Uživatelská příručka

Cenové nabídky a jejich převod na faktury

Vytvořte nabídku v záložce Nabídky, sledujte, zda ji klient přijal, a pak z ní celé nebo jen z části udělejte koncept faktury s vlastním číslem.

Aktualizováno: 2026-09-09

Cenová nabídka je dokument, který posíláte dřív, než dojde na peníze: oceněný seznam toho, co navrhujete dodat. V Invoice Flow se sestavuje ve stejném editoru jako faktura, tiskne se stejnými šablonami PDF a ukládá se do stejného seznamu dokumentů, ale má vlastní číselnou řadu, vlastní sadu stavů a jednu věc, kterou faktura nemá: akci převodu, která za vás vytvoří skutečnou fakturu, buď celou, nebo po jednotlivých položkách.

Příklady sledují Martina Hollise, který provozuje Hollis & Oak Furniture, jednomužnou truhlářskou dílnu v Portlandu v Oregonu. Manželům Claire a Tomu Bergstromovým nabídl ořechovou jídelní sestavu: stůl, šest židlí, lavici a dopravu, celkem 8 410 $. Manželé chtějí nejdřív stůl a sezení až později, takže Martin vyfakturuje stůl a dopravu hned a zbytek, až opustí dílnu.

Co uvidíte na obrazovce

Nabídky žijí v záložce Dokumenty ve spodní navigaci. V horní části té obrazovky je trojpolohový přepínač Faktury, Nabídky a Smlouvy; klepněte na Nabídky a seznam zobrazí jen cenové nabídky. Pod přepínačem jsou stavové čipy Vše, Koncept, Odesláno, Zaplaceno a Po splatnosti. Každý řádek ukazuje číslo nabídky, stavový odznak, klienta, datum vystavení a celkovou částku. Prázdná záložka hlásí Zatím žádné nabídky s nápovědou Začněte vytvořením první nabídky.

Odznaky, které nabídka může nést, jsou Koncept, Odesláno, Přijato, Odmítnuto, Zrušeno, Převedeno a Částečně převedeno. Odeslaná nabídka, které uplynulo datum splatnosti, se zobrazuje jako Po splatnosti, přesně jako faktura. Všimněte si, že řada čipů nemá čip pro Přijato, Odmítnuto ani Převedeno; takové nabídky najdete pod Vše nebo přes pokročilý filtr pod ikonou trychtýře.

Klepnutí na řádek otevře detail nabídky: hlavičkovou kartu s odznakem, celkovou částkou, daty Vystaveno a Splatnost, kartu klienta, položky, součty, případné poznámky a platební podmínky a tlačítko Náhled PDF. Karta plateb na nabídce není, protože dokud se nestane fakturou, není co inkasovat. Všechny akce specifické pro nabídky se skrývají v nabídce se třemi tečkami v pravém horním rohu.

Tlačítko Nový ve spodní části seznamu dokumentů otevře panel nazvaný Vyberte typ dokumentu se čtyřmi dlaždicemi: Faktura, Nabídka, Smlouvy a From text. Volba Nabídka otevře editor s názvem Nová nabídka.

Jak vytvořit nabídku

Martin nabízí sadu závěsných polic novému klientovi. Postup je stejný jako u faktury; liší se jen číslování a název.

1. Otevřete Dokumenty (Documents) a klepněte na Nový (New).
2. V panelu Vyberte typ dokumentu (Choose document type) klepněte na Nabídka (Estimate).
3. Zkontrolujte kartu Číslo faktury (Invoice Number). Už zobrazuje další číslo z vaší řady nabídek, zde EST-0040. Klepněte na ni jen tehdy, když potřebujete zadat jiné číslo ručně.
4. Pokud vedete více než jednu řadu nabídek, objeví se nad číslem karta Číselné řady (Invoice Series); klepnutím řadu přepnete, například z Quotes na Commercial quotes.
5. Klepněte na Klient (Client) a vyberte zákazníka v dialogu Vyberte klienta (Select client), nebo zvolte Přidat nového klienta (Add new client).
6. Upravte data Vystaveno (Issued) a Splatnost (Due). Nabídka nemá samostatné pole platnosti, takže datum splatnosti je datum, do kterého chcete odpověď.
7. Přidejte položky pomocí Produkt / služba (Product / Service), Čas (Time), Výdaje (Expenses) nebo Vlastní (Custom) a níže vyplňte poznámky a platební podmínky.
8. Klepněte na Uložit koncept (Save Draft).

