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Guide d’utilisation

Devis, propositions de prix et conversion en factures

Rédigez un devis dans l'onglet Devis, suivez la réponse du client, puis convertissez tout ou partie des lignes en facture brouillon numérotée.

Mis à jour: 2026-09-09

Un devis est le document que vous envoyez avant tout mouvement d’argent : une liste chiffrée de ce que vous proposez de livrer. Dans Invoice Flow, il se construit avec le même éditeur qu’une facture, s’imprime avec les mêmes modèles PDF et se range dans la même liste Documents, mais il possède sa propre série de numérotation, son propre jeu de statuts et une chose que la facture n’a pas : une action de conversion qui produit la facture réelle à votre place, en totalité ou ligne par ligne.

Les exemples suivent Martin Hollis, qui dirige Hollis & Oak Furniture, un atelier d’une personne à Portland, Oregon. Il a chiffré un ensemble de salle à manger en noyer pour Claire et Tom Bergstrom : une table, six chaises, un banc et la livraison, 8 410 $ au total. Le couple souhaite recevoir la table d’abord et les assises plus tard : il facturera donc la table et la livraison maintenant, et le reste à la sortie de l’atelier.

Ce que vous voyez à l’écran

Les devis se trouvent dans l’onglet Documents de la navigation du bas. En haut de cet écran, un sélecteur à trois positions affiche Factures (Invoices), Devis (Estimates) et Contrats (Contracts) ; appuyez sur Devis et la liste n’affiche plus que les devis. Sous le sélecteur figurent les pastilles de statut Tous (All), Brouillon (Draft), Envoyée (Sent), Payée (Paid) et En retard (Overdue). Chaque ligne affiche le numéro du devis, un badge de statut, le client et la date d’émission, ainsi que le total. Un onglet vide affiche Aucun devis pour l’instant avec l’indication Créez votre premier devis pour commencer.

Écran Documents de l'application Invoice Flow avec le segment Devis sélectionné, listant EST-0038 Envoyée pour Claire and Tom Bergstrom 8 410,00 $, EST-0039 Brouillon, EST-0037 Accepté, EST-0036 Converti et EST-0035 Refusé
Tous les devis du pipeline de l'atelier, du brouillon tout neuf à celui déjà transformé en facture.

Les badges qu’un devis peut porter sont Brouillon, Envoyée, Accepté (Accepted), Refusé (Declined), Annulée (Cancelled), Converti (Converted) et Partiellement converti (Partially converted). Un devis envoyé dont la date d’échéance est passée est affiché comme En retard, exactement comme une facture. Notez que la rangée de pastilles ne comporte aucune pastille pour Accepté, Refusé ou Converti ; ces devis apparaissent sous Tous, ou via le filtre avancé de l’icône en entonnoir.

Un appui sur une ligne ouvre le détail du devis : une carte d’en-tête avec le badge, le total, les dates Émise le (Issued) et échéance, la carte du client, les lignes, les totaux, les éventuelles notes et conditions de paiement, et un bouton Aperçu PDF (Preview PDF). Un devis n’a pas de carte Paiements, car rien n’est encaissable tant qu’il n’est pas devenu une facture. Toutes les actions propres aux devis se cachent derrière le menu à trois points en haut à droite.

Le bouton Nouveau (New) au bas de la liste Documents ouvre une feuille intitulée Choisir le type de document (Choose document type) avec quatre tuiles : Facture (Invoice), Devis (Estimate), Contrats et From text. Choisir Devis ouvre l’éditeur avec le titre Nouveau devis (New Estimate).

Comment créer un devis

Martin chiffre un ensemble d’étagères suspendues pour un nouveau client. Les étapes sont les mêmes que pour une facture ; seuls la numérotation et le titre diffèrent.

