Guía de usuario

Contratos y albaranes

Guarda los contratos de suministro con sus fechas, estado y facturas vinculadas en un solo lugar, y registra cada envío como un albarán que pasa de borrador a entregado.

Actualizado: 2026-09-09

Las facturas te dicen lo que debe un cliente. Otros dos papeles explican por qué y si la mercancía llegó de verdad: el contrato que fijó las condiciones y el albarán que salió con la furgoneta. Invoice Flow guarda ambos como documentos auxiliares junto a tus facturas. Un contrato pertenece a un cliente, lleva una fecha de inicio y de fin, un estado y el texto completo, y puede vincularse a cualquier número de facturas. Un albarán pertenece exactamente a una factura y registra qué se envió, quién lo transportó, con qué número de seguimiento y en qué punto está el envío.

Ninguno de los dos es un documento imprimible. La app almacena y hace seguimiento de contratos y albaranes para tus propios registros, pero no hay vista previa PDF ni acción de compartir para ninguno; solo las facturas y los presupuestos se renderizan a PDF. Si una cafetería pide una copia firmada del acuerdo, eso sigue ocurriendo fuera de la app.

Los ejemplos siguen a Kirsten Lund, que dirige Lund Hearth Bakery, una panadería mayorista de Leeds que hornea de noche y reparte a cafeterías dos veces por semana. Tiene un contrato de suministro anual con cada cliente habitual y emite una factura por cada ruta de reparto, en libras. Un albarán acompaña cada ruta para que una bandeja de cruasanes perdida pueda rastrearse hasta una fecha y un conductor.

Qué ves en la pantalla

Ambas funciones viven en la pestaña Herramientas (Tools) de la navegación inferior, en la sección Documentos (Documents): la tarjeta Contratos (Contracts) abre la lista de contratos y la tarjeta Albaranes (Delivery Notes) abre la lista de albaranes. Los contratos también tienen un segundo hogar: la pestaña Facturas (Documents) tiene un selector de tres posiciones que dice Facturas, Presupuestos y Contratos, y el botón Nuevo de ahí ofrece Contratos en su hoja Elige el tipo de documento. Los albaranes no forman parte de la pestaña Facturas en absoluto; llegas a ellos por Herramientas o desde una factura que ya tiene uno.

La pantalla Contratos tiene una fila de chips, Todos, Borrador, Enviado, Firmado y Vencido, y una tarjeta por contrato. Cada tarjeta lleva una barra de color a la izquierda, el título, una píldora de estado, el nombre del cliente, el período escrito como inicio → fin y una nota en negrita sobre el plazo restante: Quedan 19 días para un contrato en curso o Venció hace 14 días en rojo para uno caducado. Un contrato que termina en los próximos 30 días recibe una píldora ámbar Pronto (Soon) junto a su estado.

Tocar una tarjeta despliega una hoja de detalle. Mantener pulsado abre un breve menú de acciones. Deslizar una tarjeta de derecha a izquierda ofrece eliminarla. El botón + de la esquina abre el editor.

La pantalla Albaranes es más simple: chips para Todos, Borrador, Despachado y Entregado, y luego una fila por albarán. Cada fila empieza con un indicador de tres puntos (gris, naranja, verde) que muestra hasta dónde ha llegado el envío, seguido del número del albarán en negrita, Factura: y el número de factura, la fecha de entrega a la derecha y, si está definido, un icono de camión con el transportista y el número de seguimiento. No hay página de detalle; un toque no hace nada, mantener pulsado abre las acciones y deslizar elimina.

Cómo crear un contrato desde una plantilla

Kirsten empieza una prueba de cuatro semanas con Roundhay Deli y quiere tener el texto estándar de suministro archivado antes de la primera entrega.

