Ghidul utilizatorului

Plăți, plăți parțiale și sold de achitat

Înregistrează avansuri și rate pe o factură, urmărește cum scade soldul și tipărește un grafic de plată pe PDF, ca să știe clienții ce au de plătit.

Actualizat: 2026-09-09

Nu orice factură se achită dintr-o singură plată. Un organizator de nunți încasează un avans de rezervare cu luni înainte de eveniment, o a doua rată vara și restul cu două săptămâni înainte de ceremonie. Un constructor facturează pe etape, un designer cere jumătate în avans. Invoice Flow rezolvă asta cu două instrumente separate care se completează bine: un registru Plăți (Payments) pe fiecare factură trimisă, unde înregistrezi fiecare sumă pe măsură ce ajunge, iar aplicația ține evidența soldului rămas, și un grafic opțional de Plată fracționată (Split Payment) în editor, care tipărește pe PDF ratele convenite și termenele lor.

Exemplele de mai jos urmăresc Willow & Vine Weddings din Bath. Clienții lor, Charlotte și Daniel, au rezervat un pachet complet de organizare pentru 6.000 £ cu TVA inclus, plătit în trei tranșe: 25% la rezervare, 50% cu opt săptămâni înainte și ultimii 25% cu două săptămâni înainte de nuntă.

Ce vezi pe ecran

Deschide fila Documente (Documents) și atinge o factură pentru a ajunge la ecranul ei de detaliu. Sub totaluri, note și termenii de plată se află un card intitulat Plăți. Apare doar pentru facturile a căror stare nu este Ciornă sau Anulată și niciodată pentru devize, pentru că pe acelea nu ai încă nimic de încasat.

Cardul are patru părți. Un buton Înregistrează (Record) cu un semn plus în colțul din dreapta sus deschide formularul de înregistrare a unei plăți; dispare după ce factura este marcată ca plătită. O bară de progres subțire arată cât din total a fost acoperit, cu procentul alături. Bara este roșie sub 50%, portocalie de la 50% în sus și verde la 100%. Sub bară, un rând afișează Plătit: cu verde și, cât timp mai există restanțe, Rămas: cu roșu. La final se află lista plăților înregistrate, cele mai noi primele, fiecare cu o bifă verde, suma și un rând gri cu data, metoda și referința pe care ai introdus-o. O pictogramă de coș pe fiecare rând șterge plata respectivă. Înainte să înregistrezi ceva, cardul afișează Nicio plată înregistrată încă.

Ecranul de detaliu al facturii WV-2026-031 din aplicația Invoice Flow, arătând cardul Payments cu o bară de progres portocalie la 75%, Paid £4,500.00 cu verde, Remaining £1,500.00 cu roșu, două transferuri bancare înregistrate și un buton Record — După avans și a doua rată, cardul Plăți arată 75% acoperit și 1.500,00 £ de încasat.

Lista Documente reflectă același lucru. Orice factură care are cel puțin o plată, dar nu este încă achitată, primește o bară de progres mică sub numele clientului și un rând roșu sub total, care arată suma încă scadentă. Foaia de filtre (pictograma pâlnie din bara de sus) are un comutator Partially paid care restrânge lista exact la aceste facturi.

Graficul se află cu totul în altă parte. În editorul de facturi, derulează dincolo de cardul de semnătură până la cardul restrâns intitulat Opțiuni de plată (Payment Options). Atinge-l pentru a-l extinde și vei găsi un comutator cu două stări: Tranzacție unică (Single Transaction) sau Plată fracționată. Modul fracționat este cel în care definești avansul și ratele; îl descriem într-o secțiune separată, mai jos.

Cum înregistrezi o plată

Charlotte și Daniel tocmai au trimis ultimii 1.500 £ prin transfer bancar. Iată cum îi înregistrează organizatorul.

Deschide fila Documente și atinge factura WV-2026-031.
Derulează până la cardul Plăți și atinge Înregistrează.
Verifică câmpul Sumă (Amount). Este precompletat cu soldul rămas, în acest caz 1500.00; introdu altă valoare dacă clientul a plătit mai puțin sau mai mult.
Alege o Metodă de plată (Payment Method) din lista derulantă: transfer bancar, card, numerar, cec, PayPal, cripto sau altele.
Atinge rândul cu data dacă banii au ajuns în altă zi. Selectorul permite doar date până astăzi.
Introdu referința bancară sau a tranzacției în Număr de referință (Reference Number) și orice vrei să reții în Note (Notes).
Atinge Salvează plata (Save Payment).

