Руководство

Статусы счетов, список документов и история изменений

Читайте список документов с одного взгляда, переводите счета между статусами Черновик, Отправлен, Оплачен и Отменён, работайте с несколькими сразу и отслеживайте каждую правку.

Обновлено: 2026-09-09

Когда счетов становится больше горстки, вопрос уже не «как создать счёт», а «какой из них всё ещё требует моего внимания». Вкладка Документы (Documents) отвечает на него значком статуса в каждой строке, быстрыми чипами статусов, полем поиска, диапазоном дат и листом более тонких фильтров. Оттуда вы проводите каждый счёт по его жизненному циклу: он начинается как черновик, становится отправленным и заканчивает оплаченным или отменённым, а по пути показывается как просроченный, когда отправленный счёт проходит срок оплаты. Всё ниже проиллюстрировано на примере Cedar Ridge Landscaping — компании по уходу за газонами и системам полива с двумя бригадами из Бойсе, штат Айдахо, которая выставляет около пятнадцати счетов в месяц в долларах США.

Что вы видите на экране

Нажмите Документы в нижней навигации. Над списком расположены три уровня элементов управления. Справа вверху панели приложения находятся четыре значка: лупа для поиска, календарь для диапазона дат, воронка с подписью Фильтр документов (Filter documents; на ней появляется маленький красный счётчик, когда активен любой расширенный фильтр) и значок коробки, открывающий Архив (Archive). Под панелью приложения сегментированный переключатель выбирает Счета (Invoices), Сметы (Estimates) и Договоры (Contracts); это руководство остаётся в сегменте «Счета». Под ним идёт ряд чипов статусов: Все (All), Черновик (Draft), Отправлен (Sent), Оплачен (Paid) и Просрочено (Overdue).

В каждой строке отображаются значок квитанции в цвете статуса, номер счёта, цветной значок, имя клиента с датой выставления и итог жирным шрифтом справа. Черновики серые, отправленные счета синие, оплаченные зелёные, просроченные красные, отменённые — более тёмно-серые. Могут появляться два дополнительных элемента. Маленькая булавка перед номером отмечает счёт, который вы закрепили в списке; закреплённые строки всегда находятся вверху представления Все. Когда по счёту, ещё не оплаченному полностью, получены деньги, под именем клиента появляется тонкая полоса прогресса с процентом, а под итогом красным печатается остаток, например $720.00 due.

Вкладка «Документы» в приложении Invoice Flow со списком счетов Cedar Ridge Landscaping со значками Sent, Draft, Paid, Cancelled и Overdue, закреплённым счётом CR-2026-052 вверху и счётом CR-2026-055 с полосой прогресса 40% и остатком $720.00 — Один список, все статусы: закреплённый заказ на полив остаётся вверху, по Sunset Terrace собрано 40%, а две красные строки прошли срок оплаты.

Список упорядочен по дате создания, новые сверху, и отдельного меню сортировки нет. Закрепление — единственный способ задать собственный порядок, и оно работает только на чипе Все; чипы статусов показывают обычный хронологический порядок.

Нажатие на строку открывает экран деталей счёта. В его панели приложения отображаются номер, метка Изменён (Edited), когда у счёта есть история изменений, карандаш (для черновиков) или значок глаза с подписью Подробности (View details; для всех остальных статусов) и меню из трёх точек. Именно в этом меню находятся все переходы между статусами. Тело экрана повторяет значок и итог в карточке шапки, затем показывает клиента, позиции, итоги, заметки, условия оплаты и, для отправленных счетов, карточку Платежи (Payments). Внизу во всю ширину — кнопка Предпросмотр PDF (Preview PDF).

Как найти счёт с помощью чипов, поиска, дат и фильтров

Элементы управления накладываются друг на друга, поэтому длинный список можно сузить за несколько касаний. Начните с самого широкого инструмента и добавляйте остальные только по необходимости.

