Brugervejledning

Tilbud og konvertering af dem til fakturaer

Skriv et tilbud i fanen Tilbud, følg med i om kunden accepterer det, og lav hele tilbuddet eller enkelte varelinjer om til en fakturakladde.

Opdateret: 2026-09-09

Et tilbud er det dokument, du sender, før der skifter penge hænder: en prissat liste over det, du foreslår at levere. I Invoice Flow bygges det med den samme editor som en faktura, udskrives med de samme PDF-skabeloner og gemmes på den samme dokumentliste, men det har sin egen nummerserie, sit eget sæt statusser og én ting, som en faktura ikke har: en konverteringshandling, der laver den rigtige faktura for dig — hele tilbuddet eller én varelinje ad gangen.

Eksemplerne følger Martin Hollis, der driver Hollis & Oak Furniture, et enmandsværksted i Portland, Oregon. Han har givet Claire og Tom Bergstrom et tilbud på et spisebordssæt i valnød: et bord, seks stole, en bænk og levering, i alt $8.410. Parret vil have bordet først og siddemøblerne senere, så han fakturerer bordet og leveringen nu og resten, når det forlader værkstedet.

Det, du ser på skærmen

Tilbud bor i fanen Dokumenter i bundnavigationen. Øverst på den skærm står en trevejsvælger med Fakturaer, Tilbud og Kontrakter; tryk på Tilbud, og listen viser kun tilbud. Under vælgeren sidder statuschipsene Alle, Kladde, Sendt, Betalt og Forfaldne. Hver række viser tilbuddets nummer, et statusmærke, kunden og udstedelsesdatoen samt totalen. En tom fane viser Ingen tilbud endnu med hintet Opret dit første tilbud for at komme i gang.

De mærker, et tilbud kan bære, er Kladde, Sendt, Accepteret, Afvist, Annulleret, Konverteret og Delvist konverteret. Et sendt tilbud, hvis forfaldsdato er passeret, vises som Forfalden, præcis som en faktura. Bemærk, at chip-rækken ikke har nogen chip for Accepteret, Afvist eller Konverteret; de tilbud dukker op under Alle eller via det avancerede filter bag tragtikonet.

Når du trykker på en række, åbnes tilbuddets detaljeside: et hovedkort med mærket, totalen, datoerne Udstedt og Forfalder, kundekortet, varelinjerne, totalerne, eventuelle noter og betalingsbetingelser samt en knap Vis PDF (Preview PDF). Der er ikke noget betalingskort på et tilbud, for der er intet at inddrive, før det bliver til en faktura. Alle de tilbudsspecifikke handlinger gemmer sig bag menuen med tre prikker i øverste højre hjørne.

Knappen Ny nederst på dokumentlisten åbner et ark med titlen Vælg dokumenttype og fire felter: Faktura, Tilbud, Kontrakter og From text. Vælger du Tilbud, åbnes editoren med titlen Nyt tilbud.

Sådan opretter du et tilbud

Martin giver tilbud på et sæt svævehylder til en ny kunde. Trinnene er de samme som for en faktura; kun nummereringen og titlen er anderledes.

1. Åbn Dokumenter og tryk på Ny.
2. Tryk på Tilbud i arket Vælg dokumenttype.
3. Tjek kortet Fakturanummer. Det viser allerede det næste nummer fra din tilbudsserie, her EST-0040. Tryk kun på det, hvis du har brug for et andet nummer manuelt.
4. Hvis du har mere end én tilbudsserie, vises kortet Fakturaserier over nummeret; tryk på det for at skifte, for eksempel fra Quotes til Commercial quotes.
5. Tryk på Kunde og vælg kunden i dialogen Vælg kunde, eller vælg Tilføj ny kunde.
6. Justér datoerne Udstedt og Forfalder. Et tilbud har ikke et separat gyldighedsfelt, så forfaldsdatoen er den dato, du ønsker svar senest.
7. Tilføj varelinjer med Produkt / Ydelse, Tid, Udgifter eller Brugerdefineret, og udfyld derefter noter og betalingsbetingelser længere nede.
8. Tryk på Gem kladde.

Editoren skjuler ét kort, som fakturaer har: tilbuddet om rabat ved tidlig betaling. Alt andet, inklusive moms, rabatter, valuta, underskrift og vedhæftede fotos, fungerer på samme måde som i fakturaeditoren.