  1. Ouvrez Documents et appuyez sur Nouveau.
  2. Dans la feuille Choisir le type de document, appuyez sur Devis.
  3. Vérifiez la carte Numéro de facture (Invoice Number). Elle affiche déjà le numéro suivant de votre série de devis, EST-0040 ici. Appuyez dessus uniquement si vous avez besoin d'un autre numéro saisi à la main.
  4. Si vous conservez plusieurs séries de devis, une carte Séries de factures (Invoice Series) apparaît au-dessus du numéro ; appuyez dessus pour changer de série, par exemple de Quotes à Commercial quotes.
  5. Appuyez sur Client et choisissez le client dans la boîte de dialogue Sélectionner un client (Select client), ou choisissez Ajouter un nouveau client (Add New Client).
  6. Ajustez les dates Émise le et Échéance (Due). Un devis n'a pas de champ de validité distinct : la date d'échéance est donc la date à laquelle vous attendez une réponse.
  7. Ajoutez des lignes avec Produit / Service (Product / Service), Temps (Time), Dépenses (Expenses) ou Personnalisé (Custom), puis renseignez les notes et les conditions de paiement plus bas.
  8. Appuyez sur Enregistrer le brouillon (Save Draft).
Éditeur Nouveau devis de l'application Invoice Flow pour Martin Hollis affichant la carte Séries de factures réglée sur Quotes, la carte Numéro de facture indiquant EST-0040, le client Claire and Tom Bergstrom, les dates d'émission et d'échéance et les boutons des lignes
L'éditeur de devis tire son numéro de la série Quotes tandis que la série de factures reste intacte.

L’éditeur masque une carte que les factures possèdent : l’offre d’escompte pour paiement anticipé. Tout le reste, y compris les taxes, remises, devises, signature et photos jointes, fonctionne comme dans l’éditeur de facture.

Comment l’envoyer et enregistrer la réponse du client

Une fois le brouillon prêt, ouvrez-le depuis la liste et utilisez le menu à trois points. Marquer comme envoyée (Mark as Sent) demande une confirmation et avertit que, désormais, chaque modification sera consignée dans le journal des modifications. Ensuite, l’icône de crayon dans la barre supérieure est remplacée par une icône en forme d’œil, et l’éditeur s’ouvre en Mode lecture seule (View-only mode) avec l’indication qu’un devis envoyé doit être dupliqué pour être modifié. Pour envoyer réellement le PDF, utilisez Envoyer au client (Email client) ou Share as web page dans le même menu, ou bien Aperçu PDF puis partagez depuis là.

Lorsque les Bergstrom répondent, Martin enregistre l’issue depuis le même menu.

  1. Ouvrez le devis et appuyez sur le menu à trois points.
  2. Faites défiler jusqu'au bloc situé après Voir en tant que client (View as client).
  3. Appuyez sur Marquer comme accepté (Mark as Accepted) ou Marquer comme refusé (Mark as Declined). Le badge change immédiatement, sans demande de confirmation.
Menu de débordement de l'application Invoice Flow sur le devis envoyé EST-0038, listant Marquer comme payée, Repasser en brouillon, Annuler le devis, Journal des modifications, Épingler à la liste, Épingler au tableau de bord, Envoyer au client, Client sign-off, Share as web page, Voir en tant que client, Marquer comme accepté, Marquer comme refusé, Convertir en facture, Convertir une partie en facture, Créer un sous-devis, Dupliquer et Supprimer
Le bloc inférieur du menu n'existe que sur les devis et disparaît une fois le devis entièrement converti.

Accepté et refusé sont des états comptables, pas des verrous. Un devis refusé peut toujours être converti si le client change d’avis, et un devis accepté peut être annulé avec Annuler le devis (Cancel Estimate). Si vous avez besoin d’une version révisée, Créer un sous-devis (Create sub-estimate) clone les lignes dans un nouveau brouillon portant le numéro suivant de la série de devis et l’ouvre dans l’éditeur ; Dupliquer (Duplicate) crée aussi une copie non liée, mais consultez le tableau de numérotation ci-dessous avant de vous en servir pour des devis.

Comment convertir le devis entier

Lorsque le client veut tout d’un coup, un seul appui produit la facture.