Нажмите чип статуса, например Просрочено. Список сразу убирает все строки, которые не подходят; нажмите Все, чтобы вернуть их.
Нажмите лупу и введите часть номера, имени клиента или заметки, например maple. Поиск не зависит от регистра и обновляется по мере ввода. Стрелка назад закрывает поле и очищает поиск.
Нажмите значок календаря (Фильтр по дате, Filter by date) и выберите начальный и конечный день; подтвердите кнопкой Показать все (View All). Над списком появится баннер с диапазоном; крестик на баннере снимает его. Диапазон сравнивается с датой выставления, а не со сроком оплаты.
Нажмите воронку (Фильтр документов). Выберите Клиент (Client), Валюта (Currency), сумму От (Min) и До (Max) и любые переключатели: Есть штраф (Has late fee), Привязан к проекту (Linked to project), Частично оплачен (Partially paid), Со скидкой (Has discount).
Раскройте Дополнительные фильтры (Additional filters) для Статус штрафа (Late-fee status), Только просроченные (Overdue only), Есть налог (Has tax), Есть вложения (Has attachments), Есть подпись (Has signature), Есть заметки (Has notes), Из повторяющегося (From a recurring schedule) и Закреплён (Pinned).
Нажмите Применить (Apply). На значке воронки теперь есть счётчик с числом активных критериев; откройте лист снова и нажмите Сбросить (Reset), чтобы очистить их все.

Вкладка «Документы» в приложении Invoice Flow с выбранным чипом Overdue и тремя красными строками: CR-2026-049 Riverside Dental Plaza $395.00, CR-2026-053 Pine Street Bistro $905.00 и CR-2026-045 Pine Street Bistro $420.00 — Чип «Просрочено» вычисляется по сроку оплаты, поэтому обновлять вручную ничего не нужно.

Лист «Фильтр документов» в приложении Invoice Flow с клиентом Sunset Terrace Apartments, валютой Any, пустыми полями суммы Min и Max, включённым переключателем Partially paid и красным значком с цифрой 2 на воронке позади листа — Применены два критерия: один клиент плюс «Частично оплачен». Счётчик на значке воронки напоминает, что список отфильтрован.

Какую бы комбинацию вы ни использовали, результат в сегменте Счета никогда не включает сметы или архивные счета; у них свои места. Если ничего не найдено, список показывает Ничего не найдено (No results) вместо обычного текста пустого состояния.

Как переводить счёт между статусами

Cedar Ridge отправляет августовский счёт за обслуживание в Maple Grove HOA, ждёт и в итоге получает банковский перевод. Вот как статус счёта следует за реальными событиями. Каждый шаг выполняется из меню с тремя точками на экране деталей счёта, и каждый шаг требует подтверждения.

Откройте черновик, нажмите меню с тремя точками, затем Отметить как отправленный (Mark as Sent). Прочитайте диалог Сменить статус? (Change status?) и нажмите Сменить (Change). Значок становится синим. Карандаш в панели приложения превращается в глаз, потому что отправленный счёт по умолчанию открывается только для просмотра.
Когда клиент платит полностью, откройте то же меню и нажмите Отметить оплаченным (Mark as paid), затем Сменить. Запланированные напоминания по этому счёту отменяются, итоги проекта обновляются, если счёт входит в проект, а если ожидал начисления штраф за просрочку, вас спросят, что с ним делать.
Если клиент платит частями, не отмечайте счёт оплаченным вручную. Вместо этого используйте Записать (Record) на карточке Платежи; приложение само переключит статус на «Оплачен», когда остаток дойдёт до нуля.
Если вы отметили не тот счёт, выберите Отметить как неоплаченный (Mark as unpaid) на оплаченном счёте (он вернётся в «Отправлен») или Вернуть в черновик (Revert to draft) на отправленном (полное редактирование возвращается, напоминания останавливаются).
Если заказ сорвался, выберите Отменить счёт (Cancel Invoice). Счёт сохраняет номер и остаётся в списке с серым значком «Отменён»; позже Восстановить (Reactivate) вернёт его как черновик.

Экран деталей отправленного счёта CR-2026-055 в приложении Invoice Flow с открытым меню из трёх точек, где перечислены Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate и Delete — На отправленном счёте меню предлагает три допустимых хода: вперёд в «Оплачен», назад в «Черновик» или в «Отменён».

Диалог «Сменить статус?» в приложении Invoice Flow поверх счёта CR-2026-055 с текстом «Отметить этот счёт как оплаченный? Напоминания остановятся, а итоги клиента обновятся» и кнопками Cancel и Change — Каждый переход объясняет свои побочные эффекты до того, как вы подтвердите.

Меню показывает только переходы, имеющие смысл для текущего статуса. Черновик предлагает Отметить как отправленный; отправленный или просроченный счёт — Отметить оплаченным и Вернуть в черновик; оплаченный — Отметить как неоплаченный; отменённый — Восстановить; а Отменить счёт доступно для всего, что ещё не отменено.

