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Presupuestos, cotizaciones y su conversión en facturas

Redacta un presupuesto en la pestaña Presupuestos, sigue si el cliente lo aceptó y convierte todo o solo algunas líneas en un borrador de factura con su propio número.

Actualizado: 2026-09-09

Un presupuesto es el documento que envías antes de que cambie de manos ningún dinero: una lista con precios de lo que propones entregar. En Invoice Flow se construye con el mismo editor que una factura, se imprime con las mismas plantillas PDF y se guarda en la misma lista de Documentos, pero tiene su propia serie de numeración, su propio conjunto de estados y algo que una factura no tiene: una acción de conversión que produce por ti la factura real, completa o línea a línea.

Los ejemplos siguen a Martin Hollis, que dirige Hollis & Oak Furniture, un taller unipersonal en Portland, Oregón. Ha presupuestado un comedor de nogal para Claire y Tom Bergstrom: una mesa, seis sillas, un banco y la entrega, $8,410 en total. La pareja quiere primero la mesa y los asientos después, así que él facturará ahora la mesa y la entrega, y el resto cuando salga del taller.

Qué ves en la pantalla

Los presupuestos viven en la pestaña Facturas (Documents) de la navegación inferior. En la parte superior de esa pantalla un selector de tres posiciones dice Facturas, Presupuestos y Contratos; toca Presupuestos (Estimates) y la lista muestra solo cotizaciones. Bajo el selector están los chips de estado Todas, Borrador, Enviada, Pagada y Vencida. Cada fila muestra el número del presupuesto, una insignia de estado, el cliente y la fecha de emisión, y el total. Una pestaña vacía dice Aún no hay presupuestos con la pista Crea tu primer presupuesto para comenzar.

Las insignias que puede llevar un presupuesto son Borrador, Enviada, Aceptado, Rechazado, Cancelada, Convertido y Convertido parcialmente. Un presupuesto enviado cuya fecha de vencimiento ha pasado se muestra como Vencida, exactamente igual que una factura. Fíjate en que la fila de chips no tiene chip para Aceptado, Rechazado ni Convertido; esas cotizaciones aparecen bajo Todas, o a través del filtro avanzado del icono de embudo.

Tocar una fila abre el detalle del presupuesto: una tarjeta de encabezado con la insignia, el total, las fechas Emitida y Vencimiento, la tarjeta del cliente, las líneas, los totales, las notas y condiciones de pago si las hay, y un botón Vista previa del PDF. No hay tarjeta de Pagos en un presupuesto, porque nada es cobrable hasta que se convierte en factura. Todas las acciones específicas de presupuesto se esconden tras el menú de tres puntos de la esquina superior derecha.

El botón Nuevo al final de la lista de Documentos abre una hoja titulada Elige el tipo de documento con cuatro mosaicos: Factura, Presupuesto, Contratos y From text. Elegir Presupuesto abre el editor con el título Nuevo presupuesto.

Cómo crear un presupuesto

Martin está presupuestando unas estanterías flotantes para un cliente nuevo. Los pasos son los mismos que para una factura; solo difieren la numeración y el título.

1. Abre Facturas y toca Nuevo.
2. En la hoja Elige el tipo de documento, toca Presupuesto.
3. Revisa la tarjeta Número de factura. Ya muestra el siguiente número de tu serie de presupuestos, aquí EST-0040. Tócala solo si necesitas otro número a mano.
4. Si mantienes más de una serie de presupuestos, aparece una tarjeta Series de facturación encima del número; tócala para cambiar, por ejemplo de Quotes a Commercial quotes.
5. Toca Cliente y elige el cliente en el diálogo Seleccionar cliente, o elige Añadir nuevo cliente.
6. Ajusta las fechas Emitida y Vencimiento. Un presupuesto no tiene campo de validez aparte, así que la fecha de vencimiento es la fecha para la que quieres una respuesta.
7. Añade líneas con Producto / Servicio, Tiempo, Gastos o Personalizado, y luego rellena las notas y las condiciones de pago más abajo.
8. Toca Guardar borrador.

