Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan apl
MS

Panduan pengguna

Anggaran, sebut harga dan menukarnya kepada invois

Tulis sebut harga dalam tab Anggaran, jejaki sama ada pelanggan menerimanya, kemudian tukar semuanya atau hanya sebahagian item baris kepada draf invois dengan nombornya sendiri.

Dikemas kini: 2026-09-09

Anggaran ialah dokumen yang anda hantar sebelum sebarang wang bertukar tangan: senarai berharga bagi apa yang anda cadangkan untuk dihantar. Dalam Invoice Flow, ia dibina dengan editor yang sama seperti invois, dicetak dengan templat PDF yang sama dan disimpan dalam senarai Dokumen yang sama, tetapi ia mempunyai siri penomboran sendiri, set statusnya sendiri dan satu perkara yang tiada pada invois: tindakan penukaran yang menghasilkan invois sebenar untuk anda, sepenuhnya atau satu item baris pada satu masa.

Contoh ini mengikuti Martin Hollis, yang menjalankan Hollis & Oak Furniture, sebuah bengkel seorang diri di Portland, Oregon. Dia telah memberikan sebut harga set makan kayu walnut kepada Claire dan Tom Bergstrom: sebuah meja, enam kerusi, sebuah bangku dan penghantaran, berjumlah $8,410. Pasangan itu mahukan meja terlebih dahulu dan tempat duduk kemudian, jadi dia akan membil meja dan penghantaran sekarang dan bakinya apabila ia meninggalkan kedai.

Apa yang anda lihat pada skrin

Anggaran berada dalam tab Dokumen (Documents) pada navigasi bawah. Di bahagian atas skrin itu, satu suis tiga hala berbunyi Invois (Invoices), Anggaran (Estimates) dan Kontrak (Contracts); ketik Anggaran dan senarai hanya menunjukkan sebut harga. Di bawah suis itu terdapat cip status Semua (All), Draf (Draft), Dihantar (Sent), Dibayar (Paid) dan Lewat tempoh (Overdue). Setiap baris menunjukkan nombor anggaran, lencana status, pelanggan dan tarikh terbitan, serta jumlah. Tab kosong menyatakan Belum ada sebut harga (No estimates yet) dengan petunjuk Cipta anggaran pertama anda untuk bermula (Create your first estimate to get started).

Skrin Dokumen aplikasi Invoice Flow dengan segmen Estimates dipilih, menyenaraikan EST-0038 Sent untuk Claire dan Tom Bergstrom $8,410.00, EST-0039 Draft, EST-0037 Accepted, EST-0036 Converted dan EST-0035 Declined
Setiap sebut harga dalam saluran kerja bengkel, daripada draf baharu hingga yang sudah ditukar kepada invois.

Lencana yang boleh dibawa oleh anggaran ialah Draf, Dihantar, Diterima (Accepted), Ditolak (Declined), Dibatalkan (Cancelled), Ditukar (Converted) dan Ditukar sebahagian (Partially converted). Anggaran yang dihantar dan tarikh matangnya sudah berlalu dipaparkan sebagai Lewat tempoh, sama seperti invois. Perhatikan bahawa baris cip tidak mempunyai cip untuk Accepted, Declined atau Converted; sebut harga tersebut muncul di bawah Semua, atau melalui penapis lanjutan ikon corong.

Mengetik satu baris membuka butiran anggaran: kad pengepala dengan lencana, jumlah, tarikh Dikeluarkan (Issued) dan tamat tempoh (due), kad pelanggan, item baris, jumlah, sebarang nota dan terma pembayaran, serta butang Pratonton PDF (Preview PDF). Tiada kad Pembayaran pada anggaran, kerana tiada apa yang boleh dikutip sehingga ia menjadi invois. Semua tindakan khusus anggaran tersembunyi di sebalik menu tiga titik di penjuru atas sebelah kanan.

Butang Baharu (New) di bahagian bawah senarai Documents membuka helaian bertajuk Pilih jenis dokumen (Choose document type) dengan empat jubin: Invois (Invoice), Anggaran (Estimate), Kontrak (Contracts) dan From text. Memilih Anggaran membuka editor dengan tajuk Anggaran Baharu (New Estimate).

Cara mencipta anggaran

Martin sedang memberi sebut harga satu set rak terapung kepada pelanggan baharu. Langkah-langkahnya sama seperti invois; hanya penomboran dan tajuk yang berbeza.