1. Abre Herramientas y toca Contratos bajo Documentos.
2. Toca el botón +. El editor se abre con el título Nuevo contrato.
3. Escribe un nombre en Título *, por ejemplo «Weekly bread supply - Roundhay Deli». Si dejas el título vacío, la plantilla que elijas en el paso siguiente lo rellena con el nombre de la plantilla.
4. Abre el desplegable Cliente * y elige el cliente. Solo se listan los clientes existentes; no hay forma de añadir uno desde aquí.
5. Bajo Plantilla (opcional) toca uno de los cuatro chips: NDA (Acuerdo de Confidencialidad), Contrato de Servicios, Contrato de Trabajo Autónomo o Contrato de Suministro (Supply Agreement). El cuadro Contenido se rellena con las cláusulas de esa plantilla.
6. Edita el texto en Contenido a tu gusto. El cuadro se desplaza cuando el texto supera las diez líneas.
7. Toca Inicio y elige el primer día del contrato; toca Fin y elige el último día. Ambos son opcionales, pero la nota de plazo restante y la barra de progreso solo aparecen cuando la fecha de fin está definida.
8. Deja Estado en Borrador o elige otro valor, y luego toca Guardar en la esquina superior derecha.

Cómo mover un contrato por sus estados y vincular facturas

The Copper Kettle Cafe ha firmado su contrato, y Kirsten quiere las facturas semanales ligadas a él para ver de un vistazo qué facturación corresponde a qué acuerdo.

1. En la lista Contratos, mantén pulsada la tarjeta del contrato. Aparece una hoja con Editar, Cambiar estado, Vincular factura y Eliminar.
2. Toca Cambiar estado y elige Firmado. La app registra hoy como fecha de firma.
3. Mantén pulsada la tarjeta otra vez y toca Vincular factura.
4. En el diálogo Vincular facturas, marca cada factura que pertenezca a este contrato. La lista muestra todas tus facturas con sus totales.
5. Toca Guardar.
6. Toca la tarjeta para abrir la hoja de detalle y revisa la sección Facturas vinculadas.

La hoja de detalle es donde se resume la vida del contrato. Una tarjeta Cronología del contrato muestra tres pasos, Borrador, Enviado y Firmado, con una marca en cada paso ya alcanzado y las fechas de creación y firma bajo los pasos correspondientes. Cuando ambas fechas están definidas, una tarjeta Progreso dibuja cuánto del plazo ha transcurrido; en los últimos 30 días la barra se vuelve ámbar y una píldora dice Vence en 19 días. Debajo vienen las filas Cliente, Período, Plantilla y Firmado el, la lista Facturas vinculadas y el Contenido completo. Tocar una factura vinculada abre esa factura.

Cómo crear y seguir un albarán

La ruta del viernes a The Copper Kettle Cafe ya está facturada. Kirsten escribe el albarán que el conductor llevará en su teléfono.

1. Abre Herramientas y toca Albaranes, luego toca +. Se despliega una hoja titulada Nuevo albarán.
2. Abre Factura * y elige la factura que este envío cumple. Se listan todas las facturas y presupuestos con su número y total.
3. Conserva o cambia el número en Número de albarán. La app propone uno con la forma DN-1234 con una parte aleatoria de cuatro dígitos.
4. Toca Fecha de entrega y elige el día en que la mercancía sale o llega.
5. Rellena Dirección de envío si difiere de la que figura en la factura.
6. Empieza a escribir en Transportista. Una lista de sugerencias se acota a medida que escribes, desde mensajerías globales como DHL, FedEx y UPS hasta correos nacionales y servicios regionales. Toca una, o escribe tu propio texto, como «Lund Hearth van».
7. Pega la referencia del paquete en Número de seguimiento si el transportista te dio una.
8. Bajo Artículos, toca Agregar una vez por línea y rellena Descripción y Cant.. Las líneas no se copian de la factura; escribes lo que físicamente entró en la furgoneta.
9. Añade cualquier cosa que el conductor deba saber en Notas y luego toca Guardar.

Un albarán nuevo siempre empieza como Borrador. Para avanzarlo, mantén pulsada su fila y toca Avanzar → Despachado; cuando la cafetería confirme la recepción, mantén pulsado otra vez y toca Avanzar → Entregado. La misma hoja tiene Editar, Copiar número de seguimiento (solo cuando existe un número de seguimiento) y Eliminar.