El editor oculta una tarjeta que las facturas sí tienen: la oferta de descuento por pronto pago. Todo lo demás, incluidos impuestos, descuentos, moneda, firma y fotos adjuntas, funciona igual que en el editor de facturas.

Cómo enviarlo y registrar la respuesta del cliente

Una vez listo el borrador, ábrelo desde la lista y usa el menú de tres puntos. Marcar como enviada (Mark as Sent) te pide confirmación y advierte de que a partir de ahora cada cambio se escribe en el registro de cambios. Después el icono de lápiz de la barra superior se sustituye por un icono de ojo, y el editor se abre en Modo de solo lectura con la pista de que un presupuesto enviado debe duplicarse para cambiarse. Para enviar realmente el PDF, usa Enviar al cliente (Email client) o Share as web page en el mismo menú, o Vista previa del PDF y comparte desde ahí.

Cuando los Bergstrom responden, Martin registra el resultado desde el mismo menú.

1. Abre el presupuesto y toca el menú de tres puntos.
2. Desplázate hasta el bloque posterior a Ver como cliente.
3. Toca Marcar como aceptado o Marcar como rechazado. La insignia cambia de inmediato, sin confirmación.

Aceptado y rechazado son estados contables, no bloqueos. Un presupuesto rechazado todavía puede convertirse si el cliente cambia de opinión, y uno aceptado puede cancelarse con Cancelar presupuesto. Si necesitas una versión revisada, Crear subpresupuesto clona las líneas en un borrador nuevo con el siguiente número de la serie de presupuestos y lo abre en el editor; Duplicar también hace una copia sin vínculo, pero consulta la tabla de numeración de abajo antes de confiar en ello para cotizaciones.

Cómo convertir el presupuesto completo

Cuando el cliente lo quiere todo a la vez, un toque produce la factura.

1. Abre el presupuesto y toca el menú de tres puntos.
2. Toca Convertir en factura.
3. Lee el diálogo ¿Convertir en factura? y toca Convertir en factura para continuar, o Cancelar.

La app copia todas las líneas, el descuento, las notas, las condiciones de pago, la plantilla, la paleta de colores, la moneda y el tipo de cambio en una factura nueva. Esa factura es un Borrador, emitido hoy con vencimiento a 30 días, y su número sale de tu serie de facturas predeterminada, nunca de la serie de presupuestos. La insignia del presupuesto pasa a Convertido y el bloque de conversión desaparece de su menú, así que la misma cotización no puede facturarse dos veces. Aterrizas en la nueva factura, donde puedes editarla como cualquier otro borrador antes de marcarla como enviada.

Cómo convertir solo algunas líneas

Los Bergstrom quieren la mesa entregada antes de que las sillas y el banco estén terminados. Martin factura ahora la mesa y la entrega.

1. Abre el presupuesto EST-0038 y toca el menú de tres puntos.
2. Toca Convertir parte en factura….
3. En la pantalla Selecciona las líneas a convertir, desmarca los artículos que esperarán. En una primera conversión todos los artículos empiezan marcados.
4. Revisa el contador y el total acumulado del encabezado, aquí 2 / 4 y $4,380.00.
5. Toca Convertir en factura en la esquina superior derecha. El botón está en gris mientras no hay nada seleccionado.

La pantalla te devuelve al presupuesto, ahora con la insignia Convertido parcialmente, y el nuevo borrador de factura espera en la pestaña Facturas. A diferencia de la conversión completa, la app no abre la factura por ti.

Semanas después los asientos están listos. La entrada del menú dice ahora Convertir lo restante… en lugar de Convertir parte en factura…, y la pantalla de selección ya sabe qué se ha facturado.

1. Abre el presupuesto convertido parcialmente y toca el menú de tres puntos.
2. Toca Convertir lo restante….
3. Confirma que las líneas ya facturadas aparecen tachadas y etiquetadas ya convertido, y que las líneas pendientes están premarcadas.
4. Toca Convertir en factura.

Si esta segunda pasada marca todas las líneas restantes, la insignia del presupuesto cambia a Convertido y el bloque de conversión abandona el menú. Si vuelves a dejar algo sin marcar, se queda en Convertido parcialmente y puedes volver una tercera vez.