  1. Buka Dokumen (Documents) dan ketik Baharu (New).
  2. Dalam helaian Pilih jenis dokumen (Choose document type), ketik Anggaran (Estimate).
  3. Semak kad Nombor invois (Invoice Number). Ia sudah menunjukkan nombor seterusnya daripada siri anggaran anda, EST-0040 di sini. Ketik hanya jika anda memerlukan nombor berbeza secara manual.
  4. Jika anda menyimpan lebih daripada satu siri anggaran, kad Siri invois (Invoice Series) muncul di atas nombor tersebut; ketik untuk beralih, contohnya daripada Quotes kepada Commercial quotes.
  5. Ketik Klien (Client) dan pilih pelanggan daripada dialog Pilih pelanggan (Select client), atau pilih Add new client.
  6. Laraskan tarikh Dikeluarkan (Issued) dan Tempoh (Due). Anggaran tiada medan tempoh sah berasingan, jadi tarikh tempoh ialah tarikh anda mahukan jawapan.
  7. Tambah item baris dengan Produk / perkhidmatan (Product / Service), Masa (Time), Perbelanjaan (Expenses) atau Tersuai (Custom), kemudian isikan nota dan terma pembayaran lebih ke bawah.
  8. Ketik Simpan draf (Save Draft).
Editor New Estimate aplikasi Invoice Flow untuk Martin Hollis menunjukkan kad Invoice Series ditetapkan kepada Quotes, kad Invoice Number berbunyi EST-0040, pelanggan Claire dan Tom Bergstrom, tarikh Issued dan Due serta butang Line Items
Editor anggaran mengambil nombornya daripada siri Quotes manakala siri invois kekal tidak disentuh.

Editor menyembunyikan satu kad yang ada pada invois: tawaran diskaun bayaran awal. Segala yang lain, termasuk cukai, diskaun, mata wang, tandatangan dan lampiran foto, berfungsi dengan cara yang sama seperti dalam editor invois.

Cara menghantarnya dan merekod jawapan pelanggan

Sebaik sahaja draf sedia, buka daripada senarai dan gunakan menu tiga titik. Tanda sebagai dihantar (Mark as Sent) meminta anda mengesahkan dan memberi amaran bahawa selepas ini setiap perubahan ditulis ke dalam log perubahan. Selepas itu, ikon pensel pada bar atas digantikan dengan ikon mata, dan editor dibuka dalam Mod lihat sahaja (View-only mode) dengan petunjuk bahawa anggaran yang telah dihantar mesti diduplikat untuk diubah. Untuk benar-benar menghantar PDF tersebut, gunakan Klien e-mel (Email client) atau Share as web page dalam menu yang sama, atau Pratonton PDF (Preview PDF) dan kongsi daripada situ.

Apabila keluarga Bergstrom membalas, Martin merekodkan hasilnya daripada menu yang sama.

  1. Buka anggaran tersebut dan ketik menu tiga titik.
  2. Tatal ke bawah ke blok selepas Lihat sebagai pelanggan (View as client).
  3. Ketik Tandakan sebagai Diterima (Mark as Accepted) atau Tandakan sebagai Ditolak (Mark as Declined). Lencana berubah serta-merta, tanpa gesaan pengesahan.
Menu limpahan aplikasi Invoice Flow pada anggaran yang dihantar EST-0038 menyenaraikan Mark as paid, Revert to draft, Cancel Estimate, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Mark as Accepted, Mark as Declined, Convert to Invoice, Convert part to invoice, Create sub-estimate, Duplicate dan Delete
Blok bawah menu hanya wujud pada anggaran dan hilang sebaik sahaja sebut harga ditukar sepenuhnya.

Accepted dan Declined ialah status pembukuan, bukan kunci. Anggaran yang ditolak masih boleh ditukar jika pelanggan berubah fikiran, dan yang diterima boleh dibatalkan dengan Batalkan Anggaran (Cancel Estimate). Jika anda memerlukan versi semakan, Cipta sub-anggaran (Create sub-estimate) mengklonkan item baris ke dalam draf baharu dengan nombor seterusnya dalam siri anggaran dan membukanya dalam editor; Duplikat (Duplicate) juga membuat salinan tidak berpaut, tetapi lihat jadual penomboran di bawah sebelum bergantung padanya untuk sebut harga.

Cara menukar keseluruhan anggaran

Apabila pelanggan mahukan segala-galanya sekali gus, satu ketikan menghasilkan invois.

