Посібник

Статуси рахунків, список «Документи» та журнал змін

Читайте список «Документи» з першого погляду, переводьте рахунки між чернеткою, надісланим, оплаченим і скасованим, працюйте гуртом і стежте за правками.

Оновлено: 2026-09-09

Щойно рахунків стає більше, ніж жменька, питання вже не «як створити рахунок», а «який із них досі потребує моєї уваги». Вкладка Документи (Documents) відповідає на це бейджем статусу в кожному рядку, швидкими чипами статусів, полем пошуку, діапазоном дат і панеллю точніших фільтрів. Звідти ви ведете кожен рахунок крізь його життя: він починається як чернетка, стає надісланим і завершується оплаченим або скасованим, а по дорозі показується «Прострочено» щоразу, коли надісланий рахунок минає свій термін оплати. Усе описане нижче показано на прикладі Cedar Ridge Landscaping — компанії з догляду за газонами та поливом із двома бригадами в Бойсе, штат Айдахо, яка виставляє близько пʼятнадцяти рахунків на місяць у доларах США.

Що ви бачите на екрані

Торкніться Документи в нижній навігації. Над списком є три шари керування. У верхньому правому куті панелі — чотири значки: лупа для пошуку, календар для діапазону дат, лійка з підписом Filter documents (на ній зʼявляється маленький червоний лічильник, коли активний будь-який розширений фільтр) і значок коробки, що відкриває Архів (Archive). Під панеллю сегментний перемикач перемикає між Рахунки (Invoices), Кошториси (Estimates) і Договори (Contracts); цей посібник залишається в сегменті «Рахунки». Під ним іде ряд чипів статусів: Усі (All), Чернетка (Draft), Надіслано (Sent), Оплачено (Paid) і Прострочено (Overdue).

Кожен рядок показує значок чека, зафарбований у колір статусу, номер рахунка, кольоровий бейдж, імʼя клієнта з датою виставлення й підсумок жирним праворуч. Чернетки сірі, надіслані рахунки сині, оплачені зелені, прострочені червоні, а скасовані темніші сірі. Можуть зʼявитися ще дві позначки. Маленька шпилька перед номером означає рахунок, який ви закріпили у списку; закріплені рядки завжди стоять угорі перегляду Усі. Коли за рахунком уже надійшли гроші, але його ще не оплачено повністю, під імʼям клієнта зʼявляється тонка смуга прогресу з відсотком, а під підсумком червоним друкується залишок, наприклад $720.00 Термін.

Вкладка «Документи» в застосунку Invoice Flow зі списком рахунків Cedar Ridge Landscaping із бейджами «Надіслано», «Чернетка», «Оплачено», «Скасовано» і «Прострочено», закріпленим рахунком CR-2026-052 угорі та CR-2026-055 зі смугою прогресу 40% і сумою $720.00 до сплати — Один список, усі статуси: закріплена робота з поливом лишається вгорі, Sunset Terrace показує 40% зібраного, а два червоні рядки минули свій термін оплати.

Список упорядковано за датою створення, найновіші перші, і окремого меню сортування немає. Закріплення — єдиний спосіб задати власний порядок, і воно працює лише на чипі Усі; чипи статусів показують звичайний хронологічний порядок.

Дотик до рядка відкриває екран деталей рахунка. У його панелі показані номер, плашка Змінено (Edited), коли рахунок має історію змін, олівець (для чернеток) або значок ока з підписом Переглянути деталі (View details) для всіх інших статусів і меню з трьох крапок. Саме в цьому меню живуть усі переходи між статусами. Тіло екрана повторює бейдж і підсумок у картці-заголовку, далі показує клієнта, позиції, підсумки, нотатки, умови оплати і, для надісланих рахунків, картку Платежі (Payments). Унизу на всю ширину — кнопка Перегляд PDF (Preview PDF).

Як знайти рахунок за допомогою чипів, пошуку, дат і фільтрів

Елементи керування накладаються один на одний, тож ви можете звузити довгий список за кілька дотиків. Почніть із найширшого інструмента й додавайте решту, лише коли вони потрібні.

Торкніться чипа статусу, наприклад Прострочено. Список одразу прибирає всі рядки, які не підходять; торкніться Усі, щоб повернути їх.
Торкніться лупи й введіть частину номера, імені клієнта чи нотатки, наприклад maple. Пошук не враховує регістр і оновлюється під час введення. Стрілка назад закриває поле й очищає пошук.
Торкніться значка календаря (Фільтр за датою), виберіть день початку й кінця та підтвердьте кнопкою Переглянути все (View All). Над списком зʼявиться банер із діапазоном; хрестик на банері прибирає його. Діапазон порівнюється з датою виставлення, а не з терміном оплати.
Торкніться лійки (Filter documents). Виберіть Клієнт (Client), Валюта (Currency), суму Min і Max та будь-які перемикачі: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
Розгорніть Additional filters для Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule і Pinned.
Торкніться Застосувати (Apply). Тепер значок лійки має лічильник із кількістю активних критеріїв; відкрийте панель знову й торкніться Скинути (Reset), щоб очистити їх усі.