Editor skrývá jednu kartu, kterou faktury mají: nabídku slevy za včasnou platbu. Všechno ostatní, včetně daní, slev, měny, podpisu a fotopříloh, funguje stejně jako v editoru faktur.

Jak ji odeslat a zaznamenat odpověď klienta

Jakmile je koncept hotový, otevřete ho ze seznamu a použijte nabídku se třemi tečkami. Označit jako odeslané vás požádá o potvrzení a upozorní, že od této chvíle se každá změna zapisuje do protokolu změn. Poté je ikona tužky v horní liště nahrazena ikonou oka a editor se otevře v Režim pouze pro čtení s nápovědou, že odeslanou nabídku je nutné pro změnu duplikovat. K samotnému odeslání PDF použijte E-mailový klient nebo Share as web page ve stejné nabídce, případně Náhled PDF a sdílení odtud.

Když Bergstromovi odpoví, Martin výsledek zaznamená ze stejné nabídky.

1. Otevřete nabídku a klepněte na nabídku se třemi tečkami.
2. Sjeďte dolů na blok za položkou Zobrazit jako klient (View as client).
3. Klepněte na Označit jako přijatou (Mark as Accepted) nebo Označit jako odmítnutou (Mark as Declined). Odznak se změní okamžitě, bez potvrzovacího dotazu.

Přijato a odmítnuto jsou evidenční stavy, ne zámky. Odmítnutou nabídku lze stále převést, pokud si to klient rozmyslí, a přijatou lze zrušit pomocí Zrušit nabídku. Pokud potřebujete revidovanou verzi, Vytvořit dílčí nabídku naklonuje položky do nového konceptu s dalším číslem v řadě nabídek a otevře ho v editoru; Duplikovat rovněž vytvoří nepropojenou kopii, ale než se na to u nabídek spolehnete, přečtěte si tabulku číslování níže.

Jak převést celou nabídku

Když klient chce všechno najednou, fakturu vytvoří jediné klepnutí.

1. Otevřete nabídku a klepněte na nabídku se třemi tečkami.
2. Klepněte na Převést na fakturu (Convert to Invoice).
3. Přečtěte si dialog Převést na fakturu? (Convert to invoice?) a klepnutím na Převést na fakturu pokračujte, nebo zvolte Zrušit (Cancel).

Aplikace zkopíruje do nové faktury každou položku, slevu, poznámky, platební podmínky, šablonu, barevnou paletu, měnu i kurz. Tato faktura je Koncept, vystavená dnešním dnem se splatností za 30 dní, a její číslo pochází z vaší výchozí řady faktur, nikdy z řady nabídek. Odznak nabídky se změní na Převedeno a blok převodu z její nabídky zmizí, takže tutéž nabídku nelze vyfakturovat dvakrát. Skončíte na nové faktuře, kterou můžete před označením za odeslanou upravit jako každý jiný koncept.

Jak převést jen některé položky

Bergstromovi chtějí stůl dodat dřív, než budou hotové židle a lavice. Martin teď fakturuje stůl a dopravu.

1. Otevřete nabídku EST-0038 a klepněte na nabídku se třemi tečkami.
2. Klepněte na Převést část na fakturu… (Convert part to invoice…).
3. Na obrazovce Vyberte položky k převedení (Select line items to convert) odškrtněte položky, které počkají. Při prvním převodu jsou všechny položky zaškrtnuté.
4. Zkontrolujte počítadlo a průběžný součet v záhlaví, zde 2 / 4 a 4 380,00 $.
5. Klepněte na Převést na fakturu v pravém horním rohu. Dokud není nic vybráno, je tlačítko šedé.

Obrazovka vás vrátí zpět na nabídku, nyní s odznakem Částečně převedeno, a nový koncept faktury čeká v záložce Faktury. Na rozdíl od úplného převodu vám aplikace fakturu sama neotevře.

O několik týdnů později je sezení hotové. Položka nabídky teď zní Převést zbytek… místo Převést část na fakturu… a výběrová obrazovka už ví, co bylo vyfakturováno.

1. Otevřete částečně převedenou nabídku a klepněte na nabídku se třemi tečkami.
2. Klepněte na Převést zbytek… (Convert remaining…).
3. Ověřte, že už vyfakturované řádky jsou přeškrtnuté a označené již převedeno (already converted) a že zbývající řádky jsou předem zaškrtnuté.
4. Klepněte na Převést na fakturu.

Pokud tento druhý průchod zaškrtne všechny zbývající řádky, změní se odznak nabídky na Převedeno a blok převodu z nabídky zmizí. Pokud opět něco necháte nezaškrtnuté, zůstane stav Částečně převedeno a můžete se vrátit i potřetí.

