Ghidul utilizatorului

Contracte și avize de însoțire

Păstrați contractele de furnizare cu datele, starea și facturile legate într-un singur loc și înregistrați fiecare livrare ca aviz, de la ciornă la livrat.

Actualizat: 2026-09-09

Facturile vă spun ce datorează un client. Alte două documente explică de ce și dacă marfa a ajuns cu adevărat: contractul care a stabilit condițiile și avizul de însoțire care a plecat împreună cu duba. Invoice Flow le păstrează pe amândouă ca documente auxiliare, lângă facturi. Un contract aparține unui singur client, are o dată de început și una de sfârșit, o stare și textul integral și poate fi legat de oricâte facturi. Un aviz de însoțire aparține exact unei facturi și consemnează ce s-a expediat, de către cine, cu ce număr de urmărire și în ce stadiu se află transportul.

Niciunul dintre ele nu este un document tipăribil. Aplicația stochează și urmărește contractele și avizele pentru evidența dumneavoastră, dar nu există previzualizare PDF sau acțiune de partajare pentru niciunul; doar facturile și devizele se generează în PDF. Dacă o cafenea cere un exemplar semnat al acordului, asta rămâne un lucru care se întâmplă în afara aplicației.

Exemplele o urmăresc pe Kirsten Lund, care conduce Lund Hearth Bakery, o brutărie en gros din Leeds care coace peste noapte și livrează la cafenele de două ori pe săptămână. Are un contract anual de furnizare cu fiecare client fidel și emite câte o factură pentru fiecare tură de livrare, în lire. Fiecare tură este însoțită de un aviz, astfel încât o tavă lipsă de croasante să poată fi urmărită până la o dată și un șofer.

Ce vedeți pe ecran

Ambele funcții se află în fila Unelte (Tools) din bara de navigare de jos, în secțiunea Documente: cardul Contracte deschide lista contractelor, iar cardul Avize de livrare deschide lista avizelor de însoțire. Contractele mai au și o a doua casă: fila Documente are un comutator cu trei poziții — Facturi, Devize și Contracte — iar butonul Nou de acolo oferă Contracte în panoul Alegeți tipul documentului. Avizele de însoțire nu fac deloc parte din fila Documente; ajungeți la ele prin Unelte sau dintr-o factură care are deja unul.

Ecranul Contracte are un rând de chipsuri — Toate, Ciornă, Trimisă, Semnat și Expirat — și câte un card pentru fiecare contract. Fiecare card poartă o bară colorată în stânga, titlul, o pastilă de stare, numele clientului, perioada scrisă ca început → sfârșit și o notă îngroșată despre termenul rămas: 19 zile rămase pentru un contract în curs sau Expirat acum 14 zile, cu roșu, pentru unul încheiat. Un contract care se termină în următoarele 30 de zile primește o pastilă chihlimbarie Curând lângă starea sa.

O atingere pe card ridică un panou de detalii. Apăsarea lungă deschide un scurt meniu de acțiuni. Glisarea cardului de la dreapta la stânga propune ștergerea lui. Butonul + din colț deschide editorul.

Ecranul Avize de însoțire este mai simplu: chipsuri pentru Toate, Ciornă, Expediat și Livrat, apoi câte un rând pentru fiecare aviz. Fiecare rând începe cu un indicator cu trei puncte (gri, portocaliu, verde) care arată cât de departe a ajuns transportul, urmat de numărul avizului cu caractere îngroșate, de Factură: și numărul facturii, de data livrării în dreapta și, dacă este completat, de o pictogramă de camion cu transportatorul și numărul de urmărire. Nu există pagină de detalii; o atingere nu face nimic, o apăsare lungă deschide acțiunile, iar o glisare șterge.

Cum creați un contract dintr-un șablon

Kirsten începe o perioadă de probă de patru săptămâni cu Roundhay Deli și vrea să aibă la dosar textul standard de furnizare înainte de prima livrare.