Sådan sender du det og registrerer kundens svar

Når kladden er klar, åbner du den fra listen og bruger menuen med tre prikker. Marker som sendt (Mark as Sent) beder dig om at bekræfte og advarer om, at hver ændring fra nu af skrives til ændringsloggen. Derefter erstattes blyantsikonet i topbjælken af et øjeikon, og editoren åbner i Skrivebeskyttet tilstand med hintet om, at et sendt tilbud skal dupliceres for at kunne ændres. For rent faktisk at sende PDF’en skal du bruge E-mailklient eller Share as web page i den samme menu, eller Vis PDF og dele derfra.

Når Bergstrom-parret svarer, registrerer Martin resultatet fra den samme menu.

1. Åbn tilbuddet og tryk på menuen med tre prikker.
2. Rul ned til blokken efter Vis som klient.
3. Tryk på Markér som accepteret eller Markér som afvist. Mærket ændrer sig med det samme, uden bekræftelsesspørgsmål.

Accepteret og afvist er bogholderistatusser, ikke låse. Et afvist tilbud kan stadig konverteres, hvis kunden skifter mening, og et accepteret kan annulleres med Annullér tilbud. Har du brug for en revideret version, kloner Opret undertilbud varelinjerne over i en ny kladde med det næste nummer i tilbudsserien og åbner den i editoren; Duplikér laver også en kopi uden sammenhæng, men se nummereringstabellen nedenfor, før du bruger den til tilbud.

Sådan konverterer du hele tilbuddet

Når kunden vil have det hele på én gang, laver ét tryk fakturaen.

1. Åbn tilbuddet og tryk på menuen med tre prikker.
2. Tryk på Konvertér til faktura.
3. Læs dialogen Konvertér til faktura? og tryk på Konvertér til faktura for at fortsætte, eller på Annuller.

Appen kopierer alle varelinjer, rabatten, noterne, betalingsbetingelserne, skabelonen, farvepaletten, valutaen og vekselkursen over i en ny faktura. Den faktura er en Kladde, udstedt i dag med en forfaldsdato 30 dage frem, og dens nummer kommer fra din standardfakturaserie, aldrig fra tilbudsserien. Tilbuddets mærke bliver til Konverteret, og konverteringsblokken forsvinder fra dets menu, så det samme tilbud ikke kan faktureres to gange. Du lander på den nye faktura, hvor du kan redigere den som enhver anden kladde, før du markerer den som sendt.

Sådan konverterer du kun nogle af varelinjerne

Bergstrom-parret vil have bordet leveret, før stolene og bænken er færdige. Martin fakturerer bordet og leveringen nu.

1. Åbn tilbuddet EST-0038 og tryk på menuen med tre prikker.
2. Tryk på Konvertér en del til faktura….
3. På skærmen Vælg varelinjer, der skal konverteres fjerner du fluebenet ved de varer, der skal vente. Alle varer er markeret fra start ved en første konvertering.
4. Tjek tælleren og løbende total i toppen, her 2 / 4 og $4.380,00.
5. Tryk på Konvertér til faktura i øverste højre hjørne. Knappen er nedtonet, så længe intet er valgt.

Skærmen fører dig tilbage til tilbuddet, som nu er mærket Delvist konverteret, og den nye fakturakladde venter i fanen Fakturaer. I modsætning til ved fuld konvertering åbner appen ikke fakturaen for dig.

Uger senere er siddemøblerne klar. Menupunktet hedder nu Konvertér resten… i stedet for Konvertér en del til faktura…, og udvælgelsesskærmen ved allerede, hvad der er faktureret.

1. Åbn det delvist konverterede tilbud og tryk på menuen med tre prikker.
2. Tryk på Konvertér resten….
3. Bekræft, at de linjer, der allerede er faktureret, er streget over og mærket allerede konverteret, og at de udestående linjer er markeret på forhånd.
4. Tryk på Konvertér til faktura.

Hvis denne anden runde markerer hver eneste resterende linje, ændres tilbuddets mærke til Konverteret, og konverteringsblokken forlader menuen. Lader du igen noget stå umarkeret, forbliver det Delvist konverteret, og du kan vende tilbage en tredje gang.