Вкладка «Документи» в застосунку Invoice Flow з обраним чипом «Прострочено» і трьома червоними рядками: CR-2026-049 Riverside Dental Plaza $395.00, CR-2026-053 Pine Street Bistro $905.00 і CR-2026-045 Pine Street Bistro $420.00 — Чип «Прострочено» обчислюється з терміну оплати, тож нічого оновлювати вручну не треба.

Панель Filter documents у застосунку Invoice Flow з клієнтом Sunset Terrace Apartments, валютою Any, порожніми полями Min і Max, увімкненим перемикачем Partially paid і червоним бейджем із цифрою 2 на значку лійки за панеллю — Застосовано два критерії: один клієнт плюс Partially paid. Лічильник на значку лійки нагадує, що список відфільтровано.

Яку б комбінацію ви не використали, результат у сегменті Рахунки ніколи не містить кошторисів чи архівних рахунків; для них є свої місця. Якщо нічого не збігається, список показує Нічого не знайдено (No results) замість звичайного тексту порожнього стану.

Як провести рахунок крізь його статуси

Cedar Ridge надсилає серпневий рахунок за обслуговування до Maple Grove HOA, чекає й зрештою отримує банківський переказ. Ось як статус рахунка слідує за реальністю. Кожен крок виконується з меню трьох крапок на екрані деталей рахунка, і кожен крок просить підтвердження.

Відкрийте чернетку, торкніться меню з трьох крапок, потім Позначити як надіслано (Mark as Sent). Прочитайте діалог Змінити статус? (Change status?) і торкніться Змінити (Change). Бейдж стає синім. Олівець у верхній панелі перетворюється на око, бо надісланий рахунок за замовчуванням відкривається лише для перегляду.
Коли клієнт платить повністю, відкрийте те саме меню й торкніться Позначити як оплачено (Mark as paid), потім Змінити. Заплановані нагадування для цього рахунка скасовуються, підсумки проєкту оновлюються, якщо рахунок належить до проєкту, а якщо була нарахована пеня в очікуванні, вас запитають, що з нею робити.
Якщо клієнт платить частинами, не позначайте рахунок оплаченим вручну. Замість цього скористайтеся кнопкою Записати (Record) на картці Платежі; застосунок сам перемкне статус на «Оплачено», коли залишок дійде до нуля.
Якщо ви позначили не той рахунок, виберіть Позначити як неоплачений (Mark as unpaid) на оплаченому рахунку (він повернеться в «Надіслано») або Повернути в чернетку (Revert to draft) на надісланому (повне редагування повертається, нагадування зупиняються).
Якщо робота зривається, виберіть Скасувати рахунок (Cancel Invoice). Рахунок зберігає свій номер і залишається у списку із сірим бейджем «Скасовано»; пізніше Поновити (Reactivate) поверне його як чернетку.

Екран деталей надісланого рахунка CR-2026-055 у застосунку Invoice Flow з відкритим меню з трьох крапок: «Позначити як оплачено», «Повернути в чернетку», «Скасувати рахунок», «Додати пеню», «Журнал змін», «Закріпити у списку», «Закріпити на головній», «Надіслати клієнту», Client sign-off, Share as web page, «Подивитися як клієнт», «Дублювати» і «Видалити» — На надісланому рахунку меню пропонує три допустимі ходи: вперед до «Оплачено», назад до «Чернетки» або вбік до «Скасовано».

Діалог «Змінити статус?» у застосунку Invoice Flow поверх рахунка CR-2026-055 із текстом про позначення рахунка оплаченим, зупинку нагадувань і оновлення підсумків клієнта та кнопками «Скасувати» і «Змінити» — Кожен перехід пояснює свої наслідки, перш ніж ви його підтвердите.

Меню завжди показує лише ті переходи, які мають сенс для поточного статусу. Чернетка пропонує Позначити як надіслано; надісланий чи прострочений рахунок пропонує Позначити як оплачено і Повернути в чернетку; оплачений — Позначити як неоплачений; скасований — Поновити; а Скасувати рахунок доступне для всього, що ще не скасовано.

