Руководство

Сметы, коммерческие предложения и их конвертация в счета

Составьте смету на вкладке «Сметы», отслеживайте, принял ли её клиент, а затем превратите её целиком или только часть позиций в черновик счёта со своим номером.

Обновлено: 2026-09-09

Смета — это документ, который вы отправляете до того, как деньги перейдут из рук в руки: список с ценами того, что вы предлагаете выполнить. В Invoice Flow она создаётся в том же редакторе, что и счёт, печатается на тех же PDF-шаблонах и хранится в том же списке документов, но у неё своя серия нумерации, свой набор статусов и одна вещь, которой нет у счёта: действие конвертации, которое создаёт за вас настоящий счёт — целиком или по одной позиции за раз.

Примеры следуют за Мартином Холлисом (Martin Hollis), который владеет Hollis & Oak Furniture, мастерской на одного человека в Портленде, штат Орегон. Он предложил Клэр и Тому Бергстрём (Claire and Tom Bergstrom) обеденный гарнитур из ореха: стол, шесть стульев, скамью и доставку, всего $8,410. Пара хочет сначала стол, а сиденья позже, поэтому он выставит счёт за стол и доставку сейчас, а за остальное — когда оно покинет мастерскую.

Что вы видите на экране

Сметы находятся на вкладке Документы (Documents) в нижней навигации. Вверху этого экрана трёхпозиционный переключатель показывает Счета (Invoices), Сметы (Estimates) и Договоры (Contracts); нажмите Сметы, и список покажет только предложения. Под переключателем расположены чипы статусов Все (All), Черновик (Draft), Отправлен (Sent), Оплачен (Paid) и Просрочено (Overdue). В каждой строке видны номер сметы, значок статуса, клиент с датой выставления и итог. Пустая вкладка сообщает Смет пока нет (No estimates yet) с подсказкой Создайте первую смету, чтобы начать (Create your first estimate to get started).

Смета может нести значки Черновик, Отправлен, Принята (Accepted), Отклонена (Declined), Отменён (Cancelled), Сконвертировано (Converted) и Частично преобразована (Partially converted). Отправленная смета с прошедшим сроком показывается как Просрочено, точно так же, как счёт. Обратите внимание, что в ряду чипов нет чипа для принятых, отклонённых или сконвертированных смет; они появляются под Все или через расширенный фильтр значка воронки.

Нажатие на строку открывает детали сметы: карточку шапки со значком, итогом, датами Выставлен (Issued) и срок (due), карточку клиента, позиции, итоги, заметки и условия оплаты, а также кнопку Предпросмотр PDF (Preview PDF). Карточки платежей на смете нет, потому что нечего собирать, пока она не станет счётом. Все действия, специфичные для смет, скрыты за меню с тремя точками в правом верхнем углу.

Кнопка Новый (New) внизу списка документов открывает лист с заголовком Выберите тип документа (Choose document type) и четырьмя плитками: Счёт (Invoice), Смета (Estimate), Договоры и Из текста (From text). Выбор Смета открывает редактор с заголовком Новая смета (New Estimate).

Как создать смету

Мартин составляет предложение на комплект подвесных полок для нового клиента. Шаги те же, что и для счёта; отличаются только нумерация и заголовок.

1. Откройте Документы и нажмите Новый.
2. В листе Выберите тип документа нажмите Смета.
3. Проверьте карточку Номер счёта (Invoice Number). Она уже показывает следующий номер из вашей серии смет, здесь EST-0040. Нажимайте её только если нужен другой номер вручную.
4. Если у вас несколько серий смет, над номером появляется карточка Серии нумерации (Invoice Series); нажмите её, чтобы переключиться, например с Quotes на Commercial quotes.
5. Нажмите Клиент (Client) и выберите заказчика в диалоге Выберите клиента (Select client) или выберите Добавить нового клиента (Add new client).
6. Настройте даты Выставлен и Срок (Due). У сметы нет отдельного поля срока действия, поэтому срок — это дата, к которой вы хотите получить ответ.
7. Добавьте позиции через Товар / Услуга (Product / Service), Время (Time), Расходы (Expenses) или Произвольная (Custom), затем заполните заметки и условия оплаты ниже.
8. Нажмите Сохранить черновик (Save Draft).

