คู่มือผู้ใช้

ใบเสนอราคาและการแปลงเป็นใบแจ้งหนี้

เขียนใบเสนอราคาในแท็บ Estimates ติดตามว่าลูกค้ายอมรับหรือไม่ แล้วแปลงทั้งหมดหรือเฉพาะบางรายการให้กลายเป็นใบแจ้งหนี้แบบร่างพร้อมหมายเลขของตัวเอง

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

ใบเสนอราคา (estimate) คือเอกสารที่คุณส่งก่อนที่เงินจะเปลี่ยนมือ: รายการที่ตั้งราคาไว้ของสิ่งที่คุณเสนอจะส่งมอบ ใน Invoice Flow ใบเสนอราคาถูกสร้างด้วยตัวแก้ไขเดียวกับใบแจ้งหนี้ พิมพ์ด้วยเทมเพลต PDF เดียวกัน และจัดเก็บในรายการ Documents เดียวกัน แต่มีชุดหมายเลขของตัวเอง มีสถานะชุดของตัวเอง และมีสิ่งหนึ่งที่ใบแจ้งหนี้ไม่มี: การกระทำแปลง (conversion) ที่สร้างใบแจ้งหนี้จริงให้คุณ ไม่ว่าจะทั้งหมดหรือทีละรายการ

ตัวอย่างในคู่มือนี้ติดตาม Martin Hollis ผู้ดำเนินกิจการ Hollis & Oak Furniture เวิร์กช็อปคนเดียวในเมืองพอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน เขาเสนอราคาชุดโต๊ะอาหารไม้วอลนัทให้กับ Claire และ Tom Bergstrom: โต๊ะ เก้าอี้หกตัว ม้านั่ง และค่าจัดส่ง รวม $8,410 ทั้งคู่ต้องการโต๊ะก่อนแล้วค่อยเอาที่นั่งทีหลัง เขาจึงจะเรียกเก็บเงินค่าโต๊ะและค่าจัดส่งตอนนี้ แล้วค่อยเรียกเก็บส่วนที่เหลือเมื่อมันออกจากร้าน

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

ใบเสนอราคาอยู่ในแท็บ Documents ของแถบนำทางด้านล่าง ด้านบนของหน้าจอนั้นมีสวิตช์สามทาง Invoices, Estimates และ Contracts แตะ Estimates แล้วรายการจะแสดงเฉพาะใบเสนอราคา ใต้สวิตช์มีชิปสถานะ All, Draft, Sent, Paid และ Overdue แต่ละแถวแสดงหมายเลขใบเสนอราคา ป้ายสถานะ ลูกค้าและวันที่ออก และยอดรวม แท็บที่ว่างเปล่าจะแสดง No estimates yet พร้อมคำแนะนำ Create your first estimate to get started

ป้ายสถานะที่ใบเสนอราคาสามารถมีได้คือ Draft, Sent, Accepted, Declined, Cancelled, Converted และ Partially converted ใบเสนอราคาที่ส่งแล้วและเลยวันครบกำหนดจะแสดงเป็น Overdue เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ โปรดสังเกตว่าแถวชิปไม่มีชิปสำหรับ Accepted, Declined หรือ Converted รายการเหล่านั้นจะปรากฏภายใต้ All หรือผ่านตัวกรองขั้นสูงในไอคอนกรวย

การแตะแถวหนึ่งจะเปิดรายละเอียดใบเสนอราคา: การ์ดส่วนหัวพร้อมป้ายสถานะ ยอดรวม วันที่ ออก (Issued) และ ครบกำหนด (due) การ์ดลูกค้า รายการสินค้า ยอดรวม บันทึกและเงื่อนไขการชำระเงินใด ๆ และปุ่ม ดูตัวอย่าง PDF (Preview PDF) ใบเสนอราคาไม่มีการ์ด Payments เพราะไม่มีอะไรที่เรียกเก็บได้จนกว่ามันจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ การกระทำเฉพาะของใบเสนอราคาทั้งหมดซ่อนอยู่หลังเมนูจุดสามจุดที่มุมขวาบน