«Просрочено» — не тот статус, который вы устанавливаете. Счёт показывается как просроченный, когда он находится в состоянии «Отправлен» и его срок оплаты раньше сегодняшнего дня. Как только вы отметите его оплаченным или сдвинете срок оплаты в будущее, красный значок исчезнет. Именно поэтому чип Просрочено и фильтр Только просроченные всегда совпадают с главным экраном.

Как выполнить действие с несколькими счетами сразу

В конце месяца Cedar Ridge напоминает о трёх просроченных счетах и, когда деньги поступают, хочет закрыть их вместе. Режим выбора превращает список в чек-лист.

Долго нажмите любую строку. Появится лист с номером счёта в заголовке; нажмите Выбрать несколько (Select multiple).
Нажимайте другие строки, чтобы добавить или убрать их. Отмеченные строки подсвечиваются, а панель приложения меняется на Выбрано: 3 с крестиком слева.
Нажмите значок галочки (Отметить оплаченным), чтобы перевести все выбранные счета в «Оплачен», значок коробки (Архив), чтобы переместить их в архив, или корзину (Удалить, Delete), чтобы удалить их.
Удаление спрашивает Удалить 3 счёт(а)? и предупреждает, что это нельзя отменить; два других действия выполняются сразу и показывают короткое подтверждение вроде 3 отмечено как оплаченные.
Нажмите крестик или кнопку «Назад» на устройстве, чтобы выйти из режима выбора, ничего не делая.

Список документов в приложении Invoice Flow в режиме выбора: в панели приложения надпись 3 selected со значками галочки, архива и корзины, а просроченные счета CR-2026-049, CR-2026-053 и CR-2026-045 отмечены и подсвечены — Три просроченных заказа отмечены; одно касание галочки отмечает их все оплаченными.

Лист долгого нажатия также содержит Закрепить в списке (Pin to list) / Открепить из списка (Unpin from list) и Закрепить на главной (Pin to dashboard) / Открепить с главной (Unpin from dashboard), так что для закрепления не нужно открывать счёт. Смахивание строки справа налево — быстрый способ архивировать один счёт; появляется оранжевый фон, и диалог Переместить в архив? (Move to archive?) просит подтвердить.

Как читать историю изменений и пользоваться архивом

Каждый счёт хранит собственную историю. Откройте экран деталей и нажмите метку Изменён рядом с номером или выберите История изменений (Change log) в меню.

Читайте записи сверху вниз; они идут в хронологическом порядке. Значок книги отмечает Исходная версия (Original version), карандаш — каждое сохранение в редакторе со строкой вроде Изменено: Подитог, Итого, позиции, а значки штрафа — события вроде Штраф начислен (Late fee accrued) или Штраф добавлен в инвойс (Late fee added to invoice) с суммой.
Нажмите запись, чтобы развернуть её. Вы увидите номер, статус, подитог, налог, итог, количество позиций и заметки такими, какими они были в тот момент.
Нажмите PDF исходного инвойса (View original PDF) или PDF этой версии (View PDF of this version), чтобы отрисовать документ ровно так, как напечаталась бы та версия.

История изменений для CR-2026-053 в приложении Invoice Flow с записью Original version, развёрнутой записью правки Changed: Subtotal, Total, items с номером счёта, статусом sent, подитогом $860.00, итогом $860.00, количеством позиций 3 и кнопкой View PDF of this version, затем Late fee accrued $12.90 и Late fee added to invoice $45.00 — Счёт Pine Street Bistro: выставлен, исправлен через два дня, затем начислен штраф за просрочку и добавлен к итогу.

Архив предназначен для счетов, с которыми вы закончили, но не хотите удалять. Нажмите значок коробки в панели «Документы», чтобы открыть Архив; вкладка Документы показывает архивные счета с датой выставления и итогом, последние архивированные сверху.

Нажмите три точки на строке.
Выберите Восстановить (Restore), чтобы вернуть счёт в список документов без изменений; это подтверждается сообщением CR-2026-031 восстановлен.
Или выберите Удалить навсегда (Delete permanently). Придётся подтвердить дважды: Удалить навсегда?, затем Вы уверены? с кнопкой Да, удалить (Yes, delete).

Экран «Архив» на вкладке «Документы» в приложении Invoice Flow со списком архивных счетов CR-2026-031, CR-2026-027 и CR-2026-019 и открытым меню строки с пунктами Restore и красным Delete permanently — Архивные счета сохраняют номера и возвращаются одним касанием.

