Οδηγός χρήσης

Καταστάσεις τιμολογίων, η λίστα εγγράφων και το ιστορικό αλλαγών

Διαβάστε τη λίστα εγγράφων με μια ματιά, μετακινήστε τιμολόγια σε Πρόχειρο, Σταλμένο, Πληρωμένο και Ακυρωμένο, δουλέψτε ομαδικά και εντοπίστε κάθε αλλαγή.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Μόλις αποκτήσετε περισσότερα από λίγα τιμολόγια, το ερώτημα δεν είναι πια «πώς φτιάχνω ένα» αλλά «ποιο από αυτά χρειάζεται ακόμη την προσοχή μου». Η καρτέλα Τιμολόγια (Documents) απαντά με ένα σήμα κατάστασης σε κάθε γραμμή, γρήγορα τσιπάκια κατάστασης, πεδίο αναζήτησης, εύρος ημερομηνιών και ένα φύλλο με πιο λεπτομερή φίλτρα. Από εκεί μετακινείτε κάθε τιμολόγιο μέσα από τη ζωή του: ξεκινά ως πρόχειρο, γίνεται σταλμένο και καταλήγει πληρωμένο ή ακυρωμένο, με την ένδειξη ληξιπρόθεσμο να εμφανίζεται στο μεταξύ όποτε ένα σταλμένο τιμολόγιο ξεπερνά την ημερομηνία λήξης του. Όλα όσα ακολουθούν εικονογραφούνται με την Cedar Ridge Landscaping, μια εταιρεία κηπουρικής και άρδευσης με δύο συνεργεία στο Boise του Idaho, που τιμολογεί περίπου δεκαπέντε εργασίες τον μήνα σε δολάρια ΗΠΑ.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Πατήστε Τιμολόγια στην κάτω πλοήγηση. Η οθόνη έχει τρία επίπεδα χειριστηρίων πάνω από τη λίστα. Πάνω δεξιά στη γραμμή εφαρμογής υπάρχουν τέσσερα εικονίδια: ένας μεγεθυντικός φακός για αναζήτηση, ένα ημερολόγιο για εύρος ημερομηνιών, ένα χωνί με την ονομασία Filter documents (εμφανίζεται πάνω του ένας μικρός κόκκινος μετρητής όταν είναι ενεργό κάποιο προχωρημένο φίλτρο) και ένα εικονίδιο κουτιού που ανοίγει το Αρχείο (Archive). Κάτω από τη γραμμή εφαρμογής ένα χειριστήριο τμημάτων εναλλάσσεται μεταξύ Τιμολόγια (Invoices), Προσφορές (Estimates) και Συμβόλαια (Contracts)· ο οδηγός αυτός παραμένει στο τμήμα Τιμολόγια. Από κάτω τρέχει μια σειρά τσιπακιών κατάστασης: Όλα, Πρόχειρο, Σταλμένο, Πληρωμένο και Ληξιπρόθεσμα.

Κάθε γραμμή δείχνει ένα εικονίδιο απόδειξης χρωματισμένο στο χρώμα της κατάστασης, τον αριθμό τιμολογίου, ένα χρωματιστό σήμα, το όνομα του πελάτη με την ημερομηνία έκδοσης και το σύνολο με έντονα στοιχεία στα δεξιά. Τα πρόχειρα είναι γκρι, τα σταλμένα μπλε, τα πληρωμένα πράσινα, τα ληξιπρόθεσμα κόκκινα και τα ακυρωμένα σε πιο σκούρο γκρι. Μπορούν να εμφανιστούν δύο επιπλέον στοιχεία. Μια μικρή πινέζα πριν από τον αριθμό σημειώνει τιμολόγιο που έχετε καρφιτσώσει στη λίστα· οι καρφιτσωμένες γραμμές βρίσκονται πάντα στην κορυφή της προβολής Όλα. Όταν έχουν εισπραχθεί χρήματα έναντι ενός τιμολογίου που δεν έχει εξοφληθεί πλήρως, εμφανίζεται μια λεπτή μπάρα προόδου με ποσοστό κάτω από το όνομα του πελάτη και το υπόλοιπο ποσό τυπώνεται με κόκκινο κάτω από το σύνολο, για παράδειγμα $720.00 due.

Η λίστα ταξινομείται κατά ημερομηνία δημιουργίας, με τα νεότερα πρώτα, και δεν υπάρχει ξεχωριστό μενού ταξινόμησης. Το καρφίτσωμα είναι ο μόνος τρόπος να επιβάλετε δική σας σειρά και λειτουργεί μόνο στο τσιπάκι Όλα· τα τσιπάκια κατάστασης δείχνουν απλή χρονολογική σειρά.

