Руководство

Платежи, частичная оплата и остаток к оплате

Записывайте авансы и частичные платежи по счёту, следите, как уменьшается остаток, и печатайте график платежей в PDF, чтобы клиент знал, что и когда платить.

Обновлено: 2026-09-09

Не каждый счёт оплачивается одним переводом. Свадебный организатор берёт аванс за бронирование за несколько месяцев до торжества, второй взнос летом и остаток за две недели до церемонии. Строитель выставляет счета поэтапно, дизайнер просит половину вперёд. В Invoice Flow для этого есть два отдельных инструмента, которые хорошо дополняют друг друга: журнал Платежи (Payments) на каждом отправленном счёте, где вы фиксируете каждую поступившую сумму, а приложение само считает остаток, и необязательный график Частями (Split Payment) в редакторе, который печатает согласованные взносы и их сроки в PDF.

Примеры ниже построены вокруг агентства Willow & Vine Weddings из Бата. Их клиенты, Charlotte и Daniel, заказали полный пакет организации свадьбы за £6,000 с учётом НДС, с оплатой в три части: 25% при бронировании, 50% за восемь недель до свадьбы и последние 25% за две недели до неё.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Документы (Documents) и нажмите на счёт, чтобы перейти на экран его деталей. Под итогами, заметками и условиями оплаты находится карточка с заголовком Платежи. Она отображается только для счетов, статус которых не «Черновик» и не «Отменён», и никогда не показывается для смет, потому что по ним пока нечего собирать.

Карточка состоит из четырёх частей. Кнопка Записать (Record) со знаком плюс в правом верхнем углу открывает форму для записи платежа; она исчезает, как только счёт отмечен как оплаченный. Тонкий индикатор прогресса показывает, какая часть суммы уже покрыта, а рядом стоит процент. Индикатор красный ниже 50%, оранжевый от 50% и выше и зелёный при 100%. Под индикатором строка Оплачено: (Paid:) зелёным цветом и, пока что-то ещё не выплачено, Остаток: (Remaining:) красным. Наконец, список записанных платежей, начиная с самого нового, каждый с зелёной галочкой, суммой и серой строкой с датой, способом оплаты и введённым вами номером ссылки. Значок корзины в каждой строке удаляет этот платёж. Пока вы ничего не записали, карточка сообщает Платежи пока не записаны.

Экран деталей счёта WV-2026-031 в приложении Invoice Flow с карточкой Платежи: оранжевый индикатор 75%, Оплачено £4,500.00 зелёным, Остаток £1,500.00 красным, два записанных банковских перевода и кнопка Записать — После аванса и второго взноса карточка «Платежи» показывает 75% покрытия и £1,500.00, которые ещё предстоит получить.

Список документов отражает то же самое. Любой счёт, по которому есть хотя бы один платёж, но который ещё не оплачен полностью, получает небольшой индикатор прогресса под именем клиента и красную строку под итогом с суммой, которая ещё к оплате. В панели фильтров (значок воронки в верхней панели) есть переключатель Частично оплачен (Partially paid), который сужает список ровно до таких счетов.

График живёт совсем в другом месте. В редакторе счёта прокрутите вниз мимо плитки подписи до свёрнутой карточки Варианты оплаты (Payment Options). Нажмите на неё, чтобы развернуть, и вы увидите переключатель из двух положений: Одной транзакцией (Single Transaction) или Частями (Split Payment). В режиме «Частями» вы задаёте аванс и взносы; он описан в отдельном разделе ниже.

Как записать платёж

Charlotte и Daniel только что перевели последние £1,500 банковским переводом. Вот как организатор записывает этот платёж.

Откройте вкладку Документы и нажмите на счёт WV-2026-031.
Прокрутите до карточки Платежи и нажмите Записать.
Проверьте поле Сумма (Amount). Оно заранее заполнено остатком, в данном случае 1500.00; введите другое число, если клиент заплатил меньше или больше.
Выберите Способ оплаты (Payment Method) из выпадающего списка: Банковский перевод, Карта, Наличные, Чек, PayPal, Крипто или Другое.
Нажмите на строку с датой, если деньги пришли в другой день. Выбрать можно только даты не позже сегодняшней.
Введите банковский или транзакционный номер в поле Номер ссылки (Reference Number), а всё, что хотите запомнить, в поле Заметки (Notes).
Нажмите Сохранить платёж (Save Payment).