Dialogul Record Payment din aplicația Invoice Flow, cu Amount GBP 1500.00, textul ajutător Remaining £1,500.00, Payment Method Bank Transfer, data Sep 9 2026, Reference Number FPS-20260909-HAYES și un câmp Notes cu textul Final balance (25%) — Dialogul propune suma restantă și are transferul bancar ca metodă implicită; doar referința și notele trebuie completate.

Când salvezi, aplicația adaugă plata în registru, însumează din nou toate plățile de pe factură, stochează noile valori plătit și rămas și reîmprospătează cardul. Dacă suma rămasă ajunge la zero, starea facturii trece automat pe plătită, iar data plății este setată la momentul curent. Fiindcă ultima tranșă a acoperit diferența, WV-2026-031 devine verde fără alte atingeri, iar butonul Înregistrează dispare.

Cardul Payments din aplicația Invoice Flow la 100%, cu bară de progres verde, Paid £6,000.00 și trei transferuri bancare înregistrate de £1,500.00, £3,000.00 și £1,500.00 datate Sep 9, Jul 29 și Apr 28 2026, fără buton Record — Trei rate înregistrate, 100% acoperit, iar factura a trecut singură pe plătită.

Cum corectezi sau elimini o plată

Nu există un formular de editare pentru o plată salvată. Dacă ai introdus o sumă greșită, șterge rândul și înregistrează plata din nou.

Pe cardul Plăți, atinge pictograma de coș de pe plata pe care vrei să o elimini.
Citește dialogul Șterge plata? (Delete Payment?), care repetă suma, și atinge Șterge (Delete) (sau Anulează (Cancel) pentru a o păstra).
Atinge Înregistrează și introdu plata corectată.

Ștergerea recalculează soldul la fel ca salvarea. Dacă factura fusese marcată ca plătită și ștergerea lasă bani neîncasați, starea revine la trimisă, iar data plății este ștearsă, așa că factura reapare în totalurile tale restante, iar butonul Înregistrează revine.

Cum schimbi starea manual

Meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus al ecranului de detaliu al facturii îți permite să muți o factură între stări fără să atingi registrul de plăți. Pe o factură trimisă sau întârziată oferă Marchează ca plătită (Mark as paid) și Revenire la ciornă (Revert to draft); pe o factură plătită oferă Marchează ca neplătită (Mark as unpaid); pe una anulată, Reactivează (Reactivate). Fiecare opțiune îți cere confirmarea într-un dialog Schimbați starea? (Change status?) înainte de a face ceva.

Deschide factura și atinge meniul cu trei puncte din bara de sus.
Alege Marchează ca plătită.
Citește confirmarea („Marcați această factură ca plătită? Mementourile se vor opri, iar totalurile clientului se vor actualiza.") și atinge Schimbă (Change).
Dacă pe factură există o penalitate de întârziere în așteptare, răspunde la întrebarea suplimentară privind achitarea și a acelei penalități.

Meniul suplimentar de pe detaliul unei facturi trimise din aplicația Invoice Flow, listând Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate și Delete — Schimbările manuale de stare se află în meniul suplimentar; ele nu creează și nu elimină niciodată rânduri de plată.

Folosește Marchează ca plătită atunci când nu te interesează tranzacțiile individuale, de exemplu o factură mică achitată pe loc, în numerar. Folosește Înregistrează când vrei urma de audit cu cine a plătit, ce și când, și lasă starea să urmeze. Combinarea celor două este posibilă, dar are un efect secundar explicat la Reguli și detalii.

Cum îi arăți clientului ce mai are de plătit

Opțiunea Vizualizează ca client (View as client) din același meniu deschide o previzualizare simplificată a facturii, așa cum ar citi-o destinatarul: un salut, o propoziție care spune suma de plată și data scadenței, un card mare cu numărul facturii și totalul și, după ce s-a încasat ceva, un rând Paid so far sub total. Este doar o previzualizare locală, marcată cu un banner; nu este un link pe care îl poți trimite. Este utilă pentru o captură rapidă într-o conversație cu mirii sau pur și simplu pentru a verifica dacă cifrele pe care urmează să le trimiți pe e-mail au sens.

Previzualizarea View as client din aplicația Invoice Flow pentru Willow & Vine Weddings, cu textul Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026 și un card care arată WV-2026-031, £6,000.00 și Paid so far: £4,500.00 deasupra liniilor facturii — Previzualizarea din partea clientului arată suma de plată, data scadenței și ce s-a achitat deja.