Το πάτημα μιας γραμμής ανοίγει την οθόνη λεπτομερειών του τιμολογίου. Η γραμμή εφαρμογής της δείχνει τον αριθμό, μια πινακίδα Επεξεργασμένο όταν το τιμολόγιο έχει ιστορικό αλλαγών, ένα μολύβι (πρόχειρα) ή ένα εικονίδιο ματιού με την ονομασία Προβολή λεπτομερειών (όλες οι άλλες καταστάσεις) και ένα μενού τριών τελειών. Σε αυτό το μενού βρίσκεται κάθε αλλαγή κατάστασης. Το σώμα επαναλαμβάνει το σήμα και το σύνολο σε μια κάρτα κεφαλίδας, μετά δείχνει τον πελάτη, τις γραμμές, τα σύνολα, τις σημειώσεις, τους όρους πληρωμής και, για τα σταλμένα τιμολόγια, την κάρτα Πληρωμές. Ένα κουμπί Προεπισκόπηση PDF εκτείνεται στο κάτω μέρος.

Πώς να βρείτε ένα τιμολόγιο με τσιπάκια, αναζήτηση, ημερομηνίες και φίλτρα

Τα χειριστήρια στοιβάζονται το ένα πάνω στο άλλο, ώστε να περιορίσετε μια μεγάλη λίστα με λίγα πατήματα. Ξεκινήστε με το ευρύτερο εργαλείο και προσθέστε κι άλλα μόνο αν χρειαστεί.

1. Πατήστε ένα τσιπάκι κατάστασης όπως Ληξιπρόθεσμα. Η λίστα αφαιρεί αμέσως κάθε γραμμή που δεν ταιριάζει· πατήστε Όλα για να επιστρέψουν.
2. Πατήστε τον μεγεθυντικό φακό και πληκτρολογήστε μέρος ενός αριθμού, ονόματος πελάτη ή σημείωσης, για παράδειγμα maple. Η αντιστοίχιση δεν διακρίνει πεζά από κεφαλαία και ενημερώνεται καθώς πληκτρολογείτε. Το βέλος επιστροφής κλείνει το πεδίο και καθαρίζει την αναζήτηση.
3. Πατήστε το εικονίδιο ημερολογίου (Φιλτράρισμα κατά ημερομηνία) και επιλέξτε ημέρα έναρξης και λήξης· επιβεβαιώστε με Προβολή όλων. Ένα μπάνερ με το εύρος εμφανίζεται πάνω από τη λίστα· ο σταυρός στο μπάνερ το αφαιρεί. Το εύρος συγκρίνεται με την ημερομηνία έκδοσης, όχι με την ημερομηνία λήξης.
4. Πατήστε το χωνί (Filter documents). Επιλέξτε Client, Currency, ποσό Min και Max και όποιους διακόπτες θέλετε: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Αναπτύξτε τα Additional filters για Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule και Pinned.
6. Πατήστε Apply. Το εικονίδιο του χωνιού φέρει τώρα μετρητή με τον αριθμό των ενεργών κριτηρίων· ανοίξτε ξανά το φύλλο και πατήστε Reset για να τα καθαρίσετε όλα.

Όποιον συνδυασμό κι αν χρησιμοποιήσετε, το αποτέλεσμα στο τμήμα Τιμολόγια δεν περιλαμβάνει ποτέ προσφορές ή αρχειοθετημένα τιμολόγια· αυτά έχουν τις δικές τους θέσεις. Αν δεν ταιριάζει τίποτα, η λίστα δείχνει Δεν βρέθηκαν αποτελέσματα αντί για το συνηθισμένο κείμενο κενής κατάστασης.

Πώς να μετακινήσετε ένα τιμολόγιο ανάμεσα στις καταστάσεις

Η Cedar Ridge στέλνει το τιμολόγιο συντήρησης Αυγούστου στον Maple Grove HOA, περιμένει και τελικά λαμβάνει τραπεζικό έμβασμα. Δείτε πώς η κατάσταση του τιμολογίου ακολουθεί την πραγματικότητα. Κάθε βήμα γίνεται από το μενού τριών τελειών στην οθόνη λεπτομερειών και κάθε βήμα ζητά επιβεβαίωση.

