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Preventivi, offerte e conversione in fattura

Scrivi un preventivo nella scheda Preventivi, verifica se il cliente lo ha accettato e trasformalo tutto o in parte in una fattura bozza con numero proprio.

Aggiornato: 2026-09-09

Un preventivo è il documento che invii prima che il denaro cambi di mano: un elenco con i prezzi di ciò che proponi di fornire. In Invoice Flow si costruisce con lo stesso editor di una fattura, si stampa con gli stessi modelli PDF e si conserva nello stesso elenco Documenti, ma ha una propria serie di numerazione, un proprio insieme di stati e una cosa che la fattura non ha: un’azione di conversione che genera la fattura vera e propria al posto tuo, per intero o una voce alla volta.

Gli esempi seguono Martin Hollis, titolare di Hollis & Oak Furniture, un laboratorio a conduzione individuale di Portland, Oregon. Ha preventivato un set da pranzo in noce a Claire e Tom Bergstrom: un tavolo, sei sedie, una panca e la consegna, $8,410 in totale. I coniugi vogliono prima il tavolo e le sedute più avanti, quindi fatturerà ora il tavolo e la consegna e il resto quando uscirà dal laboratorio.

Cosa vedi sullo schermo

I preventivi si trovano nella scheda Fatture (Documents) della barra di navigazione in basso. In cima a quella schermata un selettore a tre voci riporta Fatture, Preventivi e Contratti; tocca Preventivi e l’elenco mostra solo le offerte. Sotto il selettore ci sono i chip di stato Tutte, Bozza, Inviata, Pagata e Scaduta. Ogni riga mostra il numero del preventivo, un badge di stato, il cliente e la data di emissione, e il totale. Una scheda vuota riporta Ancora nessun preventivo con il suggerimento Crea il tuo primo preventivo per iniziare.

I badge che un preventivo può portare sono Bozza, Inviata, Accettato, Rifiutato, Annullata, Convertito e Parzialmente convertito. Un preventivo inviato la cui data di scadenza è passata viene mostrato come Scaduta, esattamente come una fattura. Nota che la riga dei chip non ha un chip per Accettato, Rifiutato o Convertito; quelle offerte compaiono sotto Tutte oppure tramite il filtro avanzato dell’icona a imbuto.

Toccando una riga si apre il dettaglio del preventivo: una scheda di intestazione con il badge, il totale, le date Emessa e Scadenza, la scheda cliente, le voci, i totali, eventuali note e le condizioni di pagamento, e un pulsante Anteprima PDF. Su un preventivo non c’è la scheda Pagamenti, perché finché non diventa una fattura non c’è nulla da incassare. Tutte le azioni specifiche dei preventivi si nascondono dietro il menu a tre puntini nell’angolo in alto a destra.

Il pulsante Nuovo in fondo all’elenco Documenti apre un pannello intitolato Scegli tipo di documento con quattro riquadri: Fattura, Preventivo, Contratti e From text. Scegliendo Preventivo si apre l’editor con il titolo Nuovo preventivo.

Come creare un preventivo

Martin sta preventivando una serie di mensole sospese per un nuovo cliente. I passaggi sono gli stessi di una fattura; cambiano solo la numerazione e il titolo.

1. Apri Fatture e tocca Nuovo.
2. Nel pannello Scegli tipo di documento, tocca Preventivo.
3. Controlla la scheda Numero fattura. Mostra già il numero successivo della tua serie preventivi, qui EST-0040. Toccala solo se ti serve un numero diverso inserito a mano.
4. Se gestisci più di una serie preventivi, sopra il numero compare una scheda Serie di fatturazione; toccala per cambiarla, per esempio da Preventivi a Offerte commerciali.
5. Tocca Cliente e scegli il committente dalla finestra Seleziona cliente, oppure scegli Aggiungi nuovo cliente.
6. Regola le date Emessa e Scadenza. Un preventivo non ha un campo di validità separato, quindi la data di scadenza è la data entro cui vuoi una risposta.
7. Aggiungi le voci con Prodotto / Servizio, Tempo, Spese o Personalizzato, poi compila più in basso le note e le condizioni di pagamento.
8. Tocca Salva bozza.

L’editor nasconde una scheda presente nelle fatture: l’offerta di sconto per pagamento anticipato. Tutto il resto, comprese imposte, sconti, valuta, firma e foto allegate, funziona esattamente come nell’editor delle fatture.

