Guide d’utilisation

Statuts de facture, liste Documents et journal des modifications

Lisez la liste Documents d'un coup d'œil, faites passer vos factures de Brouillon à Payée, agissez en lot et retracez chaque édition dans le journal.

Mis à jour: 2026-09-09

Dès que vous dépassez la poignée de factures, la question n’est plus « comment en créer une » mais « laquelle réclame encore mon attention ». L’onglet Documents y répond avec un badge de statut sur chaque ligne, des pastilles de statut rapides, un champ de recherche, une plage de dates et une feuille de filtres plus fins. De là, vous faites avancer chaque facture dans sa vie : elle commence en brouillon, devient envoyée, et finit payée ou annulée, avec l’état en retard affiché en chemin dès qu’une facture envoyée dépasse son échéance. Tout ce qui suit est illustré avec Cedar Ridge Landscaping, une entreprise de pelouse et d’irrigation à deux équipes basée à Boise, Idaho, qui facture une quinzaine de chantiers par mois en dollars américains.

Ce que vous voyez à l’écran

Appuyez sur Documents dans la navigation du bas. L’écran comporte trois niveaux de commandes au-dessus de la liste. En haut à droite de la barre d’application se trouvent quatre icônes : une loupe pour la recherche, un calendrier pour une plage de dates, un entonnoir intitulé Filter documents (un petit compteur rouge y apparaît lorsqu’un filtre avancé est actif) et une icône de carton qui ouvre les Archives (Archive). Sous la barre d’application, un sélecteur segmenté bascule entre Factures (Invoices), Devis (Estimates) et Contrats (Contracts) ; ce guide reste sur le segment Factures. En dessous court une rangée de pastilles de statut : Tous (All), Brouillon (Draft), Envoyée (Sent), Payée (Paid) et En retard (Overdue).

Chaque ligne affiche une icône de reçu teintée de la couleur du statut, le numéro de facture, un badge coloré, le nom du client avec la date d’émission, et le total en gras à droite. Les brouillons sont gris, les factures envoyées bleues, les payées vertes, les factures en retard rouges et les annulées d’un gris plus soutenu. Deux décorations supplémentaires peuvent apparaître. Une petite épingle avant le numéro signale une facture que vous avez épinglée à la liste ; les lignes épinglées se placent toujours en haut de la vue Tous. Lorsque de l’argent a été reçu sur une facture qui n’est pas encore entièrement payée, une fine barre de progression avec un pourcentage apparaît sous le nom du client et le montant restant est imprimé en rouge sous le total, par exemple $720.00 due.

La liste est classée par date de création, la plus récente en premier, et il n’existe pas de menu de tri séparé. L’épinglage est le seul moyen d’imposer votre propre ordre, et il ne fonctionne que sous la pastille Tous ; les pastilles de statut affichent un ordre chronologique simple.

Un appui sur une ligne ouvre l’écran de détail de la facture. Sa barre d’application affiche le numéro, une pastille Modifié (Edited) lorsque la facture a un historique de modifications, un crayon (brouillons) ou une icône en forme d’œil intitulée Voir les détails (View details) (tous les autres statuts), et un menu à trois points. C’est dans ce menu que vivent tous les changements de statut. Le corps reprend le badge et le total dans une carte d’en-tête, puis affiche le client, les lignes, les totaux, les notes, les conditions de paiement et, pour les factures envoyées, la carte Paiements (Payments). Un bouton Aperçu PDF (Preview PDF) occupe toute la largeur en bas.

Comment retrouver une facture avec les pastilles, la recherche, les dates et les filtres

Les commandes se cumulent, ce qui permet de réduire une longue liste en quelques appuis. Commencez par l’outil le plus large et n’ajoutez les autres qu’en cas de besoin.

1. Appuyez sur une pastille de statut telle que En retard. La liste écarte aussitôt toutes les lignes qui ne correspondent pas ; appuyez sur Tous pour les faire revenir.
2. Appuyez sur la loupe, puis saisissez une partie d'un numéro, d'un nom de client ou d'une note, par exemple maple. La correspondance ignore la casse et se met à jour au fil de la frappe. La flèche de retour ferme le champ et efface la recherche.
3. Appuyez sur l'icône de calendrier (Filtrer par date, Filter by date) et choisissez un jour de début et de fin ; confirmez avec Tout voir (View All). Une bannière portant la plage apparaît au-dessus de la liste ; la croix de la bannière la retire. La plage est comparée à la date d'émission, pas à la date d'échéance.
4. Appuyez sur l'entonnoir (Filter documents). Choisissez un Client, une Devise (Currency), un montant Min et Max, et l'un ou l'autre des interrupteurs : Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Dépliez Additional filters pour Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule et Pinned.
6. Appuyez sur Appliquer (Apply). L'icône d'entonnoir porte désormais un compteur indiquant le nombre de critères actifs ; rouvrez la feuille et appuyez sur Réinitialiser (Reset) pour tout effacer.