  1. Ouvrez le devis et appuyez sur le menu à trois points.
  2. Appuyez sur Convertir en facture (Convert to Invoice).
  3. Lisez la boîte de dialogue Convertir en facture ? (Convert to invoice?) et appuyez sur Convertir en facture pour continuer, ou sur Annuler.
Boîte de dialogue Convertir en facture ? de l'application Invoice Flow par-dessus le devis EST-0038, indiquant qu'une facture sera créée à partir des lignes de ce devis et que le devis sera marqué comme Converti, avec les boutons Annuler et Convertir en facture
La conversion complète tient en une seule confirmation ; l'application saute ensuite directement à la nouvelle facture.

L’application copie toutes les lignes, la remise, les notes, les conditions de paiement, le modèle, la palette de couleurs, la devise et le taux de change dans une nouvelle facture. Cette facture est un Brouillon, émise aujourd’hui avec une échéance à 30 jours, et son numéro provient de votre série de factures par défaut, jamais de la série de devis. Le badge du devis devient Converti et le bloc de conversion disparaît de son menu : le même devis ne peut donc pas être facturé deux fois. Vous arrivez sur la nouvelle facture, que vous pouvez modifier comme n’importe quel brouillon avant de la marquer comme envoyée.

Comment ne convertir que certaines lignes

Les Bergstrom veulent la table livrée avant que les chaises et le banc ne soient terminés. Martin facture la table et la livraison dès maintenant.

  1. Ouvrez le devis EST-0038 et appuyez sur le menu à trois points.
  2. Appuyez sur Convertir une partie en facture… (Convert part to invoice…).
  3. Sur l'écran Sélectionnez les lignes à convertir (Select line items to convert), décochez les lignes qui attendront. Toutes les lignes sont cochées au départ lors d'une première conversion.
  4. Vérifiez le compteur et le total cumulé dans l'en-tête, ici 2 / 4 et 4 380,00 $.
  5. Appuyez sur Convertir en facture en haut à droite. Le bouton est grisé tant que rien n'est sélectionné.
Écran Sélectionnez les lignes à convertir de l'application Invoice Flow avec la table de salle à manger en noyer noir et la livraison et installation cochées, les six chaises et le banc décochés, le compteur 2 / 4 et un total cumulé de 4 380,00 $
Seules les lignes cochées passent sur la première facture ; le devis conserve les quatre.

L’écran vous ramène au devis, désormais marqué Partiellement converti, et la nouvelle facture brouillon attend dans l’onglet Factures. Contrairement à la conversion complète, l’application n’ouvre pas la facture à votre place.

Écran de détail de l'application Invoice Flow pour la facture brouillon HO-2026-0212 destinée à Claire and Tom Bergstrom, émise le 9 septembre 2026, échéance le 9 octobre 2026, avec deux lignes, la table de salle à manger en noyer à 4 200,00 $ et la livraison à 180,00 $, un total de 4 380,00 $ et les notes copiées
La première facture prend le numéro suivant de la série HO et hérite des notes et conditions du devis.

Quelques semaines plus tard, les assises sont prêtes. L’entrée de menu indique maintenant Convertir le reste… (Convert remaining…) au lieu de Convertir une partie en facture…, et l’écran de sélection sait déjà ce qui a été facturé.

  1. Ouvrez le devis partiellement converti et appuyez sur le menu à trois points.
  2. Appuyez sur Convertir le reste….
  3. Vérifiez que les lignes déjà facturées sont barrées et portent la mention déjà converti (already converted), et que les lignes restantes sont pré-cochées.
  4. Appuyez sur Convertir en facture.
Écran Sélectionnez les lignes à convertir de l'application Invoice Flow pour un devis partiellement converti où la table de salle à manger et la livraison sont barrées avec la mention déjà converti, les chaises et le banc cochés, le compteur 2 / 4 et un total de 4 030,00 $
Le second passage pré-sélectionne ce qui reste ouvert ; les lignes barrées sont une indication, pas un verrou.

Si ce second passage coche toutes les lignes restantes, le badge du devis devient Converti et le bloc de conversion quitte le menu. Si vous laissez à nouveau quelque chose décoché, il reste Partiellement converti et vous pourrez revenir une troisième fois.