  1. Buka anggaran tersebut dan ketik menu tiga titik.
  2. Ketik Tukar kepada Invois (Convert to Invoice).
  3. Baca dialog Tukar kepada invois? (Convert to invoice?) dan ketik Tukar kepada Invois untuk meneruskan, atau Batal (Cancel).
Dialog Convert to invoice? aplikasi Invoice Flow di atas anggaran EST-0038 berbunyi An invoice will be created from this estimate's line items. The estimate will be marked as Converted, dengan butang Cancel dan Convert to Invoice
Penukaran penuh hanya satu pengesahan; aplikasi kemudian terus melompat ke invois baharu.

Aplikasi menyalin setiap item baris, diskaun, nota, terma pembayaran, templat, palet warna, mata wang dan kadar pertukaran ke dalam invois baharu. Invois itu ialah Draf, diterbitkan hari ini dengan tarikh matang 30 hari kemudian, dan nombornya datang daripada siri invois lalai anda, tidak sekali-kali daripada siri anggaran. Lencana anggaran tersebut bertukar kepada Ditukar (Converted) dan blok penukaran hilang daripada menunya, jadi sebut harga yang sama tidak boleh dibil dua kali. Anda akan berada pada invois baharu, di mana anda boleh menyuntingnya seperti mana-mana draf lain sebelum menandakannya sebagai dihantar.

Cara menukar hanya sebahagian item baris

Keluarga Bergstrom mahukan meja dihantar sebelum kerusi dan bangku siap. Martin membil meja dan penghantaran sekarang.

  1. Buka anggaran EST-0038 dan ketik menu tiga titik.
  2. Ketik Convert part to invoice….
  3. Pada skrin Pilih item baris untuk ditukar (Select line items to convert), nyahtanda item yang akan menunggu. Setiap item bermula ditanda pada penukaran pertama.
  4. Semak pembilang dan jumlah larian pada pengepala, 2 / 4 dan $4,380.00 di sini.
  5. Ketik Tukar kepada Invois (Convert to Invoice) di penjuru atas sebelah kanan. Butang itu kelabu selagi tiada apa yang dipilih.
Skrin Select line items to convert aplikasi Invoice Flow dengan meja makan kayu walnut hitam dan Delivery and set-up ditanda, enam kerusi dan bangku tidak ditanda, pembilang 2 / 4 dan jumlah larian $4,380.00
Hanya baris yang ditanda masuk ke invois pertama; anggaran mengekalkan kesemua empat.

Skrin membawa anda kembali ke anggaran tersebut, kini berlencana Ditukar sebahagian (Partially converted), dan draf invois baharu menunggu dalam tab Invois. Berbeza daripada penukaran penuh, aplikasi tidak membuka invois untuk anda.

Skrin butiran aplikasi Invoice Flow bagi draf invois HO-2026-0212 untuk Claire dan Tom Bergstrom, diterbitkan 9 Sep 2026, tamat tempoh 9 Okt 2026, dengan dua item baris, meja makan walnut $4,200.00 dan penghantaran $180.00, jumlah $4,380.00 dan nota yang disalin
Invois pertama mengambil nombor seterusnya dalam siri HO dan mewarisi nota dan terma anggaran tersebut.

Beberapa minggu kemudian tempat duduk sudah siap. Entri menu kini berbunyi Convert remaining… dan bukan Convert part to invoice…, dan skrin pemilihan sudah mengetahui apa yang telah dibil.

  1. Buka anggaran yang ditukar sebahagian dan ketik menu tiga titik.
  2. Ketik Convert remaining….
  3. Sahkan bahawa baris yang sudah dibil dicoret dan dilabelkan already converted, dan baris yang tertunggak sudah ditanda terlebih dahulu.
  4. Ketik Tukar kepada Invois (Convert to Invoice).
Skrin Select line items to convert aplikasi Invoice Flow bagi anggaran yang ditukar sebahagian di mana meja makan dan penghantaran dicoret dengan nota already converted, kerusi dan bangku ditanda, pembilang 2 / 4 dan jumlah $4,030.00
Pusingan kedua sudah menanda terlebih dahulu apa yang masih terbuka; baris yang dicoret hanya petunjuk, bukan kunci.

Jika pusingan kedua ini menandakan setiap baris yang tinggal, lencana anggaran berubah kepada Ditukar (Converted) dan blok penukaran hilang daripada menu. Jika anda meninggalkan sesuatu tidak ditanda sekali lagi, ia kekal Ditukar sebahagian dan anda boleh kembali kali ketiga.