Правила и подробности

Статус	Как достигается	Считается неоплаченным	Редактируется
Черновик	Новый счёт; Вернуть в черновик; Восстановить	Нет	Да, значок карандаша
Отправлен	Отметить как отправленный; Отметить как неоплаченный; удалён платёж на оплаченном счёте	Да	Редактор только для просмотра; изменения записываются в историю
Просрочен	Автоматически: «Отправлен» и срок оплаты раньше сегодня	Да	Как «Отправлен»
Оплачен	Отметить оплаченным; записан последний платёж; массовое «Отметить оплаченным»	Нет	Как «Отправлен»
Отменён	Отменить счёт	Нет	Нет, пока не восстановлен

Смена статуса из меню записывает только новый статус и время изменения. Она не заполняет поля даты отправки или оплаты; дата оплаты устанавливается только тогда, когда записанный платёж закрывает остаток.
Массовое Отметить оплаченным меняет только статус. Оно не создаёт строку платежа, поэтому оплаченная сумма остаётся прежней, а в книге клиента платёж не отображается. Записывайте платёж на экране деталей, когда нужна точная книга.
Запись платежей — более надёжный путь к статусу «Оплачен»: приложение суммирует платежи в валюте счёта, устанавливает «Оплачен», когда остаток падает до одного цента или меньше, и возвращает «Отправлен», если вы позже удалите платёж, вновь открывающий остаток.
Отметка счёта оплаченным может запустить две автоматические политики из бизнес-профиля: прощение ещё ожидающего штрафа за просрочку и предоставление скидки за раннюю оплату, если платёж попадает в окно предложения.
История изменений фиксирует сохранения в редакторе и действия со штрафами. Смены статуса из меню в неё не записываются, хотя подтверждение перехода из черновика в отправленный упоминает историю; только первое сохранение в редакторе после отправки создаёт запись Исходная версия.
Архивирование — это флаг. Архивные счета уходят из списка документов, главного экрана и экранов клиентов, но их номера остаются зарезервированными, поэтому нельзя повторно использовать номер, архивировав старый счёт.
Удаление счёта удаляет его позиции, платежи, снимки и события штрафов, отвязывает связанные записи времени и расходы, удаляет приложенные фото и предварительно возвращает товары на склад, если включена автоматизация запасов. Отмены нет.
Поиск охватывает номер счёта, имя клиента и поле заметок. Описания позиций он не ищет.
Расширенные фильтры применяются поверх чипа, диапазона дат и поиска и проверяют только поля, хранящиеся в самом счёте, поэтому они мгновенны даже при сотнях строк.
Закреплённые строки идут первыми только в режиме Все. В режимах Черновик, Отправлен, Оплачен или Просрочено значок булавки всё ещё показывается, но порядок хронологический.
Смена статусов, закрепление, архивирование, восстановление, удаление и запись платежей работают в бесплатной версии. Создание нового документа, редактирование, дублирование, отправка по e-mail, подпись клиента, публикация веб-страницы и добавление штрафа вручную — функции Pro.

Массовое архивирование и массовое «Отметить оплаченным» выполняются сразу, без диалога подтверждения. Проверьте счётчик выбранных в панели приложения, прежде чем нажимать любой из значков.

Советы

Закрепите два-три счёта, по которым вы активно работаете. Они остаются над новейшими счетами в режиме «Все», так что вы видите их при каждом открытии «Документов», не трогая фильтры.

Используйте чип «Просрочено» как утренний ритуал, а не как сохранённый фильтр. Поскольку он вычисляется по срокам оплаты, он всегда верен, а в сочетании с клиентом в «Фильтре документов» показывает, какому именно заказчику нужно позвонить.

Предпочитайте «Записать» на карточке «Платежи» вместо «Отметить оплаченным» всякий раз, когда есть банковская ссылка. Вы получите тот же зелёный значок плюс датированную запись в книге и правильную дату оплаты на счёте.

В конце года архивируйте, а не удаляйте. Архивные счета остаются в архиве, сохраняют нумерацию без пропусков для вашего бухгалтера и возвращаются кнопкой «Восстановить», если клиент оспорит что-то спустя месяцы.

Связанные руководства

Платежи и сумма к оплате — запись частичных платежей и как остаток доходит до статуса «Оплачен».
Штрафы за просрочку — что означают карточка штрафа и события истории изменений на просроченном счёте.
Редактор счёта — создание черновика, с которого начинается весь этот жизненный цикл.