Guia do utilizador

Orçamentos, propostas e a sua conversão em faturas

Escreva um orçamento no separador Orçamentos, acompanhe se o cliente o aceitou e transforme tudo ou apenas algumas linhas num rascunho de fatura com número próprio.

Atualizado: 2026-09-09

Um orçamento é o documento que envia antes de haver dinheiro à mistura: uma lista com preços do que se propõe entregar. No Invoice Flow é criado com o mesmo editor de uma fatura, impresso com os mesmos modelos de PDF e guardado na mesma lista de Documentos, mas tem a sua própria série de numeração, o seu conjunto de estados e uma coisa que uma fatura não tem: uma ação de conversão que produz a fatura verdadeira por si, na totalidade ou linha a linha.

Os exemplos acompanham Martin Hollis, que dirige a Hollis & Oak Furniture, uma oficina de um homem só em Portland, Oregon. Orçamentou um conjunto de sala de jantar em nogueira a Claire e Tom Bergstrom: uma mesa, seis cadeiras, um banco e a entrega, 8.410 USD no total. O casal quer primeiro a mesa e os assentos mais tarde, por isso ele vai faturar agora a mesa e a entrega e o resto quando sair da oficina.

O que vê no ecrã

Os orçamentos vivem no separador Documentos da navegação inferior. No topo desse ecrã, um seletor de três posições mostra Faturas, Orçamentos e Contratos; toque em Orçamentos e a lista mostra apenas propostas. Por baixo do seletor ficam os chips de estado Todas, Rascunho, Enviada, Paga e Atrasada. Cada linha mostra o número do orçamento, um selo de estado, o cliente e a data de emissão, e o total. Um separador vazio indica Ainda sem orçamentos (No estimates yet) com a sugestão Crie o seu primeiro orçamento para começar.

Os selos que um orçamento pode ter são Rascunho, Enviada, Aceite (Accepted), Recusado (Declined), Cancelada, Convertido (Converted) e Parcialmente convertido (Partially converted). Um orçamento enviado cuja data de vencimento passou é apresentado como Atrasada, tal como uma fatura. Repare que a fila de chips não tem chip para Aceite, Recusado ou Convertido; essas propostas aparecem em Todas, ou através do filtro avançado do ícone de funil.

Tocar numa linha abre o detalhe do orçamento: um cartão de cabeçalho com o selo, o total, as datas de Emissão e de Vencimento, o cartão do cliente, as linhas, os totais, eventuais observações e condições de pagamento, e um botão Visualizar PDF (Preview PDF). Não há cartão de Pagamentos num orçamento, porque nada é cobrável enquanto não se tornar fatura. Todas as ações específicas do orçamento ficam escondidas no menu de três pontos do canto superior direito.

O botão Novo no fundo da lista de Documentos abre uma folha intitulada Escolher tipo de documento com quatro blocos: Fatura, Orçamento, Contratos e From text. Escolher Orçamento abre o editor com o título Novo orçamento (New Estimate).

Como criar um orçamento

Martin está a orçamentar um conjunto de prateleiras suspensas a um cliente novo. Os passos são os mesmos de uma fatura; só a numeração e o título diferem.

1. Abra Documentos e toque em Novo.
2. Na folha Escolher tipo de documento, toque em Orçamento.
3. Verifique o cartão Número da Fatura. Já mostra o número seguinte da sua série de orçamentos, aqui EST-0040. Toque nele só se precisar de outro número à mão.
4. Se mantiver mais do que uma série de orçamentos, aparece um cartão Séries de faturas (Invoice Series) por cima do número; toque nele para mudar, por exemplo de Quotes para Commercial quotes.
5. Toque em Cliente e escolha o cliente na caixa Selecionar cliente, ou escolha Adicionar Novo Cliente.
6. Ajuste as datas de Emissão e de Vencimento. Um orçamento não tem campo de validade separado, por isso a data de vencimento é a data até à qual quer uma resposta.
7. Acrescente linhas com Produto / Serviço, Tempo, Despesas ou Personalizado e preencha depois as observações e as condições de pagamento mais abaixo.
8. Toque em Salvar Rascunho.

O editor esconde um cartão que as faturas têm: a oferta de desconto por pronto pagamento. Todo o resto, incluindo impostos, descontos, moeda, assinatura e fotografias anexadas, funciona como no editor de faturas.