1. Ανοίξτε το πρόχειρο, πατήστε το μενού τριών τελειών και μετά Σήμανση ως σταλμένο. Διαβάστε το παράθυρο Αλλαγή κατάστασης; και πατήστε Αλλαγή. Το σήμα γίνεται μπλε. Το εικονίδιο του μολυβιού στη γραμμή εφαρμογής γίνεται μάτι, επειδή ένα σταλμένο τιμολόγιο ανοίγει εξ ορισμού μόνο για προβολή.
2. Όταν ο πελάτης πληρώσει ολόκληρο το ποσό, ανοίξτε το ίδιο μενού και πατήστε Σήμανση ως πληρωμένο και μετά Αλλαγή. Οι προγραμματισμένες υπενθυμίσεις για αυτό το τιμολόγιο ακυρώνονται, τα σύνολα του έργου ανανεώνονται αν το τιμολόγιο ανήκει σε έργο, και αν εκκρεμούσε τέλος καθυστέρησης θα ερωτηθείτε τι να το κάνετε.
3. Αν ο πελάτης πληρώνει τμηματικά, μην το σημειώνετε ως πληρωμένο με το χέρι. Χρησιμοποιήστε την Καταγραφή στην κάρτα Πληρωμές· η εφαρμογή αλλάζει μόνη της την κατάσταση σε Πληρωμένο όταν το υπόλοιπο φτάσει στο μηδέν.
4. Αν σημειώσατε λάθος τιμολόγιο, επιλέξτε Σήμανση ως απλήρωτο σε ένα πληρωμένο τιμολόγιο (επιστρέφει σε Σταλμένο) ή Επαναφορά σε πρόχειρο σε ένα σταλμένο (η πλήρης επεξεργασία επανέρχεται, οι υπενθυμίσεις σταματούν).
5. Αν η εργασία ματαιωθεί, επιλέξτε Ακύρωση τιμολογίου. Το τιμολόγιο κρατά τον αριθμό του και παραμένει στη λίστα με γκρι σήμα Ακυρωμένο· η Επανενεργοποίηση αργότερα το επαναφέρει ως πρόχειρο.

Το μενού δείχνει πάντα μόνο τις μεταβάσεις που έχουν νόημα για την τρέχουσα κατάσταση. Ένα πρόχειρο προσφέρει Σήμανση ως σταλμένο· ένα σταλμένο ή ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο προσφέρει Σήμανση ως πληρωμένο και Επαναφορά σε πρόχειρο· ένα πληρωμένο προσφέρει Σήμανση ως απλήρωτο· ένα ακυρωμένο προσφέρει Επανενεργοποίηση· και η Ακύρωση τιμολογίου είναι διαθέσιμη σε οτιδήποτε δεν έχει ήδη ακυρωθεί.

Το «ληξιπρόθεσμο» δεν είναι κατάσταση που ορίζετε. Ένα τιμολόγιο εμφανίζεται ως ληξιπρόθεσμο όταν βρίσκεται σε κατάσταση Σταλμένο και η ημερομηνία λήξης του είναι νωρίτερα από σήμερα. Τη στιγμή που το σημειώνετε ως πληρωμένο ή αλλάζετε την ημερομηνία λήξης σε μελλοντική, το κόκκινο σήμα εξαφανίζεται. Γι’ αυτό επίσης το τσιπάκι Ληξιπρόθεσμα και το φίλτρο Overdue only συμφωνούν πάντα με τον πίνακα ελέγχου.

Πώς να ενεργήσετε σε πολλά τιμολόγια ταυτόχρονα

Στο τέλος του μήνα η Cedar Ridge κυνηγά τρία ληξιπρόθεσμα τιμολόγια και, μόλις μπουν τα χρήματα, θέλει να τα κλείσει μαζί. Η λειτουργία επιλογής μετατρέπει τη λίστα σε λίστα ελέγχου.

1. Πατήστε παρατεταμένα οποιαδήποτε γραμμή. Εμφανίζεται ένα φύλλο με τίτλο τον αριθμό τιμολογίου· πατήστε Επιλογή πολλαπλών.
2. Πατήστε άλλες γραμμές για να τις προσθέσετε ή να τις αφαιρέσετε. Οι επιλεγμένες γραμμές χρωματίζονται και η γραμμή εφαρμογής αλλάζει σε 3 selected με έναν σταυρό στα αριστερά.
3. Πατήστε το εικονίδιο του τικ (Σήμανση ως πληρωμένο) για να θέσετε κάθε επιλεγμένο τιμολόγιο σε Πληρωμένο, το εικονίδιο κουτιού (Αρχείο) για να τα μετακινήσετε στο αρχείο ή τον κάδο (Διαγραφή) για να τα αφαιρέσετε.
4. Η διαγραφή ρωτά Delete 3 invoice(s)? και προειδοποιεί ότι δεν αναιρείται· οι άλλες δύο ενέργειες εκτελούνται αμέσως και εμφανίζουν σύντομη επιβεβαίωση όπως 3 marked as paid.
5. Πατήστε τον σταυρό ή το κουμπί επιστροφής της συσκευής για να βγείτε από τη λειτουργία επιλογής χωρίς να κάνετε τίποτα.

