Panduan pengguna

Status faktur, daftar Dokumen, dan log perubahan

Lihat sekilas daftar Dokumen, pindahkan faktur antara Draf, Terkirim, Dibayar, dan Dibatalkan, kerjakan beberapa sekaligus, dan lacak setiap perubahan di log perubahan.

Diperbarui: 2026-09-09

Begitu Anda memiliki lebih dari sekadar beberapa faktur, pertanyaannya bukan lagi “bagaimana cara membuatnya” tetapi “faktur mana yang masih perlu perhatian saya”. Tab Documents menjawabnya dengan lencana status di setiap baris, chip status cepat, kolom pencarian, rentang tanggal, dan lembar filter yang lebih rinci. Dari sana Anda memindahkan setiap faktur melalui siklus hidupnya: dimulai sebagai draf, menjadi terkirim, dan berakhir dibayar atau dibatalkan, dengan status jatuh tempo ditampilkan sepanjang jalan setiap kali faktur terkirim melewati tanggal jatuh temponya. Semua di bawah ini diilustrasikan dengan Cedar Ridge Landscaping, perusahaan perawatan taman dan irigasi dengan dua kru di Boise, Idaho, yang menagih sekitar lima belas pekerjaan sebulan dalam dolar AS.

Apa yang Anda lihat di layar

Ketuk Documents pada navigasi bawah. Layar memiliki tiga lapisan kontrol di atas daftar. Di kanan atas app bar terdapat empat ikon: kaca pembesar untuk pencarian, kalender untuk rentang tanggal, corong berlabel Filter documents (angka merah kecil muncul di atasnya saat filter lanjutan aktif), dan ikon kotak yang membuka Archive. Di bawah app bar, kontrol tersegmen beralih antara Invoices, Estimates, dan Contracts; panduan ini tetap pada segmen Invoices. Di bawahnya terdapat baris chip status: All, Draft, Sent, Paid, dan Overdue.

Setiap baris menampilkan ikon struk berwarna sesuai warna status, nomor faktur, lencana berwarna, nama klien beserta tanggal penerbitan, dan total dalam huruf tebal di sebelah kanan. Draf berwarna abu-abu, faktur terkirim biru, yang dibayar hijau, jatuh tempo merah, dan dibatalkan abu-abu lebih gelap. Dua dekorasi tambahan bisa muncul. Pin kecil sebelum nomor menandai faktur yang Anda sematkan ke daftar; baris yang disematkan selalu berada di atas pada tampilan All. Ketika ada uang yang diterima untuk faktur yang belum lunas sepenuhnya, bilah kemajuan tipis dengan persentase muncul di bawah nama klien dan sisa jumlah dicetak dalam warna merah di bawah total, misalnya $720.00 due.

Tab Documents pada aplikasi Invoice Flow menampilkan daftar faktur Cedar Ridge Landscaping dengan lencana Sent, Draft, Paid, Cancelled, dan Overdue, faktur yang disematkan CR-2026-052 di bagian atas, dan CR-2026-055 menampilkan bilah kemajuan 40% dengan $720.00 due — Satu daftar, semua status: pekerjaan irigasi yang disematkan tetap di atas, Sunset Terrace menunjukkan 40% terkumpul, dan dua baris merah sudah melewati tanggal jatuh tempo.

Daftar diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan, terbaru dulu, dan tidak ada menu urutkan terpisah. Menyematkan adalah satu-satunya cara untuk memaksakan urutan Anda sendiri, dan itu hanya berfungsi pada chip All; chip status menampilkan urutan kronologis biasa.

Mengetuk sebuah baris membuka layar detail faktur. App bar-nya menampilkan nomor, pil Edited saat faktur memiliki riwayat perubahan, ikon pensil (draf) atau ikon mata berlabel View details (semua status lain), dan menu tiga titik. Menu itulah tempat setiap transisi status berada. Isinya mengulangi lencana dan total pada kartu header, lalu menampilkan klien, item baris, total, catatan, ketentuan pembayaran, dan untuk faktur terkirim, kartu Payments. Tombol Preview PDF membentang di bagian bawah.

