Οδηγός χρήσης

Προσφορές και μετατροπή τους σε τιμολόγια

Γράψτε προσφορά στην καρτέλα Προσφορές, παρακολουθήστε αν την αποδέχθηκε ο πελάτης και μετατρέψτε ολόκληρη ή μέρος της σε πρόχειρο τιμολόγιο με δικό του αριθμό.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Η προσφορά είναι το έγγραφο που στέλνετε πριν αλλάξουν χέρια χρήματα: μια τιμολογημένη λίστα με ό,τι προτείνετε να παραδώσετε. Στο Invoice Flow δημιουργείται με τον ίδιο επεξεργαστή όπως ένα τιμολόγιο, τυπώνεται με τα ίδια πρότυπα PDF και αποθηκεύεται στην ίδια λίστα Εγγράφων, αλλά έχει δική της σειρά αρίθμησης, δικό της σύνολο καταστάσεων και κάτι που το τιμολόγιο δεν έχει: μια ενέργεια μετατροπής που παράγει για εσάς το πραγματικό τιμολόγιο, ολόκληρο ή μία γραμμή τη φορά.

Τα παραδείγματα παρακολουθούν τον Martin Hollis, που διευθύνει τη Hollis & Oak Furniture, ένα εργαστήριο ενός ατόμου στο Portland του Oregon. Έχει δώσει προσφορά για ένα σετ τραπεζαρίας από καρυδιά στους Claire και Tom Bergstrom: ένα τραπέζι, έξι καρέκλες, έναν πάγκο και τη μεταφορά, συνολικά $8.410. Το ζευγάρι θέλει πρώτα το τραπέζι και αργότερα τα καθίσματα, οπότε θα χρεώσει τώρα το τραπέζι και τη μεταφορά και τα υπόλοιπα όταν φύγουν από το εργαστήριο.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Οι προσφορές βρίσκονται στην καρτέλα Τιμολόγια (Documents) της κάτω πλοήγησης. Στην κορυφή εκείνης της οθόνης ένας τριπλός διακόπτης γράφει Τιμολόγια, Προσφορές και Συμβάσεις· πατήστε Προσφορές και η λίστα δείχνει μόνο προσφορές. Κάτω από τον διακόπτη βρίσκονται τα τσιπάκια κατάστασης Όλα, Πρόχειρο, Σταλμένο, Πληρωμένο και Ληξιπρόθεσμα. Κάθε γραμμή δείχνει τον αριθμό προσφοράς, ένα σήμα κατάστασης, τον πελάτη και την ημερομηνία έκδοσης, και το σύνολο. Μια κενή καρτέλα γράφει Δεν υπάρχουν προσφορές ακόμα με την υπόδειξη Δημιουργήστε την πρώτη σας προσφορά για να ξεκινήσετε.

Τα σήματα που μπορεί να φέρει μια προσφορά είναι Πρόχειρο, Σταλμένο, Αποδεκτή, Απορρίφθηκε, Ακυρωμένο, Μετατράπηκε και Μερικώς μετατράπηκε. Μια σταλμένη προσφορά της οποίας η ημερομηνία λήξης έχει περάσει εμφανίζεται ως Ληξιπρόθεσμο, ακριβώς όπως ένα τιμολόγιο. Σημειώστε ότι η σειρά τσιπακιών δεν έχει τσιπάκι για Αποδεκτή, Απορρίφθηκε ή Μετατράπηκε· αυτές οι προσφορές εμφανίζονται στο Όλα ή μέσω του προχωρημένου φίλτρου του εικονιδίου χωνιού.

Το πάτημα μιας γραμμής ανοίγει τις λεπτομέρειες της προσφοράς: μια κάρτα κεφαλίδας με το σήμα, το σύνολο, τις ημερομηνίες Εκδόθηκε και λήξη, την κάρτα πελάτη, τις γραμμές, τα σύνολα, τυχόν σημειώσεις και όρους πληρωμής, και ένα κουμπί Προεπισκόπηση PDF. Δεν υπάρχει κάρτα Πληρωμών σε μια προσφορά, επειδή τίποτα δεν είναι εισπράξιμο μέχρι να γίνει τιμολόγιο. Όλες οι ενέργειες που αφορούν ειδικά τις προσφορές κρύβονται πίσω από το μενού τριών τελειών πάνω δεξιά.

