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Verträge und Lieferscheine

Halten Sie Liefervereinbarungen mit Daten, Status und verknüpften Rechnungen fest und erfassen Sie jede Lieferung als Lieferschein von Entwurf bis Zugestellt.

Aktualisiert: 2026-09-09

Rechnungen sagen Ihnen, was ein Kunde schuldet. Zwei andere Papiere erklären, warum, und ob die Ware tatsächlich angekommen ist: der Vertrag, der die Bedingungen festlegte, und der Lieferschein, der mit dem Lieferwagen rausging. Invoice Flow führt beide als Nebendokumente neben Ihren Rechnungen. Ein Vertrag gehört zu einem Kunden, trägt ein Start- und Enddatum, einen Status und den vollständigen Wortlaut und kann mit beliebig vielen Rechnungen verknüpft werden. Ein Lieferschein gehört zu genau einer Rechnung und hält fest, was versandt wurde, von wem, mit welcher Sendungsnummer und wie weit die Sendung ist.

Keines von beiden ist ein druckbares Dokument. Die App speichert und verfolgt Verträge und Lieferscheine für Ihre eigenen Unterlagen, aber es gibt für keines von beiden eine PDF-Vorschau oder eine Teilen-Aktion; nur Rechnungen und Angebote werden als PDF gerendert. Wenn ein Café eine unterschriebene Kopie der Vereinbarung verlangt, passiert das weiterhin außerhalb der App.

Die Beispiele begleiten Kirsten Lund, die Lund Hearth Bakery betreibt, eine Großbäckerei in Leeds, die über Nacht backt und zweimal pro Woche an Cafés liefert. Sie hat mit jedem Stammkunden eine jährliche Liefervereinbarung und stellt pro Lieferfahrt eine Rechnung in Pfund. Ein Lieferschein begleitet jede Fahrt, damit ein fehlendes Blech Croissants auf ein Datum und einen Fahrer zurückgeführt werden kann.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Beide Funktionen liegen unter dem Tab Werkzeuge (Tools) der unteren Navigation im Abschnitt Dokumente (Documents): Die Karte Verträge (Contracts) öffnet die Vertragsliste und die Karte Lieferscheine (Delivery Notes) die Lieferscheinliste. Verträge haben noch ein zweites Zuhause: Der Tab Dokumente hat einen Dreifach-Umschalter mit Rechnungen, Angebote und Verträge, und die Schaltfläche Neu (New) dort bietet Verträge in ihrem Blatt Dokumenttyp wählen (Choose document type) an. Lieferscheine sind überhaupt nicht Teil des Tabs Dokumente; Sie erreichen sie über Werkzeuge oder von einer Rechnung, die bereits einen hat.

Der Bildschirm Verträge hat eine Reihe von Chips, Alle (All), Entwurf (Draft), Versendet (Sent), Unterzeichnet (Signed) und Abgelaufen (Expired), und eine Karte pro Vertrag. Jede Karte trägt links einen farbigen Balken, den Titel, eine Status-Pille, den Kundennamen, den Zeitraum als Start → Ende und einen fetten Hinweis zur Restlaufzeit: 19 days left für einen laufenden Vertrag oder Expired 14 days ago in Rot für einen abgelaufenen. Ein Vertrag, der innerhalb der nächsten 30 Tage endet, bekommt eine bernsteinfarbene Pille Bald (Soon) neben seinem Status.

Ein Tipp auf eine Karte lässt ein Detailblatt hochgleiten. Langes Drücken öffnet ein kurzes Aktionsmenü. Wischen einer Karte von rechts nach links bietet das Löschen an. Die Schaltfläche + in der Ecke öffnet den Editor.

Der Bildschirm Lieferscheine ist einfacher: Chips für Alle, Entwurf, Versandt (Dispatched) und Zugestellt (Delivered), dann eine Zeile pro Schein. Jede Zeile beginnt mit einem Drei-Punkte-Stepper (grau, orange, grün), der zeigt, wie weit die Sendung ist, gefolgt von der Scheinnummer in Fett, Invoice: und der Rechnungsnummer, dem Lieferdatum rechts und, falls gesetzt, einem Lkw-Symbol mit dem Versanddienst und der Sendungsnummer. Es gibt keine Detailseite; ein Tipp tut nichts, ein langes Drücken öffnet die Aktionen, und ein Wischen löscht.

