사용자 가이드

계약서와 납품서

공급 계약을 날짜, 상태, 연결된 청구서와 함께 한곳에서 관리하고, 모든 배송 건을 초안에서 배송 완료까지 이동하는 납품서로 기록하세요.

업데이트: 2026-09-09

청구서는 고객이 얼마를 지불해야 하는지 알려줍니다. 그 이유와 실제로 물건이 도착했는지를 설명하는 서류가 두 가지 더 있습니다: 조건을 정한 계약서와 배송 차량과 함께 나간 납품서입니다. Invoice Flow는 이 두 가지를 청구서 옆에 부가 문서로 보관합니다. 계약서는 한 명의 고객에게 속하며 시작일과 종료일, 상태, 전체 문구를 담고 있고 여러 개의 청구서에 연결할 수 있습니다. 납품서는 정확히 하나의 청구서에 속하며 무엇이 배송되었는지, 누가 배송했는지, 어떤 운송장 번호로 배송했는지, 배송이 어느 단계까지 진행되었는지를 기록합니다.

둘 다 인쇄 가능한 문서는 아닙니다. 앱은 계약서와 납품서를 여러분 자신의 기록용으로 저장하고 추적하지만, 어느 쪽도 PDF 미리보기나 공유 기능이 없습니다. PDF로 변환되는 것은 청구서와 견적서뿐입니다. 카페가 서명된 계약서 사본을 요청한다면 그 작업은 여전히 앱 밖에서 이루어집니다.

예시는 리즈에서 도매 베이커리 Lund Hearth Bakery를 운영하는 Kirsten Lund를 따라갑니다. 그녀는 밤새 빵을 굽고 일주일에 두 번 카페에 배송합니다. 그녀는 각 단골 고객과 연간 공급 계약을 맺고 있으며 배송 건마다 파운드화로 청구서 한 장을 발행합니다. 크루아상 한 판이 사라졌을 때 날짜와 배송 기사를 추적할 수 있도록 모든 배송 건에는 납품서가 동반됩니다.

화면에서 보이는 것

두 기능 모두 하단 내비게이션의 도구(Tools) 탭, 문서(Documents) 섹션 안에 있습니다: 계약서(Contracts) 카드는 계약서 목록을 열고 납품서(Delivery Notes) 카드는 납품서 목록을 엽니다. 계약서에는 두 번째 진입점도 있습니다: 문서(Documents) 탭에는 청구서(Invoices), 견적서(Estimates), **계약서(Contracts)**를 전환하는 3단 스위치가 있고, 그곳의 새로 만들기(New) 버튼은 문서 유형 선택(Choose document type) 시트에서 계약서를 제공합니다. 납품서는 문서 탭에는 전혀 속하지 않으며, 도구를 통해서나 이미 납품서가 있는 청구서를 통해 접근합니다.

계약서(Contracts) 화면에는 전체(All), 임시 저장(Draft), 발송됨(Sent), 서명됨(Signed), 만료됨(Expired) 칩이 한 줄로 있고 계약서마다 카드가 있습니다. 각 카드는 왼쪽에 색상 막대, 제목, 상태 알약(pill), 고객명, 시작일 → 종료일 형식의 기간, 그리고 남은 기간에 대한 굵은 메모를 표시합니다: 진행 중인 계약은 19 days left, 만료된 계약은 빨간색으로 Expired 14 days ago입니다. 앞으로 30일 이내에 종료되는 계약에는 상태 옆에 호박색 곧 만료(Soon) 알약이 붙습니다.

카드를 탭하면 상세 시트가 위로 올라옵니다. 길게 누르면 짧은 작업 메뉴가 열립니다. 카드를 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 삭제를 제안합니다. 모서리의 + 버튼은 편집기를 엽니다.