Редактор скрывает одну карточку, которая есть у счетов: предложение скидки за раннюю оплату. Всё остальное, включая налоги, скидки, валюту, подпись и фотовложения, работает так же, как в редакторе счёта.

Как отправить смету и записать ответ клиента

Когда черновик готов, откройте его из списка и воспользуйтесь меню с тремя точками. Отметить как отправленный (Mark as Sent) просит подтверждения и предупреждает, что с этого момента каждое изменение записывается в историю изменений. После этого значок карандаша в верхней панели заменяется значком глаза, а редактор открывается в режиме Режим просмотра (View-only mode) с подсказкой, что для изменения отправленной сметы её нужно дублировать. Чтобы фактически отправить PDF, используйте Отправить клиенту (Email client) или Поделиться веб-страницей (Share as web page) в том же меню либо Предпросмотр PDF и отправку оттуда.

Когда Бергстрёмы отвечают, Мартин записывает результат из того же меню.

1. Откройте смету и нажмите меню с тремя точками.
2. Прокрутите вниз до блока после Посмотреть как клиент (View as client).
3. Нажмите Отметить принятой (Mark as Accepted) или Отметить отклонённой (Mark as Declined). Значок меняется сразу, без запроса подтверждения.

«Принята» и «Отклонена» — учётные состояния, а не блокировки. Отклонённую смету всё ещё можно сконвертировать, если клиент передумает, а принятую — отменить через Отменить смету (Cancel Estimate). Если нужна пересмотренная версия, Создать подсмету (Create sub-estimate) клонирует позиции в новый черновик со следующим номером в серии смет и открывает его в редакторе; Дублировать (Duplicate) тоже делает несвязанную копию, но загляните в таблицу нумерации ниже, прежде чем полагаться на него для смет.

Как сконвертировать смету целиком

Когда клиент хочет всё сразу, счёт создаётся одним касанием.

1. Откройте смету и нажмите меню с тремя точками.
2. Нажмите Конвертировать в счёт (Convert to Invoice).
3. Прочитайте диалог Конвертировать в счёт? и нажмите Конвертировать в счёт, чтобы продолжить, или Отмена (Cancel).

Приложение копирует все позиции, скидку, заметки, условия оплаты, шаблон, цветовую палитру, валюту и обменный курс в новый счёт. Этот счёт — Черновик, выставленный сегодня со сроком оплаты через 30 дней, а его номер берётся из вашей серии счетов по умолчанию, никогда из серии смет. Значок сметы становится Сконвертировано, а блок конвертации исчезает из её меню, так что одно и то же предложение нельзя выставить дважды. Вы попадаете на новый счёт, где можете редактировать его как любой другой черновик, прежде чем отметить отправленным.

Как сконвертировать только часть позиций

Бергстрёмы хотят получить стол до того, как будут готовы стулья и скамья. Мартин выставляет счёт за стол и доставку сейчас.

1. Откройте смету EST-0038 и нажмите меню с тремя точками.
2. Нажмите Конвертировать часть в счёт… (Convert part to invoice…).
3. На экране Выберите позиции для конвертации (Select line items to convert) снимите отметки с позиций, которые подождут. При первой конвертации все позиции изначально отмечены.
4. Проверьте счётчик и промежуточный итог в шапке, здесь 2 / 4 и $4,380.00.
5. Нажмите Конвертировать в счёт в правом верхнем углу. Кнопка неактивна, пока ничего не выбрано.

Экран возвращает вас к смете, теперь со значком Частично преобразована, а новый черновик счёта ждёт на вкладке Счета. В отличие от полной конвертации, приложение не открывает счёт за вас.

Через несколько недель сиденья готовы. Пункт меню теперь называется Конвертировать остаток… (Convert remaining…) вместо Конвертировать часть в счёт…, а экран выбора уже знает, что было выставлено.

1. Откройте частично сконвертированную смету и нажмите меню с тремя точками.
2. Нажмите Конвертировать остаток….
3. Убедитесь, что уже выставленные строки зачёркнуты и помечены уже сконвертировано (already converted), а оставшиеся строки заранее отмечены.
4. Нажмите Конвертировать в счёт.

Если во втором проходе отмечены все оставшиеся строки, значок сметы меняется на Сконвертировано, и блок конвертации покидает меню. Если вы снова что-то оставите неотмеченным, она останется Частично преобразована, и можно вернуться в третий раз.