So erstellen Sie einen Vertrag aus einer Vorlage

Kirsten beginnt einen vierwöchigen Probelauf mit Roundhay Deli und möchte den Standard-Lieferwortlaut vor der ersten Lieferung in den Akten haben.

1. Öffnen Sie Werkzeuge und tippen Sie unter Dokumente auf Verträge.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche +. Der Editor öffnet sich mit dem Titel Neuer Vertrag (New Contract).
3. Tippen Sie einen Namen in Titel * ein, zum Beispiel „Weekly bread supply - Roundhay Deli". Wenn Sie den Titel leer lassen, füllt ihn die im nächsten Schritt gewählte Vorlage mit dem Vorlagennamen.
4. Öffnen Sie das Dropdown Kunde * (Client *) und wählen Sie den Kunden. Nur vorhandene Kunden werden gelistet; von hier aus lässt sich keiner anlegen.
5. Tippen Sie unter Vorlage (optional) (Template (optional)) auf einen der vier Chips: NDA (Geheimhaltungsvereinbarung) (NDA), Dienstleistungsvertrag (Service Agreement), Freelancer-Vertrag (Freelance Contract) oder Liefervertrag (Supply Agreement). Das Feld Inhalt (Content) wird mit den Klauseln dieser Vorlage gefüllt.
6. Bearbeiten Sie den Wortlaut in Inhalt nach Belieben. Das Feld scrollt, wenn der Text länger als zehn Zeilen ist.
7. Tippen Sie auf Beginn (Start) und wählen Sie den ersten Tag der Vereinbarung; tippen Sie auf Ende (End) und wählen Sie den letzten Tag. Beide sind optional, aber der Restlaufzeit-Hinweis und der Fortschrittsbalken erscheinen nur, wenn das Enddatum gesetzt ist.
8. Lassen Sie Status auf Entwurf oder wählen Sie einen anderen Wert und tippen Sie dann oben rechts auf Speichern (Save).

So führen Sie einen Vertrag durch seine Status und verknüpfen Rechnungen

The Copper Kettle Cafe hat seine Vereinbarung unterzeichnet, und Kirsten möchte die wöchentlichen Rechnungen daran binden, damit sie auf einen Blick sieht, welche Abrechnung zu welchem Geschäft gehört.

1. Drücken Sie in der Liste Verträge lange auf die Karte des Vertrags. Ein Blatt erscheint mit Bearbeiten (Edit), Status ändern (Change Status), Rechnung verknüpfen (Link Invoice) und Löschen (Delete).
2. Tippen Sie auf Status ändern und wählen Sie Unterzeichnet. Die App hält heute als Unterzeichnungsdatum fest.
3. Drücken Sie erneut lange auf die Karte und tippen Sie auf Rechnung verknüpfen.
4. Haken Sie im Dialog Rechnungen verknüpfen (Link Invoices) jede Rechnung an, die zu dieser Vereinbarung gehört. Die Liste zeigt alle Ihre Rechnungen mit ihren Gesamtbeträgen.
5. Tippen Sie auf Speichern.
6. Tippen Sie auf die Karte, um das Detailblatt zu öffnen, und prüfen Sie den Abschnitt Verknüpfte Rechnungen (Linked Invoices).

Das Detailblatt ist der Ort, an dem das Leben des Vertrags zusammengefasst wird. Eine Karte Vertragsverlauf (Contract Timeline) zeigt drei Schritte, Entwurf, Versendet und Unterzeichnet, mit einem Häkchen an jedem bereits erreichten Schritt und den Erstellungs- und Unterzeichnungsdaten unter den jeweiligen Schritten. Wenn beide Daten gesetzt sind, zeichnet eine Karte Fortschritt (Progress), wie viel der Laufzeit verstrichen ist; in den letzten 30 Tagen wird der Balken bernsteinfarben und eine Pille zeigt Expires in 19 days. Darunter folgen die Zeilen Kunde, Zeitraum (Period), Vorlage (Template) und Unterzeichnet am (Signed at), die Liste Verknüpfte Rechnungen und der vollständige Inhalt. Ein Tipp auf eine verknüpfte Rechnung öffnet diese Rechnung.

