Guia do utilizador

Contratos e guias de remessa

Mantenha os contratos de fornecimento com datas, estado e faturas vinculadas num só lugar e registe cada envio como uma guia de remessa que vai de rascunho a entregue.

Atualizado: 2026-09-09

As faturas dizem-lhe o que um cliente deve. Outros dois papéis explicam porquê e se a mercadoria chegou mesmo: o contrato que fixou as condições e a guia de remessa que seguiu na carrinha. O Invoice Flow guarda ambos como documentos auxiliares ao lado das suas faturas. Um contrato pertence a um cliente, tem uma data de início e de fim, um estado e o texto completo, e pode ser vinculado a qualquer número de faturas. Uma guia de remessa pertence exatamente a uma fatura e regista o que foi expedido, por quem, com que número de rastreamento e em que ponto está o envio.

Nenhum dos dois é um documento imprimível. A aplicação guarda e acompanha contratos e guias de remessa para os seus registos, mas não há pré-visualização em PDF nem ação de partilha para nenhum deles; só as faturas e os orçamentos são gerados em PDF. Se um café pedir uma cópia assinada do acordo, isso continua a acontecer fora da aplicação.

Os exemplos acompanham Kirsten Lund, que dirige a Lund Hearth Bakery, uma padaria grossista em Leeds que coze durante a noite e entrega em cafés duas vezes por semana. Tem um contrato de fornecimento anual com cada cliente habitual e emite uma fatura por ronda de entregas, em libras. Uma guia de remessa acompanha cada ronda para que um tabuleiro de croissants em falta possa ser associado a uma data e a um motorista.

O que vê no ecrã

Ambas as funcionalidades vivem no separador Ferramentas (Tools) da navegação inferior, na secção Documentos: o cartão Contratos abre a lista de contratos e o cartão Guias de remessa (Delivery Notes) abre a lista de guias. Os contratos têm ainda uma segunda casa: o separador Documentos tem um seletor de três posições com Faturas, Orçamentos e Contratos, e o botão Novo aí oferece Contratos na folha Escolher tipo de documento (Choose document type). As guias de remessa não fazem parte do separador Documentos; chega-lhes através de Ferramentas ou a partir de uma fatura que já tenha uma.

O ecrã Contratos tem uma fila de chips, Todas (All), Rascunho (Draft), Enviada (Sent), Assinado (Signed) e Expirado (Expired), e um cartão por contrato. Cada cartão tem uma barra colorida à esquerda, o título, uma etiqueta de estado, o nome do cliente, o período escrito como início → fim e uma nota a negrito sobre o prazo restante: 19 days left para um contrato em curso ou Expired 14 days ago a vermelho para um caducado. Um contrato que termine nos próximos 30 dias recebe uma etiqueta âmbar Em breve (Soon) ao lado do estado.

Tocar num cartão faz subir uma folha de detalhe. Manter premido abre um pequeno menu de ações. Deslizar um cartão da direita para a esquerda oferece eliminá-lo. O botão + no canto abre o editor.

O ecrã Guias de remessa é mais simples: chips para Todas, Rascunho, Despachada (Dispatched) e Entregue (Delivered) e depois uma linha por guia. Cada linha começa com um indicador de três pontos (cinzento, laranja, verde) que mostra até onde chegou o envio, seguido do número da guia a negrito, Invoice: e o número da fatura, a data de entrega à direita e, se estiver definido, um ícone de camião com a transportadora e o número de rastreamento. Não há página de detalhe; um toque não faz nada, manter premido abre as ações e deslizar elimina.

Como criar um contrato a partir de um modelo

Kirsten vai começar um período experimental de quatro semanas com a Roundhay Deli e quer o texto de fornecimento habitual em arquivo antes da primeira entrega.