Penomboran mengikut jenis dokumen

Invois dan anggaran dikira secara berasingan. Dalam Tetapan (Settings), Profil perniagaan (Business Profile), bahagian Siri invois (Invoice Series) menyenaraikan siri dua jenis, Invois (Invoices) dan Anggaran (Estimates), setiap satu dengan Nama siri (Series name), Templat nombor (Number template), Nombor seterusnya (Next number), Digit (Digits) dan dasar Set semula pembilang (Reset counter) (Tidak pernah / Never, Setiap tahun / Every year, Setiap bulan / Every month atau Setiap suku tahun / Every quarter). Profil baharu mendapat satu bagi setiap jenis: siri invois dengan awalan INV dan siri anggaran dengan awalan EST, kedua-duanya menggunakan templat {prefix}-{SEQ:0000}, jadi dokumen pertama ialah INV-0001 dan EST-0001. Martin menamakan semula miliknya kepada HO-{YYYY}-0000 untuk invois dan mengekalkan EST-0000 untuk sebut harga.

SituasiNombor datang daripada
Anggaran baharuSiri lalai bagi jenis Estimates (EST-0040 di atas)
Sub-anggaranSiri anggaran yang sama, nombor seterusnya
Penukaran penuhSiri lalai bagi jenis Invoices (HO-2026-0212)
Penukaran separa, setiap pusinganSiri lalai bagi jenis Invoices, satu nombor bagi setiap invois yang dicipta
Duplikat anggaranSiri lalai bagi jenis Invoices (salinan itu kekal sebagai anggaran, tetapi nombornya diambil daripada pembilang invois dalam versi semasa; gunakan Create sub-estimate untuk semakan yang bernombor betul)

Templat nombor menerima token {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} atau {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} dan {kind:short} (yang mencetak INV atau EST), antara lain. Nombor mesti unik dalam satu profil perniagaan; jika anda mengatasinya secara manual dan ia berlanggar, editor beralih kepada nombor bebas seterusnya semasa anda menyimpan.

Bagaimana rupa PDF anggaran

Ketik Pratonton PDF (Preview PDF) pada butiran anggaran untuk memaparkannya. Bar tajuk pratonton berbunyi Estimate EST-0038, dan snackbar selepas menghantar menyatakan anggaran itu telah ditandakan sebagai dihantar. Dokumen itu sendiri menggunakan mana-mana antara dua belas templat dan palet yang anda pilih dalam editor, dengan pengepala, jadual item, jumlah, nota dan terma pembayaran yang sama seperti yang dicetak oleh invois.

PDF anggaran EST-0038 aplikasi Invoice Flow pada templat Clean untuk Hollis & Oak Furniture LLC dibilkan kepada Claire dan Tom Bergstrom, dengan tajuk INVOICE, Invoice #: EST-0038, tarikh terbitan 2 Sep 2026, tarikh matang 2 Okt 2026, empat item baris dan jumlah $8,410.00
Anggaran dicetak pada templat Clean dengan tajuk dokumen piawai; nombor EST mengenal pastinya sebagai sebut harga.
Templat terbina dalam mencetak tajuk INVOICE dan label Invoice # pada anggaran juga; tiada tajuk ESTIMATE berasingan dalam versi semasa. Jika pelanggan anda memerlukan perkataan Estimate atau Quote pada halaman, masukkannya dalam medan nota atau bina templat tersuai dengan teks pengepala anda sendiri.

Satu-satunya perbezaan khusus anggaran dalam PDF ialah baris diskaun bayaran awal, yang boleh muncul di bawah jumlah invois yang belum dibayar, tidak pernah dicetak pada anggaran.

Peraturan dan butiran

Petua

Anggap tarikh matang sebagai tarikh sah sebut harga tersebut. Anggaran yang dihantar dan melepasi tarikh itu muncul sebagai Overdue dalam senarai dan di bawah cip Overdue, yang memudahkan mengejar atau membatalkan sebut harga lapuk.
Jika anda mementaskan penghantaran secara berkala, tuliskan pembahagian tersebut dalam nota anggaran, seperti yang Martin lakukan ("kerusi dan bangku boleh menyusul selepas meja"). Nota disalin ke setiap invois yang dicipta daripadanya, jadi pelanggan melihat kata-kata yang sama pada sebut harga dan pada setiap bil.
Simpan siri anggaran berasingan untuk jenis kerja yang berbeza, contohnya sebut harga kediaman dan tender komersial. Kad Invoice Series muncul dalam editor hanya apabila satu profil mempunyai lebih daripada satu siri bagi jenis tersebut, jadi pengguna siri tunggal tidak akan pernah melihatnya.
Gunakan Create sub-estimate dan bukannya menyunting sebut harga yang telah dihantar. Yang asal kekal dalam log perubahan sebagai dihantar, semakan mendapat nombornya sendiri, dan setiap versi boleh diterima atau ditolak secara berasingan.

Panduan berkaitan