 %, oranžový od 50 % výš a zelený na 100 %. Pod ukazatelem je řádek Zaplaceno: (Paid:) zeleně a, dokud se ještě něco dluží, Zbývá: (Remaining:) červeně. A nakonec je tu seznam zaznamenaných plateb, nejnovější nahoře, každá se zeleným zaškrtnutím, částkou a šedým řádkem s datem, metodou a symbolem, který jste zadali. Ikona koše na každém řádku danou platbu smaže. Než cokoli zapíšete, karta hlásí Zatím nezaznamenány žádné platby.

Obrazovka detailu faktury WV-2026-031 v aplikaci Invoice Flow s kartou Platby se 75% oranžovým ukazatelem průběhu, zeleným Zaplaceno £4,500.00, červeným Zbývá £1,500.00, dvěma zaznamenanými bankovními převody a tlačítkem Zaznamenat — Po záloze a druhé splátce ukazuje karta Platby 75 % pokrytí a 1 500,00 £ ještě před sebou.

Seznam faktur to zrcadlí. Každá faktura, která má alespoň jednu platbu, ale ještě není zaplacená, dostane pod jménem klienta malý ukazatel průběhu a pod celkovou částkou červený řádek s částkou, která je stále k úhradě. Panel filtrů (ikona trychtýře v horní liště) má přepínač Partially paid, který seznam zúží přesně na tyto faktury.

Rozpis žije úplně jinde. V editoru faktury sjeďte pod dlaždici podpisu ke sbalené kartě Možnosti platby (Payment Options). Klepnutím ji rozbalíte a najdete v ní dvoupolohový přepínač: Jedna transakce (Single Transaction) nebo Rozdělená platba. Rozdělený režim je místo, kde definujete zálohu a splátky; popisuje ho vlastní sekce níže.

Jak zaznamenat platbu

Charlotte a Daniel právě poslali posledních 1 500 £ bankovním převodem. Takto to koordinátorka zapíše.

Otevřete záložku Faktury a klepněte na fakturu WV-2026-031.
Sjeďte ke kartě Platby a klepněte na Zaznamenat.
Zkontrolujte pole Částka (Amount). Je předvyplněné zbývajícím zůstatkem, v tomto případě 1500.00; zadejte jiné číslo, pokud klient zaplatil méně nebo více.
Vyberte Způsob platby (Payment Method) z rozbalovací nabídky: Bankovní převod, Karta, Hotovost, Šek, PayPal, Krypto nebo Ostatní.
Klepněte na řádek data, pokud peníze dorazily jiný den. Výběr povoluje jen data do dneška.
Zadejte bankovní nebo transakční symbol do pole Variabilní symbol (Reference Number) a cokoli, co si chcete zapamatovat, do pole Poznámky (Notes).
Klepněte na Uložit platbu (Save Payment).

Dialog Zaznamenat platbu v aplikaci Invoice Flow s částkou GBP 1500.00, nápovědním textem Zbývá £1,500.00, způsobem platby Bank Transfer, datem Sep 9 2026, variabilním symbolem FPS-20260909-HAYES a polem poznámek s textem Final balance (25%) — Dialog navrhne neuhrazenou částku a výchozí je bankovní převod; dopsat stačí jen symbol a poznámky.

Při uložení aplikace přidá platbu do evidence, znovu sečte všechny platby na faktuře, uloží nová čísla zaplaceno a zbývá a obnoví kartu. Pokud zbývající částka klesne na nulu, stav faktury se automaticky překlopí na Zaplaceno a datum úhrady se nastaví na teď. Protože doplatek mezeru uzavřel, WV-2026-031 zezelená bez dalších klepnutí a tlačítko Zaznamenat zmizí.

Karta Platby v aplikaci Invoice Flow na 100 % se zeleným ukazatelem průběhu, Zaplaceno £6,000.00 a třemi zaznamenanými bankovními převody £1,500.00, £3,000.00 a £1,500.00 s daty Sep 9, Jul 29 a Apr 28 2026, bez tlačítka Zaznamenat — Tři zapsané splátky, 100 % pokryto, a faktura se sama přepnula na Zaplaceno.

Jak platbu opravit nebo odebrat

Pro uloženou platbu neexistuje formulář úprav. Pokud jste zadali špatnou částku, řádek smažte a zaznamenejte ji znovu.