Cum configurezi un grafic de plată fracționată

Registrul consemnează ce s-a întâmplat în realitate. Graficul spune ce ai convenit. Îl construiești în editor, ideal cât timp factura este încă ciornă, iar el se tipărește pe PDF sub titlul Payment Schedule. Pentru nunta din martie 2027 a Ameliei și a lui Josh, organizatorul configurează aceeași structură 25/50/25 pe o factură de 4.800 £.

Deschide factura în editor și derulează până la cardul Opțiuni de plată; atinge-l pentru a-l extinde.
Atinge Plată fracționată. Dacă adăugaseși deja un cod QR sau butoane de plată în modul unic, aplicația te întreabă dacă să le mute în prima tranșă.
Atinge + Adaugă plată (+ Add Payment) pentru a crea o tranșă, apoi deschide-o și introdu un nume în Etichetă (Label), de exemplu Avans de rezervare.
Introdu Suma. Atinge sufixul de la capătul câmpului pentru a comuta între o sumă fixă în moneda facturii și un procent din total; 25 cu sufixul procent devine 1.200,00 £ pe o factură de 4.800 £.
Setează datele De la (From) și Până la (By) dacă tranșa are un interval sau un termen. Data „până la" este afișată pe cardul restrâns și tipărită ca „Pay by" pe PDF.
Opțional, adaugă o metodă de plată sau un cod QR în interiorul tranșei, astfel încât fiecare rată să poată avea propriul link.
Repetă pentru restul tranșelor și urmărește rândul Allocated până când afișează 100%, iar Remaining arată zero.
Atinge Salvează ciorna (Save Draft) (sau Salvează).

Cardul Payment Options din editorul de facturi al aplicației Invoice Flow în modul Split Payment, arătând o bară verde cu Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 și trei tranșe: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Trei tranșe procentuale cu termene; bara devine verde când întregul total este alocat.

Bara de alocare este chihlimbarie cât timp tranșele însumează mai puțin decât totalul, verde când se potrivesc și roșie dacă ai alocat prea mult. Aplicația nu te împiedică să salvezi un grafic incomplet sau excesiv; bara este un ghidaj, nu o validare.

Pe PDF-ul generat, graficul apare după note și termenii de plată. Fiecare tranșă este numerotată și afișează eticheta, suma rezultată (procentele sunt convertite în bani folosind totalul facturii) cu procentul între paranteze și datele De la și Pay by. Dacă o tranșă are un cod QR sau butoane de plată, acestea se tipăresc alături. Când pe pagină ajung două sau mai multe coduri QR, o notă mică „(i)” avertizează cititorul că factura conține mai multe coduri și că trebuie scanat cel corect.

Factura PDF WV-2026-031 din aplicația Invoice Flow, de la Willow & Vine Weddings Ltd către Charlotte Hayes & Daniel Moore, total £6,000.00, cu o secțiune Payment Schedule care listează 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF-ul tipărește ratele și termenele convenite; nu tipărește cât s-a plătit până acum.