Нумерация по типу документа

Счета и сметы считаются отдельно. В Настройки (Settings), Бизнес-профиль (Business Profile), раздел Серии нумерации перечисляет серии двух типов, Счета и Сметы, у каждой есть Название серии (Series name), Шаблон номера (Number template), Следующий номер (Next number), Знаков (Digits) и политика Сброс счётчика (Reset counter): Никогда (Never), Каждый год (Every year), Каждый месяц (Every month) или Каждый квартал (Every quarter). Новый профиль получает по одной серии каждого типа: серию счетов с префиксом INV и серию смет с префиксом EST, обе с шаблоном {prefix}-{SEQ:0000}, так что первые документы — INV-0001 и EST-0001. Мартин переименовал свои в HO-{YYYY}-0000 для счетов и оставил EST-0000 для смет.

Шаблон номера принимает токены {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} или {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} и {kind:short} (печатает INV или EST) и другие. Номера должны быть уникальны в пределах бизнес-профиля; если вы зададите номер вручную и он совпадёт с существующим, при сохранении редактор перейдёт к следующему свободному номеру.

Как выглядит PDF сметы

Нажмите Предпросмотр PDF на экране деталей сметы, чтобы отрисовать её. В заголовке предпросмотра значится Смета EST-0038, а всплывающее сообщение после отправки говорит, что смета отмечена как отправленная. Сам документ использует любой из двенадцати шаблонов и палитр, выбранных в редакторе, с той же шапкой, таблицей позиций, итогами, заметками и условиями оплаты, какие напечатал бы счёт.

Единственное отличие PDF сметы в том, что строка скидки за раннюю оплату, которая может появляться под итогом неоплаченного счёта, на смете не печатается никогда.

Правила и подробности

• Сметы и счета хранятся как один тип записи с разным типом документа. Всё, что работает на экране деталей счёта, например закрепление, история изменений, подпись клиента, Посмотреть как клиент или отправка, работает и на смете.
• Конвертировать в счёт, Конвертировать часть в счёт…, Конвертировать остаток…, Создать подсмету, Дублировать, Отправить клиенту, Подпись клиента (Client sign-off), Поделиться веб-страницей и карандаш редактирования — функции Pro. Без активной подписки или пробного периода они открывают экран обновления. Отметить принятой, Отметить отклонённой, остальные смены статуса, Предпросмотр PDF и Удалить (Delete) бесплатны.
• Конвертация разрешена из любого статуса, кроме Сконвертировано: черновые, отправленные, принятые, отклонённые и отменённые сметы показывают пункты конвертации.
• Полная конвертация копирует скидку точно. Частичная так не может, поэтому сохраняет пропорциональную сумму скидки: коэффициент скидки сметы, применённый к выбранному подитогу, с налогом, уменьшенным в той же пропорции и округлённым до центов. Полученный счёт показывает фиксированную сумму скидки, а не процент.
• Сконвертированный счёт — всегда черновик, выставленный сегодня со сроком через 30 дней, какими бы ни были даты сметы. Измените даты в редакторе, если ваши условия отличаются.
• После частичной конвертации смета сохраняет все свои позиции. Пометка «уже сконвертировано» — это сопоставление по описанию, цене за единицу и количеству со счетами, созданными из этой сметы, по мере возможности; две одинаковые строки будут помечены обе, как только выставлена одна, и вы всегда можете снова отметить зачёркнутую строку.
• Конвертация сметы, относящейся к проекту, обновляет итоги этого проекта.
• На счёте нет видимой ссылки обратно на смету, а на подсмете — на родителя; используйте заметки или номер счёта для учёта.
• «Отметить как отправленный», «Вернуть в черновик», «Отменить смету» и «Восстановить» показывают подтверждение с формулировкой для сметы. «Отметить принятой» и «Отметить отклонённой» — нет.
• Удаление сметы запрашивает подтверждение под заголовком Удалить смету (Delete Estimate) и не затрагивает уже созданные из неё счета.
• Сметы никогда не показывают карточку платежей или опции штрафов и не учитываются как выручка в аналитике, пока не сконвертированы.

Советы

Связанные руководства

• Редактор счёта
• Статусы счетов, список и история
• Предпросмотр PDF, отправка и PDF-редактор