Brukerveiledning

Betalinger, delbetalinger og utestående beløp

Registrer depositum og avdrag på en faktura, se restbeløpet krympe, og skriv ut en betalingsplan på PDF-en så kundene vet hva som forfaller når.

Oppdatert: 2026-09-09

Ikke alle fakturaer gjøres opp i én omgang. En bryllupsplanlegger tar et bookingdepositum måneder før dagen, et andre avdrag i løpet av sommeren og restbeløpet fjorten dager før seremonien. En byggmester fakturerer i etapper, en designer ber om halvparten på forskudd. Invoice Flow håndterer dette med to atskilte verktøy som fungerer godt sammen: en Betalinger-oversikt på hver sendt faktura, der du fører opp hvert beløp etter hvert som det kommer inn og appen holder styr på restbeløpet for deg, og en valgfri Delt betaling-plan i redigeringen, som skriver de avtalte avdragene og fristene deres på PDF-en.

Eksemplene under følger Willow & Vine Weddings i Bath. Kunden deres, Charlotte og Daniel, bestilte en full planleggingspakke til £6,000 inkludert mva., betalt i tre deler: 25 % ved booking, 50 % åtte uker før, og de siste 25 % to uker før bryllupet.

Hva du ser på skjermen

Åpne fanen Dokumenter (Documents) og trykk på en faktura for å komme til detaljskjermen. Under totaler, notater og betalingsvilkår ligger et kort med overskriften Betalinger. Det vises bare for fakturaer med en annen status enn Kladd eller Annullert, og aldri for tilbud, siden det ennå ikke er noe å kreve inn på dem.

Kortet har fire deler. En Registrer-knapp (Record) med et plusstegn øverst til høyre åpner skjemaet for å føre opp en betaling; den forsvinner når fakturaen er merket Betalt. En tynn framdriftslinje viser hvor mye av totalen som er dekket, med prosenten ved siden av. Linjen er rød under 50 %, oransje fra 50 % og opp, og grønn ved 100 %. Under linjen står en rad med Betalt: i grønt og, så lenge noe fortsatt skyldes, Gjenstår: i rødt. Til slutt kommer listen over registrerte betalinger, nyeste først, hver med en grønn hake, beløpet, og en grå linje med dato, metode og referansen du skrev inn. Et søppelbøtteikon på hver rad sletter den betalingen. Før du fører opp noe, sier kortet Ingen registrerte betalinger ennå.

Dokumentlisten speiler dette. Enhver faktura som har minst én betaling, men ennå ikke er Betalt, får en liten framdriftslinje under kundenavnet og en rød linje under totalen som viser beløpet som fortsatt forfaller. Filterarket (traktikonet i topplinjen) har en bryter Partially paid som snevrer listen inn til akkurat disse fakturaene.

Selve planen ligger et helt annet sted. I fakturaredigeringen blar du forbi signaturflisen ned til det sammenslåtte kortet Betalingsalternativer (Payment Options). Trykk på det for å utvide, og du finner en toveis bryter: Enkelttransaksjon eller Delt betaling. Delt modus er der du definerer depositum og avdrag; den er beskrevet i sitt eget avsnitt lenger nede.

Slik registrerer du en betaling

Charlotte og Daniel har nettopp sendt de siste £1,500 med bankoverføring. Slik fører planleggeren det opp.

1. Åpne fanen Dokumenter og trykk på faktura WV-2026-031.
2. Bla til kortet Betalinger og trykk Registrer.
3. Sjekk feltet Beløp (Amount). Det er forhåndsutfylt med restbeløpet, i dette tilfellet 1500.00; skriv et annet tall om kunden betalte mindre eller mer.
4. Velg en Betalingsmetode (Payment Method) fra nedtrekkslisten: Bankoverføring, Kort, Kontant, Sjekk, PayPal, Krypto eller Annet.
5. Trykk på datoraden hvis pengene kom inn en annen dag. Datovelgeren tillater bare datoer til og med i dag.
6. Skriv bank- eller transaksjonsreferansen i Referansenummer (Reference Number), og alt du vil huske i Notater.
7. Trykk Lagre betaling (Save Payment).

Når du lagrer, legger appen betalingen inn i oversikten, summerer alle betalinger på fakturaen på nytt, lagrer de nye betalt- og gjenstår-tallene og oppdaterer kortet. Faller restbeløpet til null, skifter fakturastatusen automatisk til Betalt, og betalingsdatoen settes til nå. Fordi restbeløpet lukket gapet, blir WV-2026-031 grønn uten flere trykk, og Registrer-knappen forsvinner.

Slik retter eller fjerner du en betaling

Det finnes ikke noe redigeringsskjema for en lagret betaling. Har du skrevet feil beløp, sletter du raden og registrerer den på nytt.