Quelle que soit la combinaison utilisée, le résultat sur le segment Factures n’inclut jamais les devis ni les factures archivées ; ceux-ci ont leur propre emplacement. Si rien ne correspond, la liste affiche Aucun résultat (No results) au lieu du texte habituel d’état vide.

Comment faire passer une facture d’un statut à l’autre

Cedar Ridge envoie sa facture d’entretien d’août à Maple Grove HOA, attend, et finit par recevoir un virement. Voici comment le statut de la facture suit la réalité. Chaque étape se déroule depuis le menu à trois points de l’écran de détail de la facture, et chaque étape demande une confirmation.

1. Ouvrez le brouillon, appuyez sur le menu à trois points, puis sur Marquer comme envoyée (Mark as Sent). Lisez la boîte de dialogue Changer le statut ? (Change status?) et appuyez sur Changer (Change). Le badge devient bleu. L'icône de crayon de la barre d'application devient un œil, car une facture envoyée s'ouvre en lecture seule par défaut.
2. Lorsque le client paie l'intégralité, ouvrez le même menu et appuyez sur Marquer comme payée (Mark as paid), puis sur Changer. Les rappels programmés pour cette facture sont annulés, les totaux du projet sont actualisés si la facture appartient à un projet, et si une pénalité de retard était en attente, on vous demande quoi en faire.
3. Si le client paie en plusieurs fois, ne la marquez pas payée à la main. Utilisez plutôt Enregistrer (Record) sur la carte Paiements ; l'application bascule le statut sur Payée d'elle-même dès que le solde atteint zéro.
4. Si vous vous êtes trompé de facture, choisissez Marquer comme impayée (Mark as unpaid) sur une facture payée (elle repasse à Envoyée) ou Repasser en brouillon (Revert to draft) sur une facture envoyée (l'édition complète revient, les rappels s'arrêtent).
5. Si le chantier tombe à l'eau, choisissez Annuler la facture (Cancel Invoice). La facture conserve son numéro et reste dans la liste avec un badge Annulée gris ; Réactiver (Reactivate) la ramène plus tard à l'état de brouillon.

Le menu n’affiche jamais que les transitions qui ont un sens pour le statut en cours. Un brouillon propose Marquer comme envoyée ; une facture envoyée ou en retard propose Marquer comme payée et Repasser en brouillon ; une facture payée propose Marquer comme impayée ; une facture annulée propose Réactiver ; et Annuler la facture est disponible sur tout ce qui n’est pas déjà annulé.

En retard n’est pas un statut que vous définissez. Une facture est affichée comme en retard lorsqu’elle est à l’état Envoyée et que sa date d’échéance est antérieure à aujourd’hui. Dès que vous la marquez payée, ou que vous repoussez l’échéance dans le futur, le badge rouge disparaît. C’est aussi pour cela que la pastille En retard et le filtre Overdue only concordent toujours avec le tableau de bord.

Comment agir sur plusieurs factures à la fois

En fin de mois, Cedar Ridge relance trois factures en retard et, une fois l’argent rentré, veut les clôturer ensemble. Le mode sélection transforme la liste en liste de contrôle.

1. Appui long sur n'importe quelle ligne. Une feuille intitulée avec le numéro de facture apparaît ; appuyez sur Sélection multiple (Select multiple).
2. Appuyez sur d'autres lignes pour les ajouter ou les retirer. Les lignes cochées sont teintées et la barre d'application devient 3 sélectionnés avec une croix à gauche.
3. Appuyez sur l'icône de coche (Marquer comme payée) pour passer toutes les factures sélectionnées à Payée, sur l'icône de carton (Archives) pour les déplacer vers les archives, ou sur la corbeille (Supprimer) pour les supprimer.
4. La suppression demande Supprimer 3 factures ? et prévient qu'elle est irréversible ; les deux autres actions s'exécutent immédiatement et affichent une brève confirmation telle que 3 marqués comme payés.
5. Appuyez sur la croix, ou sur le bouton retour de l'appareil, pour quitter le mode sélection sans rien faire.

La feuille de l’appui long contient aussi Épingler à la liste (Pin to list) / Désépingler de la liste (Unpin from list) et Épingler au tableau de bord (Pin to dashboard) / Désépingler du tableau de bord (Unpin from dashboard) : l’épinglage n’exige donc pas d’ouvrir la facture. Un balayage de droite à gauche sur une ligne est un raccourci pour archiver une facture ; un fond orange apparaît et une boîte de dialogue Déplacer vers les archives ? (Move to archive?) demande confirmation.