So erstellen und verfolgen Sie einen Lieferschein

Die Freitagsfahrt zu The Copper Kettle Cafe ist in Rechnung gestellt. Kirsten schreibt den Lieferschein, den der Fahrer auf seinem Telefon haben wird.

1. Öffnen Sie Werkzeuge und tippen Sie auf Lieferscheine, dann auf +. Ein Blatt mit dem Titel Neuer Lieferschein (New Delivery Note) gleitet hoch.
2. Öffnen Sie Rechnung * (Invoice *) und wählen Sie die Rechnung, die diese Lieferung erfüllt. Jede Rechnung und jedes Angebot wird mit Nummer und Gesamtbetrag gelistet.
3. Behalten oder ändern Sie die Nummer in Lieferscheinnummer (Delivery Note Number). Die App schlägt eine in der Form DN-1234 mit einem zufälligen vierstelligen Teil vor.
4. Tippen Sie auf Lieferdatum (Delivery Date) und wählen Sie den Tag, an dem die Ware abgeht oder ankommt.
5. Füllen Sie Lieferadresse (Shipping Address) aus, wenn sie von der auf der Rechnung abweicht.
6. Beginnen Sie in Versanddienst (Carrier) zu tippen. Eine Liste von Vorschlägen grenzt sich beim Tippen ein, von globalen Kurieren wie DHL, FedEx und UPS bis zu nationalen Postdiensten und regionalen Diensten. Tippen Sie auf einen oder tippen Sie eigenen Text ein wie „Lund Hearth van".
7. Fügen Sie die Paketreferenz in Sendungsnummer (Tracking Number) ein, wenn der Versanddienst Ihnen eine gegeben hat.
8. Tippen Sie unter Positionen (Items) einmal pro Zeile auf Hinzufügen (Add) und füllen Sie Beschreibung (Description) und Menge (Qty) aus. Zeilen werden nicht aus der Rechnung kopiert; Sie tippen ein, was physisch in den Wagen ging.
9. Fügen Sie alles, was der Fahrer wissen sollte, in Notizen (Notes) hinzu und tippen Sie dann auf Speichern.

Ein neuer Schein beginnt immer als Entwurf. Um ihn weiterzubringen, drücken Sie lange auf seine Zeile und tippen Sie auf Weiter → Versandt (Advance → Dispatched); wenn das Café den Empfang bestätigt, drücken Sie erneut lange und tippen Sie auf Weiter → Zugestellt (Advance → Delivered). Dasselbe Blatt hat Bearbeiten, Sendungsnummer kopieren (Copy Tracking Number, nur wenn eine Sendungsnummer existiert) und Löschen.

Sobald eine Rechnung mindestens einen Lieferschein hat, bekommt ihr Detailbildschirm eine Karte Lieferscheine unter Zahlungen. Sie listet jeden Schein mit Datum und Versanddienst und einem Status-Chip, und sowohl die Zeilen als auch das kleine + im Kopf der Karte bringen Sie zur Lieferscheinliste.

Regeln und Details

Wo die Pro-Grenze liegt. Das Öffnen des Vertragseditors aus der Vertragsliste, ob mit + oder über Bearbeiten, und das Öffnen des Lieferscheineditors mit + oder Bearbeiten erfordern eine aktive Testphase oder ein Pro-Abonnement; ohne landen Sie auf der Bezahlschranke. Ansehen, Ändern des Vertragsstatus, Verknüpfen von Rechnungen, Weiterschalten eines Lieferscheins, Kopieren einer Sendungsnummer und Löschen sind für alle verfügbar.