Na kartě Platby klepněte na ikonu koše u platby, kterou chcete odebrat.
Přečtěte si dialog Smazat platbu? (Delete Payment?), který částku zopakuje, a klepněte na Smazat (nebo na Zrušit, chcete-li ji zachovat).
Klepněte na Zaznamenat a zadejte opravenou platbu.

Smazání přepočítá zůstatek stejně jako uložení. Pokud byla faktura označená jako zaplacená a po smazání zbývají peníze, stav se vrátí na Odesláno, datum úhrady se vymaže, faktura se znovu objeví ve vašich neuhrazených součtech a tlačítko Zaznamenat se vrátí.

Jak změnit stav ručně

Nabídka se třemi tečkami v pravém horním rohu obrazovky detailu faktury umožňuje posouvat fakturu mezi stavy, aniž byste sahali na evidenci plateb. U odeslané faktury nebo faktury po splatnosti nabízí Označit jako zaplacené (Mark as paid) a Vrátit do konceptu (Revert to draft); u zaplacené faktury nabízí Označit jako nezaplacenou (Mark as unpaid); u zrušené Obnovit (Reactivate). Každá volba vás před provedením požádá o potvrzení v dialogu Změnit stav? (Change status?).

Otevřete fakturu a klepněte na nabídku se třemi tečkami v horní liště.
Zvolte Označit jako zaplacené.
Přečtěte si potvrzení („Označit tuto fakturu jako zaplacenou? Připomínky se zastaví a součty klienta se aktualizují.“) a klepněte na Změnit (Change).
Pokud na faktuře čeká poplatek z prodlení, odpovězte na následnou otázku, zda byl zaplacen i on.

Rozbalovací nabídka detailu faktury v aplikaci Invoice Flow u odeslané faktury se seznamem Označit jako zaplacené, Vrátit do konceptu, Zrušit fakturu, Přidat poplatek z prodlení, Protokol změn, Připnout do seznamu, Připnout na přehled, E-mailový klient, Client sign-off, Share as web page, Zobrazit jako klient, Duplikovat a Smazat — Ruční změny stavu žijí v rozbalovací nabídce; nikdy nevytvářejí ani neodebírají řádky plateb.

Použijte Označit jako zaplacené, když vám na jednotlivých transakcích nezáleží, například u malé faktury zaplacené hotově na místě. Použijte Zaznamenat, když chcete mít auditní stopu, kdo co a kdy zaplatil, a nechat stav, ať jde za tím. Kombinovat obojí lze, ale má to vedlejší efekt vysvětlený v části Pravidla a podrobnosti.

Jak klientovi ukázat, co ještě dluží

Volba Zobrazit jako klient (View as client) ve stejné nabídce otevře zjednodušený náhled faktury tak, jak by ji četl příjemce: pozdrav, věta s částkou k úhradě a datem splatnosti, velkou kartu s číslem faktury a celkem a, jakmile něco dorazí, řádek Dosud zaplaceno (Paid so far) pod celkem. Je to jen lokální náhled označený banerem; není to odkaz, který byste mohli poslat. Hodí se na rychlý snímek obrazovky v chatu se snoubenci nebo prostě k ověření, že čísla, která se chystáte poslat e-mailem, dávají smysl.

Náhled Zobrazit jako klient v aplikaci Invoice Flow pro Willow & Vine Weddings s textem Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, s kartou zobrazující WV-2026-031, £6,000.00 a Dosud zaplaceno: £4,500.00 nad položkami — Náhled na straně klienta uvádí částku k úhradě, datum splatnosti a to, co už bylo zaplaceno.

Jak nastavit rozpis rozdělené platby

Evidence zaznamenává, co se skutečně stalo. Rozpis uvádí, na čem jste se dohodli. Sestavujete ho v editoru, ideálně dokud je faktura ještě konceptem, a tiskne se na PDF pod nadpisem Payment Schedule. Pro březnovou svatbu Amelie a Joshe v roce 2027 nastaví koordinátorka stejnou strukturu 25/50/25 na faktuře na 4 800 £.