Reguli și detalii

Ce facturi au un card Plăți. Facturile cu starea trimisă, întârziată sau plătită. Ciornele, facturile anulate și orice fel de deviz ascund cardul. Marchează mai întâi o ciornă ca trimisă dacă trebuie să înregistrezi un avans care a ajuns înainte de emiterea oficială a facturii.
Validarea sumei. Suma trebuie să fie un număr mai mare decât zero; altfel, butonul Salvează plata pur și simplu nu face nimic. Supraplata este acceptată: valoarea rămasă se oprește la zero, bara la 100%, iar factura este marcată ca plătită. Sumele negative nu pot fi introduse, așa că o rambursare trebuie tratată prin ștergerea unei plăți sau prin emiterea unui document separat.
Data plății. Implicit este data de azi și nu poate fi setată în viitor; selectorul merge înapoi până în 2020.
Moneda. Fiecare plată este salvată în moneda facturii; dialogul afișează acea monedă ca prefix și nu există nicio modalitate de a alege alta în formular. Doar plățile a căror monedă se potrivește cu factura sunt însumate în totalul plătit.
Pragul de plată automată. Factura devine plătită când suma rămasă este de cel mult un ban. Când mai există restanțe, dar ai o politică de discount pentru plată anticipată, iar clientul a plătit exact totalul cu discount, aplicația consideră factura achitată și acordă discountul, în loc să o lase parțial plătită.
Ce nu face trecerea automată pe plătită. Marcarea ca plătită prin registru nu anulează mementourile programate pentru acea factură, nu rulează verificarea „iertare la plată” pentru penalitățile de întârziere și nu declanșează regula de automatizare pentru plată primită; acestea se execută doar când folosești Marchează ca plătită din meniu. Dacă te bazezi pe mementouri sau automatizări, preferă meniul pentru ultima plată sau verifică setările de memento după salvarea în registru.
Ce nu face marcarea manuală ca plătită. Schimbă doar starea. Sumele plătit și rămas rămân cum erau, așa că o factură cu 1.500 £ restanți pe card poate afișa în continuare plătită în partea de sus. Butonul Înregistrează este ascuns pe facturile plătite, ceea ce înseamnă că nu poți adăuga ulterior plata lipsă fără să alegi mai întâi Marchează ca neplătită. Același lucru este valabil și pentru marcarea în masă ca plătite din lista Documente.
Marchează ca neplătită readuce starea la trimisă și nu atinge nimic altceva. Mementourile pot fi reluate.
Întârziată nu este stocată nicăieri. O factură trimisă a cărei dată de scadență a trecut este afișată ca întârziată; una parțial plătită primește aceeași insignă roșie, iar bara de progres este singurul indiciu că o parte a fost încasată. Nu există o insignă separată „parțial plătită”.
Totalurile din tabloul de bord. Cardurile Restante (Outstanding) și Întârziate (Overdue) din tabloul de bord adună totalul integral al fiecărei facturi trimise, nu suma rămasă. O factură de 6.000 £ cu 4.500 £ deja încasați contribuie tot cu 6.000 £ la Restante până este marcată ca plătită.
Ecranul clientului. Ecranul de detaliu al clientului listează fiecare factură cu totalul și insigna de stare, dar nu arată un sold cumulat pe toate facturile; deschide fiecare factură pentru a-i vedea suma rămasă.
Graficul este informativ. Tranșele dintr-un grafic de plată fracționată nu creează rânduri de plată și nu urmăresc ce rată a fost încasată. Registrul de pe ecranul de detaliu este singura evidență a banilor intrați. Păstrează etichetele consecvente între cele două (de exemplu, scrie „Avans de rezervare (25%)” în notele plății), ca să se citească împreună.
Graficul și șabloanele. Secțiunea Payment Schedule este tipărită de toate șabloanele PDF predefinite. Șabloanele personalizate construite în editorul de șabloane nu tipăresc deloc opțiunile de plată.
Facturi noi și duplicate. O factură nou creată pornește cu suma rămasă egală cu totalul ei și fără nimic plătit. Duplicarea unei facturi copiază graficul, dar niciodată plățile.
Pro. Înregistrarea, ștergerea și schimbările de stare sunt disponibile în planul gratuit. Adăugarea unei penalități de întârziere manuale din același meniu este o acțiune Pro.

Ștergerea unei plăți este imediată și nu există anulare, în afară de reintroducerea ei. Dacă vrei doar să corectezi o greșeală de tastare în referință sau în note, tot trebuie să ștergi și să înregistrezi din nou; suma, metoda și data vor trebui reintroduse și ele.

Sfaturi

Introdu de fiecare dată referința bancară în câmpul Număr de referință. Cardul o afișează lângă dată și metodă, așa că, atunci când o pereche întreabă „ne-ați primit transferul pe 29?", răspunsul este la o derulare distanță, nu la un drum prin aplicația de internet banking.

Dacă încasezi avansuri înainte ca factura să fie finalizată, creează factura cu pachetul complet, marcheaz-o ca trimisă și înregistrează imediat avansul. Fiindcă suma rămasă se recalculează din registru, poți edita liniile mai târziu, iar soldul va urma noul total.

Folosește tranșe procentuale, nu sume fixe, în grafic. Când pachetul se schimbă, să zicem că mirii adaugă coordonarea cinei de repetiție, avansul și ratele se recalculează singure, iar bara Allocated rămâne la 100%.

Dă fiecărei tranșe o dată „până la" care se potrivește cu contractul tău, apoi setează scadența facturii la ultima rată. Factura devine întârziată abia după acea dată finală, în timp ce PDF-ul îi comunică în continuare clientului termenele anterioare.

Ghiduri conexe

Stările facturilor, lista și istoricul - ce înseamnă trimisă, întârziată și plătită și cum funcționează filtrele din Documente.
Penalități de întârziere - ce se întâmplă cu o penalitate acumulată când factura este în sfârșit plătită.
Editorul de facturi - parcurgerea completă a editorului în care se află cardul Opțiuni de plată.