Диалог записи платежа в приложении Invoice Flow: Сумма GBP 1500.00, подсказка Остаток £1,500.00, Способ оплаты Банковский перевод, дата 9 сен 2026, Номер ссылки FPS-20260909-HAYES и поле Заметки с текстом Final balance (25%) — Диалог предлагает неоплаченную сумму и по умолчанию выбирает банковский перевод; ввести нужно только номер ссылки и заметки.

При сохранении приложение добавляет платёж в журнал, заново суммирует все платежи по счёту, сохраняет новые значения «оплачено» и «остаток» и обновляет карточку. Если остаток падает до нуля, статус счёта автоматически меняется на «Оплачен», а датой оплаты становится текущий момент. Поскольку последний платёж закрыл разницу, WV-2026-031 становится зелёным без дополнительных нажатий, а кнопка Записать исчезает.

Карточка Платежи в приложении Invoice Flow на 100% с зелёным индикатором, Оплачено £6,000.00 и тремя записанными банковскими переводами на £1,500.00, £3,000.00 и £1,500.00 от 9 сен, 29 июл и 28 апр 2026, без кнопки Записать — Три взноса записаны, покрыто 100%, и счёт сам переключился в статус «Оплачен».

Как исправить или удалить платёж

Формы редактирования сохранённого платежа нет. Если вы ввели неверную сумму, удалите строку и запишите платёж заново.

На карточке Платежи нажмите значок корзины у платежа, который хотите удалить.
Прочитайте диалог Удалить платёж? (Delete Payment?), в котором повторяется сумма, и нажмите Удалить (Delete) (или Отмена (Cancel), чтобы оставить его).
Нажмите Записать и введите исправленный платёж.

Удаление пересчитывает остаток так же, как и сохранение. Если счёт был отмечен как оплаченный, а после удаления образовалась задолженность, статус возвращается к «Отправлен», дата оплаты очищается, счёт снова появляется в ваших итогах к оплате, а кнопка Записать возвращается.

Как изменить статус вручную

Меню с тремя точками в правом верхнем углу экрана деталей счёта позволяет переводить счёт между статусами, не затрагивая журнал платежей. Для отправленного или просроченного счёта оно предлагает Отметить оплаченным (Mark as paid) и Вернуть в черновик (Revert to draft); для оплаченного — Отметить как неоплаченный (Mark as unpaid); для отменённого — Восстановить (Reactivate). Каждый вариант просит подтверждения в диалоге Сменить статус? (Change status?), прежде чем что-то сделать.

Откройте счёт и нажмите меню с тремя точками в верхней панели.
Выберите Отметить оплаченным.
Прочитайте подтверждение («Отметить инвойс как оплаченный? Напоминания остановятся, итоги клиента обновятся.») и нажмите Сменить (Change).
Если по счёту есть ожидающий штраф за просрочку, ответьте на дополнительный вопрос о том, был ли оплачен и штраф.

Меню действий на экране деталей отправленного счёта в приложении Invoice Flow с пунктами Отметить оплаченным, Вернуть в черновик, Отменить счёт, Добавить штраф, История изменений, Закрепить в списке, Закрепить на главной, Отправить клиенту, Подпись клиента, Поделиться веб-страницей, Посмотреть как клиент, Дублировать и Удалить — Ручная смена статуса живёт в меню действий; она никогда не создаёт и не удаляет строки платежей.

Используйте Отметить оплаченным, когда отдельные транзакции вам не важны, например для небольшого счёта, оплаченного наличными на месте. Используйте Записать, когда нужна история того, кто, сколько и когда заплатил, а статус пусть следует за ней. Смешивать оба подхода можно, но у этого есть побочный эффект, описанный в разделе «Правила и детали».

Как показать клиенту, сколько ещё осталось

Пункт Посмотреть как клиент (View as client) в том же меню открывает упрощённый предпросмотр счёта таким, каким его увидит получатель: приветствие, фраза с суммой к оплате и сроком, большая карточка с номером счёта и итогом и, как только что-то получено, строка Уже оплачено (Paid so far) под итогом. Это только локальный предпросмотр, отмеченный баннером; это не ссылка, которую можно отправить. Он удобен для быстрого скриншота в переписке с парой или просто чтобы проверить, что цифры, которые вы собираетесь отправить, выглядят правильно.

