Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hướng dẫn sử dụng

Báo giá và chuyển đổi thành hóa đơn

Viết một báo giá trong tab Báo giá, theo dõi việc khách hàng có chấp nhận hay không, rồi chuyển toàn bộ hoặc chỉ một số mục hàng thành hóa đơn nháp có số riêng.

Cập nhật: 2026-09-09

Một báo giá là tài liệu bạn gửi trước khi có bất kỳ khoản tiền nào đổi chủ: một danh sách định giá những gì bạn đề xuất cung cấp. Trong Invoice Flow, nó được xây dựng bằng cùng trình biên tập như một hóa đơn, in bằng cùng các mẫu PDF và lưu trong cùng danh sách Tài liệu, nhưng nó có loạt số riêng, bộ trạng thái riêng và một thứ mà hóa đơn không có: một hành động chuyển đổi tạo ra hóa đơn thật cho bạn, toàn bộ hoặc từng mục hàng một.

Các ví dụ theo chân Martin Hollis, người điều hành Hollis & Oak Furniture, một xưởng một người ở Portland, Oregon. Anh đã báo giá một bộ bàn ăn gỗ óc chó cho Claire và Tom Bergstrom: một bàn, sáu ghế, một ghế dài và giao hàng, tổng cộng $8,410. Cặp đôi muốn có bàn trước và ghế sau, nên anh sẽ lập hóa đơn cho bàn và giao hàng ngay bây giờ và phần còn lại khi nó rời xưởng.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Báo giá nằm trong tab Tài liệu ở thanh điều hướng dưới cùng. Ở đầu màn hình đó, một công tắc ba chế độ đọc là Hóa đơn, Báo giá và Hợp đồng; chạm Báo giá và danh sách chỉ hiển thị các báo giá. Bên dưới công tắc là các chip trạng thái All, Draft, Sent, Paid và Overdue. Mỗi hàng hiển thị số báo giá, huy hiệu trạng thái, khách hàng và ngày phát hành, và tổng tiền. Một tab trống hiển thị No estimates yet với gợi ý Create your first estimate to get started.

Màn hình Tài liệu của Invoice Flow với phân đoạn Báo giá được chọn, liệt kê EST-0038 Sent cho Claire and Tom Bergstrom $8,410.00, EST-0039 Draft, EST-0037 Accepted, EST-0036 Converted và EST-0035 Declined
Mọi báo giá trong quy trình của xưởng, từ một bản nháp mới đến một cái đã được chuyển thành hóa đơn.

Các huy hiệu mà một báo giá có thể mang là Draft, Sent, Accepted, Declined, Cancelled, Converted và Partially converted. Một báo giá đã gửi mà ngày đến hạn đã qua được hiển thị là Overdue, giống hệt một hóa đơn. Lưu ý rằng hàng chip không có chip cho Accepted, Declined hay Converted; các báo giá đó xuất hiện dưới All, hoặc qua bộ lọc nâng cao của biểu tượng phễu lọc.

Chạm vào một hàng mở chi tiết báo giá: một thẻ tiêu đề với huy hiệu, tổng tiền, ngày Issued và due, thẻ khách hàng, các mục hàng, tổng tiền, mọi ghi chú và điều khoản thanh toán, và một nút Xem trước PDF. Không có thẻ Payments trên một báo giá, vì không có gì để thu cho đến khi nó trở thành hóa đơn. Mọi hành động dành riêng cho báo giá ẩn sau menu ba chấm ở góc trên bên phải.

Nút New ở cuối danh sách Tài liệu mở một bảng có tiêu đề Chọn loại tài liệu với bốn ô: Invoice, Estimate, Contracts và From text. Chọn Estimate mở trình biên tập với tiêu đề Báo giá mới.

Cách tạo một báo giá

Martin đang báo giá một bộ kệ nổi cho một khách hàng mới. Các bước giống như đối với một hóa đơn; chỉ khác cách đánh số và tiêu đề.