Cara mencari faktur dengan chip, pencarian, tanggal, dan filter

Kontrol-kontrol ini bertumpuk satu sama lain, sehingga Anda dapat mempersempit daftar panjang dalam beberapa ketukan. Mulai dengan alat terluas dan tambahkan lebih banyak hanya jika diperlukan.

Ketuk chip status seperti Overdue (Jatuh tempo). Daftar segera menghapus setiap baris yang tidak cocok; ketuk All (Semua) untuk mengembalikannya.
Ketuk kaca pembesar, lalu ketikkan sebagian nomor, nama klien, atau catatan, misalnya maple. Pencocokan tidak peka huruf besar/kecil dan diperbarui saat Anda mengetik. Panah kembali menutup kolom dan menghapus pencarian.
Ketuk ikon kalender (Filter berdasarkan tanggal / Filter by date) dan pilih hari mulai dan akhir; konfirmasi dengan Lihat semua (View All). Sebuah spanduk dengan rentang tersebut muncul di atas daftar; tanda silang pada spanduk menghapusnya. Rentang ini dibandingkan dengan tanggal penerbitan, bukan tanggal jatuh tempo.
Ketuk corong (Filter documents). Pilih Client, Currency, jumlah Min dan Max, serta salah satu dari sakelar: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
Perluas Additional filters (Filter tambahan) untuk Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule, dan Pinned.
Ketuk Terapkan (Apply). Ikon corong sekarang membawa penghitung dengan jumlah kriteria yang aktif; buka lagi lembar tersebut dan ketuk Reset untuk menghapus semuanya.

Tab Documents pada aplikasi Invoice Flow dengan chip Overdue terpilih menampilkan tiga baris merah: CR-2026-049 Riverside Dental Plaza $395.00, CR-2026-053 Pine Street Bistro $905.00, dan CR-2026-045 Pine Street Bistro $420.00 — Chip Overdue dihitung dari tanggal jatuh tempo, jadi tidak ada yang perlu diperbarui secara manual.

Lembar Filter documents pada aplikasi Invoice Flow dengan Client diatur ke Sunset Terrace Apartments, Currency Any, kolom Min dan Max amount kosong, sakelar Partially paid dinyalakan, dan lencana merah bertuliskan angka 2 pada ikon corong di belakang lembar — Dua kriteria diterapkan: satu klien ditambah Partially paid. Penghitung pada ikon corong mengingatkan Anda bahwa daftar sedang difilter.

Kombinasi apa pun yang Anda gunakan, hasil pada segmen Invoices tidak pernah menyertakan estimasi atau faktur yang diarsipkan; keduanya memiliki tempatnya sendiri. Jika tidak ada yang cocok, daftar menampilkan Tidak ada hasil (No results) alih-alih teks kondisi kosong biasa.

Cara memindahkan faktur melalui statusnya

Cedar Ridge mengirim faktur perawatan Agustusnya kepada Maple Grove HOA, menunggu, dan akhirnya menerima transfer bank. Berikut cara status faktur mengikuti dunia nyata. Setiap langkah dilakukan dari menu tiga titik pada layar detail faktur, dan setiap langkah meminta konfirmasi Anda.

Buka draf dan ketuk menu tiga titik, lalu Tandai sebagai terkirim (Mark as Sent). Baca dialog Ubah status? (Change status?) dan ketuk Change. Lencana berubah menjadi biru. Ikon pensil di app bar berubah menjadi mata, karena faktur terkirim dibuka dalam mode lihat saja secara default.
Saat klien membayar penuh, buka menu yang sama dan ketuk Tandai sebagai dibayar (Mark as paid), lalu Change. Pengingat terjadwal untuk faktur ini dibatalkan, total proyek diperbarui jika faktur ini termasuk dalam sebuah proyek, dan jika ada denda keterlambatan yang tertunda, Anda akan ditanya apa yang harus dilakukan dengannya.
Jika klien membayar sebagian, jangan tandai lunas secara manual. Sebaliknya gunakan Record pada kartu Payments; aplikasi akan mengubah status menjadi Paid dengan sendirinya saat saldo mencapai nol.
Jika Anda menandai faktur yang salah, pilih Tandai belum dibayar (Mark as unpaid) pada faktur yang sudah lunas (kembali ke Sent) atau Kembalikan ke konsep (Revert to draft) pada faktur terkirim (pengeditan penuh kembali, pengingat berhenti).
Jika pekerjaan batal, pilih Batalkan faktur (Cancel Invoice). Faktur tetap mempertahankan nomornya dan tetap ada di daftar dengan lencana abu-abu Cancelled; Aktifkan kembali (Reactivate) nanti mengembalikannya sebagai draf.

