دليل المستخدم

العقود وإشعارات التسليم

احتفظ باتفاقيات التوريد مع تواريخها وحالتها والفواتير المرتبطة بها في مكان واحد، وسجّل كل شحنة كإشعار تسليم ينتقل من مسودة إلى تم التسليم.

آخر تحديث: 2026-09-09

الفواتير تخبرك بما يدين به العميل. هناك ورقتان أخريان توضحان السبب وما إذا كانت البضاعة قد وصلت فعلاً: العقد الذي حدد الشروط، وإشعار التسليم الذي رافق الشاحنة. يحتفظ Invoice Flow بكليهما كمستندات جانبية إلى جانب فواتيرك. يخص العقد عميلاً واحداً، ويحمل تاريخ بداية ونهاية وحالة والنص الكامل، ويمكن ربطه بأي عدد من الفواتير. أما إشعار التسليم فيخص فاتورة واحدة بالضبط، ويسجّل ما تم شحنه، ومن قام بالشحن، ورقم التتبع، ومدى تقدم الشحنة.

لا يُعد أي منهما مستنداً قابلاً للطباعة. يخزّن التطبيق العقود وإشعارات التسليم ويتتبعها لسجلاتك الخاصة، لكن لا توجد معاينة PDF ولا إجراء مشاركة لأي منهما؛ الفواتير وعروض الأسعار فقط هي التي تُصدَّر كملف PDF. إذا طلب مقهى نسخة موقّعة من الاتفاقية، فهذا يظل يحدث خارج التطبيق.

تتبع الأمثلة كيرستن لوند، التي تدير مخبز Lund Hearth Bakery، وهو مخبز جملة في مدينة ليدز يخبز طوال الليل ويوصل إلى المقاهي مرتين أسبوعياً. لديها اتفاقية توريد سنوية مع كل عميل منتظم، وتصدر فاتورة واحدة لكل جولة توصيل، بالجنيه الإسترليني. يرافق كل جولة إشعار تسليم حتى يمكن تتبع أي صينية كرواسان مفقودة إلى تاريخ وسائق محددين.

ما تراه على الشاشة

تعيش كلتا الميزتين ضمن تبويب الأدوات (Tools) في شريط التنقل السفلي، داخل قسم المستندات (Documents): تفتح بطاقة العقود (Contracts) قائمة العقود، وتفتح بطاقة إشعارات التسليم (Delivery Notes) قائمة إشعارات التسليم. للعقود موطن ثانٍ أيضاً: يحتوي تبويب المستندات على مفتاح ثلاثي القراءات الفواتير (Invoices) وعروض الأسعار (Estimates) والعقود (Contracts)، ويعرض زر جديد هناك خيار العقود ضمن ورقة اختر نوع المستند. أما إشعارات التسليم فليست جزءاً من تبويب المستندات على الإطلاق؛ تصل إليها عبر الأدوات أو من فاتورة تحتوي بالفعل على إشعار.

تحتوي شاشة العقود على صف من الرقائق: الكل، مسودة (Draft)، مُرسلة (Sent)، موقَّع (Signed) ومنتهي الصلاحية (Expired)، وبطاقة لكل عقد. تحمل كل بطاقة شريطاً ملوناً على اليسار، والعنوان، وشارة الحالة، واسم العميل، والفترة مكتوبة بصيغة البداية ← النهاية، وملاحظة بارزة عن المدة المتبقية: 19 يوماً متبقياً لعقد ساري المفعول أو انتهى منذ 14 يوماً باللون الأحمر لعقد منتهٍ. يحصل العقد الذي ينتهي خلال الثلاثين يوماً القادمة على شارة كهرمانية قريباً بجانب حالته.

النقر على بطاقة يفتح ورقة تفاصيل منزلقة. الضغط المطوّل يفتح قائمة إجراءات قصيرة. سحب البطاقة من اليمين إلى اليسار يعرض حذفها. يفتح زر + في الزاوية المحرر.