  1. Mở Tài liệu và chạm New.
  2. Trong bảng Chọn loại tài liệu, chạm Estimate.
  3. Kiểm tra thẻ Số hóa đơn. Nó đã hiển thị số tiếp theo từ loạt báo giá của bạn, EST-0040 ở đây. Chỉ chạm vào nó nếu bạn cần một số khác bằng tay.
  4. Nếu bạn giữ nhiều hơn một loạt báo giá, một thẻ Loạt hóa đơn xuất hiện phía trên số; chạm vào nó để chuyển, ví dụ từ Quotes sang Commercial quotes.
  5. Chạm Client và chọn khách hàng từ hộp thoại Chọn khách hàng, hoặc chọn Add new client.
  6. Điều chỉnh ngày Issued và Due. Một báo giá không có trường thời hạn hiệu lực riêng, nên ngày đến hạn là ngày bạn muốn có câu trả lời.
  7. Thêm mục hàng với Product / Service, Time, Expenses hoặc Custom, sau đó điền ghi chú và điều khoản thanh toán phía dưới.
  8. Chạm Lưu bản nháp.
Trình biên tập Báo giá mới của Invoice Flow cho Martin Hollis hiển thị thẻ Loạt hóa đơn đặt là Quotes, thẻ Số hóa đơn đọc EST-0040, khách hàng Claire and Tom Bergstrom, ngày Issued và Due và các nút Line Items
Trình biên tập báo giá lấy số từ loạt Quotes trong khi loạt hóa đơn vẫn không bị đụng đến.

Trình biên tập ẩn một thẻ mà hóa đơn có: đề nghị chiết khấu thanh toán sớm. Mọi thứ khác, bao gồm thuế, chiết khấu, tiền tệ, chữ ký và tệp đính kèm ảnh, hoạt động giống hệt như trong trình biên tập hóa đơn.

Cách gửi nó và ghi lại câu trả lời của khách hàng

Khi bản nháp đã sẵn sàng, mở nó từ danh sách và dùng menu ba chấm. Đánh dấu là đã gửi yêu cầu bạn xác nhận và cảnh báo rằng từ giờ mọi thay đổi sẽ được ghi vào nhật ký thay đổi. Sau đó biểu tượng bút chì trên thanh trên cùng được thay bằng biểu tượng mắt, và trình biên tập mở ở Chế độ chỉ xem với gợi ý rằng một báo giá đã gửi phải được nhân bản để có thể thay đổi. Để thực sự gửi PDF, dùng Ứng dụng email hoặc Share as web page trong cùng menu đó, hoặc Xem trước PDF rồi chia sẻ từ đó.

Khi vợ chồng Bergstrom trả lời, Martin ghi lại kết quả từ cùng menu đó.

  1. Mở báo giá và chạm menu ba chấm.
  2. Cuộn xuống khối sau Xem với tư cách khách hàng.
  3. Chạm Đánh dấu Đã chấp nhận hoặc Đánh dấu Đã từ chối. Huy hiệu thay đổi ngay lập tức, không có lời nhắc xác nhận.
Menu tràn của Invoice Flow trên báo giá đã gửi EST-0038 liệt kê Đánh dấu đã thanh toán, Trở về bản nháp, Hủy báo giá, Nhật ký thay đổi, Ghim vào danh sách, Ghim vào bảng điều khiển, Ứng dụng email, Client sign-off, Share as web page, Xem với tư cách khách hàng, Đánh dấu Đã chấp nhận, Đánh dấu Đã từ chối, Chuyển thành hóa đơn, Chuyển một phần thành hóa đơn, Tạo báo giá con, Sao chép và Xóa
Khối dưới của menu chỉ tồn tại trên báo giá và biến mất khi báo giá được chuyển đổi hoàn toàn.

Accepted và Declined là trạng thái sổ sách, không phải khóa. Một báo giá bị từ chối vẫn có thể được chuyển đổi nếu khách hàng đổi ý, và một báo giá đã chấp nhận có thể bị hủy bằng Hủy báo giá. Nếu bạn cần một phiên bản sửa đổi, Tạo báo giá con sao chép các mục hàng thành một bản nháp mới với số tiếp theo trong loạt báo giá và mở nó trong trình biên tập; Sao chép cũng tạo một bản sao không liên kết, nhưng hãy xem bảng đánh số bên dưới trước khi dựa vào nó cho các báo giá.

Cách chuyển đổi toàn bộ báo giá

Khi khách hàng muốn mọi thứ cùng một lúc, một lần chạm tạo ra hóa đơn.

  1. Mở báo giá và chạm menu ba chấm.
  2. Chạm Chuyển thành hóa đơn.
  3. Đọc hộp thoại Convert to invoice? và chạm Chuyển thành hóa đơn để tiếp tục, hoặc Cancel.
Hộp thoại Convert to invoice? của Invoice Flow đè trên báo giá EST-0038 đọc An invoice will be created from this estimate's line items. The estimate will be marked as Converted, với các nút Cancel và Chuyển thành hóa đơn
Chuyển đổi toàn bộ chỉ cần một lần xác nhận; ứng dụng sau đó nhảy thẳng tới hóa đơn mới.