납품서(Delivery Notes) 화면은 더 단순합니다: 전체(All), 임시 저장(Draft), 발송됨(Dispatched), 배송 완료(Delivered) 칩이 있고, 그다음 한 줄에 하나씩 납품서가 나옵니다. 각 행은 배송이 어디까지 진행되었는지를 보여주는 3점 스테퍼(회색, 주황색, 초록색)로 시작해, 굵은 글씨의 납품서 번호, **인보이스(Invoice):**와 청구서 번호, 오른쪽의 배송일, 그리고 설정되어 있다면 운송업체와 운송장 번호가 적힌 트럭 아이콘이 뒤따릅니다. 상세 페이지는 없습니다. 탭해도 아무 일이 일어나지 않고, 길게 누르면 작업 메뉴가 열리며, 스와이프하면 삭제됩니다.

템플릿으로 계약서 만드는 방법

Kirsten은 Roundhay Deli와 4주간의 시범 거래를 시작하려고 하며, 첫 배송 전에 표준 공급 문구를 파일로 남겨두고 싶어 합니다.

1. 도구(Tools)를 열고 문서 아래의 계약서(Contracts)를 탭합니다.
2. + 버튼을 탭합니다. 새 계약(New Contract)이라는 제목으로 편집기가 열립니다.
3. 제목 * (Title *)에 이름을 입력합니다. 예를 들어 "Weekly bread supply - Roundhay Deli"처럼 입력합니다. 제목을 비워두면 다음 단계에서 선택하는 템플릿이 그 템플릿 이름으로 채워줍니다.
4. 고객 * (Client *) 드롭다운을 열고 고객을 선택합니다. 기존 고객만 나열되며, 여기서 새로 추가할 방법은 없습니다.
5. 템플릿 (선택사항) (Template (optional)) 아래에서 네 가지 칩 중 하나를 탭합니다: 비밀유지계약 (NDA), 용역계약 (Service Agreement), 프리랜서 계약 (Freelance Contract), 또는 공급계약 (Supply Agreement). 내용(Content) 상자에는 해당 템플릿의 조항이 채워집니다.
6. 내용(Content)의 문구를 원하는 대로 수정합니다. 텍스트가 10줄보다 길어지면 상자가 스크롤됩니다.
7. 시작(Start)을 탭해 계약 첫날을 선택하고, 종료(End)를 탭해 마지막 날을 선택합니다. 둘 다 선택 사항이지만, 남은 기간 메모와 진행률 표시줄은 종료일이 설정되었을 때만 나타납니다.
8. 상태(Status)는 임시 저장 상태로 두거나 다른 값을 선택한 다음, 오른쪽 상단의 저장(Save)을 탭합니다.

계약서 상태를 이동시키고 청구서를 연결하는 방법

The Copper Kettle Cafe가 계약서에 서명했고, Kirsten은 어떤 청구가 어떤 거래에 속하는지 한눈에 볼 수 있도록 매주의 청구서를 계약서에 연결하고 싶어 합니다.

1. 계약서(Contracts) 목록에서 해당 계약서의 카드를 길게 누릅니다. 편집(Edit), 상태 변경(Change Status), 청구서 연결(Link Invoice), 삭제(Delete)가 있는 시트가 나타납니다.
2. 상태 변경(Change Status)을 탭하고 서명됨(Signed)을 선택합니다. 앱은 오늘 날짜를 서명일로 기록합니다.
3. 카드를 다시 길게 누르고 청구서 연결(Link Invoice)을 탭합니다.
4. 청구서 연결(Link Invoices) 대화상자에서 이 계약에 속하는 모든 청구서를 체크합니다. 목록에는 모든 청구서가 총액과 함께 표시됩니다.
5. 저장(Save)을 탭합니다.
6. 카드를 탭해 상세 시트를 열고 연결된 청구서(Linked Invoices) 섹션을 확인합니다.

상세 시트는 계약서의 진행 상황을 요약해서 보여줍니다. 계약 타임라인(Contract Timeline) 카드는 임시 저장, 발송됨, 서명됨 세 단계를 보여주며, 이미 도달한 각 단계에는 체크 표시가, 관련 단계 아래에는 생성일과 서명일이 표시됩니다. 두 날짜가 모두 설정되면 진행 상황(Progress) 카드가 계약 기간이 얼마나 경과했는지 보여줍니다. 마지막 30일 이내에는 진행률 표시줄이 호박색으로 바뀌고 Expires in 19 days라는 알약이 표시됩니다. 그 아래로 고객(Client), 기간(Period), 템플릿(Template), 서명일(Signed at) 행, 연결된 청구서(Linked Invoices) 목록, 그리고 전체 **내용(Content)**이 이어집니다. 연결된 청구서를 탭하면 해당 청구서가 열립니다.