شاشة إشعارات التسليم أبسط: رقائق الكل، مسودة، تم الشحن (Dispatched) وتم التسليم (Delivered)، ثم صف لكل إشعار. يبدأ كل صف بمؤشر من ثلاث نقاط (رمادي، برتقالي، أخضر) يوضح مدى تقدم الشحنة، يليه رقم الإشعار بخط عريض، ثم الفاتورة: ورقمها، وتاريخ التسليم على اليمين، وإن وُجد، أيقونة شاحنة مع شركة الشحن ورقم التتبع. لا توجد صفحة تفاصيل؛ النقر لا يفعل شيئاً، والضغط المطوّل يفتح الإجراءات، والسحب يحذف.

كيفية إنشاء عقد من قالب

تبدأ كيرستن تجربة مدتها أربعة أسابيع مع Roundhay Deli وتريد توثيق نص التوريد القياسي قبل أول عملية توصيل.

1. افتح الأدوات (Tools)، ثم اضغط على العقود ضمن المستندات.
2. اضغط على زر +. يفتح المحرر بعنوان عقد جديد (New Contract).
3. اكتب اسماً في العنوان * (Title)، مثلاً "توريد خبز أسبوعي - Roundhay Deli". إذا تركت العنوان فارغاً، فإن القالب الذي تختاره في الخطوة التالية يملؤه باسم القالب.
4. افتح القائمة المنسدلة العميل * (Client) واختر الزبون. يُدرج العملاء الحاليون فقط؛ لا توجد طريقة لإضافة عميل جديد من هنا.
5. ضمن القالب (اختياري) (Template (optional)) اضغط على إحدى الرقائق الأربع: اتفاقية عدم الإفصاح (NDA)، اتفاقية تقديم الخدمات، عقد عمل حر أو اتفاقية توريد. يُملأ صندوق المحتوى (Content) ببنود ذلك القالب.
6. عدّل النص في المحتوى كما تشاء. يمرر الصندوق النص عندما يتجاوز طوله عشرة أسطر.
7. اضغط على البداية (Start) واختر اليوم الأول للاتفاقية؛ اضغط على النهاية (End) واختر اليوم الأخير. كلاهما اختياري، لكن ملاحظة المدة المتبقية وشريط التقدم يظهران فقط عند تعيين تاريخ النهاية.
8. اترك الحالة (Status) على مسودة أو اختر قيمة أخرى، ثم اضغط حفظ (Save) في الزاوية العلوية اليمنى.

كيفية نقل عقد عبر حالاته وربط الفواتير به

وقّع مقهى The Copper Kettle Cafe اتفاقيته، وتريد كيرستن ربط الفواتير الأسبوعية به لتتمكن من رؤية أي فاتورة تخص أي صفقة بلمحة سريعة.

1. في قائمة العقود، اضغط ضغطاً مطوّلاً على بطاقة العقد. تظهر ورقة تحتوي على تعديل (Edit)، تغيير الحالة (Change Status)، ربط فاتورة (Link Invoice) وحذف (Delete).
2. اضغط على تغيير الحالة واختر موقَّع. يسجل التطبيق اليوم كتاريخ التوقيع.
3. اضغط ضغطاً مطوّلاً على البطاقة مرة أخرى واضغط ربط فاتورة.
4. في نافذة ربط الفواتير، حدد كل فاتورة تخص هذه الاتفاقية. تعرض القائمة جميع فواتيرك مع إجمالياتها.
5. اضغط حفظ.
6. اضغط على البطاقة لفتح ورقة التفاصيل وتحقق من قسم الفواتير المرتبطة.

ورقة التفاصيل هي المكان الذي يُلخَّص فيه مسار حياة العقد. تعرض بطاقة الجدول الزمني للعقد ثلاث خطوات: مسودة، مُرسلة وموقَّع، مع علامة صح على كل خطوة تم الوصول إليها بالفعل، وتواريخ الإنشاء والتوقيع أسفل الخطوة المعنية. عندما يُحدَّد كلا التاريخين، ترسم بطاقة التقدم مقدار ما انقضى من المدة؛ في آخر 30 يوماً يتحول الشريط إلى اللون الكهرماني وتظهر شارة تقرأ ينتهي خلال 19 يوماً. أسفل ذلك تأتي صفوف العميل، الفترة، القالب وتاريخ التوقيع، وقائمة الفواتير المرتبطة، ثم المحتوى كاملاً. النقر على فاتورة مرتبطة يفتح تلك الفاتورة.