Numérotation par type de document

Les factures et les devis se comptent séparément. Dans Paramètres, Profil d’entreprise, la section Séries de factures liste des séries de deux sortes, Factures et Devis, chacune avec un Nom de la série (Series name), un Modèle de numéro (Number template), un Numéro suivant (Next number), des Chiffres (Digits) et une règle de Réinitialiser le compteur (Reset counter) (Jamais, Chaque année, Chaque mois ou Chaque trimestre). Un nouveau profil en reçoit une de chaque : une série de factures avec le préfixe INV et une série de devis avec le préfixe EST, toutes deux au modèle {prefix}-{SEQ:0000}, de sorte que les premiers documents sont INV-0001 et EST-0001. Martin a renommé la sienne en HO-{YYYY}-0000 pour les factures et a conservé EST-0000 pour les devis.

SituationLe numéro provient de
Nouveau devisSérie par défaut de type Devis (EST-0040 ci-dessus)
Sous-devisMême série de devis, numéro suivant
Conversion complèteSérie par défaut de type Factures (HO-2026-0212)
Conversion partielle, à chaque passageSérie par défaut de type Factures, un numéro par facture créée
Duplication d’un devisSérie par défaut de type Factures (la copie reste un devis, mais son numéro est tiré du compteur des factures dans la version actuelle ; préférez Créer un sous-devis pour une révision correctement numérotée)

Le modèle de numéro accepte notamment les jetons {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} ou {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} et {kind:short} (qui imprime INV ou EST). Les numéros doivent être uniques au sein d’un profil professionnel ; si vous en imposez un à la main et qu’il entre en conflit, l’éditeur passe au numéro libre suivant lors de l’enregistrement.

À quoi ressemble le PDF d’un devis

Appuyez sur Aperçu PDF sur le détail du devis pour le générer. La barre de titre de l’aperçu indique Estimate EST-0038, et le message qui suit l’envoi précise que le devis a été marqué comme envoyé. Le document lui-même utilise celui des douze modèles et des palettes que vous avez choisi dans l’éditeur, avec le même en-tête, le même tableau de lignes, les mêmes totaux, notes et conditions de paiement qu’imprimerait une facture.

PDF de l'application Invoice Flow du devis EST-0038 sur le modèle Clean pour Hollis & Oak Furniture LLC facturé à Claire and Tom Bergstrom, avec l'en-tête INVOICE, Invoice #: EST-0038, date d'émission 2 septembre 2026, date d'échéance 2 octobre 2026, quatre lignes et un total de 8 410,00 $
Le devis s'imprime sur le modèle Clean avec l'en-tête de document standard ; le numéro EST l'identifie comme un devis.
Les modèles intégrés impriment l'en-tête INVOICE et le libellé Invoice # sur les devis également ; il n'existe pas d'en-tête ESTIMATE distinct dans la version actuelle. Si vos clients ont besoin du mot Devis ou Proposition sur la page, mettez-le dans le champ des notes ou construisez un modèle personnalisé avec votre propre texte d'en-tête.

La seule différence propre aux devis dans le PDF est que la ligne d’escompte pour paiement anticipé, qui peut apparaître sous le total d’une facture impayée, n’est jamais imprimée sur un devis.

Règles et détails

Astuces

Traitez la date d'échéance comme la date de validité du devis. Les devis envoyés dépassant cette date apparaissent comme En retard dans la liste et sous la pastille En retard, ce qui rend les devis dormants faciles à relancer ou à annuler.
Si vous échelonnez régulièrement les livraisons, écrivez le découpage dans les notes du devis, comme le fait Martin (« chairs and bench can follow the table »). Les notes sont copiées sur chaque facture créée à partir du devis, si bien que le client lit le même texte sur le devis et sur chaque facture.
Conservez des séries de devis distinctes pour différents types de travaux, par exemple les devis aux particuliers et les appels d'offres commerciaux. La carte Séries de factures n'apparaît dans l'éditeur que lorsqu'un profil possède plus d'une série de ce type : les utilisateurs à série unique ne la voient donc jamais.
Utilisez Créer un sous-devis plutôt que de modifier un devis envoyé. L'original reste consigné comme envoyé dans le journal des modifications, la révision reçoit son propre numéro, et chaque version peut être acceptée ou refusée séparément.

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