1. Abra Ferramentas e toque em Contratos em Documentos.
2. Toque no botão +. O editor abre com o título Novo contrato (New Contract).
3. Escreva um nome em Título * (Title), por exemplo "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Se deixar o título vazio, o modelo escolhido no passo seguinte preenche-o com o nome do modelo.
4. Abra a lista Cliente * e escolha o cliente. Só são listados os clientes existentes; não é possível criar um a partir daqui.
5. Em Modelo (opcional) (Template), toque num dos quatro chips: NDA (Acordo de Confidencialidade), Contrato de Prestação de Serviços (Service Agreement), Contrato de Trabalho Independente (Freelance Contract) ou Contrato de Fornecimento (Supply Agreement). A caixa Conteúdo (Content) é preenchida com as cláusulas desse modelo.
6. Edite o texto em Conteúdo como quiser. A caixa desliza quando o texto passa das dez linhas.
7. Toque em Início (Start) e escolha o primeiro dia do contrato; toque em Término (End) e escolha o último dia. Ambos são opcionais, mas a nota de prazo restante e a barra de progresso só aparecem quando a data de fim está definida.
8. Deixe o Status em Rascunho ou escolha outro valor e toque em Salvar no canto superior direito.

Como fazer um contrato avançar pelos estados e vincular faturas

O The Copper Kettle Cafe assinou o contrato, e Kirsten quer as faturas semanais associadas a ele para ver de relance que faturação pertence a que acordo.

1. Na lista Contratos, mantenha premido o cartão do contrato. Aparece uma folha com Editar, Alterar status (Change Status), Vincular fatura (Link Invoice) e Excluir (Delete).
2. Toque em Alterar status e escolha Assinado. A aplicação regista hoje como data de assinatura.
3. Mantenha o cartão premido outra vez e toque em Vincular fatura.
4. Na caixa Vincular faturas (Link Invoices), assinale todas as faturas que pertencem a este contrato. A lista mostra todas as suas faturas com os respetivos totais.
5. Toque em Salvar.
6. Toque no cartão para abrir a folha de detalhe e verifique a secção Faturas vinculadas (Linked Invoices).

A folha de detalhe é onde a vida do contrato fica resumida. Um cartão Linha do tempo do contrato (Contract Timeline) mostra três passos, Rascunho, Enviada e Assinado, com uma marca em cada passo já alcançado e as datas de criação e de assinatura sob os passos correspondentes. Quando ambas as datas estão definidas, um cartão Progresso desenha quanto do prazo já decorreu; nos últimos 30 dias a barra fica âmbar e uma etiqueta indica Expires in 19 days. Por baixo vêm as linhas Cliente, Período, Modelo e Assinado em (Signed at), a lista Faturas vinculadas e o Conteúdo completo. Tocar numa fatura vinculada abre essa fatura.

Como criar e acompanhar uma guia de remessa

A ronda de sexta-feira ao The Copper Kettle Cafe já foi faturada. Kirsten escreve a guia de remessa que o motorista vai ter no telemóvel.

1. Abra Ferramentas e toque em Guias de remessa e depois em +. Sobe uma folha intitulada Nova guia de remessa (New Delivery Note).
2. Abra Fatura * e escolha a fatura que este envio satisfaz. Todas as faturas e orçamentos são listados com o número e o total.
3. Mantenha ou altere o número em Número da guia de remessa (Delivery Note Number). A aplicação propõe um na forma DN-1234, com uma parte de quatro dígitos aleatória.
4. Toque em Data de entrega (Delivery Date) e escolha o dia em que a mercadoria sai ou chega.
5. Preencha o Endereço de entrega (Shipping Address) se for diferente do que consta na fatura.
6. Comece a escrever em Transportadora (Carrier). Uma lista de sugestões vai reduzindo à medida que escreve, desde transportadoras globais como a DHL, a FedEx e a UPS até correios nacionais e serviços regionais. Toque numa ou escreva o seu próprio texto, como "Lund Hearth van".
7. Cole a referência da encomenda em Número de rastreamento (Tracking Number), se a transportadora lhe tiver dado uma.
8. Em Itens (Items), toque em Adicionar uma vez por linha e preencha Descrição e Qtd.. As linhas não são copiadas da fatura; escreve o que foi fisicamente para a carrinha.
9. Acrescente em Observações o que o motorista deva saber e toque em Salvar.

Uma guia nova começa sempre como Rascunho. Para a fazer avançar, mantenha premida a sua linha e toque em Advance → Dispatched; quando o café confirmar a receção, mantenha premido outra vez e toque em Advance → Delivered. A mesma folha tem Editar, Copiar número de rastreamento (Copy Tracking Number, só quando existe um número de rastreamento) e Excluir.