Numeración por tipo de documento

Las facturas y los presupuestos cuentan por separado. En Ajustes, Perfil de empresa, la sección Series de facturación enumera series de dos tipos, Facturas y Presupuestos, cada una con un Nombre de la serie, una Plantilla de número, un Próximo número, unos Dígitos y una política de Restablecer contador (Nunca, Cada año, Cada mes o Cada trimestre). Un perfil nuevo recibe una de cada: una serie de facturas con prefijo INV y una serie de presupuestos con prefijo EST, ambas con la plantilla {prefix}-{SEQ:0000}, así que los primeros documentos son INV-0001 y EST-0001. Martin renombró la suya a HO-{YYYY}-0000 para facturas y mantuvo EST-0000 para cotizaciones.

La plantilla de número acepta los tokens {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} o {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} y {kind:short} (que imprime INV o EST), entre otros. Los números deben ser únicos dentro de un perfil de empresa; si anulas uno a mano y colisiona, el editor pasa al siguiente número libre al guardar.

Cómo se ve el PDF del presupuesto

Toca Vista previa del PDF en el detalle del presupuesto para renderizarlo. La barra de título de la vista previa dice Presupuesto EST-0038, y el aviso tras el envío dice que el presupuesto se marcó como enviado. El documento en sí usa la plantilla y la paleta que elegiste en el editor entre las doce disponibles, con el mismo encabezado, tabla de artículos, totales, notas y condiciones de pago que imprimiría una factura.

La única diferencia específica del presupuesto en el PDF es que la línea de descuento por pronto pago, que puede aparecer bajo el total de una factura impagada, nunca se imprime en un presupuesto.

Reglas y detalles

• Los presupuestos y las facturas se guardan como el mismo tipo de registro con un tipo de documento distinto. Todo lo que funciona en el detalle de una factura, como fijar, el registro de cambios, la aprobación del cliente, Ver como cliente o compartir, funciona también en un presupuesto.
• Convertir en factura, Convertir parte en factura…, Convertir lo restante…, Crear subpresupuesto, Duplicar, Enviar al cliente, Client sign-off, Share as web page y el lápiz de edición son funciones Pro. Sin suscripción o período de prueba activos abren la pantalla de mejora. Marcar como aceptado, Marcar como rechazado, los demás cambios de estado, Vista previa del PDF y Eliminar son gratuitos.
• La conversión se permite desde cualquier estado excepto Convertido: los presupuestos en borrador, enviados, aceptados, rechazados y cancelados muestran todos las entradas de conversión.
• Una conversión completa copia el descuento con exactitud. Una conversión parcial no puede, así que guarda en su lugar un importe de descuento prorrateado: la proporción de descuento del presupuesto aplicada al subtotal seleccionado, con el impuesto reducido en la misma proporción y redondeado a céntimos. La factura resultante muestra un importe de descuento fijo en lugar de un porcentaje.
• La factura convertida es siempre un borrador emitido hoy con vencimiento a 30 días, fueran cuales fueran las fechas del presupuesto. Cambia las fechas en el editor si tus condiciones son otras.
• El presupuesto conserva todas sus líneas tras una conversión parcial. La marca «ya convertido» es una coincidencia aproximada por descripción, precio unitario y cantidad contra las facturas generadas desde ese presupuesto; dos líneas idénticas se marcarán ambas en cuanto se facture una, y siempre puedes volver a marcar una línea tachada.
• Convertir un presupuesto que pertenece a un proyecto actualiza los totales de ese proyecto.
• No hay ningún vínculo visible en la factura de vuelta a su presupuesto, ni en un subpresupuesto hacia su padre; usa las notas o el número de factura para llevar la cuenta.
• Marcar como enviada, Volver a borrador, Cancelar presupuesto y Reactivar muestran cada uno una confirmación con texto específico de presupuesto. Marcar como aceptado y Marcar como rechazado no.
• Eliminar un presupuesto pide confirmación bajo el título Eliminar presupuesto y no toca ninguna factura ya creada a partir de él.
• Los presupuestos nunca muestran la tarjeta de Pagos ni las opciones de recargo por mora, y no cuentan como ingresos en las analíticas hasta que se convierten.

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