Το κουμπί Νέο στο κάτω μέρος της λίστας Εγγράφων ανοίγει ένα φύλλο με τίτλο Επιλέξτε τύπο εγγράφου και τέσσερα πλακίδια: Τιμολόγιο, Προσφορά, Συμβόλαια και From text. Η επιλογή Προσφορά ανοίγει τον επεξεργαστή με τίτλο Νέα προσφορά.

Πώς να δημιουργήσετε προσφορά

Ο Martin δίνει προσφορά για ένα σετ κρεμαστών ραφιών σε νέο πελάτη. Τα βήματα είναι τα ίδια όπως για τιμολόγιο· διαφέρουν μόνο η αρίθμηση και ο τίτλος.

1. Ανοίξτε τα Έγγραφα και πατήστε Νέο.
2. Στο φύλλο Επιλέξτε τύπο εγγράφου, πατήστε Προσφορά.
3. Ελέγξτε την κάρτα Αριθμός τιμολογίου. Δείχνει ήδη τον επόμενο αριθμό από τη σειρά προσφορών σας, εδώ EST-0040. Πατήστε την μόνο αν χρειάζεστε άλλον αριθμό χειροκίνητα.
4. Αν διατηρείτε περισσότερες από μία σειρές προσφορών, εμφανίζεται μια κάρτα Σειρές τιμολόγησης πάνω από τον αριθμό· πατήστε την για να αλλάξετε, για παράδειγμα από Quotes σε Commercial quotes.
5. Πατήστε Πελάτης και επιλέξτε τον πελάτη από το παράθυρο Επιλέξτε πελάτη ή επιλέξτε Προσθήκη νέου πελάτη.
6. Προσαρμόστε τις ημερομηνίες Εκδόθηκε και Λήξη. Μια προσφορά δεν έχει ξεχωριστό πεδίο ισχύος, οπότε η ημερομηνία λήξης είναι η ημερομηνία μέχρι την οποία θέλετε απάντηση.
7. Προσθέστε γραμμές με Προϊόν / υπηρεσία, Χρόνος, Έξοδα ή Προσαρμοσμένο και μετά συμπληρώστε σημειώσεις και όρους πληρωμής πιο κάτω.
8. Πατήστε Αποθήκευση πρόχειρου.

Ο επεξεργαστής κρύβει μία κάρτα που έχουν τα τιμολόγια: την προσφορά έκπτωσης πρόωρης πληρωμής. Όλα τα υπόλοιπα, συμπεριλαμβανομένων φόρων, εκπτώσεων, νομίσματος, υπογραφής και συνημμένων φωτογραφιών, λειτουργούν όπως στον επεξεργαστή τιμολογίων.

Πώς να τη στείλετε και να καταγράψετε την απάντηση του πελάτη

Μόλις το πρόχειρο είναι έτοιμο, ανοίξτε το από τη λίστα και χρησιμοποιήστε το μενού τριών τελειών. Η Σήμανση ως σταλμένο ζητά επιβεβαίωση και προειδοποιεί ότι από εδώ και πέρα κάθε αλλαγή γράφεται στο ιστορικό αλλαγών. Μετά από αυτό το εικονίδιο μολυβιού στην πάνω γραμμή αντικαθίσταται από εικονίδιο ματιού και ο επεξεργαστής ανοίγει σε Λειτουργία μόνο προβολής με την υπόδειξη ότι μια σταλμένη προσφορά πρέπει να διπλασιαστεί για να αλλάξει. Για να στείλετε πράγματι το PDF, χρησιμοποιήστε την Εφαρμογή email ή το Share as web page στο ίδιο μενού, ή την Προεπισκόπηση PDF και κοινοποιήστε από εκεί.

Όταν οι Bergstrom απαντήσουν, ο Martin καταγράφει την έκβαση από το ίδιο μενού.