«Прострочено» — не статус, який ви задаєте. Рахунок показується простроченим, коли він у стані «Надіслано», а його термін оплати раніший за сьогодні. Щойно ви позначаєте його оплаченим або переносите термін оплати в майбутнє, червоний бейдж зникає. Саме тому чип Прострочено і фільтр Overdue only завжди узгоджені з головним екраном.

Як діяти одразу з кількома рахунками

Наприкінці місяця Cedar Ridge нагадує про три прострочені рахунки й, щойно гроші надходять, хоче закрити їх разом. Режим вибору перетворює список на чеклист.

Утримуйте будь-який рядок. Зʼявиться панель, названа номером рахунка; торкніться Вибрати кілька (Select multiple).
Торкайтеся інших рядків, щоб додати чи прибрати їх. Позначені рядки підфарбовуються, а панель угорі змінюється на Вибрано: 3 із хрестиком ліворуч.
Торкніться значка галочки (Позначити як оплачено), щоб перевести всі обрані рахунки в «Оплачено», значка коробки (Архів), щоб перемістити їх до архіву, або кошика (Видалити), щоб прибрати їх.
Видалення запитує Видалити 3 інвойсів? (Delete 3 invoice(s)?) і попереджає, що це незворотно; дві інші дії виконуються одразу й показують коротке підтвердження на кшталт Позначено оплачено: 3.
Торкніться хрестика або натисніть кнопку «Назад» на пристрої, щоб вийти з режиму вибору, нічого не роблячи.

Список «Документи» в застосунку Invoice Flow у режимі вибору: у верхній панелі напис «Вибрано: 3» зі значками галочки, архіву та кошика, а прострочені рахунки CR-2026-049, CR-2026-053 і CR-2026-045 позначено й підсвічено — Три прострочені роботи позначено; один дотик до галочки робить їх усі оплаченими.

Панель за довгим натисканням також містить Закріпити у списку / Відкріпити зі списку та Закріпити на головній / Відкріпити з головної, тож закріплення не потребує відкриття рахунка. Свайп рядка справа наліво — це швидкий спосіб заархівувати один рахунок; зʼявляється помаранчеве тло, а діалог Перемістити в архів? (Move to archive?) просить підтвердження.

Як читати журнал змін і користуватися архівом

Кожен рахунок несе власну історію. Відкрийте екран деталей і торкніться плашки Змінено поруч із номером або виберіть Журнал змін (Change log) у меню.

Читайте записи згори донизу; вони в хронологічному порядку. Значок книги позначає Початкова версія (Original version), олівець позначає кожне збереження в редакторі рядком на кшталт Змінено: Сума без ПДВ, Всього, позиції, а значки пені позначають події, як-от Пеню нараховано (Late fee accrued) чи Пеню додано до рахунку (Late fee added to invoice), із сумою.
Торкніться запису, щоб розгорнути його. Ви побачите номер, статус, суму без ПДВ, податок, підсумок, кількість позицій і нотатки такими, якими вони були на той момент.
Торкніться Переглянути оригінальний PDF (View original PDF) або Переглянути PDF цієї версії (View PDF of this version), щоб побудувати документ точно таким, яким його надрукувала б та версія.

Журнал змін для CR-2026-053 у застосунку Invoice Flow із записом «Початкова версія», розгорнутим записом редагування «Змінено: Сума без ПДВ, Всього, позиції» з номером рахунка, статусом «надіслано», сумою без ПДВ $860.00, підсумком $860.00, кількістю позицій 3 і кнопкою «Переглянути PDF цієї версії», а далі «Пеню нараховано $12.90» і «Пеню додано до рахунку $45.00» — Рахунок Pine Street Bistro: виставлений, змінений через два дні, потім нарахована пеня, яку додали до підсумку.

Архів призначений для рахунків, з якими ви вже закінчили, але не хочете видаляти. Торкніться значка коробки в панелі «Документи», щоб відкрити Архів; вкладка Документи перелічує архівні рахунки з датою виставлення та підсумком, найновіше заархівовані першими.

Торкніться трьох крапок у рядку.
Виберіть Відновити (Restore), щоб повернути рахунок до списку «Документи» без змін; це підтвердить повідомлення CR-2026-031 відновлено.
Або виберіть Видалити назавжди (Delete permanently). Підтвердити треба двічі: Видалити назавжди?, потім Ви впевнені? (Are you sure?) з кнопкою Так, видалити (Yes, delete).

Екран «Архів» у застосунку Invoice Flow на вкладці «Документи» зі списком архівних рахунків CR-2026-031, CR-2026-027 і CR-2026-019 та відкритим меню рядка з пунктами «Відновити» і червоним «Видалити назавжди» — Архівні рахунки зберігають свої номери й можуть повернутися одним дотиком.