Vertragsstatus. Ein Vertrag kann Entwurf (grau), Versendet (blau), Unterzeichnet (grün), Abgelaufen (rot) oder Storniert (blaugrau) sein. Status werden von Hand gesetzt, im Dropdown Status des Editors oder über Status ändern; die App ändert sie nie für Sie. Einen Vertrag als Unterzeichnet zu markieren, stempelt das Unterzeichnungsdatum einmal; zurück zu Versendet und wieder vor zu Unterzeichnet behält das ursprüngliche Datum. Die Chip-Reihe hat keinen Storniert-Chip, sodass stornierte Verträge nur unter Alle sichtbar sind.

Ablauf wird berechnet, nicht gespeichert. „Expired 14 days ago” auf der Karte und die rote Färbung entstehen aus dem Vergleich von heute mit dem Enddatum. Ein unterzeichneter Vertrag, dessen Enddatum verstrichen ist, wird als abgelaufen angezeigt, behält aber den Status Unterzeichnet, bis Sie ihn ändern. Die bernsteinfarbene Pille Bald und der bernsteinfarbene Fortschrittsbalken erscheinen, wenn weniger als 30 Tage verbleiben und der Vertrag weder abgelaufen noch storniert ist. Das Widget Auslaufende Verträge auf dem Dashboard verwendet dasselbe 30-Tage-Fenster.

Vertragsfelder. Titel und Kunde sind Pflicht; der Inhalt darf leer sein. Das Startdatum kann nach dem Setzen nicht gelöscht werden (nur das Enddatum hat ein Lösch-Symbol), und die App prüft nicht, ob der Beginn vor dem Ende liegt. Der Vorlagenname wird als kurzer Schlüssel gemerkt und so im Detailblatt angezeigt: supply, service, nda oder freelance.

Verknüpfte Rechnungen. Die Verknüpfung ist eine Liste von Rechnungsreferenzen, die im Vertrag gespeichert wird. Die Rechnungsseite weiß nichts davon: Der Detailbildschirm einer Rechnung zeigt ihren Vertrag nicht, und dieselbe Rechnung kann mit mehreren Verträgen verknüpft sein. Das Detailblatt beschriftet verknüpfte Zeilen mit der internen Nummer der Rechnung (Invoice #2), nicht mit ihrer gedruckten Nummer, und der Dialog Rechnungen verknüpfen bietet Angebote ebenso wie Rechnungen an.

Lieferscheinfelder. Die Rechnung ist Pflicht und die Nummer muss über alle Lieferscheine eindeutig sein; alles andere ist optional, und leere Felder für Adresse, Versanddienst, Sendungsnummer und Notizen werden leer gespeichert. Mengen sind ganze Zahlen; alles, was sich nicht auswerten lässt, wird zu 1. Positionen werden als Freitext mit einer Menge gespeichert und sind nicht an Ihren Produktkatalog oder die Rechnungspositionen gebunden.

Lieferscheinstatus sind Einbahnstraßen. Entwurf, Versandt, Zugestellt, in dieser Reihenfolge und nur vorwärts. Es gibt kein Statusfeld im Editor und keinen Weg zurück; wenn ein Paket zurückgeschickt wird, löschen Sie den Schein oder halten Sie es in Notizen fest.

Löschen. Das Löschen einer Rechnung entfernt ihre Lieferscheine mit. Das Löschen eines Kunden entfernt die Verträge dieses Kunden. Das Löschen eines Vertrags tut seinen Rechnungen nichts; das Löschen einer Rechnung, auf die ein Vertrag verweist, hinterlässt eine ins Leere zeigende Referenz in der Liste des Vertrags.

Daten und Formate. Vertragsdaten werden unabhängig von der App-Sprache immer als dd.MM.yyyy angezeigt; Lieferdaten folgen dem kurzen Datumsformat der Sprache, zum Beispiel „Sep 11, 2026” auf Englisch. Beide Listen sind nach Erstellungszeit neueste zuerst geordnet.

Nichts wird gesendet oder gedruckt. Verträge und Lieferscheine haben kein PDF, keine E-Mail-Aktion und keine Unterschriftenerfassung. Die Vertragstabelle hat Platz für ein Unterschriftenbild, aber kein Bildschirm der App schreibt hinein.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Rechnungsstatus, Liste und Verlauf
• Kunden, Kategorien und Gruppen
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