1. På kortet Betalinger trykker du søppelbøtteikonet på betalingen du vil fjerne.
2. Les dialogen Slette betaling? (Delete Payment?), som gjentar beløpet, og trykk Slett (eller Avbryt for å beholde den).
3. Trykk Registrer og legg inn den korrigerte betalingen.

Sletting regner ut saldoen på nytt på samme måte som lagring gjør. Hadde fakturaen vært merket Betalt og slettingen etterlater penger utestående, går statusen tilbake til Sendt og betalingsdatoen tømmes, slik at fakturaen dukker opp igjen i de utestående summene dine og Registrer-knappen kommer tilbake.

Slik endrer du status manuelt

Trepunktsmenyen øverst til høyre på fakturadetaljskjermen lar deg flytte en faktura mellom statuser uten å røre betalingsoversikten. På en Sendt eller Forfalt faktura tilbyr den Merk som betalt og Tilbake til kladd; på en Betalt faktura tilbyr den Merk som ubetalt; på en Annullert, Reaktiver. Alle valg ber deg bekrefte i en dialog med tittelen Endre status? før noe skjer.

1. Åpne fakturaen og trykk trepunktsmenyen i topplinjen.
2. Velg Merk som betalt (Mark as paid).
3. Les bekreftelsen («Merke denne fakturaen som betalt? Påminnelser stopper, og kundens totaler oppdateres.») og trykk Endre.
4. Hvis det ligger et ubetalt purregebyr på fakturaen, svarer du på oppfølgingsspørsmålet om gebyret også ble betalt.

Bruk Merk som betalt når du ikke bryr deg om de enkelte transaksjonene, for eksempel en liten faktura gjort opp kontant på stedet. Bruk Registrer når du vil ha sporet over hvem som betalte hva og når, og la statusen følge etter. Å blande de to går an, men har en bivirkning som forklares under Regler og detaljer.

Slik viser du kunden hva som fortsatt skyldes

Valget Vis som kunde i den samme menyen åpner en nedstrippet forhåndsvisning av fakturaen slik mottakeren ville lest den: en hilsen, en setning som oppgir betalingen som forfaller og forfallsdatoen, et stort kort med fakturanummer og total, og, når noe er mottatt, en linje Betalt så langt under totalen. Det er bare en lokal forhåndsvisning, merket med et banner; det er ikke en lenke du kan sende. Den er nyttig for et raskt skjermbilde i en chat med paret, eller rett og slett for å sjekke at tallene du er i ferd med å sende på e-post, henger sammen.

Slik setter du opp en plan for delt betaling

Oversikten registrerer det som faktisk skjedde. Planen sier hva dere ble enige om. Du bygger den i redigeringen, helst mens fakturaen fortsatt er en kladd, og den skrives ut på PDF-en under overskriften Payment Schedule (betalingsplan). For Amelia og Joshs bryllup i mars 2027 setter planleggeren opp den samme 25/50/25-strukturen på en faktura på £4,800.

1. Åpne fakturaen i redigeringen og bla ned til kortet Betalingsalternativer; trykk på det for å utvide.
2. Trykk Delt betaling (Split Payment). Hadde du allerede lagt til en QR-kode eller betalingsknapper i enkeltmodus, spør appen om de skal flyttes inn i den første betalingen.
3. Trykk + Legg til betaling (+ Add Payment) for å lage en del, åpne den og skriv et navn i Etikett (Label), for eksempel Bookingdepositum.
4. Legg inn Beløp. Trykk på suffikset i enden av feltet for å bytte mellom en fast sum i fakturavalutaen og en prosentandel av totalen; 25 med prosentsuffikset blir £1,200.00 på en faktura på £4,800.
5. Sett datoene Fra og Innen hvis delen har et vindu eller en frist. Innen-datoen vises på det sammenslåtte kortet og skrives ut som «Betal innen» på PDF-en.
6. Legg eventuelt til en betalingsmetode eller QR-kode inne i delen, slik at hvert avdrag kan ha sin egen lenke.
7. Gjenta for de resterende delene og følg med på Fordelt-linjen til den viser 100 % og Gjenstår viser null.
8. Trykk Lagre kladd (eller Lagre).

Fordelingslinjen er ravgul mens delene summerer seg til mindre enn totalen, grønn når de stemmer, og rød hvis du har fordelt for mye. Appen hindrer deg ikke i å lagre en ufullstendig eller for stor plan; linjen er veiledning, ikke validering.

På den genererte PDF-en kommer planen etter notatene og betalingsvilkårene. Hver del er nummerert og viser etiketten, det utregnede beløpet (prosenter regnes om til penger ut fra fakturatotalen) med prosenten i parentes, samt Fra- og Betal innen-datoene. Har en del en QR-kode eller betalingsknapper, skrives de ut ved siden av. Når to eller flere QR-koder havner på siden, advarer et lite «(i)»-notat leseren om at fakturaen inneholder flere koder og at riktig kode må skannes.