كيفية إنشاء إشعار تسليم وتتبعه

تمت فوترة جولة يوم الجمعة إلى The Copper Kettle Cafe. تكتب كيرستن إشعار التسليم الذي سيحمله السائق على هاتفه.

1. افتح الأدوات واضغط على إشعارات التسليم، ثم اضغط +. تنزلق ورقة بعنوان إشعار تسليم جديد.
2. افتح الفاتورة * واختر الفاتورة التي تفي بها هذه الشحنة. تُدرج كل فاتورة وعرض سعر برقمها وإجماليها.
3. احتفظ بالرقم في رقم إشعار التسليم أو غيّره. يقترح التطبيق رقماً بصيغة DN-1234 بجزء عشوائي من أربعة أرقام.
4. اضغط تاريخ التسليم واختر اليوم الذي تغادر فيه البضاعة أو تصل.
5. املأ عنوان الشحن إذا كان يختلف عما هو موجود في الفاتورة.
6. ابدأ الكتابة في شركة الشحن. تضيق قائمة الاقتراحات مع الكتابة، من شركات النقل العالمية مثل DHL وFedEx وUPS إلى البريد الوطني والخدمات الإقليمية. اضغط على إحداها، أو اكتب نصك الخاص مثل "شاحنة Lund Hearth".
7. الصق مرجع الطرد في رقم التتبع إن أعطتك شركة الشحن واحداً.
8. ضمن العناصر، اضغط إضافة مرة لكل سطر واملأ الوصف والكمية. لا تُنسخ الأسطر من الفاتورة؛ تكتب ما تم تحميله فعلياً في الشاحنة.
9. أضف أي شيء يجب أن يعرفه السائق في ملاحظات، ثم اضغط حفظ.

يبدأ كل إشعار جديد بحالة مسودة. لنقله إلى المرحلة التالية، اضغط ضغطاً مطوّلاً على صفه واضغط تقدّم ← تم الشحن؛ وعندما يؤكد المقهى الاستلام، اضغط ضغطاً مطوّلاً مرة أخرى واضغط تقدّم ← تم التسليم. تحتوي الورقة نفسها على تعديل، ونسخ رقم التتبع (فقط عند وجود رقم تتبع) وحذف.

بمجرد أن تحصل الفاتورة على إشعار تسليم واحد على الأقل، تكتسب شاشة تفاصيلها بطاقة إشعارات التسليم أسفل المدفوعات. تسرد كل إشعار مع تاريخه وشركة الشحن وشارة حالة، وتنقلك كل من الصفوف وعلامة + الصغيرة في رأس البطاقة إلى قائمة إشعارات التسليم.

القواعد والتفاصيل

أين يقع خط Pro. فتح محرر العقد من قائمة العقود، سواء بـ + أو عبر تعديل، وفتح محرر إشعار التسليم بـ + أو تعديل، يتطلبان تجربة نشطة أو اشتراك Pro؛ دون ذلك تصل إلى صفحة الاشتراك. العرض، وتغيير حالة عقد، وربط الفواتير، وتقديم إشعار تسليم، ونسخ رقم تتبع، والحذف متاحة للجميع.

حالات العقد. يمكن أن يكون العقد مسودة (رمادي)، مُرسلة (أزرق)، موقَّع (أخضر)، منتهي الصلاحية (أحمر) أو ملغاة (أزرق رمادي). تُحدَّد الحالات يدوياً، من القائمة المنسدلة الحالة في المحرر أو عبر تغيير الحالة؛ لا يغيّرها التطبيق أبداً نيابة عنك. وضع علامة “موقَّع” على عقد يختم تاريخ التوقيع مرة واحدة؛ العودة إلى “مُرسلة” ثم التقدم إلى “موقَّع” مجدداً يبقي على التاريخ الأصلي. لا يحتوي صف الرقائق على رقاقة “ملغاة”، لذا لا تظهر العقود الملغاة إلا ضمن الكل.