Правила й деталі

Статус	Як він досягається	Рахується як непогашений	Редагується
Чернетка	Новий рахунок; «Повернути в чернетку»; «Поновити»	Ні	Так, значок олівця
Надіслано	«Позначити як надіслано»; «Позначити як неоплачений»; видалення платежу на оплаченому рахунку	Так	Редактор лише для перегляду; зміни фіксуються
Прострочено	Автоматично: «Надіслано» і термін оплати раніший за сьогодні	Так	Так само, як «Надіслано»
Оплачено	«Позначити як оплачено»; записано останній платіж; гуртове «Позначити як оплачено»	Ні	Так само, як «Надіслано»
Скасовано	«Скасувати рахунок»	Ні	Ні, доки не поновлено

Зміна статусу з меню записує лише новий статус і час зміни. Вона не заповнює поля дати надсилання чи оплати; дата оплати ставиться лише тоді, коли записаний платіж закриває залишок.
Гуртове Позначити як оплачено змінює лише статус. Воно не створює запису платежу, тож сплачена сума лишається як була, а в журналі клієнта платіж не показується. Записуйте платіж на екрані деталей, коли вам потрібен точний журнал.
Запис платежів — безпечніший шлях до «Оплачено»: застосунок підсумовує платежі у валюті рахунка, ставить статус «Оплачено», коли залишок падає до одного цента чи менше, і повертає «Надіслано», якщо ви пізніше видалите платіж і залишок знову відкриється.
Позначення рахунка оплаченим може запустити дві автоматичні політики з профілю компанії: прощення пені, яка ще в очікуванні, і надання знижки за дострокову оплату, якщо платіж потрапляє у вікно пропозиції.
Журнал змін фіксує збереження в редакторі та дії з пенею. Зміни статусу з меню туди не записуються, хоча підтвердження переходу з чернетки в надіслане згадує журнал; лише перше збереження в редакторі після надсилання створює запис Початкова версія.
Архівування — це прапорець. Архівні рахунки зникають зі списку «Документи», головного екрана та екранів клієнтів, але їхні номери залишаються зарезервованими, тож повторно використати номер, заархівувавши старий рахунок, не вийде.
Видалення рахунка прибирає його позиції, платежі, знімки та події пені, відвʼязує повʼязані записи часу й витрати, видаляє прикріплені фото і спершу повертає товар на склад, якщо ввімкнено автоматизацію запасів. Скасувати це неможливо.
Пошук охоплює номер рахунка, імʼя клієнта та поле нотаток. Він не шукає в описах позицій.
Розширені фільтри застосовуються поверх чипа, діапазону дат і пошуку й перевіряють лише поля, збережені в самому рахунку, тож працюють миттєво навіть із сотнями рядків.
Закріплені рядки йдуть першими лише в перегляді Усі. У переглядах Чернетка, Надіслано, Оплачено чи Прострочено значок шпильки все ще показується, але порядок хронологічний.
Зміни статусу, закріплення, архівування, відновлення, видалення та запис платежів працюють у безкоштовній версії. Створення нового документа, редагування, дублювання, надсилання поштою, підпис клієнта, вебпублікація та додавання пені вручну — це можливості Pro.

Гуртове архівування та гуртове позначення оплаченим виконуються одразу, без діалогу підтвердження. Перевірте лічильник вибраного у верхній панелі, перш ніж торкнутися будь-якого з цих значків.

Поради

Закріпіть два-три рахунки, за якими ви активно ведете роботу. Вони залишаються вище найновіших рахунків у перегляді «Усі», тож ви бачите їх щоразу, коли відкриваєте «Документи», не чіпаючи жодного фільтра.

Використовуйте чип «Прострочено» як ранкову рутину, а не як збережений фільтр. Оскільки він обчислюється з термінів оплати, він завжди правильний, а поєднання з клієнтом у Filter documents точно показує, кому дзвонити.

Надавайте перевагу кнопці «Записати» на картці «Платежі» перед «Позначити як оплачено» щоразу, коли є банківське посилання. Ви отримаєте той самий зелений бейдж, а на додачу — датований запис у журналі й правильну дату оплати в рахунку.

Наприкінці року архівуйте, а не видаляйте. Архівні рахунки залишаються в «Архіві», зберігають вашу нумерацію без пропусків для бухгалтера й повертаються кнопкою «Відновити», якщо клієнт щось оскаржить через місяці.

Схожі посібники

Платежі та сума до сплати — запис часткових платежів і як залишок доводить рахунок до «Оплачено».
Пені за прострочення — що означають картка пені та події журналу змін на простроченому рахунку.
Редактор рахунків — створення чернетки, з якої починається весь цей життєвий цикл.