1. Deschideți Unelte, apoi atingeți Contracte în secțiunea Documente.
2. Atingeți butonul +. Editorul se deschide cu titlul Contract nou (New Contract).
3. Scrieți o denumire în Titlu * (Title *), de exemplu „Livrare săptămânală de pâine - Roundhay Deli". Dacă lăsați titlul gol, șablonul ales la pasul următor îl completează cu numele șablonului.
4. Deschideți lista Client * și alegeți clientul. Sunt listați doar clienții existenți; nu puteți adăuga unul de aici.
5. La Șablon (opțional) (Template (optional)) atingeți unul dintre cele patru chipsuri: NDA (Acord de confidențialitate), Contract de prestări servicii, Contract de colaborare (Freelance) sau Contract de furnizare. Caseta Conținut (Content) se completează cu clauzele acelui șablon.
6. Modificați textul din Conținut după dorință. Caseta derulează atunci când textul depășește zece rânduri.
7. Atingeți Început (Start) și alegeți prima zi a contractului; atingeți Sfârșit (End) și alegeți ultima zi. Ambele sunt opționale, dar nota despre termenul rămas și bara de progres apar doar când data de sfârșit este completată.
8. Lăsați Stare (Status) pe Ciornă sau alegeți altă valoare, apoi atingeți Salvează în colțul din dreapta sus.

Cum treceți un contract prin stările sale și legați facturi

The Copper Kettle Cafe și-a semnat contractul, iar Kirsten vrea ca facturile săptămânale să fie legate de el, ca să vadă dintr-o privire ce facturare aparține cărei înțelegeri.

1. În lista Contracte, apăsați lung pe cardul contractului. Apare un panou cu Editează, Schimbă starea (Change Status), Leagă factura (Link Invoice) și Șterge.
2. Atingeți Schimbă starea și alegeți Semnat (Signed). Aplicația înregistrează ziua de azi ca dată a semnării.
3. Apăsați lung din nou pe card și atingeți Leagă factura.
4. În dialogul Leagă facturi (Link Invoices), bifați fiecare factură care aparține acestui contract. Lista arată toate facturile dumneavoastră, cu totalurile lor.
5. Atingeți Salvează.
6. Atingeți cardul pentru a deschide panoul de detalii și verificați secțiunea Facturi legate (Linked Invoices).

Panoul de detalii este locul în care viața contractului este rezumată. Un card Cronologia contractului arată trei pași — Ciornă, Trimisă și Semnat — cu o bifă la fiecare pas deja atins și cu datele creării și semnării sub pașii corespunzători. Când ambele date sunt completate, un card Progres desenează cât din termen a trecut; în ultimele 30 de zile bara devine chihlimbarie, iar o pastilă afișează Expiră în 19 zile. Mai jos urmează rândurile Client, Perioadă, Șablon și Semnat la, lista Facturi legate și textul integral din Conținut. Atingerea unei facturi legate deschide acea factură.

Cum creați și urmăriți un aviz de însoțire

Tura de vineri către The Copper Kettle Cafe a fost facturată. Kirsten scrie avizul de însoțire pe care șoferul îl va avea pe telefon.

1. Deschideți Unelte și atingeți Avize de livrare (Delivery Notes), apoi atingeți +. Se ridică un panou intitulat Aviz de însoțire nou (New Delivery Note).
2. Deschideți Factură * (Invoice *) și alegeți factura pe care o îndeplinește acest transport. Sunt listate toate facturile și devizele, cu numărul și totalul lor.
3. Păstrați sau modificați numărul din Număr aviz de însoțire (Delivery Note Number). Aplicația propune unul de forma DN-1234, cu patru cifre aleatorii.
4. Atingeți Data livrării (Delivery Date) și alegeți ziua în care marfa pleacă sau ajunge.
5. Completați Adresa de livrare (Shipping Address) dacă diferă de cea de pe factură.
6. Începeți să scrieți în Transportator (Carrier). O listă de sugestii se îngustează pe măsură ce scrieți, de la curieri internaționali precum DHL, FedEx și UPS până la poște naționale și servicii regionale. Atingeți una dintre ele sau scrieți propriul text, de exemplu „Lund Hearth van".
7. Lipiți referința coletului în Număr de urmărire (Tracking Number), dacă transportatorul v-a dat una.
8. La Articole (Items), atingeți Adaugă câte o dată pentru fiecare rând și completați Descriere și Cant. (Qty). Rândurile nu sunt copiate din factură; scrieți ce a intrat efectiv în dubă.
9. Adăugați în Note tot ce trebuie să știe șoferul, apoi atingeți Salvează.

Un aviz nou pornește întotdeauna ca Ciornă. Pentru a-l muta mai departe, apăsați lung pe rândul lui și atingeți Avansează → Expediat; când cafeneaua confirmă primirea, apăsați lung din nou și atingeți Avansează → Livrat. Același panou conține Editează, Copiază numărul de urmărire (Copy Tracking Number) — doar când există un număr de urmărire — și Șterge.