납품서를 만들고 추적하는 방법

The Copper Kettle Cafe로 가는 금요일 배송 건은 이미 청구서가 발행되었습니다. Kirsten은 배송 기사가 휴대폰으로 볼 납품서를 작성합니다.

1. 도구(Tools)를 열고 납품서(Delivery Notes)를 탭한 다음 +를 탭합니다. 새 납품서(New Delivery Note)라는 제목의 시트가 위로 올라옵니다.
2. 인보이스 * (Invoice *)를 열고 이 배송 건이 이행하는 청구서를 선택합니다. 모든 청구서와 견적서가 번호와 총액과 함께 나열됩니다.
3. 납품서 번호(Delivery Note Number)의 번호를 그대로 두거나 변경합니다. 앱은 무작위 네 자리 숫자가 포함된 DN-1234 형식의 번호를 제안합니다.
4. 배송일(Delivery Date)을 탭해 물건이 출발하거나 도착하는 날을 선택합니다.
5. 청구서와 다르다면 배송 주소(Shipping Address)를 입력합니다.
6. 운송업체(Carrier)에 입력을 시작합니다. DHL, FedEx, UPS 같은 글로벌 택배사부터 국가별 우편 서비스와 지역 서비스까지, 입력하는 대로 제안 목록이 좁혀집니다. 하나를 탭하거나 "Lund Hearth van"처럼 직접 텍스트를 입력할 수 있습니다.
7. 운송업체가 알려준 소포 참조 번호가 있다면 운송장 번호(Tracking Number)에 붙여넣습니다.
8. 항목(Items) 아래에서 줄마다 추가(Add)를 탭하고 설명(Description)과 수량(Qty)을 입력합니다. 항목은 청구서에서 복사되지 않으므로, 실제로 차량에 실린 것을 직접 입력해야 합니다.
9. 배송 기사가 알아야 할 사항을 메모(Notes)에 추가한 다음 저장(Save)을 탭합니다.

새 납품서는 항상 임시 저장(Draft) 상태로 시작합니다. 다음 단계로 넘기려면 행을 길게 누르고 Advance → Dispatched를 탭합니다. 카페가 수령을 확인하면 다시 길게 누르고 Advance → Delivered를 탭합니다. 같은 시트에는 편집(Edit), 운송장 번호 복사(Copy Tracking Number)(운송장 번호가 있을 때만), **삭제(Delete)**가 있습니다.

청구서에 납품서가 하나라도 생기면 청구서 상세 화면의 결제(Payments) 아래에 납품서(Delivery Notes) 카드가 생깁니다. 이 카드는 각 납품서를 날짜, 운송업체, 상태 칩과 함께 나열하며, 행과 카드 헤더의 작은 **+**를 탭하면 모두 납품서 목록으로 이동합니다.

규칙과 세부 사항

Pro 경계선이 있는 위치. 계약서 목록에서 **+**나 **편집(Edit)**을 통해 계약서 편집기를 여는 것, 그리고 **+**나 **편집(Edit)**으로 납품서 편집기를 여는 것에는 활성화된 체험판이나 Pro 구독이 필요합니다. 없으면 결제 화면(paywall)으로 이동합니다. 조회, 계약서 상태 변경, 청구서 연결, 납품서 단계 진행, 운송장 번호 복사, 삭제는 누구나 사용할 수 있습니다.