Το φύλλο του παρατεταμένου πατήματος περιέχει επίσης Καρφίτσωμα στη λίστα / Ξεκαρφίτσωμα από τη λίστα και Καρφίτσωμα στον πίνακα / Ξεκαρφίτσωμα από τον πίνακα, οπότε το καρφίτσωμα δεν απαιτεί άνοιγμα του τιμολογίου. Το σύρσιμο μιας γραμμής από δεξιά προς τα αριστερά είναι συντόμευση για αρχειοθέτηση ενός μεμονωμένου τιμολογίου· εμφανίζεται πορτοκαλί φόντο και ένα παράθυρο Μετακίνηση στο αρχείο; ζητά επιβεβαίωση.

Πώς να διαβάσετε το ιστορικό αλλαγών και να χρησιμοποιήσετε το αρχείο

Κάθε τιμολόγιο φέρει το δικό του ιστορικό. Ανοίξτε την οθόνη λεπτομερειών και πατήστε την πινακίδα Επεξεργασμένο δίπλα στον αριθμό ή επιλέξτε Ιστορικό αλλαγών από το μενού.

1. Διαβάστε τις καταχωρίσεις από πάνω προς τα κάτω· είναι σε χρονολογική σειρά. Ένα εικονίδιο βιβλίου σημειώνει την Αρχική έκδοση, ένα μολύβι σημειώνει κάθε αποθήκευση από τον επεξεργαστή με μια γραμμή όπως Changed: Subtotal, Total, items, και εικονίδια τέλους καθυστέρησης σημειώνουν συμβάντα όπως Συσσωρεύτηκε τέλος καθυστέρησης ή Το τέλος καθυστέρησης προστέθηκε στο τιμολόγιο μαζί με το ποσό.
2. Πατήστε μια καταχώριση για να την αναπτύξετε. Βλέπετε τον αριθμό, την κατάσταση, το υποσύνολο, τον φόρο, το σύνολο, το πλήθος γραμμών και τις σημειώσεις όπως ήταν εκείνη τη στιγμή.
3. Πατήστε Προβολή αρχικού PDF ή Προβολή PDF αυτής της έκδοσης για να αποδοθεί το έγγραφο ακριβώς όπως θα είχε τυπωθεί εκείνη η έκδοση.

Το αρχείο προορίζεται για τιμολόγια που έχετε τελειώσει αλλά δεν θέλετε να διαγράψετε. Πατήστε το εικονίδιο κουτιού στη γραμμή εφαρμογής των Εγγράφων για να ανοίξετε το Αρχείο· η καρτέλα Έγγραφα εμφανίζει τα αρχειοθετημένα τιμολόγια με την ημερομηνία έκδοσης και το σύνολό τους, με τα πιο πρόσφατα αρχειοθετημένα πρώτα.