Odată ce o factură are cel puțin un aviz de însoțire, ecranul ei de detalii capătă un card Avize de livrare sub Plăți. Acesta listează fiecare aviz cu data, transportatorul și un chips de stare, iar atât rândurile, cât și micul + din antetul cardului vă duc la lista avizelor de însoțire.

Reguli și detalii

Unde trece linia Pro. Deschiderea editorului de contracte din lista Contracte, fie cu +, fie prin Editează, precum și deschiderea editorului de avize cu + sau Editează necesită o perioadă de probă activă sau un abonament Pro; fără acestea ajungeți pe ecranul de plată. Vizualizarea, schimbarea stării unui contract, legarea facturilor, avansarea unui aviz, copierea numărului de urmărire și ștergerea sunt disponibile pentru toată lumea.

Stările contractelor. Un contract poate fi Ciornă (gri), Trimisă (albastru), Semnat (verde), Expirat (roșu) sau Anulată (albastru-gri). Stările se setează manual, din lista Stare a editorului sau prin Schimbă starea; aplicația nu le modifică niciodată singură. Marcarea unui contract ca Semnat înregistrează data semnării o singură dată; revenirea la Trimisă și trecerea din nou la Semnat păstrează data inițială. Rândul de chipsuri nu are un chips Anulată, așa că contractele anulate se văd doar la Toate.

Expirarea este calculată, nu stocată. „Expirat acum 14 zile” de pe card și colorarea în roșu vin din compararea zilei de azi cu data de sfârșit. Un contract semnat a cărui dată de sfârșit a trecut este afișat ca încheiat, dar își păstrează starea Semnat până când o schimbați. Pastila chihlimbarie Curând și bara de progres chihlimbarie apar când mai rămân sub 30 de zile, iar contractul nu este nici expirat, nici anulat. Widgetul Contracte care expiră de pe panoul principal folosește aceeași fereastră de 30 de zile.

Câmpurile contractului. Titlul și clientul sunt obligatorii; conținutul poate fi gol. Data de început nu poate fi ștearsă după ce a fost setată (doar data de sfârșit are pictogramă de ștergere), iar aplicația nu verifică dacă începutul este anterior sfârșitului. Numele șablonului este reținut ca o cheie scurtă și afișat ca atare în panoul de detalii: supply, service, nda sau freelance.

Facturile legate. Legătura este o listă de referințe de facturi stocată pe contract. Partea facturii nu știe nimic despre asta: ecranul de detalii al unei facturi nu îi arată contractul, iar aceeași factură poate fi legată de mai multe contracte. Panoul de detalii etichetează rândurile legate după numărul intern al facturii (Factura #2), nu după numărul tipărit, iar dialogul Leagă facturi oferă și devize, nu doar facturi.

Câmpurile avizului de însoțire. Factura este obligatorie, iar numărul trebuie să fie unic în toate avizele; restul este opțional, iar câmpurile goale de adresă, transportator, urmărire și note se stochează ca goale. Cantitățile sunt numere întregi; orice nu poate fi interpretat devine 1. Articolele se stochează ca text liber cu o cantitate și nu sunt legate de catalogul dumneavoastră de produse ori de rândurile facturii.

Stările avizelor sunt cu sens unic. Ciornă, Expediat, Livrat, în această ordine și doar înainte. În editor nu există un câmp de stare și nu se poate face un pas înapoi; dacă un colet este returnat, ștergeți avizul sau consemnați asta în Note.

Ștergerea. Ștergerea unei facturi îi șterge și avizele de însoțire. Ștergerea unui client îi șterge contractele. Ștergerea unui contract nu afectează facturile lui; ștergerea unei facturi la care trimite un contract lasă o referință moartă în lista contractului.

Date și formate. Datele contractelor sunt afișate întotdeauna ca dd.MM.yyyy, indiferent de limba aplicației; datele de livrare urmează formatul scurt de dată al limbii, de exemplu „Sep 11, 2026” în engleză. Ambele liste sunt ordonate după data creării, cele mai noi primele.

Nimic nu se trimite și nu se tipărește. Contractele și avizele de însoțire nu au PDF, nu au acțiune de e-mail și nu preiau semnături. Tabelul contractelor are loc pentru o imagine de semnătură, dar niciun ecran din aplicație nu scrie în el.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Stările facturilor, lista și istoricul
• Clienți, categorii și grupuri
• Devize și conversie