Come inviarlo e registrare la risposta del cliente

Quando la bozza è pronta, aprila dall’elenco e usa il menu a tre puntini. Segna come inviata (Mark as Sent) chiede conferma e avverte che da quel momento ogni modifica viene scritta nel registro modifiche. Dopodiché l’icona a matita nella barra superiore è sostituita da un’icona a occhio e l’editor si apre in Modalità sola visualizzazione, con l’avviso che un preventivo inviato deve essere duplicato per essere modificato. Per inviare davvero il PDF, usa Invia al cliente o Share as web page nello stesso menu, oppure Anteprima PDF e condividi da lì.

Quando i Bergstrom rispondono, Martin registra l’esito dallo stesso menu.

1. Apri il preventivo e tocca il menu a tre puntini.
2. Scorri fino al blocco che segue Visualizza come cliente.
3. Tocca Contrassegna come Accettato o Contrassegna come Rifiutato. Il badge cambia subito, senza richiesta di conferma.

Accettato e rifiutato sono stati contabili, non blocchi. Un preventivo rifiutato può comunque essere convertito se il cliente cambia idea, e uno accettato può essere annullato con Annulla preventivo. Se ti serve una versione rivista, Crea sotto-preventivo clona le voci in una nuova bozza con il numero successivo della serie preventivi e la apre nell’editor; anche Duplica crea una copia scollegata, ma consulta la tabella di numerazione più sotto prima di usarla per le offerte.

Come convertire l’intero preventivo

Quando il cliente vuole tutto in una volta, un tocco genera la fattura.

1. Apri il preventivo e tocca il menu a tre puntini.
2. Tocca Converti in fattura.
3. Leggi la finestra Convertire in fattura? e tocca Converti in fattura per procedere, oppure Annulla.

L’app copia nella nuova fattura ogni voce, lo sconto, le note, le condizioni di pagamento, il modello, la palette di colori, la valuta e il tasso di cambio. Quella fattura è una Bozza, emessa oggi con scadenza a 30 giorni, e il suo numero proviene dalla tua serie fatture predefinita, mai dalla serie preventivi. Il badge del preventivo diventa Convertito e il blocco di conversione sparisce dal suo menu, così la stessa offerta non può essere fatturata due volte. Ti ritrovi sulla nuova fattura, dove puoi modificarla come qualsiasi altra bozza prima di segnarla come inviata.

Come convertire solo alcune voci

I Bergstrom vogliono il tavolo consegnato prima che sedie e panca siano finite. Martin fattura ora il tavolo e la consegna.

1. Apri il preventivo EST-0038 e tocca il menu a tre puntini.
2. Tocca Converti parte in fattura….
3. Nella schermata Seleziona le voci da convertire, deseleziona le voci che attenderanno. Alla prima conversione tutte le voci partono selezionate.
4. Controlla il contatore e il totale parziale nell'intestazione, qui 2 / 4 e $4,380.00.
5. Tocca Converti in fattura nell'angolo in alto a destra. Il pulsante è disattivato finché non è selezionato nulla.

La schermata ti riporta al preventivo, ora contrassegnato Parzialmente convertito, e la nuova fattura bozza attende nella scheda Fatture. A differenza della conversione completa, l’app non apre la fattura al posto tuo.

Settimane dopo le sedute sono pronte. La voce di menu ora riporta Converti il rimanente… invece di Converti parte in fattura…, e la schermata di selezione sa già cosa è stato fatturato.

1. Apri il preventivo parzialmente convertito e tocca il menu a tre puntini.
2. Tocca Converti il rimanente….
3. Verifica che le righe già fatturate siano barrate e contrassegnate come già convertito, e che le righe residue siano preselezionate.
4. Tocca Converti in fattura.

Se questo secondo passaggio seleziona tutte le righe rimanenti, il badge del preventivo diventa Convertito e il blocco di conversione lascia il menu. Se lasci di nuovo qualcosa deselezionato, resta Parzialmente convertito e puoi tornarci una terza volta.