Otevřete fakturu v editoru a sjeďte ke kartě Možnosti platby; klepnutím ji rozbalte.
Klepněte na Rozdělená platba. Pokud jste už v jednorázovém režimu přidali QR kód nebo platební tlačítka, aplikace se zeptá, zda je má přesunout do první platby.
Klepnutím na + Přidat platbu (+ Add Payment) vytvořte část, pak ji otevřete a napište název do pole Popisek (Label), například Rezervační záloha.
Zadejte Částku. Klepnutím na příponu na konci pole přepnete mezi pevnou částkou v měně faktury a procentem z celku; 25 s procentní příponou dá na faktuře na 4 800 £ částku 1 200,00 £.
Nastavte data Od (From) a Do (By), pokud má část časové okno nebo termín. Datum Do se zobrazuje na sbalené kartě a na PDF se tiskne jako „Zaplatit do“.
Volitelně přidejte uvnitř části způsob platby nebo QR kód, aby každá splátka mohla nést vlastní odkaz.
Zopakujte to pro zbývající části a sledujte řádek Přiděleno (Allocated), dokud nehlásí 100 % a Zbývá neukáže nulu.
Klepněte na Uložit koncept (nebo Uložit).

Karta Možnosti platby v editoru faktury aplikace Invoice Flow v režimu Rozdělená platba se zeleným pruhem Přiděleno: 100% (£4,800.00) | Zbývá: £0.00 a třemi částmi: Booking deposit £1,200.00 do Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 do Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 do Mar 6 2027 — Tři procentní části s termíny; pruh zezelená, jakmile je rozdělen celý součet.

Pruh přidělení je jantarový, dokud části dávají dohromady méně než celek, zelený, když sedí, a červený, pokud jste přidělili víc. Aplikace vám neúplný ani přeplněný rozpis uložit nezakáže; pruh je vodítko, ne kontrola.

Na vygenerovaném PDF se rozpis objeví za poznámkami a platebními podmínkami. Každá část je očíslovaná a ukazuje popisek, výslednou částku (procenta se převádějí na peníze podle celkové částky faktury) s procentem v závorce a data Od a Zaplatit do. Pokud část nese QR kód nebo platební tlačítka, vytisknou se vedle ní. Když na stránce skončí dva nebo více QR kódů, malá poznámka „(i)“ upozorní čtenáře, že faktura obsahuje více kódů a že má naskenovat ten správný.

PDF faktury WV-2026-031 z aplikace Invoice Flow od Willow & Vine Weddings Ltd pro Charlotte Hayes & Daniel Moore, celkem £6,000.00, se sekcí Payment Schedule obsahující 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF tiskne dohodnuté splátky a termíny; netiskne, kolik už bylo zaplaceno.