1. Ανοίξτε την προσφορά και πατήστε το μενού τριών τελειών.
2. Κυλήστε ως το μπλοκ μετά την Προβολή ως πελάτης.
3. Πατήστε Σήμανση ως αποδεκτή ή Σήμανση ως απορριφθείσα. Το σήμα αλλάζει αμέσως, χωρίς μήνυμα επιβεβαίωσης.

Η αποδοχή και η απόρριψη είναι λογιστικές καταστάσεις, όχι κλειδώματα. Μια απορριφθείσα προσφορά μπορεί ακόμη να μετατραπεί αν ο πελάτης αλλάξει γνώμη, και μια αποδεκτή μπορεί να ακυρωθεί με την Ακύρωση προσφοράς. Αν χρειάζεστε αναθεωρημένη έκδοση, η Δημιουργία υπο-προσφοράς κλωνοποιεί τις γραμμές σε νέο πρόχειρο με τον επόμενο αριθμό της σειράς προσφορών και το ανοίγει στον επεξεργαστή· το Διπλότυπο επίσης φτιάχνει ασύνδετο αντίγραφο, αλλά δείτε τον πίνακα αρίθμησης παρακάτω πριν το εμπιστευτείτε για προσφορές.

Πώς να μετατρέψετε ολόκληρη την προσφορά

Όταν ο πελάτης θέλει τα πάντα μαζί, ένα πάτημα παράγει το τιμολόγιο.

1. Ανοίξτε την προσφορά και πατήστε το μενού τριών τελειών.
2. Πατήστε Μετατροπή σε τιμολόγιο.
3. Διαβάστε το παράθυρο Μετατροπή σε τιμολόγιο; και πατήστε Μετατροπή σε τιμολόγιο για να προχωρήσετε ή Ακύρωση.

Η εφαρμογή αντιγράφει κάθε γραμμή, την έκπτωση, τις σημειώσεις, τους όρους πληρωμής, το πρότυπο, την παλέτα χρωμάτων, το νόμισμα και τη συναλλαγματική ισοτιμία σε νέο τιμολόγιο. Εκείνο το τιμολόγιο είναι Πρόχειρο, εκδίδεται σήμερα με ημερομηνία λήξης σε 30 ημέρες, και ο αριθμός του προέρχεται από την προεπιλεγμένη σειρά τιμολογίων σας, ποτέ από τη σειρά προσφορών. Το σήμα της προσφοράς γίνεται Μετατράπηκε και το μπλοκ μετατροπής εξαφανίζεται από το μενού της, ώστε η ίδια προσφορά να μην μπορεί να τιμολογηθεί δύο φορές. Καταλήγετε στο νέο τιμολόγιο, όπου μπορείτε να το επεξεργαστείτε όπως κάθε πρόχειρο πριν το σημειώσετε ως σταλμένο.

Πώς να μετατρέψετε μόνο μερικές γραμμές

Οι Bergstrom θέλουν το τραπέζι να παραδοθεί πριν ολοκληρωθούν οι καρέκλες και ο πάγκος. Ο Martin χρεώνει τώρα το τραπέζι και τη μεταφορά.

1. Ανοίξτε την προσφορά EST-0038 και πατήστε το μενού τριών τελειών.
2. Πατήστε Μετατροπή μέρους σε τιμολόγιο….
3. Στην οθόνη Επιλέξτε γραμμές προς μετατροπή, αποεπιλέξτε τα είδη που θα περιμένουν. Κάθε είδος ξεκινά επιλεγμένο στην πρώτη μετατροπή.
4. Ελέγξτε τον μετρητή και το τρέχον σύνολο στην κεφαλίδα, εδώ 2 / 4 και $4.380,00.
5. Πατήστε Μετατροπή σε τιμολόγιο στην πάνω δεξιά γωνία. Το κουμπί είναι ανενεργό όσο δεν έχει επιλεγεί τίποτα.

Η οθόνη σας επιστρέφει στην προσφορά, που τώρα φέρει το σήμα Μερικώς μετατράπηκε, ενώ το νέο πρόχειρο τιμολόγιο περιμένει στην καρτέλα Τιμολόγια. Σε αντίθεση με την πλήρη μετατροπή, η εφαρμογή δεν ανοίγει το τιμολόγιο για εσάς.