Layar detail faktur pada aplikasi Invoice Flow untuk faktur terkirim CR-2026-055 dengan menu tiga titik terbuka menampilkan Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate, dan Delete — Pada faktur terkirim, menu menawarkan tiga langkah yang sah: maju ke Paid, kembali ke Draft, atau keluar ke Cancelled.

Dialog Change status? pada aplikasi Invoice Flow di atas faktur CR-2026-055 bertuliskan Mark this invoice as paid? Reminders will stop and the client's totals will update, dengan tombol Cancel dan Change — Setiap transisi menjelaskan efek sampingnya sebelum Anda memastikannya.

Menu hanya pernah menampilkan transisi yang masuk akal untuk status saat ini. Draf menawarkan Mark as Sent; faktur terkirim atau jatuh tempo menawarkan Mark as paid dan Revert to draft; yang sudah lunas menawarkan Mark as unpaid; yang dibatalkan menawarkan Reactivate; dan Cancel Invoice tersedia pada apa pun yang belum dibatalkan.

Overdue bukan status yang Anda atur sendiri. Faktur ditampilkan sebagai jatuh tempo saat berada dalam status Sent dan tanggal jatuh temponya sudah lewat dari hari ini. Begitu Anda menandainya lunas, atau mengubah tanggal jatuh tempo ke masa depan, lencana merah menghilang. Itulah sebabnya chip Overdue dan filter Overdue only selalu sesuai dengan dasbor.

Cara bertindak pada beberapa faktur sekaligus

Di akhir bulan, Cedar Ridge mengejar tiga faktur jatuh tempo dan, begitu uangnya masuk, ingin menutupnya bersama-sama. Mode pemilihan mengubah daftar menjadi daftar periksa.

Tekan lama baris mana pun. Sebuah lembar berjudul nomor faktur muncul; ketuk Pilih beberapa (Select multiple).
Ketuk baris lain untuk menambah atau menghapusnya. Baris yang dicentang diberi warna dan app bar berubah menjadi 3 selected dengan tanda silang di kiri.
Ketuk ikon centang (Mark as paid) untuk menetapkan setiap faktur terpilih menjadi Paid, ikon kotak (Archive) untuk memindahkannya ke arsip, atau tempat sampah (Delete) untuk menghapusnya.
Delete menanyakan Delete 3 invoice(s)? dan memperingatkan bahwa tindakan ini tidak dapat dibatalkan; dua tindakan lainnya langsung berjalan dan menampilkan konfirmasi singkat seperti 3 marked as paid.
Ketuk tanda silang, atau tekan tombol kembali perangkat, untuk keluar dari mode pemilihan tanpa melakukan apa pun.

Daftar Documents pada aplikasi Invoice Flow dalam mode pemilihan: app bar bertuliskan 3 selected dengan ikon centang, arsip, dan tempat sampah, dan faktur jatuh tempo CR-2026-049, CR-2026-053, dan CR-2026-045 dicentang dan disorot — Tiga pekerjaan jatuh tempo dicentang; satu ketukan pada tanda centang menandai semuanya lunas.

Lembar tekan-lama juga berisi Pin to list / Unpin from list dan Pin to dashboard / Unpin from dashboard, sehingga menyematkan tidak memerlukan pembukaan faktur. Menggeser baris dari kanan ke kiri adalah pintasan untuk mengarsipkan satu faktur; latar belakang oranye muncul dan dialog Pindahkan ke arsip? (Move to archive?) meminta konfirmasi Anda.