Pravidla a podrobnosti

Které faktury mají kartu Platby. Faktury se stavem Odesláno, Po splatnosti nebo Zaplaceno. Koncepty, zrušené faktury a všechny druhy nabídek kartu skrývají. Pokud potřebujete zapsat zálohu, která dorazila dřív, než jste fakturu formálně vystavili, označte nejprve koncept jako odeslaný.
Kontrola částky. Částka musí být číslo větší než nula; tlačítko Uložit platbu jinak tiše neudělá nic. Přeplatek je přijat: zbývající částka se zastaví na nule, ukazatel na 100 % a faktura se označí jako zaplacená. Záporné částky zadat nelze, takže vratku je nutné řešit smazáním platby nebo vystavením samostatného dokladu.
Datum platby. Výchozí je dnešek a nelze ho nastavit do budoucnosti; výběr sahá zpět do roku 2020.
Měna. Každá platba se ukládá v měně faktury; dialog tuto měnu ukazuje jako předponu a ve formuláři nejde vybrat jinou. Do zaplaceného součtu se sčítají jen platby, jejichž měna odpovídá faktuře.
Práh automatického zaplacení. Faktura se stane zaplacenou, když je zbývající částka jeden cent nebo méně. Když peníze ještě chybí, ale máte pravidlo slevy za včasnou platbu a klient zaplatil přesně zlevněný součet, aplikace považuje fakturu za vyrovnanou a slevu přizná, místo aby ji nechala částečně zaplacenou.
Co automatické Zaplaceno nedělá. Označení jako zaplacené přes evidenci neruší naplánované připomínky u dané faktury, nespouští kontrolu „odpustit při platbě“ u poplatků z prodlení a nespouští pravidlo automatizace pro přijatou platbu; ty se spustí jen tehdy, když použijete Označit jako zaplacené v nabídce. Pokud spoléháte na připomínky nebo automatizace, dejte u poslední platby přednost nabídce, nebo se po uložení do evidence podívejte na nastavení připomínek.
Co ruční Označit jako zaplacené nedělá. Mění jen stav. Zaplacená a zbývající částka zůstávají, jak byly, takže faktura s neuhrazenými 1 500 £ na kartě může nahoře hlásit Zaplaceno. Tlačítko Zaznamenat je u zaplacených faktur skryté, což znamená, že chybějící platbu nemůžete dodatečně přidat, aniž byste nejprve zvolili Označit jako nezaplacenou. Totéž platí pro hromadné označení jako zaplacené ze seznamu faktur.
Označit jako nezaplacenou vrátí stav na Odesláno a ničeho jiného se nedotkne. Připomínky se mohou obnovit.
Po splatnosti se nikam neukládá. Odeslaná faktura, jejíž datum splatnosti uplynulo, se zobrazuje jako Po splatnosti; částečně zaplacená dostane týž červený odznak a jediným náznakem, že část už dorazila, je ukazatel průběhu. Samostatný odznak „částečně zaplaceno“ neexistuje.
Součty na přehledu. Dlaždice Neuhrazeno (Outstanding) a Po splatnosti na přehledu sčítají plnou celkovou částku každé odeslané faktury, ne zbývající částku. Faktura na 6 000 £ se 4 500 £ už přijatými přispívá do Neuhrazeno stále 6 000 £, dokud není označená jako zaplacená.
Obrazovka klienta. Detail klienta uvádí každou fakturu s jejím součtem a odznakem stavu, ale neukazuje průběžný zůstatek napříč fakturami; zbývající částku najdete otevřením každé faktury.
Rozpis je informativní. Části v rozpisu rozdělené platby nevytvářejí řádky plateb a nesledují, která splátka dorazila. Jediným záznamem o příchozích penězích je evidence na obrazovce detailu. Držte popisky mezi obojím konzistentní (například napište do poznámky platby „Rezervační záloha (25 %)“), aby se daly číst dohromady.
Rozpis a šablony. Sekci Payment Schedule tisknou všechny vestavěné PDF šablony. Vlastní šablony sestavené v editoru šablon možnosti platby netisknou vůbec.
Nové a duplikované faktury. Čerstvě vytvořená faktura začíná se zbývající částkou rovnou jejímu součtu a bez zaplacení. Duplikace faktury kopíruje rozpis, ale nikdy platby.
Pro. Zaznamenávání, mazání a změny stavu jsou dostupné v bezplatném plánu. Přidání ručního poplatku z prodlení z téže nabídky je akce Pro.

Smazání platby je okamžité a jinak než jejím opětovným zadáním se vrátit nedá. I když chcete jen opravit překlep v symbolu nebo poznámkách, stejně musíte smazat a zapsat znovu; částku, metodu i datum bude nutné zadat také.

Tipy

Vyplňujte pole variabilního symbolu bankovním symbolem pokaždé. Karta ho zobrazuje vedle data a metody, takže když se pár zeptá „dorazil vám náš převod 29.?“, odpověď je jedno posunutí daleko místo výletu do internetového bankovnictví.

Pokud berete zálohy dřív, než je faktura hotová, vytvořte fakturu na celý balíček, označte ji jako odeslanou a zálohu rovnou zapište. Protože se zbývající částka počítá z evidence, můžete položky později stále upravovat a zůstatek půjde za novým součtem.

Používejte v rozpisu spíš procentní části než pevné částky. Když se balíček změní, řekněme že pár přidá koordinaci předsvatební večeře, záloha i splátky se přepočítají samy a pruh Přiděleno zůstane na 100 %.

Dejte každé části rozpisu datum Do, které odpovídá vaší smlouvě, a splatnost faktury nastavte na poslední splátku. Faktura se stane po splatnosti až po tomto posledním datu, zatímco PDF klientovi stále sděluje dřívější termíny.

Související návody

Stavy faktur, seznam a historie - co znamená Odesláno, Po splatnosti a Zaplaceno a jak fungují filtry v seznamu faktur.
Poplatky z prodlení - co se stane s narostlým poplatkem, když je faktura konečně zaplacená.
Editor faktury - kompletní průchod editorem, kde karta Možnosti platby žije.