انتهاء الصلاحية محسوب، لا مخزَّن. عبارة “انتهى منذ 14 يوماً” على البطاقة واللون الأحمر ناتجان عن مقارنة اليوم بتاريخ النهاية. يُعرض العقد الموقَّع الذي مضى تاريخ نهايته كمنتهٍ لكن يحتفظ بحالة “موقَّع” حتى تغيّرها. تظهر شارة قريباً الكهرمانية وشريط التقدم الكهرماني عندما يتبقى أقل من 30 يوماً ولا يكون العقد منتهياً أو ملغى. تستخدم أداة العقود المنتهية قريباً في لوحة التحكم نافذة الثلاثين يوماً نفسها.

حقول العقد. العنوان والعميل مطلوبان؛ يمكن أن يكون المحتوى فارغاً. لا يمكن مسح تاريخ البداية بعد تعيينه (فقط تاريخ النهاية له أيقونة مسح)، ولا يتحقق التطبيق من أن البداية قبل النهاية. يُتذكَّر اسم القالب كمفتاح قصير ويُعرض كذلك في ورقة التفاصيل: supply أو service أو nda أو freelance.

الفواتير المرتبطة. الرابط عبارة عن قائمة مراجع فواتير مخزّنة على العقد. لا يعرف جانب الفاتورة شيئاً عن ذلك: لا تُظهر شاشة تفاصيل الفاتورة عقدها، ويمكن ربط الفاتورة نفسها بعدة عقود. تُصنِّف ورقة التفاصيل الصفوف المرتبطة برقم الفاتورة الداخلي (فاتورة رقم 2)، وليس رقمها المطبوع، وتقدم نافذة ربط الفواتير عروض الأسعار أيضاً إلى جانب الفواتير.

حقول إشعار التسليم. الفاتورة مطلوبة ويجب أن يكون الرقم فريداً بين جميع إشعارات التسليم؛ كل شيء آخر اختياري، وتُخزَّن حقول العنوان وشركة الشحن والتتبع والملاحظات الفارغة كفارغة. الكميات أعداد صحيحة؛ أي شيء لا يمكن تحليله يصبح 1. تُخزَّن العناصر كنص حر مع كمية، وهي غير مرتبطة بكتالوج منتجاتك أو ببنود الفاتورة.

حالات إشعار التسليم اتجاه واحد. مسودة، تم الشحن، تم التسليم، بهذا الترتيب وإلى الأمام فقط. لا يوجد حقل حالة في المحرر ولا طريقة للتراجع خطوة؛ إذا أُعيد طرد، احذف الإشعار أو سجّل ذلك في ملاحظات.

الحذف. حذف فاتورة يزيل إشعارات تسليمها معها. حذف عميل يزيل عقود ذلك العميل. حذف عقد لا يفعل شيئاً لفواتيره؛ حذف فاتورة يرتبط بها عقد يترك مرجعاً معلقاً في قائمة العقد.

التواريخ والصيغ. تُعرض تواريخ العقود دائماً بصيغة dd.MM.yyyy بغض النظر عن لغة التطبيق؛ تتبع تواريخ التسليم صيغة التاريخ القصيرة للغة، مثلاً “11 سبتمبر 2026” بالإنجليزية. تُرتَّب كلتا القائمتين من الأحدث فالأقدم حسب وقت الإنشاء.

لا شيء يُرسل أو يُطبع. لا تحتوي العقود وإشعارات التسليم على PDF، ولا إجراء بريد إلكتروني، ولا التقاط توقيع. جدول العقد لديه مساحة لصورة توقيع، لكن لا توجد شاشة في التطبيق تكتب إليها.

نصائح

أدلة ذات صلة

• حالات الفاتورة والقائمة والسجل
• العملاء والفئات والمجموعات
• عروض الأسعار والتحويل