Cara membaca log perubahan dan menggunakan arsip

Setiap faktur membawa riwayatnya sendiri. Buka layar detail dan ketuk pil Edited di sebelah nomor, atau pilih Log perubahan (Change log) dari menu.

Baca entri dari atas ke bawah; entri diurutkan berdasarkan tanggal. Ikon buku menandai Versi asli (Original version), pensil menandai setiap penyimpanan di editor dengan baris seperti Changed: Subtotal, Total, items, dan ikon denda keterlambatan menandai peristiwa seperti Late fee accrued atau Late fee added to invoice beserta jumlahnya.
Ketuk sebuah entri untuk memperluasnya. Anda akan melihat nomor, status, subtotal, pajak, total, jumlah item, dan catatan seperti pada saat itu.
Ketuk Lihat PDF asli (View original PDF) atau Lihat PDF versi ini (View PDF of this version) untuk merender dokumen persis seperti yang dicetak pada versi tersebut.

Log perubahan pada aplikasi Invoice Flow untuk CR-2026-053 menampilkan entri Original version, entri edit yang diperluas Changed: Subtotal, Total, items dengan Invoice Number, Status sent, Subtotal $860.00, Total $860.00, Items count 3 dan tombol View PDF of this version, kemudian Late fee accrued $12.90 dan Late fee added to invoice $45.00 — Faktur Pine Street Bistro: diterbitkan, diubah dua hari kemudian, lalu denda keterlambatan bertambah dan ditambahkan ke total.

Arsip diperuntukkan bagi faktur yang sudah Anda selesaikan tetapi tidak ingin dihapus. Ketuk ikon kotak pada app bar Documents untuk membuka Arsip (Archive); tab Documents mencantumkan faktur yang diarsipkan beserta tanggal penerbitan dan totalnya, yang paling baru diarsipkan terlebih dahulu.

Ketuk tiga titik pada sebuah baris.
Pilih Pulihkan (Restore) untuk mengembalikannya ke daftar Documents tanpa perubahan, dikonfirmasi dengan pesan CR-2026-031 restored.
Atau pilih Hapus permanen (Delete permanently). Anda harus mengonfirmasi dua kali: Delete permanently? lalu Are you sure? dengan Yes, delete.

Layar Archive pada aplikasi Invoice Flow di tab Documents mencantumkan faktur yang diarsipkan CR-2026-031, CR-2026-027, dan CR-2026-019 dengan menu baris terbuka menampilkan Restore dan opsi merah Delete permanently — Faktur yang diarsipkan tetap mempertahankan nomornya dan bisa kembali dengan satu ketukan.

Aturan dan detail

Status	Cara mencapainya	Dihitung sebagai belum terbayar	Dapat diedit
Draft	Faktur baru; Revert to draft; Reactivate	Tidak	Ya, ikon pensil
Sent	Mark as Sent; Mark as unpaid; pembayaran dihapus pada faktur yang sudah lunas	Ya	Editor lihat saja; perubahan dicatat
Overdue	Otomatis: Sent dan tanggal jatuh tempo sebelum hari ini	Ya	Sama seperti Sent
Paid	Mark as paid; pembayaran terakhir dicatat; Mark as paid massal	Tidak	Sama seperti Sent
Cancelled	Cancel Invoice	Tidak	Tidak, sampai diaktifkan kembali