Εβδομάδες αργότερα τα καθίσματα είναι έτοιμα. Το στοιχείο μενού γράφει τώρα Μετατροπή υπολοίπου… αντί για Μετατροπή μέρους σε τιμολόγιο…, και η οθόνη επιλογής γνωρίζει ήδη τι έχει χρεωθεί.

1. Ανοίξτε τη μερικώς μετατρεμμένη προσφορά και πατήστε το μενού τριών τελειών.
2. Πατήστε Μετατροπή υπολοίπου….
3. Επιβεβαιώστε ότι οι ήδη χρεωμένες γραμμές είναι διαγραμμένες και σημειωμένες ως έχει ήδη μετατραπεί και ότι οι εκκρεμείς γραμμές είναι προεπιλεγμένες.
4. Πατήστε Μετατροπή σε τιμολόγιο.

Αν αυτό το δεύτερο πέρασμα επιλέξει κάθε εναπομείνασα γραμμή, το σήμα της προσφοράς αλλάζει σε Μετατράπηκε και το μπλοκ μετατροπής φεύγει από το μενού. Αν αφήσετε πάλι κάτι ανεπίλεκτο, παραμένει Μερικώς μετατράπηκε και μπορείτε να επιστρέψετε και τρίτη φορά.

Αρίθμηση ανά τύπο εγγράφου

Τα τιμολόγια και οι προσφορές μετρούν χωριστά. Στις Ρυθμίσεις, Επιχειρηματικό προφίλ, η ενότητα Σειρές τιμολόγησης παραθέτει σειρές δύο ειδών, Τιμολόγια και Προσφορές, καθεμία με Όνομα σειράς, Πρότυπο αριθμού, Επόμενο αριθμό, Ψηφία και πολιτική Επαναφοράς μετρητή (Ποτέ, Κάθε χρόνο, Κάθε μήνα ή Κάθε τρίμηνο). Ένα νέο προφίλ αποκτά μία από κάθε είδος: μια σειρά τιμολογίων με πρόθεμα INV και μια σειρά προσφορών με πρόθεμα EST, και οι δύο με το πρότυπο {prefix}-{SEQ:0000}, οπότε τα πρώτα έγγραφα είναι INV-0001 και EST-0001. Ο Martin μετονόμασε τη δική του σε HO-{YYYY}-0000 για τιμολόγια και κράτησε το EST-0000 για προσφορές.

Το πρότυπο αριθμού δέχεται, μεταξύ άλλων, τα σύμβολα {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} ή {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} και {kind:short} (που τυπώνει INV ή EST). Οι αριθμοί πρέπει να είναι μοναδικοί εντός ενός επιχειρηματικού προφίλ· αν παρακάμψετε έναν χειροκίνητα και συγκρουστεί, ο επεξεργαστής μεταβαίνει στον επόμενο ελεύθερο αριθμό όταν αποθηκεύσετε.

Πώς φαίνεται το PDF της προσφοράς

Πατήστε Προεπισκόπηση PDF στις λεπτομέρειες της προσφοράς για να αποδοθεί. Η γραμμή τίτλου της προεπισκόπησης γράφει Estimate EST-0038, και το μήνυμα μετά την αποστολή λέει ότι η προσφορά σημειώθηκε ως σταλμένη. Το ίδιο το έγγραφο χρησιμοποιεί όποιο από τα δώδεκα πρότυπα και τις παλέτες επιλέξατε στον επεξεργαστή, με την ίδια κεφαλίδα, πίνακα ειδών, σύνολα, σημειώσεις και όρους πληρωμής που θα τύπωνε ένα τιμολόγιο.