Regler og detaljer

• Hvilke fakturaer har et Betalinger-kort. Fakturaer med status Sendt, Forfalt eller Betalt. Kladder, annullerte fakturaer og alle typer tilbud skjuler kortet. Merk en kladd som Sendt først hvis du trenger å føre opp et depositum som kom inn før du formelt utstedte fakturaen.
• Beløpsvalidering. Beløpet må være et tall større enn null; ellers gjør knappen Lagre betaling ganske enkelt ingenting. Overbetaling godtas: gjenstår-tallet stopper på null og linjen på 100 %, og fakturaen merkes Betalt. Negative beløp kan ikke legges inn, så en refusjon må håndteres ved å slette en betaling eller utstede et eget dokument.
• Betalingsdato. Er som standard i dag og kan ikke settes fram i tid; velgeren går tilbake til 2020.
• Valuta. Hver betaling lagres i fakturavalutaen; dialogen viser den valutaen som prefiks, og det finnes ingen måte å velge en annen på i skjemaet. Bare betalinger med samme valuta som fakturaen summeres inn i betalt-totalen.
• Terskel for automatisk Betalt. Fakturaen blir Betalt når restbeløpet er én cent eller mindre. Når det fortsatt står penger ute, men du har en rabattordning for tidlig betaling og kunden betalte nøyaktig den rabatterte totalen, regner appen fakturaen som gjort opp og innvilger rabatten i stedet for å la den stå delvis betalt.
• Hva automatisk Betalt ikke gjør. Å bli Betalt via oversikten avlyser ikke planlagte påminnelser for den fakturaen, kjører ikke purregebyrets «ettergi ved betaling»-sjekk, og utløser ikke automatiseringsregelen for mottatt betaling; de kjører bare når du bruker Merk som betalt i menyen. Er du avhengig av påminnelser eller automatiseringer, bør du bruke menyen for den siste betalingen, eller ta en titt på påminnelsesinnstillingene etter å ha lagret i oversikten.
• Hva manuelt Merk som betalt ikke gjør. Det endrer bare statusen. Betalt- og gjenstår-beløpene blir stående som de var, så en faktura med £1,500 utestående på kortet kan likevel stå som Betalt øverst. Registrer-knappen er skjult på Betalt-fakturaer, noe som betyr at du ikke kan legge til den manglende betalingen etterpå uten først å velge Merk som ubetalt. Det samme gjelder masse-merking som betalt fra dokumentlisten.
• Merk som ubetalt setter statusen tilbake til Sendt og rører ikke noe annet. Påminnelser kan starte igjen.
• Forfalt lagres ikke noe sted. En Sendt faktura hvis forfallsdato har passert, vises som Forfalt; en delvis betalt får det samme røde merket, og framdriftslinjen er den eneste indikasjonen på at deler av den er mottatt. Det finnes ikke noe eget «Delvis betalt»-merke.
• Totaler på dashbordet. Feltene Utestående og Forfalt på dashbordet summerer hele totalen for hver Sendt faktura, ikke restbeløpet. En faktura på £6,000 med £4,500 allerede mottatt bidrar fortsatt med £6,000 til Utestående til den merkes Betalt.
• Kundeskjermen. Kundedetaljskjermen lister hver faktura med total og statusmerke, men viser ikke en løpende saldo på tvers av fakturaer; åpne hver faktura for å se restbeløpet.
• Planen er informativ. Deler i en Delt betaling-plan oppretter ikke betalingsrader og holder ikke rede på hvilket avdrag som er mottatt. Oversikten på detaljskjermen er det eneste registeret over penger inn. Hold etikettene konsekvente mellom de to (skriv for eksempel «Bookingdepositum (25 %)» i Notater på betalingen) slik at de leses sammen.
• Plan og maler. Payment Schedule-seksjonen skrives ut av alle innebygde PDF-maler. Egendefinerte maler bygget i malredigeringen skriver ikke ut betalingsalternativer i det hele tatt.
• Nye og dupliserte fakturaer. En nyopprettet faktura starter med restbeløp lik totalen og ingenting betalt. Å duplisere en faktura kopierer planen, men aldri betalingene.
• Pro. Registrering, sletting og statusendringer er tilgjengelig i gratisversjonen. Å legge til et manuelt purregebyr fra den samme menyen er en Pro-handling.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturastatuser, liste og historikk - hva Sendt, Forfalt og Betalt betyr, og hvordan filtrene i Dokumenter fungerer.
• Purregebyrer - hva som skjer med et påløpt gebyr når fakturaen endelig blir betalt.
• Fakturaredigering - full gjennomgang av redigeringen der kortet Betalingsalternativer bor.