Ứng dụng sao chép mọi mục hàng, chiết khấu, ghi chú, điều khoản thanh toán, mẫu, bảng màu, tiền tệ và tỷ giá hối đoái vào một hóa đơn mới. Hóa đơn đó là một Draft, phát hành hôm nay với ngày đến hạn 30 ngày sau, và số của nó đến từ loạt hóa đơn mặc định của bạn, không bao giờ từ loạt báo giá. Huy hiệu của báo giá trở thành Converted và khối chuyển đổi biến mất khỏi menu của nó, nên cùng một báo giá không thể được lập hóa đơn hai lần. Bạn được đưa tới hóa đơn mới, nơi bạn có thể chỉnh sửa nó như bất kỳ bản nháp nào khác trước khi đánh dấu đã gửi.

Cách chuyển đổi chỉ một số mục hàng

Vợ chồng Bergstrom muốn cái bàn được giao trước khi ghế và ghế dài hoàn thành. Martin lập hóa đơn cho bàn và giao hàng ngay bây giờ.

  1. Mở báo giá EST-0038 và chạm menu ba chấm.
  2. Chạm Chuyển một phần thành hóa đơn….
  3. Trên màn hình Chọn dòng mục để chuyển đổi, bỏ tích các mục sẽ chờ. Mọi mục đều được tích sẵn ở lần chuyển đổi đầu tiên.
  4. Kiểm tra bộ đếm và tổng đang chạy ở tiêu đề, 2 / 4 và $4,380.00 ở đây.
  5. Chạm Chuyển thành hóa đơn ở góc trên bên phải. Nút này bị xám đi khi không có gì được chọn.
Màn hình Chọn dòng mục để chuyển đổi của Invoice Flow với bàn ăn gỗ óc chó đen và Delivery and set-up được tích, sáu ghế và ghế dài không được tích, bộ đếm 2 / 4 và tổng đang chạy $4,380.00
Chỉ các dòng đã tích vào hóa đơn đầu tiên; báo giá vẫn giữ cả bốn.

Màn hình đưa bạn trở lại báo giá, giờ mang huy hiệu Partially converted, và bản nháp hóa đơn mới đang chờ trong tab Hóa đơn. Không giống chuyển đổi toàn bộ, ứng dụng không tự mở hóa đơn cho bạn.

Màn hình chi tiết của Invoice Flow cho hóa đơn nháp HO-2026-0212 của Claire and Tom Bergstrom, phát hành Sep 9 2026, đến hạn Oct 9 2026, với hai mục hàng, bàn ăn gỗ óc chó $4,200.00 và giao hàng $180.00, tổng $4,380.00 và ghi chú đã sao chép
Hóa đơn đầu tiên lấy số tiếp theo trong loạt HO và kế thừa ghi chú cùng điều khoản của báo giá.

Vài tuần sau, phần ghế đã sẵn sàng. Mục menu giờ đọc là Chuyển phần còn lại… thay vì Chuyển một phần thành hóa đơn…, và màn hình chọn đã biết những gì đã được lập hóa đơn.

  1. Mở báo giá đã chuyển đổi một phần và chạm menu ba chấm.
  2. Chạm Chuyển phần còn lại….
  3. Xác nhận rằng các dòng đã lập hóa đơn bị gạch ngang và ghi nhãn đã được chuyển đổi, và các dòng còn lại đã được tích sẵn.
  4. Chạm Chuyển thành hóa đơn.
Màn hình Chọn dòng mục để chuyển đổi của Invoice Flow cho một báo giá đã chuyển đổi một phần, nơi bàn ăn và giao hàng bị gạch ngang kèm ghi chú đã được chuyển đổi, ghế và ghế dài được tích, bộ đếm 2 / 4 và tổng $4,030.00
Lần thứ hai tự động chọn những gì vẫn còn mở; các dòng gạch ngang là một gợi ý, không phải một khóa.

Nếu lần thứ hai này tích tất cả các dòng còn lại, huy hiệu của báo giá đổi thành Converted và khối chuyển đổi rời khỏi menu. Nếu bạn để lại thứ gì đó không tích lần nữa, nó vẫn ở Partially converted và bạn có thể quay lại lần thứ ba.

Đánh số theo từng loại tài liệu

Hóa đơn và báo giá được đếm riêng biệt. Trong Cài đặt, Hồ sơ doanh nghiệp, mục Loạt hóa đơn liệt kê các loạt thuộc hai loại, Hóa đơn và Báo giá, mỗi loại có Tên loạt, Mẫu số, Số tiếp theo, Chữ số và một chính sách Đặt lại bộ đếm (Không bao giờ, Mỗi năm, Mỗi tháng hoặc Mỗi quý). Một hồ sơ mới nhận được một loạt của mỗi loại: một loạt hóa đơn với tiền tố INV và một loạt báo giá với tiền tố EST, cả hai dùng mẫu {prefix}-{SEQ:0000}, nên các tài liệu đầu tiên là INV-0001 và EST-0001. Martin đã đổi tên loạt của mình thành HO-{YYYY}-0000 cho hóa đơn và giữ EST-0000 cho báo giá.