Предпросмотр Посмотреть как клиент в приложении Invoice Flow для Willow & Vine Weddings с текстом Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, и карточкой WV-2026-031, £6,000.00 и Paid so far: £4,500.00 над позициями — Предпросмотр со стороны клиента показывает сумму к оплате, срок и то, что уже оплачено.

Как настроить график оплаты частями

Журнал фиксирует то, что произошло на самом деле. График описывает то, о чём вы договорились. Вы строите его в редакторе, желательно пока счёт ещё черновик, и он печатается в PDF под заголовком Payment Schedule (график платежей). Для свадьбы Amelia и Josh в марте 2027 года организатор настраивает ту же схему 25/50/25 на счёте в £4,800.

Откройте счёт в редакторе и прокрутите вниз до карточки Варианты оплаты; нажмите на неё, чтобы развернуть.
Нажмите Частями. Если в режиме одной транзакции вы уже добавили QR-код или кнопки оплаты, приложение спросит, перенести ли их в первый платёж.
Нажмите + Добавить платёж (+ Add Payment), чтобы создать часть, затем откройте её и введите название в поле Название (Label), например Booking deposit.
Введите Сумма. Нажмите на суффикс в конце поля, чтобы переключиться между фиксированной суммой в валюте счёта и процентом от итога; 25 с суффиксом процента превращается в £1,200.00 на счёте в £4,800.
Задайте даты С (From) и До (By), если у части есть окно или крайний срок. Дата «До» показывается на свёрнутой карточке и печатается в PDF как «Оплатить до» (Pay by).
При желании добавьте внутрь части способ оплаты или QR-код, чтобы у каждого взноса была своя ссылка.
Повторите для остальных частей и следите за строкой Распределено (Allocated), пока она не покажет 100%, а Остаток не станет нулевым.
Нажмите Сохранить черновик (Save Draft) (или Сохранить (Save)).

Карточка Варианты оплаты в редакторе счёта Invoice Flow в режиме Частями: зелёная полоса Распределено: 100% (£4,800.00) | Остаток: £0.00 и три части: Booking deposit £1,200.00 до 22 сен 2026, Second instalment £2,400.00 до 22 янв 2027, Final balance £1,200.00 до 6 мар 2027 — Три процентные части со сроками; полоса становится зелёной, когда распределён весь итог.

Полоса распределения жёлтая, пока части в сумме меньше итога, зелёная, когда они совпадают, и красная, если вы распределили больше, чем нужно. Приложение не мешает сохранить неполный или избыточный график; полоса — это подсказка, а не проверка.

В сформированном PDF график появляется после заметок и условий оплаты. Каждая часть пронумерована и показывает название, итоговую сумму (проценты пересчитываются в деньги по итогу счёта) с процентом в скобках, а также даты «С» и «Оплатить до». Если у части есть QR-код или кнопки оплаты, они печатаются рядом с ней. Когда на странице оказывается два и более QR-кода, небольшая пометка «(i)» предупреждает читателя, что в счёте несколько кодов и нужно сканировать правильный.

PDF-счёт WV-2026-031 в приложении Invoice Flow от Willow & Vine Weddings Ltd для Charlotte Hayes & Daniel Moore, итог £6,000.00, с разделом Payment Schedule: 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF печатает согласованные взносы и сроки; он не печатает, сколько уже оплачено.