ปุ่ม ใหม่ (New) ที่ด้านล่างของรายการ Documents จะเปิดแผ่นชื่อ Choose document type พร้อมสี่กระเบื้อง: Invoice, Estimate, Contracts และ From text การเลือก Estimate จะเปิดตัวแก้ไขพร้อมชื่อเรื่อง New Estimate

วิธีสร้างใบเสนอราคา

Martin กำลังเสนอราคาชุดชั้นวางลอยตัวให้ลูกค้าใหม่ ขั้นตอนเหมือนกับใบแจ้งหนี้ ต่างกันแค่การกำหนดหมายเลขและชื่อเรื่อง

1. เปิด Documents แล้วแตะ New
2. ในแผ่น Choose document type แตะ Estimate
3. ตรวจสอบการ์ด หมายเลขใบแจ้งหนี้ (Invoice Number) ระบบจะแสดงหมายเลขถัดไปจากชุดใบเสนอราคาของคุณอยู่แล้ว ในที่นี้คือ EST-0040 แตะที่การ์ดก็ต่อเมื่อคุณต้องการหมายเลขอื่นด้วยตนเอง
4. หากคุณมีชุดใบเสนอราคามากกว่าหนึ่งชุด การ์ด ชุดใบแจ้งหนี้ (Invoice Series) จะปรากฏเหนือหมายเลข แตะเพื่อสลับ เช่น จาก Quotes เป็น Commercial quotes
5. แตะ ลูกค้า (Client) และเลือกลูกค้าจากไดอะล็อก Select client หรือเลือก Add new client
6. ปรับวันที่ ออก (Issued) และ ครบกำหนด (Due) ใบเสนอราคาไม่มีช่องอายุความสมบูรณ์แยกต่างหาก ดังนั้นวันครบกำหนดคือวันที่คุณต้องการคำตอบ
7. เพิ่มรายการสินค้าด้วย Product / Service, Time, Expenses หรือ Custom จากนั้นกรอกบันทึกและเงื่อนไขการชำระเงินด้านล่าง
8. แตะ บันทึกฉบับร่าง (Save Draft)

ตัวแก้ไขซ่อนการ์ดหนึ่งที่ใบแจ้งหนี้มี: ข้อเสนอส่วนลดชำระก่อนกำหนด ส่วนที่เหลือทั้งหมด รวมถึงภาษี ส่วนลด สกุลเงิน ลายเซ็น และไฟล์แนบรูปภาพ ทำงานเหมือนกับตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ทุกประการ

วิธีส่งและบันทึกคำตอบของลูกค้า

เมื่อฉบับร่างพร้อมแล้ว เปิดจากรายการและใช้เมนูจุดสามจุด Mark as Sent จะขอให้คุณยืนยันและเตือนว่าตั้งแต่นี้ไปการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจะถูกบันทึกลงในบันทึกการเปลี่ยนแปลง หลังจากนั้นไอคอนดินสอในแถบด้านบนจะถูกแทนที่ด้วยไอคอนรูปตา และตัวแก้ไขจะเปิดใน โหมดดูอย่างเดียว (View-only mode) พร้อมคำแนะนำว่าใบเสนอราคาที่ส่งแล้วต้องทำซ้ำก่อนจึงจะแก้ไขได้ หากต้องการส่ง PDF จริง ให้ใช้ Email client หรือ Share as web page ในเมนูเดียวกัน หรือ Preview PDF แล้วแชร์จากที่นั่น

เมื่อครอบครัว Bergstrom ตอบกลับมา Martin จะบันทึกผลลัพธ์จากเมนูเดียวกัน

1. เปิดใบเสนอราคาแล้วแตะเมนูจุดสามจุด
2. เลื่อนลงไปที่บล็อกหลัง View as client
3. แตะ ทำเครื่องหมายว่ายอมรับ (Mark as Accepted) หรือ ทำเครื่องหมายว่าปฏิเสธ (Mark as Declined) ป้ายสถานะจะเปลี่ยนทันทีโดยไม่มีข้อความยืนยัน