Como enviá-lo e registar a resposta do cliente

Quando o rascunho estiver pronto, abra-o na lista e use o menu de três pontos. Marcar como Enviada (Mark as Sent) pede confirmação e avisa que, a partir daí, todas as alterações ficam registadas no registo de alterações. Depois disso, o ícone de lápis da barra superior é substituído por um ícone de olho, e o editor abre em Modo só de leitura (View-only mode), com a indicação de que um orçamento enviado tem de ser duplicado para ser alterado. Para enviar mesmo o PDF, use Enviar ao cliente (Email client) ou Share as web page no mesmo menu, ou Visualizar PDF e partilhe a partir daí.

Quando os Bergstrom respondem, Martin regista o resultado a partir do mesmo menu.

1. Abra o orçamento e toque no menu de três pontos.
2. Desça até ao bloco a seguir a Visualizar como cliente (View as client).
3. Toque em Marcar como aceite (Mark as Accepted) ou Marcar como recusado (Mark as Declined). O selo muda de imediato, sem pedido de confirmação.

Aceite e recusado são estados contabilísticos, não bloqueios. Um orçamento recusado pode ainda ser convertido se o cliente mudar de ideias, e um aceite pode ser cancelado com Cancelar orçamento. Se precisar de uma versão revista, Criar suborçamento (Create sub-estimate) clona as linhas para um rascunho novo com o número seguinte da série de orçamentos e abre-o no editor; Duplicar também faz uma cópia sem ligação, mas veja a tabela de numeração abaixo antes de contar com isso para propostas.

Como converter o orçamento completo

Quando o cliente quer tudo de uma vez, um toque produz a fatura.

1. Abra o orçamento e toque no menu de três pontos.
2. Toque em Converter em fatura (Convert to Invoice).
3. Leia a caixa Converter em fatura? e toque em Converter em fatura para prosseguir, ou em Cancelar.

A aplicação copia todas as linhas, o desconto, as observações, as condições de pagamento, o modelo, a paleta de cores, a moeda e a taxa de câmbio para uma nova fatura. Essa fatura é um Rascunho, emitida hoje com vencimento a 30 dias, e o número vem da sua série de faturas predefinida, nunca da série de orçamentos. O selo do orçamento passa a Convertido e o bloco de conversão desaparece do menu, para que a mesma proposta não possa ser faturada duas vezes. Fica na nova fatura, onde a pode editar como qualquer outro rascunho antes de a marcar como enviada.

Como converter apenas algumas linhas

Os Bergstrom querem a mesa entregue antes de as cadeiras e o banco estarem prontos. Martin fatura agora a mesa e a entrega.

1. Abra o orçamento EST-0038 e toque no menu de três pontos.
2. Toque em Converter parte em fatura… (Convert part to invoice…).
3. No ecrã Selecione as linhas a converter (Select line items to convert), desmarque os itens que vão ficar para depois. Numa primeira conversão, todos os itens começam assinalados.
4. Confira o contador e o total corrente no cabeçalho, aqui 2 / 4 e 4.380,00 USD.
5. Toque em Converter em fatura no canto superior direito. O botão fica esbatido enquanto nada estiver selecionado.

O ecrã devolve-o ao orçamento, agora com o selo Parcialmente convertido, e o novo rascunho de fatura fica à espera no separador Faturas. Ao contrário da conversão total, a aplicação não abre a fatura por si.

Semanas mais tarde os assentos estão prontos. A entrada de menu passa a dizer Converter restante… (Convert remaining…) em vez de Converter parte em fatura…, e o ecrã de seleção já sabe o que foi faturado.

1. Abra o orçamento parcialmente convertido e toque no menu de três pontos.
2. Toque em Converter restante….
3. Confirme que as linhas já faturadas aparecem riscadas e assinaladas como já convertido (already converted) e que as linhas em aberto estão pré-selecionadas.
4. Toque em Converter em fatura.

Se esta segunda passagem assinalar todas as linhas restantes, o selo do orçamento muda para Convertido e o bloco de conversão sai do menu. Se voltar a deixar algo por assinalar, continua Parcialmente convertido e pode voltar uma terceira vez.