Правила и детали

У каких счетов есть карточка «Платежи». У счетов со статусом «Отправлен», «Просрочен» или «Оплачен». Черновики, отменённые счета и все виды смет карточку скрывают. Если нужно записать аванс, поступивший до формального выставления счёта, сначала отметьте черновик как отправленный.
Проверка суммы. Сумма должна быть числом больше нуля; иначе кнопка Сохранить платёж просто ничего не делает. Переплата допускается: остаток фиксируется на нуле, индикатор — на 100%, и счёт отмечается как оплаченный. Отрицательные суммы ввести нельзя, поэтому возврат приходится оформлять удалением платежа или отдельным документом.
Дата платежа. По умолчанию — сегодня; нельзя задать дату в будущем; календарь позволяет вернуться до 2020 года.
Валюта. Каждый платёж сохраняется в валюте счёта; диалог показывает эту валюту как префикс, и выбрать другую в форме невозможно. В сумму оплаченного включаются только платежи, валюта которых совпадает с валютой счёта.
Порог автоматической оплаты. Счёт становится оплаченным, когда остаток составляет один цент или меньше. Если задолженность ещё есть, но у вас настроена скидка за раннюю оплату и клиент заплатил ровно сумму со скидкой, приложение считает счёт закрытым и предоставляет скидку, а не оставляет его частично оплаченным.
Чего не делает автоматическая оплата. Отметка «Оплачен» через журнал не отменяет запланированные напоминания по этому счёту, не запускает проверку «прощать штраф при оплате» и не срабатывает правило автоматизации «Оплата получена»; всё это выполняется только при использовании пункта Отметить оплаченным в меню. Если вы полагаетесь на напоминания или автоматизацию, для последнего платежа предпочтительнее меню, либо после сохранения в журнале загляните в настройки напоминаний.
Чего не делает ручная отметка «Отметить оплаченным». Она меняет только статус. Суммы «оплачено» и «остаток» остаются прежними, поэтому счёт с £1,500 задолженности на карточке может сверху показывать «Оплачен». Кнопка Записать скрыта у оплаченных счетов, а значит, добавить недостающий платёж позже нельзя, не выбрав сначала Отметить как неоплаченный. То же относится к массовой отметке об оплате из списка документов.
Отметить как неоплаченный возвращает статус «Отправлен» и больше ничего не трогает. Напоминания могут возобновиться.
Просрочен нигде не хранится. Отправленный счёт, срок оплаты которого прошёл, отображается как просроченный; частично оплаченный получает такой же красный значок, и индикатор прогресса — единственный признак того, что часть суммы получена. Отдельного значка «Частично оплачен» нет.
Итоги на главном экране. Плитки К оплате (Outstanding) и Просрочено (Overdue) на главном экране суммируют полный итог каждого отправленного счёта, а не остаток. Счёт на £6,000 с уже полученными £4,500 всё равно вносит £6,000 в «К оплате», пока не будет отмечен как оплаченный.
Экран клиента. Экран деталей клиента перечисляет каждый счёт с итогом и значком статуса, но не показывает сводный остаток по всем счетам; откройте каждый счёт, чтобы увидеть его остаток.
График — только для информации. Части графика «Частями» не создают строк платежей и не отслеживают, какой взнос получен. Журнал на экране деталей — единственная запись о поступивших деньгах. Держите названия согласованными между ними (например, вводите «Booking deposit (25%)» в заметках платежа), чтобы они читались вместе.
График и шаблоны. Раздел Payment Schedule печатается всеми встроенными PDF-шаблонами. Пользовательские шаблоны, созданные в редакторе шаблонов, варианты оплаты не печатают вовсе.
Новые и дублированные счета. У только что созданного счёта остаток равен итогу, а оплачено ничего. Дублирование счёта копирует график, но никогда не копирует платежи.
Pro. Запись, удаление и смена статуса доступны на бесплатном тарифе. Добавление штрафа за просрочку вручную из того же меню — действие Pro.

Удаление платежа происходит сразу, и отменить его можно только повторным вводом. Если вы хотите исправить лишь опечатку в номере ссылки или заметках, всё равно придётся удалить и записать заново; сумму, способ и дату тоже нужно будет ввести повторно.

Советы

Каждый раз вносите банковский номер в поле «Номер ссылки». Карточка показывает его рядом с датой и способом оплаты, поэтому, когда пара спросит «вы получили наш перевод от 29-го?», ответ будет на расстоянии одной прокрутки, а не похода в онлайн-банк.

Если вы берёте аванс до окончательного оформления счёта, создайте счёт на весь пакет, отметьте его как отправленный и сразу запишите аванс. Поскольку остаток пересчитывается из журнала, позже можно редактировать позиции, и остаток подстроится под новый итог.

Используйте в графике процентные части, а не фиксированные суммы. Когда пакет меняется, скажем, пара добавляет строку с координацией репетиционного ужина, аванс и взносы пересчитываются сами, а полоса «Распределено» остаётся на 100%.

Задайте каждой части графика дату «До» в соответствии с договором, а срок оплаты счёта поставьте на последний взнос. Счёт станет просроченным только после этой финальной даты, а PDF при этом по-прежнему сообщит клиенту более ранние сроки.

Связанные руководства

Статусы счетов, список и история — что означают «Отправлен», «Просрочен» и «Оплачен» и как работают фильтры документов.
Штрафы за просрочку — что происходит с начисленным штрафом, когда счёт наконец оплачен.
Редактор счёта — полное описание редактора, где находится карточка «Варианты оплаты».