계약서 상태. 계약서는 임시 저장(Draft)(회색), 발송됨(Sent)(파란색), 서명됨(Signed)(초록색), 만료됨(Expired)(빨간색), 취소됨(Cancelled)(청회색) 중 하나일 수 있습니다. 상태는 편집기의 상태(Status) 드롭다운이나 **상태 변경(Change Status)**을 통해 수동으로 설정되며, 앱이 자동으로 바꾸는 일은 없습니다. 계약서를 서명됨으로 표시하면 서명일이 한 번 기록됩니다. 발송됨으로 되돌렸다가 다시 서명됨으로 바꿔도 원래 날짜는 유지됩니다. 칩 목록에는 취소됨 칩이 없으므로 취소된 계약서는 **전체(All)**에서만 볼 수 있습니다.

만료는 계산된 값이며 저장되지 않습니다. 카드에 표시되는 “Expired 14 days ago”와 빨간색 표시는 오늘 날짜와 종료일을 비교해서 나온 것입니다. 종료일이 지난 서명됨 계약서는 만료된 것으로 표시되지만, 직접 바꾸기 전까지는 서명됨 상태를 유지합니다. 호박색 곧 만료(Soon) 알약과 호박색 진행률 표시줄은 남은 기간이 30일 미만이고 계약이 만료되지도 취소되지도 않았을 때 나타납니다. 대시보드의 만료 예정 계약(Expiring Contracts) 위젯도 같은 30일 창을 사용합니다.

계약서 필드. 제목과 고객은 필수이며 내용은 비워둘 수 있습니다. 시작일은 한 번 설정하면 지울 수 없고(종료일만 지우기 아이콘이 있음), 앱은 시작일이 종료일보다 앞서는지 검사하지 않습니다. 템플릿 이름은 짧은 키로 기억되며 상세 시트에는 supply, service, nda, freelance처럼 그대로 표시됩니다.

연결된 청구서. 연결은 계약서에 저장된 청구서 참조 목록입니다. 청구서 쪽은 이에 대해 전혀 알지 못합니다. 청구서의 상세 화면에는 자신의 계약서가 표시되지 않으며, 같은 청구서를 여러 계약서에 연결할 수도 있습니다. 상세 시트는 연결된 행을 청구서의 인쇄 번호가 아니라 내부 번호로 표시하며(Invoice #2), 청구서 연결 대화상자는 청구서뿐 아니라 견적서도 제공합니다.

납품서 필드. 청구서는 필수이며 번호는 모든 납품서에서 고유해야 합니다. 나머지는 모두 선택 사항이며, 비어 있는 주소, 운송업체, 운송장, 메모 필드는 빈 값으로 저장됩니다. 수량은 정수이며, 파싱되지 않는 값은 1이 됩니다. 항목은 수량과 함께 자유 텍스트로 저장되며 여러분의 제품 카탈로그나 청구서의 항목과는 연결되지 않습니다.

납품서 상태는 한 방향으로만 진행됩니다. 임시 저장, 발송됨, 배송 완료 순서로만 진행되며 되돌아갈 수 없습니다. 편집기에는 상태 필드가 없고 되돌릴 방법도 없습니다. 소포가 반송되면 납품서를 삭제하거나 **메모(Notes)**에 기록하세요.

삭제. 청구서를 삭제하면 그에 딸린 납품서도 함께 삭제됩니다. 고객을 삭제하면 해당 고객의 계약서도 삭제됩니다. 계약서를 삭제해도 그 청구서에는 아무런 영향이 없습니다. 계약서가 연결하고 있는 청구서를 삭제하면 계약서 목록에 연결이 끊긴 참조가 남습니다.

날짜와 형식. 계약서 날짜는 앱 언어와 관계없이 항상 dd.MM.yyyy 형식으로 표시됩니다. 배송일은 해당 언어의 짧은 날짜 형식을 따르며, 예를 들어 영어에서는 “Sep 11, 2026”처럼 표시됩니다. 두 목록 모두 생성 시각 기준 최신순으로 정렬됩니다.

아무것도 전송되거나 인쇄되지 않습니다. 계약서와 납품서에는 PDF, 이메일 전송, 서명 캡처 기능이 없습니다. 계약서 테이블에는 서명 이미지를 위한 공간이 있지만, 앱의 어떤 화면도 거기에 값을 쓰지 않습니다.

팁

관련 가이드

• 청구서 상태, 목록, 이력
• 고객, 카테고리, 그룹
• 견적서와 전환