Accepted และ Declined เป็นสถานะทางบัญชี ไม่ใช่การล็อก ใบเสนอราคาที่ปฏิเสธไปแล้วยังสามารถแปลงได้หากลูกค้าเปลี่ยนใจ และใบเสนอราคาที่ยอมรับแล้วสามารถยกเลิกได้ด้วย Cancel Estimate หากคุณต้องการฉบับแก้ไข Create sub-estimate จะโคลนรายการสินค้าไปยังฉบับร่างใหม่พร้อมหมายเลขถัดไปในชุดใบเสนอราคาและเปิดขึ้นในตัวแก้ไข Duplicate ก็สร้างสำเนาที่ไม่เชื่อมโยงกันเช่นกัน แต่ดูตารางการกำหนดหมายเลขด้านล่างก่อนพึ่งพามันสำหรับใบเสนอราคา

วิธีแปลงใบเสนอราคาทั้งฉบับ

เมื่อลูกค้าต้องการทั้งหมดในคราวเดียว การแตะเพียงครั้งเดียวก็สร้างใบแจ้งหนี้ได้

1. เปิดใบเสนอราคาแล้วแตะเมนูจุดสามจุด
2. แตะ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ (Convert to Invoice)
3. อ่านไดอะล็อก Convert to invoice? แล้วแตะ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ (Convert to Invoice) เพื่อดำเนินการต่อ หรือ ยกเลิก (Cancel)

แอปจะคัดลอกรายการสินค้าทุกรายการ ส่วนลด บันทึก เงื่อนไขการชำระเงิน เทมเพลต จานสี สกุลเงิน และอัตราแลกเปลี่ยนไปยังใบแจ้งหนี้ใหม่ ใบแจ้งหนี้นั้นจะเป็น Draft ออกวันนี้และครบกำหนด 30 วันถัดไป และหมายเลขของมันมาจากชุดใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของคุณ ไม่ใช่จากชุดใบเสนอราคา ป้ายสถานะของใบเสนอราคาจะเปลี่ยนเป็น Converted และบล็อกการแปลงจะหายไปจากเมนู เพื่อไม่ให้ใบเสนอราคาเดียวกันถูกออกใบแจ้งหนี้ซ้ำสองครั้ง คุณจะมาถึงใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้เหมือนฉบับร่างอื่น ๆ ก่อนทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว

วิธีแปลงเฉพาะบางรายการ

ครอบครัว Bergstrom ต้องการให้ส่งโต๊ะก่อนที่เก้าอี้และม้านั่งจะเสร็จ Martin จึงเรียกเก็บเงินค่าโต๊ะและค่าจัดส่งตอนนี้

1. เปิดใบเสนอราคา EST-0038 แล้วแตะเมนูจุดสามจุด
2. แตะ Convert part to invoice…
3. บนหน้าจอ Select line items to convert ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายรายการที่จะรอไว้ ทุกรายการจะถูกทำเครื่องหมายไว้ตั้งแต่แรกในการแปลงครั้งแรก
4. ตรวจสอบตัวนับและยอดรวมสะสมในส่วนหัว 2 / 4 และ $4,380.00 ในที่นี้
5. แตะ Convert to Invoice ที่มุมขวาบน ปุ่มจะเป็นสีเทาจางเมื่อยังไม่มีอะไรถูกเลือก

หน้าจอจะพาคุณกลับไปที่ใบเสนอราคา ซึ่งตอนนี้มีป้าย Partially converted และใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใหม่รออยู่ในแท็บ Invoices ต่างจากการแปลงทั้งฉบับ แอปจะไม่เปิดใบแจ้งหนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ

หลายสัปดาห์ต่อมาที่นั่งก็พร้อมแล้ว รายการเมนูตอนนี้อ่านว่า Convert remaining… แทน Convert part to invoice… และหน้าจอเลือกรายการรู้อยู่แล้วว่าอะไรถูกเรียกเก็บเงินไปแล้ว