Comment lire le journal des modifications et utiliser les archives

Chaque facture porte son propre historique. Ouvrez l’écran de détail et appuyez sur la pastille Modifié à côté du numéro, ou choisissez Journal des modifications (Change log) dans le menu.

1. Lisez les entrées de haut en bas ; elles sont classées par date. Une icône de livre marque la Version originale (Original version), un crayon marque chaque enregistrement depuis l'éditeur avec une ligne telle que Modifié : Sous-total, Total, items, et des icônes de pénalité marquent les événements comme Pénalité de retard accumulée (Late fee accrued) ou Pénalité de retard ajoutée à la facture (Late fee added to invoice) avec le montant.
2. Appuyez sur une entrée pour la déplier. Vous y voyez le numéro, le statut, le sous-total, la taxe, le total, le nombre de lignes et les notes tels qu'ils étaient à ce moment-là.
3. Appuyez sur Voir le PDF original (View original PDF) ou Voir le PDF de cette version (View PDF of this version) pour générer le document exactement tel que cette version l'aurait imprimé.

Les archives servent aux factures dont vous avez fini mais que vous ne voulez pas supprimer. Appuyez sur l’icône de carton dans la barre d’application Documents pour ouvrir les Archives ; l’onglet Documents liste les factures archivées avec leur date d’émission et leur total, les plus récemment archivées en premier.

1. Appuyez sur les trois points d'une ligne.
2. Choisissez Restaurer (Restore) pour la renvoyer inchangée dans la liste Documents, confirmé par le message CR-2026-031 restaurée.
3. Ou choisissez Supprimer définitivement (Delete permanently). Vous devez confirmer deux fois : Supprimer définitivement ? puis Êtes-vous sûr ? (Are you sure?) avec Oui, supprimer (Yes, delete).

Règles et détails

• Un changement de statut depuis le menu écrit uniquement le nouveau statut et l’heure de modification. Il ne remplit pas les champs de date d’envoi ou de paiement ; la date de paiement n’est renseignée que lorsqu’un paiement enregistré solde le montant dû.
• Marquer comme payée en lot ne change que le statut. Cela ne crée pas de ligne de paiement : le montant payé reste tel quel et le grand livre du client n’affiche aucun paiement. Enregistrez le paiement sur l’écran de détail quand vous avez besoin d’un grand livre exact.
• Enregistrer les paiements est la voie la plus sûre vers Payée : l’application additionne les paiements dans la devise de la facture, passe le statut à Payée lorsque le reste à payer tombe à un centime ou moins, et revient à Envoyée si vous supprimez ensuite un paiement qui rouvre un solde.
• Marquer une facture comme payée peut déclencher deux règles automatiques du profil d’entreprise : l’exonération d’une pénalité de retard encore en attente, et l’octroi d’un escompte pour paiement anticipé si le paiement tombe dans la fenêtre de l’offre.
• Le journal des modifications consigne les enregistrements depuis l’éditeur et les actions de pénalité de retard. Les changements de statut effectués depuis le menu n’y sont pas écrits, même si la confirmation de passage brouillon-envoyée mentionne le journal ; seul le premier enregistrement depuis l’éditeur après l’envoi crée l’entrée Version originale.
• L’archivage est un simple indicateur. Les factures archivées quittent la liste Documents, le tableau de bord et les écrans clients, mais leurs numéros restent réservés : vous ne pouvez donc pas réutiliser un numéro en archivant l’ancienne facture.
• Supprimer une facture supprime ses lignes, ses paiements, ses instantanés et ses événements de pénalité, détache les entrées de temps et les dépenses liées, supprime les photos jointes, et réapprovisionne d’abord le stock si l’automatisation du stock est activée. Il n’y a pas d’annulation.
• La recherche porte sur le numéro de facture, le nom du client et le champ des notes. Elle ne cherche pas dans les descriptions des lignes.
• Les filtres avancés s’appliquent par-dessus la pastille, la plage de dates et la recherche, et ils ne testent que des champs stockés sur la facture elle-même : ils sont donc instantanés même avec des centaines de lignes.
• Les lignes épinglées ne passent en premier que sous Tous. Sous Brouillon, Envoyée, Payée ou En retard, l’icône d’épingle reste affichée mais l’ordre est chronologique.
• Les changements de statut, l’épinglage, l’archivage, la restauration, la suppression et l’enregistrement des paiements fonctionnent dans la version gratuite. Créer un nouveau document, le modifier, le dupliquer, l’envoyer par e-mail, le faire signer, le partager sur le web et ajouter une pénalité manuelle sont des fonctions Pro.

Astuces

Guides associés

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• Pénalités de retard - ce que signifient la carte de pénalité et les événements du journal sur une facture en retard.
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