Číslování podle typu dokumentu

Faktury a nabídky se počítají odděleně. V Nastavení, Firemní profil, sekce Číselné řady uvádí řady dvou druhů, Faktury a Nabídky, každou s Název řady, Šablona čísla, Další číslo, Číslic a pravidlem Resetovat čítač (Nikdy, Každý rok, Každý měsíc nebo Každé čtvrtletí). Nový profil dostane po jedné z každého druhu: řadu faktur s předponou INV a řadu nabídek s předponou EST, obě se šablonou {prefix}-{SEQ:0000}, takže první dokumenty jsou INV-0001 a EST-0001. Martin si tu svou přejmenoval na HO-{YYYY}-0000 pro faktury a pro nabídky ponechal EST-0000.

Šablona čísla přijímá mimo jiné tokeny {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} nebo {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} a {kind:short} (který vytiskne INV nebo EST). Čísla musí být v rámci firemního profilu jedinečná; pokud nějaké přepíšete ručně a dojde ke kolizi, editor při uložení posune číslo na nejbližší volné.

Jak vypadá PDF nabídky

Klepnutím na Náhled PDF v detailu nabídky ji vykreslíte. Titulek náhledu zní Estimate EST-0038 a hláška po odeslání oznámí, že nabídka byla označena jako odeslaná. Samotný dokument použije tu z dvanácti šablon a palet, kterou jste zvolili v editoru, se stejnou hlavičkou, tabulkou položek, součty, poznámkami a platebními podmínkami, jaké by vytiskla faktura.

Jediný rozdíl PDF specifický pro nabídky je, že řádek se slevou za včasnou platbu, který se může objevit pod součtem nezaplacené faktury, se na nabídce nikdy netiskne.

Pravidla a podrobnosti

• Nabídky a faktury se ukládají jako stejný druh záznamu s odlišným typem dokumentu. Cokoli funguje na detailu faktury, například připínání, protokol změn, Client sign-off, Zobrazit jako klient nebo sdílení, funguje i na nabídce.
• Převést na fakturu, Převést část na fakturu…, Převést zbytek…, Vytvořit dílčí nabídku, Duplikovat, E-mailový klient, Client sign-off, Share as web page a tužka pro úpravy jsou funkce Pro. Bez aktivního předplatného nebo zkušební verze otevřou obrazovku upgradu. Označit jako přijatou, Označit jako odmítnutou, ostatní změny stavu, Náhled PDF a Smazat jsou zdarma.
• Převod je povolen z jakéhokoli stavu kromě Převedeno: položky převodu se zobrazují u nabídek ve stavu koncept, odesláno, přijato, odmítnuto i zrušeno.
• Úplný převod zkopíruje slevu přesně. Částečný převod to nedokáže, a tak místo toho uloží poměrně rozpočítanou částku slevy: poměr slevy z nabídky aplikovaný na vybraný mezisoučet, s daní sníženou o týž poměr a zaokrouhlenou na centy. Výsledná faktura ukazuje pevnou částku slevy, ne procento.
• Převedená faktura je vždy koncept vystavený dnešním dnem se splatností za 30 dní, ať už měla nabídka jakákoli data. Pokud máte jiné podmínky, změňte data v editoru.
• Nabídce zůstávají po částečném převodu všechny položky. Značka „již převedeno“ je nejlepší možná shoda podle popisu, jednotkové ceny a množství proti fakturám vzešlým z této nabídky; dva shodné řádky budou označeny oba, jakmile se jeden vyfakturuje, a přeškrtnutý řádek můžete kdykoli zaškrtnout znovu.
• Převod nabídky, která patří k projektu, aktualizuje součty daného projektu.
• Na faktuře není viditelný odkaz zpět na její nabídku ani na dílčí nabídce odkaz na její nadřazenou; k udržení přehledu použijte poznámky nebo číslo faktury.
• Označit jako odeslané, Vrátit do konceptu, Zrušit nabídku a Obnovit zobrazí potvrzení s formulací specifickou pro nabídky. Označit jako přijatou a Označit jako odmítnutou nikoli.
• Smazání nabídky vyžaduje potvrzení pod titulkem Smazat nabídku a nedotkne se žádné faktury, která z ní už vznikla.
• Nabídky nikdy nezobrazují kartu plateb ani možnosti poplatku z prodlení a v analytice se do tržeb nepočítají, dokud nejsou převedeny.

Tipy

Související návody

• Editor faktur
• Stavy faktur, seznam a historie
• Náhled PDF, sdílení a editor PDF