Assim que uma fatura tem pelo menos uma guia de remessa, o seu ecrã de detalhe ganha um cartão Guias de remessa por baixo de Pagamentos. Lista cada guia com a data, a transportadora e um chip de estado, e tanto as linhas como o pequeno + no cabeçalho do cartão o levam à lista de guias de remessa.

Regras e detalhes

Onde passa a linha do Pro. Abrir o editor de contratos a partir da lista de Contratos, seja com + ou através de Editar, e abrir o editor de guias de remessa com + ou Editar exigem um período experimental ativo ou uma subscrição Pro; sem isso vai parar ao ecrã de subscrição. Ver, alterar o estado de um contrato, vincular faturas, fazer avançar uma guia de remessa, copiar um número de rastreamento e eliminar estão disponíveis para todos.

Estados dos contratos. Um contrato pode estar em Rascunho (cinzento), Enviada (azul), Assinado (verde), Expirado (vermelho) ou Cancelada (azul-acinzentado). Os estados são definidos à mão, na lista Status do editor ou através de Alterar status; a aplicação nunca os altera por si. Marcar um contrato como Assinado grava a data de assinatura uma vez; voltar a Enviada e avançar de novo para Assinado mantém a data original. A fila de chips não tem chip de Cancelada, por isso os contratos cancelados só são visíveis em Todas.

A caducidade é calculada, não guardada. O “Expired 14 days ago” do cartão e a cor vermelha vêm da comparação entre hoje e a data de fim. Um contrato assinado cuja data de fim já passou é apresentado como caducado, mas mantém o estado Assinado até o alterar. A etiqueta âmbar Em breve e a barra de progresso âmbar aparecem quando faltam menos de 30 dias e o contrato não está caducado nem cancelado. O widget Contratos a vencer (Expiring Contracts) no painel usa a mesma janela de 30 dias.

Campos do contrato. O título e o cliente são obrigatórios; o conteúdo pode ficar vazio. A data de início não pode ser apagada depois de definida (só a data de fim tem ícone de limpar), e a aplicação não verifica se o início é anterior ao fim. O nome do modelo é memorizado como uma chave curta e apresentado assim na folha de detalhe: supply, service, nda ou freelance.

Faturas vinculadas. A ligação é uma lista de referências de faturas guardada no contrato. O lado da fatura não sabe nada disso: o ecrã de detalhe de uma fatura não mostra o seu contrato, e a mesma fatura pode estar ligada a vários contratos. A folha de detalhe identifica as linhas ligadas pelo número interno da fatura (Invoice #2) e não pelo número impresso, e a caixa Vincular faturas oferece tanto orçamentos como faturas.

Campos da guia de remessa. A fatura é obrigatória e o número tem de ser único entre todas as guias; tudo o resto é opcional, e os campos de endereço, transportadora, rastreamento e observações vazios são guardados como vazios. As quantidades são números inteiros; o que não puder ser interpretado passa a 1. Os itens são guardados como texto livre com uma quantidade e não estão ligados ao seu catálogo de produtos nem às linhas da fatura.

Os estados das guias de remessa são de sentido único. Rascunho, Despachada, Entregue, por essa ordem e só para a frente. Não há campo de estado no editor nem forma de recuar; se uma encomenda for devolvida, elimine a guia ou registe-o em Observações.

Eliminação. Eliminar uma fatura remove com ela as suas guias de remessa. Eliminar um cliente remove os contratos desse cliente. Eliminar um contrato não faz nada às suas faturas; eliminar uma fatura a que um contrato esteja ligado deixa uma referência pendente na lista do contrato.

Datas e formatos. As datas dos contratos são sempre apresentadas como dd.MM.yyyy, independentemente do idioma da aplicação; as datas de entrega seguem o formato de data curta do idioma, por exemplo “Sep 11, 2026” em inglês. Ambas as listas são ordenadas pela data de criação, das mais recentes para as mais antigas.

Nada é enviado nem impresso. Contratos e guias de remessa não têm PDF, nem ação de e-mail, nem captura de assinatura. A tabela de contratos tem espaço para uma imagem de assinatura, mas nenhum ecrã da aplicação escreve nele.

Dicas

Guias relacionados

• Estados de faturas, lista e histórico
• Clientes, categorias e grupos
• Orçamentos e conversão