Perubahan status dari menu hanya menuliskan status baru dan waktu modifikasi. Ini tidak mengisi kolom tanggal terkirim atau lunas; tanggal lunas hanya diatur saat pembayaran yang tercatat menutup saldo.
Mark as paid massal hanya mengubah status. Ini tidak membuat baris pembayaran, sehingga jumlah yang dibayar tetap seperti semula dan buku besar klien tidak menampilkan pembayaran. Catat pembayaran pada layar detail saat Anda memerlukan buku besar yang akurat.
Mencatat pembayaran adalah jalur yang lebih aman menuju Paid: aplikasi menjumlahkan pembayaran dalam mata uang faktur, mengatur status menjadi Paid saat sisa jumlah turun menjadi satu sen atau kurang, dan mengembalikannya ke Sent jika Anda kemudian menghapus pembayaran yang membuka kembali saldo.
Menandai faktur lunas dapat memicu dua kebijakan otomatis dari profil bisnis: membebaskan denda keterlambatan yang masih tertunda, dan memberikan diskon pembayaran dini jika pembayaran jatuh dalam jendela penawaran.
Log perubahan mencatat penyimpanan di editor dan tindakan denda keterlambatan. Perubahan status yang dilakukan dari menu tidak dituliskan ke dalamnya, meskipun konfirmasi draf-ke-terkirim menyebut log tersebut; hanya penyimpanan editor pertama setelah pengiriman yang membuat entri Versi asli.
Pengarsipan adalah sebuah penanda. Faktur yang diarsipkan meninggalkan daftar Documents, dasbor, dan layar klien, tetapi nomornya tetap dicadangkan, sehingga Anda tidak dapat menggunakan kembali nomor dengan mengarsipkan faktur lama.
Menghapus faktur menghapus item, pembayaran, snapshot, dan peristiwa denda keterlambatannya, melepaskan entri waktu dan pengeluaran yang tertaut, menghapus foto yang dilampirkan, dan mengisi kembali stok jika otomatisasi stok aktif. Tidak ada undo.
Pencarian mencakup nomor faktur, nama klien, dan kolom catatan. Ini tidak mencari deskripsi item baris.
Filter lanjutan diterapkan di atas chip, rentang tanggal, dan pencarian, dan hanya menguji kolom yang tersimpan pada faktur itu sendiri, sehingga hasilnya instan bahkan dengan ratusan baris.
Baris yang disematkan muncul lebih dulu hanya di bawah All. Di bawah Draft, Sent, Paid, atau Overdue ikon pin tetap ditampilkan tetapi urutannya kronologis.
Perubahan status, penyematan, pengarsipan, pemulihan, penghapusan, dan pencatatan pembayaran berfungsi di versi gratis. Membuat dokumen baru, mengedit, menduplikasi, mengirim email, tanda tangan, berbagi web, dan menambahkan denda keterlambatan manual adalah fitur Pro.

Arsip massal dan tandai-lunas massal berjalan seketika tanpa dialog konfirmasi. Periksa jumlah pilihan pada app bar sebelum mengetuk salah satu ikon.

Tips

Sematkan dua atau tiga faktur yang sedang aktif Anda kejar. Faktur tersebut akan tetap berada di atas faktur terbaru di bawah All, sehingga Anda melihatnya setiap kali membuka Documents tanpa menyentuh filter.

Gunakan chip Overdue sebagai rutinitas pagi alih-alih filter yang Anda simpan. Karena dihitung dari tanggal jatuh tempo, chip ini selalu benar, dan mengombinasikannya dengan Client di Filter documents menunjukkan dengan tepat pelanggan mana yang harus Anda hubungi.

Lebih utamakan Record pada kartu Payments daripada Mark as paid setiap kali ada referensi bank. Anda mendapatkan lencana hijau yang sama, ditambah entri buku besar bertanggal dan tanggal lunas yang benar pada faktur.

Arsipkan alih-alih menghapus di akhir tahun. Faktur yang diarsipkan tetap tercantum di Archive, menjaga penomoran Anda tanpa celah untuk akuntan Anda, dan dapat dikembalikan dengan Restore jika seorang klien mempermasalahkan sesuatu berbulan-bulan kemudian.

Panduan terkait

Pembayaran dan jumlah jatuh tempo - mencatat pembayaran sebagian dan bagaimana saldo mencapai Paid.
Denda keterlambatan - arti kartu denda keterlambatan dan peristiwa log perubahan pada faktur jatuh tempo.
Editor faktur - membuat draf yang memulai seluruh siklus hidup ini.