Η μόνη διαφορά του PDF που αφορά ειδικά τις προσφορές είναι ότι η γραμμή έκπτωσης πρόωρης πληρωμής, που μπορεί να εμφανιστεί κάτω από το σύνολο ενός απλήρωτου τιμολογίου, δεν τυπώνεται ποτέ σε προσφορά.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Οι προσφορές και τα τιμολόγια αποθηκεύονται ως το ίδιο είδος εγγραφής με διαφορετικό τύπο εγγράφου. Οτιδήποτε λειτουργεί στις λεπτομέρειες ενός τιμολογίου, όπως το καρφίτσωμα, το ιστορικό αλλαγών, η έγκριση πελάτη, η Προβολή ως πελάτης ή η κοινοποίηση, λειτουργεί και σε προσφορά.
• Η Μετατροπή σε τιμολόγιο, η Μετατροπή μέρους σε τιμολόγιο…, η Μετατροπή υπολοίπου…, η Δημιουργία υπο-προσφοράς, το Διπλότυπο, η Εφαρμογή email, το Client sign-off, το Share as web page και το μολύβι επεξεργασίας είναι λειτουργίες Pro. Χωρίς ενεργή συνδρομή ή δοκιμή ανοίγουν την οθόνη αναβάθμισης. Η Σήμανση ως αποδεκτή, η Σήμανση ως απορριφθείσα, οι άλλες αλλαγές κατάστασης, η Προεπισκόπηση PDF και η Διαγραφή είναι δωρεάν.
• Η μετατροπή επιτρέπεται από κάθε κατάσταση εκτός από το Μετατράπηκε: πρόχειρες, σταλμένες, αποδεκτές, απορριφθείσες και ακυρωμένες προσφορές εμφανίζουν όλες τις καταχωρίσεις μετατροπής.
• Η πλήρης μετατροπή αντιγράφει την έκπτωση ακριβώς. Η μερική μετατροπή δεν μπορεί, οπότε αποθηκεύει αναλογικό ποσό έκπτωσης: τον λόγο έκπτωσης της προσφοράς εφαρμοσμένο στο επιλεγμένο υποσύνολο, με τον φόρο μειωμένο κατά τον ίδιο λόγο και στρογγυλοποιημένο σε λεπτά. Το τιμολόγιο που προκύπτει δείχνει σταθερό ποσό έκπτωσης αντί για ποσοστό.
• Το μετατρεμμένο τιμολόγιο είναι πάντα πρόχειρο που εκδίδεται σήμερα και λήγει σε 30 ημέρες, όποιες κι αν ήταν οι ημερομηνίες της προσφοράς. Αλλάξτε τις ημερομηνίες στον επεξεργαστή αν οι όροι σας διαφέρουν.
• Η προσφορά κρατά όλες τις γραμμές της μετά από μερική μετατροπή. Η ένδειξη «έχει ήδη μετατραπεί» είναι μια κατά προσέγγιση αντιστοίχιση περιγραφής, τιμής μονάδας και ποσότητας με τιμολόγια που προήλθαν από εκείνη την προσφορά· δύο πανομοιότυπες γραμμές θα σημειωθούν και οι δύο μόλις χρεωθεί η μία, και μπορείτε πάντα να επιλέξετε ξανά μια διαγραμμένη γραμμή.
• Η μετατροπή προσφοράς που ανήκει σε έργο ενημερώνει τα σύνολα εκείνου του έργου.
• Δεν υπάρχει ορατός σύνδεσμος στο τιμολόγιο πίσω προς την προσφορά του, ούτε σε μια υπο-προσφορά προς τη γονική της· χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις ή τον αριθμό τιμολογίου για να κρατάτε ίχνος.
• Η Σήμανση ως σταλμένο, η Επαναφορά σε πρόχειρο, η Ακύρωση προσφοράς και η Επανενεργοποίηση εμφανίζουν καθεμία επιβεβαίωση με διατύπωση ειδική για προσφορές. Η Σήμανση ως αποδεκτή και η Σήμανση ως απορριφθείσα όχι.
• Η διαγραφή προσφοράς ζητά επιβεβαίωση με τίτλο Διαγραφή προσφοράς και δεν επηρεάζει κανένα τιμολόγιο που δημιουργήθηκε ήδη από αυτήν.
• Οι προσφορές δεν εμφανίζουν ποτέ κάρτα Πληρωμών ή επιλογές τέλους καθυστέρησης και δεν μετρούν ως έσοδα στα αναλυτικά μέχρι να μετατραπούν.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ο επεξεργαστής τιμολογίου
• Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό
• Προεπισκόπηση PDF, κοινοποίηση και επεξεργαστής PDF