Tình huốngSố đến từ đâu
Báo giá mớiLoạt mặc định thuộc loại Báo giá (EST-0040 ở trên)
Báo giá conCùng loạt báo giá, số tiếp theo
Chuyển đổi toàn bộLoạt mặc định thuộc loại Hóa đơn (HO-2026-0212)
Chuyển đổi một phần, mỗi lượtLoạt mặc định thuộc loại Hóa đơn, một số cho mỗi hóa đơn được tạo
Bản sao của một báo giáLoạt mặc định thuộc loại Hóa đơn (bản sao vẫn là một báo giá, nhưng số của nó lấy từ bộ đếm hóa đơn trong phiên bản hiện tại; hãy ưu tiên Tạo báo giá con cho một bản sửa đổi được đánh số đúng)

Mẫu số chấp nhận các token {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} hoặc {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} và {kind:short} (in ra INV hoặc EST), cùng nhiều token khác. Số phải là duy nhất trong một hồ sơ doanh nghiệp; nếu bạn ghi đè một số bằng tay và nó trùng, trình biên tập sẽ chuyển sang số trống tiếp theo khi bạn lưu.

PDF của báo giá trông như thế nào

Chạm Xem trước PDF trên chi tiết báo giá để kết xuất nó. Thanh tiêu đề của bản xem trước đọc là Estimate EST-0038, và thanh thông báo sau khi gửi nói rằng báo giá đã được đánh dấu là đã gửi. Bản thân tài liệu dùng bất kỳ mẫu và bảng màu nào trong mười hai mẫu bạn đã chọn trong trình biên tập, với cùng header, bảng mục hàng, tổng và điều khoản thanh toán như một hóa đơn sẽ in.

PDF của báo giá EST-0038 của Invoice Flow trên mẫu Clean cho Hollis & Oak Furniture LLC lập hóa đơn cho Claire and Tom Bergstrom, với tiêu đề INVOICE, Invoice #: EST-0038, ngày phát hành Sep 2 2026, ngày đến hạn Oct 2 2026, bốn mục hàng và tổng $8,410.00
Báo giá được in trên mẫu Clean với tiêu đề tài liệu tiêu chuẩn; số EST xác định nó là một báo giá.
Các mẫu có sẵn in tiêu đề INVOICE và nhãn Invoice # trên cả báo giá; hiện chưa có tiêu đề ESTIMATE riêng biệt trong phiên bản hiện tại. Nếu khách hàng của bạn cần chữ Estimate hay Quote trên trang, hãy đặt nó vào trường ghi chú hoặc xây dựng một mẫu tùy chỉnh với tiêu đề riêng của bạn.

Khác biệt duy nhất dành riêng cho báo giá trong PDF là dòng chiết khấu thanh toán sớm, thứ có thể xuất hiện dưới tổng của một hóa đơn chưa thanh toán, không bao giờ được in trên một báo giá.

Quy tắc và chi tiết

Mẹo

Coi ngày đến hạn như ngày hết hiệu lực của báo giá. Các báo giá đã gửi qua ngày đó hiển thị là Overdue trong danh sách và dưới chip Overdue, giúp dễ dàng theo đuổi hoặc hủy các báo giá cũ.
Nếu bạn thường xuyên chia giai đoạn giao hàng, hãy viết việc chia đó vào ghi chú của báo giá, như Martin làm ("chairs and bench can follow the table"). Ghi chú được sao chép sang mọi hóa đơn được tạo từ nó, nên khách hàng thấy cùng một nội dung trên báo giá và trên mỗi hóa đơn.
Giữ các loạt báo giá riêng cho các loại công việc khác nhau, ví dụ báo giá nhà ở và đấu thầu thương mại. Thẻ Loạt hóa đơn chỉ xuất hiện trong trình biên tập khi một hồ sơ có nhiều hơn một loạt của loại đó, nên người dùng một loạt duy nhất không bao giờ thấy nó.
Dùng Tạo báo giá con thay vì chỉnh sửa một báo giá đã gửi. Bản gốc vẫn ở trong nhật ký thay đổi dưới trạng thái đã gửi, bản sửa đổi có số riêng, và mỗi phiên bản có thể được chấp nhận hoặc từ chối độc lập.

Hướng dẫn liên quan