Nummerering pr. dokumenttype

Fakturaer og tilbud tælles hver for sig. I Indstillinger, Virksomhedsprofil, viser afsnittet Fakturaserier serier af to slags, Fakturaer og Tilbud, hver med et Serienavn, en Nummerskabelon, et Næste nummer, Cifre og en politik for Nulstil tæller (Aldrig, Hvert år, Hver måned eller Hvert kvartal). En ny profil får én af hver: en fakturaserie med præfikset INV og en tilbudsserie med præfikset EST, begge med skabelonen {prefix}-{SEQ:0000}, så de første dokumenter bliver INV-0001 og EST-0001. Martin omdøbte sin til HO-{YYYY}-0000 for fakturaer og beholdt EST-0000 til tilbud.

Nummerskabelonen accepterer blandt andet symbolerne {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} eller {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} og {kind:short} (som udskriver INV eller EST). Numre skal være unikke inden for en virksomhedsprofil; overskriver du et manuelt, og det kolliderer, går editoren videre til det næste ledige nummer, når du gemmer.

Sådan ser tilbuds-PDF’en ud

Tryk på Vis PDF på tilbuddets detaljeside for at gengive det. Forhåndsvisningens titelbjælke viser Estimate EST-0038, og notifikationen efter afsendelse siger, at tilbuddet blev markeret som sendt. Selve dokumentet bruger den af de tolv skabeloner og paletter, du valgte i editoren, med samme hoved, varetabel, totaler, noter og betalingsbetingelser, som en faktura ville blive udskrevet med.

Den eneste tilbudsspecifikke forskel i PDF’en er, at linjen med rabat ved tidlig betaling, som kan optræde under totalen på en ubetalt faktura, aldrig udskrives på et tilbud.

Regler og detaljer

• Tilbud og fakturaer gemmes som den samme slags post med forskellig dokumenttype. Alt, hvad der virker på en fakturas detaljeside, såsom fastgørelse, ændringsloggen, kundens godkendelse, Vis som klient eller deling, virker også på et tilbud.
• Konvertér til faktura, Konvertér en del til faktura…, Konvertér resten…, Opret undertilbud, Duplikér, E-mailklient, Client sign-off, Share as web page og redigeringsblyanten er Pro-funktioner. Uden et aktivt abonnement eller en prøveperiode åbner de opgraderingsskærmen. Markér som accepteret, Markér som afvist, de øvrige statusændringer, Vis PDF og Slet er gratis.
• Konvertering er tilladt fra enhver status undtagen Konverteret: tilbud i kladde, sendt, accepteret, afvist og annulleret viser alle konverteringspunkterne.
• En fuld konvertering kopierer rabatten præcist. Det kan en delvis konvertering ikke, så den gemmer i stedet et forholdsmæssigt rabatbeløb: tilbuddets rabatandel anvendt på den valgte subtotal, med momsen reduceret med samme andel og afrundet til cent. Den resulterende faktura viser et fast rabatbeløb frem for en procentsats.
• Den konverterede faktura er altid en kladde udstedt i dag med forfald om 30 dage, uanset hvad tilbuddets datoer var. Ret datoerne i editoren, hvis dine betingelser er anderledes.
• Tilbuddet beholder alle sine varelinjer efter en delvis konvertering. Mærket “allerede konverteret” er et bedste bud på et match på beskrivelse, enhedspris og antal mod de fakturaer, der er udsprunget af tilbuddet; to identiske linjer bliver begge mærket, når den ene er faktureret, og du kan altid markere en overstreget linje igen.
• Konvertering af et tilbud, der hører til et projekt, opdaterer det projekts totaler.
• Der er ingen synlig henvisning fra fakturaen tilbage til dens tilbud, og ingen fra et undertilbud til dets overordnede; brug noterne eller fakturanummeret til at holde styr på det.
• Marker som sendt, Tilbage til kladde, Annullér tilbud og Genaktivér viser hver især en bekræftelse med tilbudsspecifik ordlyd. Markér som accepteret og Markér som afvist gør ikke.
• Sletning af et tilbud beder om bekræftelse under titlen Slet tilbud og rører ikke ved en faktura, der allerede er oprettet ud fra det.
• Tilbud viser aldrig betalingskortet eller mulighederne for rykkergebyr, og de tælles ikke med som omsætning i analyserne, før de er konverteret.

Tips

Relaterede vejledninger

• Fakturaeditoren
• Fakturastatusser, liste og historik
• PDF-forhåndsvisning, deling og PDF-editoren