Una vez que una factura tiene al menos un albarán, su pantalla de detalle gana una tarjeta Albaranes bajo Pagos. Enumera cada albarán con su fecha y transportista y un chip de estado, y tanto las filas como el pequeño + del encabezado de la tarjeta te llevan a la lista de albaranes.

Reglas y detalles

Dónde está la línea Pro. Abrir el editor de contratos desde la lista Contratos, ya sea con + o mediante Editar, y abrir el editor de albaranes con + o Editar requieren un período de prueba activo o una suscripción Pro; sin ellos aterrizas en el muro de pago. Ver, cambiar el estado de un contrato, vincular facturas, avanzar un albarán, copiar un número de seguimiento y eliminar están disponibles para todos.

Estados de contrato. Un contrato puede estar en Borrador (gris), Enviado (azul), Firmado (verde), Vencido (rojo) o Cancelado (azul grisáceo). Los estados se establecen a mano, en el desplegable Estado del editor o mediante Cambiar estado; la app nunca los cambia por ti. Marcar un contrato como Firmado sella la fecha de firma una sola vez; volver a Enviado y de nuevo a Firmado conserva la fecha original. La fila de chips no tiene chip Cancelado, así que los contratos cancelados solo se ven bajo Todos.

El vencimiento se calcula, no se guarda. «Venció hace 14 días» en la tarjeta y el color rojo salen de comparar hoy con la fecha de fin. Un contrato firmado cuya fecha de fin ha pasado se muestra como caducado pero conserva el estado Firmado hasta que lo cambies. La píldora ámbar Pronto y la barra de progreso ámbar aparecen cuando quedan menos de 30 días y el contrato no está ni vencido ni cancelado. El widget Contratos por vencer del panel usa la misma ventana de 30 días.

Campos del contrato. El título y el cliente son obligatorios; el contenido puede estar vacío. La fecha de inicio no se puede borrar una vez definida (solo la fecha de fin tiene icono de borrar), y la app no comprueba que el inicio sea anterior al fin. El nombre de la plantilla se recuerda como una clave corta y se muestra así en la hoja de detalle: supply, service, nda o freelance.

Facturas vinculadas. El vínculo es una lista de referencias a facturas guardada en el contrato. El lado de la factura no sabe nada de ello: la pantalla de detalle de una factura no muestra su contrato, y la misma factura puede vincularse a varios contratos. La hoja de detalle etiqueta las filas vinculadas por el número interno de la factura (Factura #2), no por su número impreso, y el diálogo Vincular facturas ofrece tanto presupuestos como facturas.

Campos del albarán. La factura es obligatoria y el número debe ser único entre todos los albaranes; todo lo demás es opcional, y los campos vacíos de dirección, transportista, seguimiento y notas se guardan vacíos. Las cantidades son números enteros; cualquier cosa que no se pueda interpretar se convierte en 1. Los artículos se guardan como texto libre con una cantidad y no están ligados a tu catálogo de productos ni a las líneas de la factura.

Los estados del albarán son de un solo sentido. Borrador, Despachado, Entregado, en ese orden y solo hacia delante. No hay campo de estado en el editor ni forma de retroceder; si un paquete se devuelve, elimina el albarán o regístralo en Notas.

Eliminación. Eliminar una factura elimina sus albaranes con ella. Eliminar un cliente elimina los contratos de ese cliente. Eliminar un contrato no hace nada a sus facturas; eliminar una factura vinculada a un contrato deja una referencia colgante en la lista del contrato.

Fechas y formatos. Las fechas de contrato se muestran siempre como dd.MM.yyyy sea cual sea el idioma de la app; las fechas de entrega siguen el formato corto de fecha del idioma, por ejemplo «Sep 11, 2026» en inglés. Ambas listas se ordenan de más reciente a más antigua por hora de creación.

Nada se envía ni se imprime. Los contratos y los albaranes no tienen PDF, ni acción de correo, ni captura de firma. La tabla de contratos tiene espacio para una imagen de firma, pero ninguna pantalla de la app escribe en ella.

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