1. เปิดใบเสนอราคาที่แปลงบางส่วนแล้วแตะเมนูจุดสามจุด
2. แตะ Convert remaining…
3. ยืนยันว่ารายการที่เรียกเก็บเงินไปแล้วถูกขีดฆ่าและมีป้าย already converted และรายการที่ยังคงค้างถูกทำเครื่องหมายไว้ล่วงหน้า
4. แตะ Convert to Invoice

หากรอบที่สองนี้ทำเครื่องหมายทุกรายการที่เหลือ ป้ายสถานะของใบเสนอราคาจะเปลี่ยนเป็น Converted และบล็อกการแปลงจะออกจากเมนู หากคุณปล่อยบางรายการไว้ไม่ทำเครื่องหมายอีกครั้ง มันจะยังคงเป็น Partially converted และคุณสามารถกลับมาทำครั้งที่สามได้

การกำหนดหมายเลขตามประเภทเอกสาร

ใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคานับแยกกัน ใน การตั้งค่า (Settings), Business Profile, ส่วน ชุดใบแจ้งหนี้ (Invoice Series) จะแสดงชุดสองประเภท คือ Invoices และ Estimates แต่ละชุดมี ชื่อชุด (Series name), แม่แบบหมายเลข (Number template), หมายเลขถัดไป (Next number), จำนวนหลัก (Digits) และนโยบาย รีเซ็ตตัวนับ (Reset counter) (Never, Every year, Every month หรือ Every quarter) โปรไฟล์ใหม่จะได้รับชุดละหนึ่งชุด: ชุดใบแจ้งหนี้ที่มีคำนำหน้า INV และชุดใบเสนอราคาที่มีคำนำหน้า EST ทั้งคู่ใช้แม่แบบ {prefix}-{SEQ:0000} ดังนั้นเอกสารแรกจะเป็น INV-0001 และ EST-0001 Martin เปลี่ยนชื่อชุดของเขาเป็น HO-{YYYY}-0000 สำหรับใบแจ้งหนี้ และคง EST-0000 ไว้สำหรับใบเสนอราคา

แม่แบบหมายเลขรองรับโทเค็น {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} หรือ {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} และ {kind:short} (ซึ่งพิมพ์ INV หรือ EST) และอื่น ๆ อีกมากมาย หมายเลขต้องไม่ซ้ำกันภายในโปรไฟล์ธุรกิจเดียวกัน หากคุณกำหนดหมายเลขเองด้วยมือแล้วเกิดการชนกัน ตัวแก้ไขจะเลื่อนไปยังหมายเลขที่ว่างถัดไปเมื่อคุณบันทึก

ใบเสนอราคาในรูปแบบ PDF

แตะ ดูตัวอย่าง PDF (Preview PDF) บนหน้ารายละเอียดใบเสนอราคาเพื่อเรนเดอร์ แถบชื่อเรื่องของตัวอย่างจะอ่านว่า Estimate EST-0038 และแถบข้อความหลังส่งจะระบุว่าใบเสนอราคาถูกทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว ตัวเอกสารเองใช้หนึ่งในสิบสองเทมเพลตและจานสีที่คุณเลือกไว้ในตัวแก้ไข พร้อมส่วนหัว ตารางรายการ ยอดรวม บันทึก และเงื่อนไขการชำระเงินแบบเดียวกับที่ใบแจ้งหนี้จะพิมพ์

ความแตกต่างเฉพาะของใบเสนอราคาใน PDF อย่างเดียวคือบรรทัดส่วนลดชำระก่อนกำหนด ซึ่งสามารถปรากฏใต้ยอดรวมของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ จะไม่ถูกพิมพ์บนใบเสนอราคาเลย