1. Πατήστε τις τρεις τελείες σε μια γραμμή.
2. Επιλέξτε Επαναφορά για να επιστρέψει αμετάβλητο στη λίστα εγγράφων, με επιβεβαίωση από ένα μήνυμα CR-2026-031 restored.
3. Ή επιλέξτε Οριστική διαγραφή. Πρέπει να επιβεβαιώσετε δύο φορές: Οριστική διαγραφή; και μετά Είστε σίγουροι; με Ναι, διαγραφή.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Μια αλλαγή κατάστασης από το μενού γράφει μόνο τη νέα κατάσταση και την ώρα τροποποίησης. Δεν συμπληρώνει τα πεδία ημερομηνίας αποστολής ή πληρωμής· η ημερομηνία πληρωμής ορίζεται μόνο όταν μια καταγεγραμμένη πληρωμή κλείσει το υπόλοιπο.
• Η ομαδική Σήμανση ως πληρωμένο αλλάζει μόνο την κατάσταση. Δεν δημιουργεί εγγραφή πληρωμής, οπότε το πληρωμένο ποσό παραμένει όπως ήταν και το καθολικό του πελάτη δεν δείχνει πληρωμή. Καταγράψτε την πληρωμή στην οθόνη λεπτομερειών όταν χρειάζεστε ακριβές καθολικό.
• Η καταγραφή πληρωμών είναι ο ασφαλέστερος δρόμος προς το Πληρωμένο: η εφαρμογή αθροίζει τις πληρωμές στο νόμισμα του τιμολογίου, θέτει την κατάσταση σε Πληρωμένο όταν το υπόλοιπο πέσει σε ένα σεντ ή λιγότερο, και επιστρέφει σε Σταλμένο αν αργότερα διαγράψετε πληρωμή που ξανανοίγει υπόλοιπο.
• Η σήμανση τιμολογίου ως πληρωμένου μπορεί να ενεργοποιήσει δύο αυτόματες πολιτικές από το επιχειρηματικό προφίλ: τη διαγραφή τέλους καθυστέρησης που εκκρεμεί ακόμη και τη χορήγηση έκπτωσης πρόωρης πληρωμής αν η πληρωμή πέφτει μέσα στο παράθυρο της προσφοράς.
• Το ιστορικό αλλαγών καταγράφει αποθηκεύσεις από τον επεξεργαστή και ενέργειες τέλους καθυστέρησης. Οι αλλαγές κατάστασης από το μενού δεν γράφονται σε αυτό, παρότι η επιβεβαίωση από πρόχειρο σε σταλμένο αναφέρει το ιστορικό· μόνο η πρώτη αποθήκευση από τον επεξεργαστή μετά την αποστολή δημιουργεί την καταχώριση Αρχική έκδοση.
• Η αρχειοθέτηση είναι μια σήμανση. Τα αρχειοθετημένα τιμολόγια φεύγουν από τη λίστα εγγράφων, τον πίνακα ελέγχου και τις οθόνες πελατών, αλλά οι αριθμοί τους παραμένουν δεσμευμένοι, οπότε δεν μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε έναν αριθμό αρχειοθετώντας το παλιό τιμολόγιο.
• Η διαγραφή ενός τιμολογίου αφαιρεί τις γραμμές, τις πληρωμές, τα στιγμιότυπα και τα συμβάντα τέλους καθυστέρησης, αποσυνδέει τις συνδεδεμένες καταχωρίσεις χρόνου και τα έξοδα, διαγράφει τις συνημμένες φωτογραφίες και επαναφέρει πρώτα το απόθεμα αν είναι ενεργή η αυτοματοποίηση αποθέματος. Δεν υπάρχει αναίρεση.
• Η αναζήτηση καλύπτει τον αριθμό τιμολογίου, το όνομα του πελάτη και το πεδίο σημειώσεων. Δεν αναζητά περιγραφές γραμμών.
• Τα προχωρημένα φίλτρα εφαρμόζονται πάνω από το τσιπάκι, το εύρος ημερομηνιών και την αναζήτηση, και ελέγχουν μόνο πεδία αποθηκευμένα στο ίδιο το τιμολόγιο, οπότε είναι ακαριαία ακόμη και με εκατοντάδες γραμμές.
• Οι καρφιτσωμένες γραμμές έρχονται πρώτες μόνο στο Όλα. Στα Πρόχειρο, Σταλμένο, Πληρωμένο ή Ληξιπρόθεσμα το εικονίδιο της πινέζας εξακολουθεί να εμφανίζεται, αλλά η σειρά είναι χρονολογική.
• Οι αλλαγές κατάστασης, το καρφίτσωμα, η αρχειοθέτηση, η επαναφορά, η διαγραφή και η καταγραφή πληρωμών λειτουργούν στη δωρεάν έκδοση. Η δημιουργία νέου εγγράφου, η επεξεργασία, ο διπλασιασμός, η αποστολή με e-mail, η έγκριση, η κοινοποίηση στο web και η προσθήκη χειροκίνητου τέλους καθυστέρησης είναι λειτουργίες Pro.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Πληρωμές και οφειλόμενο ποσό - καταγραφή τμηματικών πληρωμών και πώς το υπόλοιπο φτάνει στο Πληρωμένο.
• Τέλη καθυστέρησης - τι σημαίνουν η κάρτα τέλους καθυστέρησης και τα συμβάντα στο ιστορικό αλλαγών σε ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο.
• Επεξεργαστής τιμολογίου - δημιουργία του πρόχειρου που ξεκινά όλον αυτόν τον κύκλο ζωής.