Numerazione per tipo di documento

Fatture e preventivi si contano separatamente. In Impostazioni, Profilo aziendale, la sezione Serie di fatturazione elenca serie di due tipi, Fatture e Preventivi, ciascuna con un Nome della serie, un Modello numero, il Prossimo numero, le Cifre e una politica di Reimposta contatore (Mai, Ogni anno, Ogni mese o Ogni trimestre). Un nuovo profilo ne riceve una per tipo: una serie fatture con prefisso INV e una serie preventivi con prefisso EST, entrambe con il modello {prefix}-{SEQ:0000}, quindi i primi documenti sono INV-0001 e EST-0001. Martin ha rinominato la sua in HO-{YYYY}-0000 per le fatture e ha mantenuto EST-0000 per le offerte.

Il modello di numerazione accetta, tra gli altri, i token {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} o {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} e {kind:short} (che stampa INV o EST). I numeri devono essere univoci all’interno di un profilo aziendale; se ne imposti uno a mano e va in conflitto, l’editor passa al primo numero libero al salvataggio.

Come appare il PDF del preventivo

Tocca Anteprima PDF nel dettaglio del preventivo per generarlo. La barra del titolo dell’anteprima riporta Estimate EST-0038 e lo snackbar dopo l’invio conferma che il preventivo è stato segnato come inviato. Il documento in sé usa il modello e la palette che hai scelto nell’editor tra i dodici disponibili, con la stessa intestazione, tabella delle voci, totali, note e condizioni di pagamento che stamperebbe una fattura.

L’unica differenza specifica dei preventivi nel PDF è che la riga dello sconto per pagamento anticipato, che può comparire sotto il totale di una fattura non pagata, non viene mai stampata su un preventivo.

Regole e dettagli

• Preventivi e fatture sono archiviati come lo stesso tipo di record con un tipo di documento diverso. Tutto ciò che funziona sul dettaglio di una fattura, come il fissaggio, il registro modifiche, il Client sign-off, Visualizza come cliente o la condivisione, funziona anche su un preventivo.
• Converti in fattura, Converti parte in fattura…, Converti il rimanente…, Crea sotto-preventivo, Duplica, Invia al cliente, Client sign-off, Share as web page e la matita di modifica sono funzioni Pro. Senza un abbonamento o una prova attiva aprono la schermata di upgrade. Contrassegna come Accettato, Contrassegna come Rifiutato, gli altri cambi di stato, Anteprima PDF ed Elimina sono gratuiti.
• La conversione è consentita da qualsiasi stato tranne Convertito: preventivi in bozza, inviati, accettati, rifiutati e annullati mostrano tutti le voci di conversione.
• Una conversione completa copia lo sconto esattamente. Una conversione parziale non può farlo, quindi memorizza un importo di sconto proporzionale: il rapporto di sconto del preventivo applicato al subtotale selezionato, con l’imposta ridotta nella stessa proporzione e arrotondata ai centesimi. La fattura risultante mostra un importo di sconto fisso anziché una percentuale.
• La fattura convertita è sempre una bozza emessa oggi e con scadenza a 30 giorni, quali che fossero le date del preventivo. Cambia le date nell’editor se le tue condizioni sono diverse.
• Il preventivo conserva tutte le sue voci dopo una conversione parziale. Il contrassegno “già convertito” è una corrispondenza approssimativa su descrizione, prezzo unitario e quantità rispetto alle fatture generate da quel preventivo; due righe identiche saranno entrambe contrassegnate quando una viene fatturata, e puoi sempre riselezionare una riga barrata.
• La conversione di un preventivo appartenente a un progetto aggiorna i totali di quel progetto.
• Sulla fattura non c’è alcun collegamento visibile al preventivo di origine, né su un sotto-preventivo al suo genitore; usa le note o il numero fattura per tenerne traccia.
• Segna come inviata, Riporta a bozza, Annulla preventivo e Riattiva mostrano ciascuno una conferma con un testo specifico per i preventivi. Contrassegna come Accettato e Contrassegna come Rifiutato no.
• L’eliminazione di un preventivo chiede conferma sotto il titolo Elimina preventivo e non tocca alcuna fattura già creata da esso.
• I preventivi non mostrano mai la scheda Pagamenti né le opzioni di mora, e non sono conteggiati come ricavi nelle analisi finché non vengono convertiti.

Suggerimenti

Guide correlate

• L’editor delle fatture
• Stati, elenco e cronologia delle fatture
• Anteprima PDF, condivisione ed editor PDF