กฎและรายละเอียด

• ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ถูกจัดเก็บเป็นบันทึกประเภทเดียวกันแต่ต่างประเภทเอกสาร สิ่งใดก็ตามที่ทำงานได้บนหน้ารายละเอียดใบแจ้งหนี้ เช่น การปักหมุด บันทึกการเปลี่ยนแปลง client sign-off, View as client หรือการแชร์ ก็ทำงานได้บนใบเสนอราคาเช่นกัน
• Convert to Invoice, Convert part to invoice…, Convert remaining…, Create sub-estimate, Duplicate, Email client, Client sign-off, Share as web page และไอคอนดินสอแก้ไข เป็นฟีเจอร์ Pro หากไม่มีการสมัครสมาชิกหรือช่วงทดลองใช้งานที่ยังไม่หมดอายุ จะเปิดหน้าจออัปเกรด Mark as Accepted, Mark as Declined การเปลี่ยนสถานะอื่น ๆ Preview PDF และ Delete ใช้ได้ฟรี
• การแปลงสามารถทำได้จากสถานะใด ๆ ยกเว้น Converted: ใบเสนอราคาที่เป็นฉบับร่าง ส่งแล้ว ยอมรับแล้ว ปฏิเสธแล้ว และยกเลิกแล้ว ล้วนแสดงรายการแปลง
• การแปลงทั้งฉบับจะคัดลอกส่วนลดตรงเป๊ะ การแปลงบางส่วนทำแบบนั้นไม่ได้ จึงจะจัดเก็บจำนวนส่วนลดตามสัดส่วนแทน: อัตราส่วนส่วนลดของใบเสนอราคานำไปใช้กับยอดย่อยที่เลือกไว้ โดยลดภาษีตามสัดส่วนเดียวกันและปัดเศษเป็นสตางค์ ใบแจ้งหนี้ที่ได้จะแสดงจำนวนส่วนลดคงที่แทนที่จะเป็นเปอร์เซ็นต์
• ใบแจ้งหนี้ที่แปลงแล้วจะเป็นฉบับร่างที่ออกวันนี้เสมอและครบกำหนดใน 30 วัน ไม่ว่าวันที่ของใบเสนอราคาจะเป็นอย่างไร เปลี่ยนวันที่ในตัวแก้ไขหากเงื่อนไขของคุณแตกต่างกัน
• ใบเสนอราคายังคงมีรายการสินค้าทั้งหมดหลังจากการแปลงบางส่วน เครื่องหมาย “already converted” เป็นการจับคู่แบบพยายามที่ดีที่สุดจากคำอธิบาย ราคาต่อหน่วย และปริมาณ เทียบกับใบแจ้งหนี้ที่เกิดจากใบเสนอราคานั้น รายการที่เหมือนกันสองรายการจะถูกทำเครื่องหมายพร้อมกันเมื่อรายการหนึ่งถูกเรียกเก็บเงิน และคุณสามารถทำเครื่องหมายรายการที่ขีดฆ่าอีกครั้งได้เสมอ
• การแปลงใบเสนอราคาที่อยู่ในโครงการจะอัปเดตยอดรวมของโครงการนั้น
• ไม่มีลิงก์ที่มองเห็นได้บนใบแจ้งหนี้ที่ย้อนกลับไปยังใบเสนอราคาต้นฉบับ และไม่มีลิงก์บนใบเสนอราคาย่อยที่ย้อนกลับไปยังต้นฉบับ ใช้บันทึกหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อติดตาม
• Mark as Sent, Revert to draft, Cancel Estimate และ Reactivate แต่ละอย่างจะแสดงการยืนยันด้วยข้อความเฉพาะของใบเสนอราคา Mark as Accepted และ Mark as Declined ไม่แสดง
• การลบใบเสนอราคาจะขอการยืนยันภายใต้ชื่อเรื่อง Delete Estimate และจะไม่กระทบใบแจ้งหนี้ใด ๆ ที่สร้างจากมันไปแล้ว
• ใบเสนอราคาจะไม่แสดงการ์ด Payments หรือตัวเลือกค่าปรับล่าช้าเลย และจะไม่ถูกนับเป็นรายได้ในการวิเคราะห์จนกว่าจะถูกแปลง

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้
• สถานะใบแจ้งหนี้ รายการ และประวัติ
• การดูตัวอย่าง PDF การแชร์ และตัวแก้ไข PDF