Numeração por tipo de documento

Faturas e orçamentos contam separadamente. Em Configurações, Perfil da Empresa, a secção Séries de faturas lista séries de dois tipos, Faturas e Orçamentos, cada uma com um Nome da série (Series name), um Modelo de número (Number template), o Próximo número (Next number), os Dígitos (Digits) e uma política de Redefinir contador (Reset counter: Nunca, Todo ano, Todo mês ou Todo trimestre). Um perfil novo recebe uma de cada: uma série de faturas com o prefixo INV e uma série de orçamentos com o prefixo EST, ambas com o modelo {prefix}-{SEQ:0000}, pelo que os primeiros documentos são INV-0001 e EST-0001. Martin mudou a sua para HO-{YYYY}-0000 nas faturas e manteve EST-0000 nas propostas.

O modelo de número aceita, entre outros, os tokens {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} ou {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} e {kind:short} (que imprime INV ou EST). Os números têm de ser únicos dentro de um perfil de empresa; se substituir um à mão e ele colidir, o editor passa ao número livre seguinte quando guardar.

Como fica o PDF do orçamento

Toque em Visualizar PDF no detalhe do orçamento para o gerar. A barra de título da pré-visualização indica Estimate EST-0038, e a mensagem depois do envio diz que o orçamento foi marcado como enviado. O documento em si usa o modelo e a paleta que escolheu no editor, entre os doze disponíveis, com o mesmo cabeçalho, tabela de itens, totais, observações e condições de pagamento que uma fatura imprimiria.

A única diferença específica dos orçamentos no PDF é que a linha de desconto por pronto pagamento, que pode aparecer sob o total de uma fatura por pagar, nunca é impressa num orçamento.

Regras e detalhes

• Orçamentos e faturas são guardados como o mesmo tipo de registo com um tipo de documento diferente. Tudo o que funciona no detalhe de uma fatura, como fixar, o registo de alterações, a assinatura do cliente, Visualizar como cliente ou a partilha, funciona também num orçamento.
• Converter em fatura, Converter parte em fatura…, Converter restante…, Criar suborçamento, Duplicar, Enviar ao cliente, Client sign-off, Share as web page e o lápis de edição são funcionalidades Pro. Sem subscrição ativa ou período experimental, abrem o ecrã de subscrição. Marcar como aceite, Marcar como recusado, as restantes mudanças de estado, Visualizar PDF e Excluir são gratuitos.
• A conversão é permitida a partir de qualquer estado exceto Convertido: orçamentos em rascunho, enviados, aceites, recusados e cancelados mostram todos as entradas de conversão.
• Uma conversão total copia o desconto exatamente. Uma conversão parcial não consegue, por isso guarda antes um valor de desconto proporcional: a proporção de desconto do orçamento aplicada ao subtotal selecionado, com o imposto reduzido na mesma proporção e arredondado aos cêntimos. A fatura resultante mostra um valor fixo de desconto e não uma percentagem.
• A fatura convertida é sempre um rascunho emitido hoje e com vencimento a 30 dias, quaisquer que fossem as datas do orçamento. Altere as datas no editor se as suas condições forem outras.
• O orçamento mantém todas as suas linhas depois de uma conversão parcial. A marca “já convertido” é uma correspondência aproximada por descrição, preço unitário e quantidade com as faturas geradas a partir desse orçamento; duas linhas idênticas ficam ambas marcadas assim que uma for faturada, e pode sempre voltar a assinalar uma linha riscada.
• Converter um orçamento que pertence a um projeto atualiza os totais desse projeto.
• Não há ligação visível na fatura de volta ao orçamento, nem num suborçamento para o seu original; use as observações ou o número da fatura para se orientar.
• Marcar como Enviada, Reverter para rascunho, Cancelar orçamento e Reativar mostram cada um uma confirmação com texto específico dos orçamentos. Marcar como aceite e Marcar como recusado não.
• Eliminar um orçamento pede confirmação sob o título Excluir orçamento e não mexe em nenhuma fatura já criada a partir dele.
• Os orçamentos nunca mostram o cartão de Pagamentos nem opções de multa por atraso, e não contam como receita nas análises enquanto não forem convertidos.

Dicas

Guias relacionados

• O editor de faturas
• Estados de faturas, lista e histórico
• Pré-visualização, partilha e editor de PDF